电子表格培训文稿

EXCEL电子表格基本应用技巧简介序Excel翻译成英语就是优秀、卓越的意思，现在成了电子表格软件的代名词。简单的说，Excel是一个电子表格软件，它具有强大的数据处理与分析功能，我们甚至可以以它为平台，利用其内置的VBA编程语言，设计功能齐备的专业管理系统。Excel作为微软Office组件之一，起源于1982年，从最初的Excel2.0，经过Excel5.0、Excel7.0、Excel97、Excel2000、Excel2003、Excel2007，到目前为止升级为Excel2010，其功能不断提升。在当今的信息时代，Excel被各行业广泛使用。目前，我们接触得最多的是Excel2003。本课程的主要内容及示例文件都是Excel2003的版本。Excel是什么？它又能做什么？第一篇认识Excel1.Excel的文件使用Excel程序创建的文件类型主要有以下几种：1).工作簿文件（.xls）2).模板文件（.xlt）3).加载宏文件（.xla）4).工作区文件（.xlw）5).备份文件（.xlk）6).网页文件（.mht、htm）理解Excel相关概念第二篇基本的工作表操作1.设置行高及列宽2.插入或删除行列3.隐藏或显示行列4.冻结窗格当我们在工作表中滚动浏览表格时，往往需要固定显示表头标题行或标题列，使用“冻结窗格”命令便能实现这种效果。冻结窗格时先将鼠标定位于标题行下一单元格或标题列右一单元格，在菜单栏上依次点击“窗口”-“冻结窗格”，就会出现两条黑色冻结线条，冻结线条左侧和上方的区域将被“冻结”，滚动浏览表格时该区域始终保持可见。取消时则依次点击“窗口”-“取消冻结窗格”即可。一、行列的基本操作默认情况下，打开Excel，窗口中有纵横交错的灰色细实线，这是网格线，打印时是不会打印的。我们可以通过依次点击“工具”-“选项”-“视图”里的“窗口设置”，设置是否显示网格线。表格边框用来划分表格区域，增强其视觉效果，打印时随工作表内容一起打印。依次点击“格式”-“单元格”，打开“单元格格格式”对话框，选择“边框”选项卡，设置单元格和区域的边框线条类型、颜色及位置。二、网格线与表格边框在标题单元格中添加对角线边框线条，通常是左上至右下的斜线。输入标题时，先输入下方行标题，再输入右方列标题。将行标题设置为“下标”、列标题设置为“上标”，调整行高列宽以及标题之间添加空格改善显示效果。除此之外，在单元格内强制换行也可以实现这种显示效果。而两个以上的标题单元格只有通过绘制图形和添加“文本框”实现。*斜线表头的制作在工作表中，尽量避免在内容以外的区域填充颜色（包括白色）、设置边框线、调整行高列宽及合并单元格等设置，因为程序会将这些设置识别为工作表信息，使用时降低运算速度，保存时增加内存，最令人困惑的时打印时无端地多出几张甚至更多的空白页面。提示3).分数的输入输入分数时，整数部分和分数部分之间需要输入一个空格，如，可在单元格内输入“21/3”。如果输入没有整数部分的分数，输入时必需输入0，否则系统会识别为日期，如，可在单元格内输入“01/4”。132144).公式和函数的输入输入公式和函数时，一般以等号“=”开始（Excel的智能识别功能也允许使用加减号作为公式的开始，系统会自动前置等号。），公式编辑完成后按Enter键结束（数组公式按Ctrl+Shift+Enter键结束）。在Excel中输入公式和函数时，输入参与运算的符号必需是半角符号，输入全角符号Excel会识别为文本，导致计算错误或失败。按Shift+Ctrl键打开输入法，鼠标左键单击第三个方框区域，符号输入方式切换为半角符号。*半角符号3.输入数据技巧1).利用填充柄填充数据如下图，选中A2单元格，将光标移至单元格右下角，光标变成加号，按鼠标左键向下拖拽至A7单元格，A3:A7单元格都自动填充A2单元格的数据“1”，按鼠标左键向下拖拽时同时按Ctrl键，光标变成大小两个加号，A3:A7单元格以A2单元格数值“1”自动填充序列。选中B2:B3单元格，将光标移至B3单元格右下角，光标变成加号，按鼠标左键向下拖拽至B7单元格，B3:B7单元格以B2:B3单元格的日期序列填充。选中C2单元格，将光标移至C2单元格右下角，光标变成加号，双击鼠标左键，C3:C7单元格都自动填充C2单元格的数据“变速鼓”。2).在多个单元格同时输入数据按Ctrl键选中需要输入同一内容的单元格区域，输入需要的内容，按Enter键结束。3).强制换行单元格内输入大量的文字信息时，由于文本过长，无法在一行内完全显示。虽然通过设置单元格格式“自动换行”可以将文本内容分行显示，但换行的位置完全由单元格的列宽决定，影响显示效果。我们需要整个文本内容按自己的意愿显示段落格式，可以使用“强制换行”功能。当单元格处于编辑状态时，在需要换行的地方同时按Alt+Enter键完成。4).快速定位单元格当录入大量数据时，往往需要反复用鼠标选择单元格，影响录入效率。此时我们可以利用Excel的部分快捷键来实现单元格定位。A.Enter键向下定位在Excel中，按Enter键移动方向默认向下，我们可以按自己的意愿设置其移动方向。如下表，向B2:E4区域录入数据，首先用鼠标选取B2：E4单元格，然后向B2单元格输入数据，完成后按Enter键，定位到B3单元格，完成B4单元格输入数据后，按Enter键，定位到C2单元格。B.Tab键向右定位在Excel中，按Tab键的移动方向向右。如下表，向B2:E4区域录入数据，首先用鼠标选取B2：E4单元格，然后向B2单元格输入数据，完成后按Tab键，定位到C2单元格，完成E2单元格输入数据后，按Tab键，定位到B3单元格。C.锁定单元格首先将不需要录入或编辑的单元格锁定并保护工作表，然后按Enter键先列后行录入，或按Tab键先行后列录入。5).设置数据有效性在编辑Excel表格时，我们经常在某些单元格内输入一些固定的内容，为了更快捷的输入，我们可以通过设置“数据有效性”中的“序列”来达到这个目的。A.选取需要设置“数据有效性”的单元格或区域，依次点击工具栏菜单“数据”-“有效性”，弹出“数据有效性”菜单。B.点击“设置”，在允许条件框中选择“序列”，在来源条件框中输入需要的文字，中间用半角逗号隔开，也可以引用表格中的已有的数据内容，点击“确定”退出。C.点击已经设置数据有效性的单元格，你会发现多了一个下拉箭头，点击箭头，选择需要输入的内容。6).查找和替换对表格中的内容进行查找和替换，首先需要选定查找范围，若选定任一单元格，则默认对整个工作表或工作簿进行查找。在菜单栏上依次点击“编辑”-“查找”或“替换”打开“查找和替换”对话框。在“查找内容”框中输入需要查找的内容，在“替换为”框中输入所替换的内容，然后点击“全部替换”或“替换”完成。1.单元格格式通过菜单工具栏中的格式菜单，我们可以根据自己的需要调整单元格内容的字体、字号、字体颜色等，以及单元格的边框、填充颜色等。四、格式化工作表2.数字格式在菜单栏上依次点击“格式”-“单元格”打开“单元格格式”对话框，点击“数字”选项，我们可以对单元格内容进行进一步格式设置。3.自定义格式在菜单栏上依次点击“格式”-“单元格”打开“单元格格式”对话框，点击“数字”选项，选择“自定义”选项，在“类型”框中，编辑数字格式代码以创建所需的格式。1.工作表的打印选取默认情况下，Excel将打印当前选定工作表的内容。如果同时选中多个工作表，则可以同时打印多个工作表的内容。在菜单栏上依次点击“文件”-“打印”，打开“打印内容”对话框，可以选取“选定区域”、“整个工作簿”或“选定工作表”。五、打印文件3.打印标题在多页打印时，有时需要将标题行或标题列重复打印在各页面上。在菜单栏上依次点击“文件”-“页面设置”，弹出“页面设置”对话框，选择“工作表”选项，鼠标定位在“顶端标题行”或“左侧标题行”的编辑栏中，然后在工作表上选择需要的标题行或标题列，按“确定”完成。4.非连续区域的打印如果选取的打印区域的是非连续的单元格区域，Excel会将各个区域分别打印在单独的页面上。有时需要将非连续的单元格区域连续打印，事实上是可以办到的。下面介绍两种变通的方法。1).图片转移选取需要打印的区域，按Shift键，依次点击“编辑”-“复制图片”，将选取的区域粘贴到其他空白的地方，各区域图片首尾相接，然后打印图片区域。（该方法操作简单，但原始内容编辑修改后图片区域不会改变。）2).利用“照相机”功能A.依次点击“工具”-“自定义”，打开“自定义”对话框，点击“命令”，选择“工具”，在右边选项中选择“照相机”，将其拖拽至“工具栏”中停靠，然后关闭对话框。B.选取需要打印的区域，单击“照相机”，鼠标变成加号（+），在工作表空白区域鼠标左键单击完成粘贴。将用“照相机”粘贴得到的各区域首尾相接。C.设置图片区域边框线条颜色为“无线条颜色”，然后打印图片区域。（该方法原始内容包括数据及格式编辑修改后图片区域都会随时保持一致。）6.设置页眉页脚在菜单栏上依次点击“文件”-“页面设置”，弹出“页面设置”对话框，选择“页眉/页脚”选项，在选项中，我们可以插入Excel内置固定代码的页眉页脚，也可以设置自定义的页眉页脚。*提高打印文件的视觉效果□页眉高度比页脚高度略高，左右边距相等或左边距略大于右边距。□主体明确，小计合计栏字体加粗或字号加大。□各大类项目之间边框线条加粗。□需要特别说明的项目在表格右侧或下方添加备注。页脚内容标题页脚内容标题页脚标题第三篇使用公式和函数1.公式的概念和结构公式是由用户自行设计并结合常量数据、单元格引用、运算符等元素进行数据处理和计算的算式，其目的就是为了计算结果。构成公式的元素通常包括等号、常量、引用和运算符等，其中等号是不可缺的。在实际应用中，公式还可以使用数组、Excel函数或名称来进行运算。2.公式中的运算符运算符是构成公式的基本元素之一，每个运算符分别代表一种运算。Excel包含四种类型的运算符：1).算术运算符，主要包含加减乘除及乘幂等常规的算术运算。2).比较运算符，用于比较大小的运算。3).文本运算符，用于将文本字符或字符串进行连接、合并。4).引用运算符，是Excel特有的运算符，主要用于单元格引用。一、公式和函数基础类型符号说明实例算术运算符-负号=8*-5=-40算术运算符%百分号=60*5%=3算术运算符^乘幂=2^4=16，=9^0.5=3算术运算符*和/乘和除=6*2/3=4算术运算符+和-加和减=3+2-5=0比较运算符=，等于，不等于=(A1=A2)判断A1与A2相等，=(C540)判断C5不等于40比较运算符，大于，小于=(A1A2)判断A1大于A2，=(C540)判断C5小于40比较运算符=，=大于等于，小于等于=(A1=A2)判断A1大于等于A2，=(C5=40)判断C5小于等于40文本运算符&连接文本=重庆&胜利=重庆胜利引用运算符:区域运算符，冒号=SUM(B4:D8)引用运算符_(空格)交叉运算符，单个空格=SUM(A1:B5A4:D8)相当于=SUM(A4:B5)引用运算符,联合运算符，逗号=IF(A3=1,12,A3-1)公式中的运算符：3.运算符的优先顺序通常情况下，Excel按照从左到右的顺序进行公式运算，当公式中存在多个运算符时，Excel将根据各运算符的优先级进行运算，同一级次的运算符，则按从左到右的顺序进行运算。括号的优先级次高于下表中的所有运算符，因此在公式用使用括号可以调整运算顺序。如果在公式中嵌套括号，其运算顺序由内层的括号逐级向外进行运算。优先级次符号说明1:_(空格),引用运算符2-算术运算符，负号3%算术运算符，百分号4^算术运算符，乘幂5*和/算术运算符，乘和除6+和-算术运算符，加和减7&文本运算符，连接文本8===比较运算符4.单元格引用1).A1引用样式和R1C