公路建设项目文件材料立卷归档办法

项目文件材料编制与整理实施细则吉林省公路重点工程建设管理办公室二○一三年三月目录第一章总则…………………………………………………1第二章组织与职责…………………………………………2第三章基本要求……………………………………………3第四章项目文件审查、移交……………………………10第五章项目文件归档范围…………………………………11第六章交通部档案馆要求进馆资料……………………42附件1—14……………………………………………46—86附件15竣工表、汇总表表格………………………87—1401第一章总则第一条本办法根据交通运输部《公路工程竣(交)工验收办法实施细则》(交公路发［2010］65号)，《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》(交办发[2010]382号)，《交通建设项目档案专项验收办法》和《交通档案进馆办法》（交办发[2007]436号）的通知，执行吉林省档案局《吉林省重大建设项目档案验收标准及评分细则》的通知，《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）》中华人民共和国国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822—2008）》等规定制定。第二条项目文件编制的依据是批准的施工图设计文件、批准的变更设计文件、合同文件、施工监理规范、国家及交通运输部有关标准、规范、规程，与本办法的有关规定及施工质量检测实测数据等。第三条项目文件材料中的所有表格采用吉林省公路重点工程建设管理办公室编制的《公路工程建设项目文件资料表格汇编》和同时下发软件，编制的电子版记录文件归档一套，与电子版相对应的纸版资料归档一套。案卷目录”要求电子版刻录光盘和纸版目录各一套。注：本套表格不含工程变更、财务决算等建设单位用表。第四条项目监理单位应负责对施工单位项目文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见及全线档案案卷总目录。第五条合同段未完成项目档案整理的，项目法人不得组织交工2验收。第六条公路建设项目文件材料共分八部分组成：一、立项审批；二、设计审批；三、工程准备；四、施工文件（1、项目法人工程管理资料2、监理资料3、施工资料）；五、交、竣工验收文件；六、工程招投标及合同文件；七、资金管理；八、其他文件。项目文件的收集范围，按照交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发[2010]65号）中第40页附件2《公路工程项目文件归档范围》的规定执行。第七条吉林省公路重点工程建设管理办公室作为项目法人的高等级公路、新建、改建和扩建，公路建设项目文件材料收集、整理、立卷、归档工作依本办法进行。第二章组织与职责第八条项目文件的编制在吉林省公路重点工程建设管理办公室指导下进行，项目开工后，项目建设指挥部制定档案工作“三纳入”“四参加”、“四同步”制度，项目档案收集、整理、保管、利用、移交制度，对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和监理、施工等参建单位必须成立项目档案管理工作组织机构，建立档案管理工作制度，预立卷制度，做到职责明确、制度完善、同步实施、管理规范进行监督。各单位档案主要负责人未经项目指挥长批准，不准调离本项目施工工地。3第九条各级监理负责项目文件编制工作的组织、协调和检查、验收。第十条项目文件的整理、归档由总监理工程师办公室全面组织实施，由各合同段驻地监理具体负责。第十一条项目文件材料的第一至第三项和第五至第八项由省公路重点工程建设管理办公室和项目建设指挥部独立编制，第四项由项目法人、监理、施工合同段分别编制。第十二条承包人编制的项目文件必须经驻地监理工程师严格审核把关。确认承包人绘制的竣工图内容无差、漏、错，符合规定。施工监理文件必须完整，系统、真实可靠，字迹清晰，保证项目文件归档质量。具体项目详细分工见附件13表第三章基本要求第十三条承包人进入工地时，必须设立符合档案保管、查阅、安全使用条件的临时档案室，与外业同步完成各结构、构造物竣工图表和项目文件材料的收集、整理、归档工作。必须经监理工程师签证并存放于临时档案室内以备项目法人、监理及各级领导统一检查验收。第十四条工程开工前由总监办组织各施工单位，按本合同段施工图设计，完成对各单位、分部、分项工程的划分，项目建设指挥部最终对划分质量进行审批。道路、桥梁、隧道等工程划分按《公路工4程质量检验评定标准》（JTGF80/1-2004）141页附录A的规定执行。机电工程的划分按《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/2-2004）57页一般规定执行。房屋建筑工程的划分按《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2001）第17页附录B建筑工程分部（子分部）工程、分项工程划分。以上工程划分最小单位为子分项工程。第十五条承包人要指定一名技术干部自始至终负责项目文件材料的整理及编制和归档工作，承包人的项目文件材料整理编制组织机构，要在第一次工地会议时介绍并上报总监，在总监办备案。该负责人根据工作需要有权随时调集人员及时完成这项工作。该负责人未经总监批准，不准调离岗位，未经项目指挥长批准不准调离本工地。第十六条项目文件材料要从开工之日起逐步积累，做到工序完成后，施工资料立即整理完毕。分项工程完成后一周内（不含标准养生的砼抗压强度和无测限等有时限要求的资料），将工程资料含竣工图表按规定整理齐全；监理工程师应及时审查签证，发现资料不全，数据不准，立即补充、纠正；达到项目资料与工程同步，资料在整理完毕后应及时归档，要在交工验收前10天内装订成册，上交档案案卷目录，并对文件资料进行自检。公路建设项目各承包单位应在合同段交工验收前，将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录(含电子版目录、U盘、光盘)和案卷编制说明，经项目法人单位和监理检查合格后，移交项目法人单位，并按规定办理移交手续。案卷编制说明内容包括：本合同段项目建设内容、档案整理执行5的标准、项目档案整理情况及案卷数量、竣工图编制质量及其他需要说明的问题。第十七条项目文件中每张图表必须签章完备，签字必须真实，不得代签，项目文件编制完成后经本单位主要工程技术负责人审核。第十八条重点公路建设项目文件材料归档范围保管期限，（见附件13），应属三十年或永久保存的资料，要求用碳素墨水书写、绘制，禁止使用蓝墨水、圆珠笔和铅笔。归档文件材料必须原件，书写公整，字迹、线条清楚，纸张便于长期保管，格式统一，如必须使用复印件时要求字迹清晰。设备安装及调试文件按照依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。第十九条照片档案。数码照片应刻录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印出6英寸纸质照片与说明一并整理归档；照片档案应符合国家档案局《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)要求。说明：照片文字说明的内容要具备六要素：事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者，要求文字简洁，语言通顺，一般不超过200字。第二十条项目文件必须按统一标准要求进行编制。第二十一条每册文件的顺序依次为文件封面（见附件1）、卷内目录（附件8）、卷内文件、备考表(见附件2)、封底组成。第二十二条文字材料幅面一律采用A4纸（210mm×297mm），原件小于此尺寸的如材料出厂证明、材质合格证书等应裱衬在A4纸上。6凡规定幅面的，每卷中不论文字材料或图表，均应一致。每页文件按流水编号，用阿拉伯数字标在右下角并与卷内目录页号相对应。第二十三条竣工图在设计文件的基础上编制，施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图每页上加盖竣工图章作为竣工图，凡有一般性图纸变更及符合杠改或画改要求变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章。凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10％，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章，须重新绘制竣工图，重绘图按原图编号，图号前面加注“竣”字，可不另加盖竣工图章。重新绘制竣工图图框格式样见附件4—1。重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在的位置并在编制说明中注明。竣工图纸按A3纸（420mm×297mm)大小装订。竣工图、表的编号方法，参照原设计图纸，按实际竣工图纸的数量重新编图号和页码。竣工图所有图例和图幅应于原设计图一致。竣工图应逐张加盖竣工图章，竣工图章内容见附件5，图章规格尺寸为长80mm×宽60mm,竣工图章用红色印泥盖在竣工图右下方，竣工图标之上空白处。竣工说明书：应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施7工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间等。竣工图表中的字体。总目录、总说明采用3号仿宋字体；A3图附注中说明文字采用4号仿宋字体。各种字体均采用激光打印机打印。竣工图封面、扉页分别见附件3-1、附件3-2。第二十四条文件的装订。装订时，表头要求横表表头在左，竖表表头在上，文件要将右、下边缘对齐，左侧装订。每件文件在装订前取掉金属物和易氧化塑料封皮及不宜长期保存的附着物，采用三孔一线方法，用档案专用防腐、防虫腊线，双线装订，孔距80mm，装订线距左纸边10mm；薄卷可用缝纫机扎。原件有破碎或小页热敏纸的(如平整度检测的计算机打印条，水泥混凝土抗压强度压件小条)，要求粘贴在A4纸上，同时要求有清晰的复印件附后。装订线压住文件内容的必须粘贴加边纸。无法装订的图纸(如蓝图)及成册文件材料，每份需加盖档号章。档号章内容包括该份文件材料所在案卷的档号和本案卷中所在页次(档号章式样见附件6)。每册文件厚度以200页左右为宜，多出200页的可视情况装订成若干册。第二十五条案卷要遵循文件材料的形成规律，保持案卷内文件8材料的系统联系，便于项目文件的保管和利用。第二十六条案卷内文件材料均以应有书写内容的页面编写页号。案卷封面、目录、备考表不编写页数号。第二十七条页号统一用黑色油墨号码机以阿拉伯数值标注，并与本卷目录相对应，单面书写的文件在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角打号。图纸按原设计文件形式为准。第二十八条案卷题名:应包括公路工程建设项目的名称，建设项目名称必须与招标文件中的相符，起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名要简练、准确，能反映卷内文件材料内容，一般不超过50字。技术文件案卷题名的编写：××高速××桩号××分项工程施工单位为质量保证资料，监理单位为抽检资料，管理性文件案卷题名的编写：建设项目名称＋建设项目段＋责任者＋文件名称，其中××高速公路名称以项目招标文件名称为标准名称。第二十九条档案盒面项目名称为本项目招标路线全称制盒时直接打印。立卷单位：为本合同段投标单位全称，制盒时直接打印。起止日期：为本册内最早和最晚文件日期，保管期限：按保管期限表填写（见附件13）。保管期限3号宋体字统一刻制成章，盖在对应位置。其他4号宋体字，一行打印在不干胶纸上，再粘贴在对应位置，盒面、不干胶纸必须使用喷墨打印机打字。格式见（附件12-1；附9件12—2），第三十条案卷盒脊背内容为“保管期限、合同号和档号”，格式见（附件12-2）。将合同号，也可以是总监办代号或连接线代号（1号黑体加黑）打印在”合同号”下边，档号内容填写分两行横排打印，第一行填写本路线名称用大写英文字母“A、B、C……等”(以上内容在制作档案盒时，直接印刷在盒上)，第二行填写分类号：施工单位或监理单位等代号，标段号：填写合同号或合同代号，项目号：填写归档材料内容的编号，案卷号流水号。脊背上档号的第二行至第n行(根据盒内所装卷数确定，4—5Cm厚的档案盒每盒最多不超过400页)卷内的档号内容打印在不干胶牛皮纸上，再贴在脊背对应位置，贴纸要求比脊背宽度窄2mm，盒脊背不干胶纸必须使用喷墨打印机打字，（见附件12-2）。保管期限：三十年、永久。密级：应在文件发放前按交通主管部门有关保密规定划定，若文件材料上有密级的填上，没有不填。档号：填写档案号（见附件9档号形式说明）。第三十一条档号章用红色印泥加盖