如何实施项目管理

1帮助我们：极大地提高效率保证工作结果的质量控制住进度、成本提高工作执行力改变我们的生活帮助我们在工作中减少：项目工作头绪太多而产生混乱、工作遗漏同事间协作不良风险、意外影响了项目进度供应商、外包方的工作达不到要求都以为是其他人的责任而导致工作搁置……2建立起项目管理意识责任意识反应本能掌握实际项目管理技能计划执行控制34项目管理总体框架核心计划范围计划时间计划资源计划成本计划执行保障质量管理团队建设沟通管理项目控制常规控制模式风险控制项目启动项目收尾1.项目基础概念2.项目管理总体框架3.项目管理责任5项目(Project)为达到预定的目标而从事的有时间和资源限制的一系列活动项目广泛存在于各行业的企业、事业、政府、科研机构的日常运作、经营、管理活动中项目的例子：……项目的特点包括：预定的目标：产生或得到具有独特性的产品、服务或其他结果有时间的起点和终点，即临时性、暂时性不确定性逐步细化项目组织的开放性项目有其服务对象、使用者、客户、投资人进行项目管理必须考虑项目的特点！6◦公司会议的组织、安排◦小区LAN建设项目◦某次对上级指令的执行与实施◦为某项目进行的一次采购工作◦一次培训工作◦一次内部评估或审计◦一次具体市场活动的组织和操办◦……7项目的子项目仍需项目管理结婚休假、旅游学习、考证生孩子找工作买房、买车装修……8使生活更愉快，提高提高人生的质量！项目管理把相关知识、技能、工具、技术应用到项目活动中，以完成项目的需求、达到项目目标在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行有效地管理，即从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价，以实现项目的目标9范围时间费用质量项目干系人(Stakeholder)项目涉及到的、或其利益受到项目的实施或结果所影响的个人或组织；他们的行为可能会对项目产生影响10项目组项目负责人项目成员项目总监最终用户项目协议方所在机构管理部门第三方供应商………………请举出你的项目干系人的例子交付物(Deliverables)◦为达到项目目标而必须产生的明确的、可衡量的、可验证的项目工作结果或输出物。◦有广义和狭义两种含义最终交付物中间交付物11管理好一个项目要做哪些事情?要抓住哪些关键环节??1213过程类管理领域启动计划执行控制收尾项目总体管理编制项目任务书编制初步范围说明编制项目综合计划领导并管理计划执行监控项目工作总体变更控制项目收尾项目工作范围管理工作范围计划工作范围定义编制WBS工作范围验证范围控制项目时间管理活动定义活动排序活动资源估算活动工期估算进度表编制进度控制项目费用管理活动费用估算费用预算制定费用控制项目质量管理质量计划执行质量保证执行质量控制项目人力资源管理人力资源计划团队人员获取团队建设团队管理项目沟通管理沟通计划信息发布项目状况汇报管理项目干系人项目风险管理风险管理计划风险识别风险定性分析风险定量分析风险应对计划风险监控项目采购管理采购计划商务准备请求供应商应答供应商选择合同管理合同收尾要解决的问题1.我们的目标是什么？2.要求我们取得的成果是什么样子？3.我们需实施什么工作？4.为了得到该成果我们要做哪些具体的任务和活动？14没能解决问题的后果？……如何解决问题？1.我们的目标是什么？在《项目任务书》中：•定义目标：………………………•定义项目要求：15如何解决问题？2.我们的工作和交付成果是什么？在《项目工作范围说明书》中•定义工作：项目策划：……项目管理：……前期准备：……现场准备：…….现场实施：…….项目收尾：…….•定义工作成果：•…….•交付时间地点：…….16如何解决问题？3.我们要做哪些具体的任务和活动？在WBS（工作分解结构）中对整个项目的工作进行分解。请参看MSProject文件17要解决的问题1.从项目启动到结束需要多长时间？2.整个项目有哪些阶段、里程碑？3.各任务在哪一天做？做多长时间？4.各任务在时间上如何配合？5.项目进度能控制得住吗？18解决办法1.项目时间计划•以项目活动清单（WBS）为基础制定时间计划•估算每一项目活动的工期，同时分配该活动的资源•分析活动间顺序关系•工期压缩，资源平衡•分析项目关键路径请看该项目的时间计划19解决办法2.项目进度控制•进度的保障与项目管理的每一方面都相关•进度状况的监督、评审、纠正20要解决的问题：1.这个项目要花多少钱？2.我们将怎么花这些钱？3.我们怎么控制项目的费用？21没能解决问题的后果？……解决办法1.估算项目费用总预算，作为项目成本目标•按WBS工作包顺序依次估算资源使用情况，列出表格•估算资源对资金的耗用，计划总预算•通常项目费用包括内部人力资源费用、外包费用、材料成本、设备成本、管理费用等22解决办法2.分解总预算，得到资金使用计划•按时间周期或按主要任务•作为成本控制的基准23解决办法3.项目费用控制•周期性进行项目费用的核算、检查、审计•发现实际发生费用与计划间的偏差，制定并执行纠正措施24要解决问题：1.我们要求每一个项目成员、外包方的具体工作成果达到什么质量标准？2.我们有什么措施能保证这些标准得以实现？25没能解决问题的后果？……解决办法1.项目质量计划•项目质量目标•项目各环节质量标准•项目关键质量环节分析•质量责任安排•质量保证措施•质量控制措施26解决办法2.项目质量保证•培训及其他人员方面的保证•工具保证•沟通保证•现场环境保证27解决办法3.项目质量控制•计划评审•实施技术方案评审•培训效果评审•每次行动结果检查、分析28要解决问题：1.要用多少人？2.这一大帮人员组织起来？如何指挥？3.各方责任是什么？4.如何协调？如何使他们目标一致、凝结成一个强有力的战斗团队？29没能解决问题的后果？……解决办法1.人力资源计划•人员数量、能力要求、投入工作时间•组织结构、角色、责任•团队建设措施，培训规划30解决办法2.团队建设与管理•评估团队绩效，发现团队问题•有针对性地制定解决团队问题的措施并执行•策划团队建设活动•表彰和奖励•培训•成员绩效评估31要解决问题：1.这么多人一起配合工作？他们怎么沟通？2.要求他们必须定期沟通什么信息？3.用什么规则和格式进行沟通？4.如何保证沟通的效率？大家的沟通技能够吗？32没能解决问题的后果？……解决办法1.项目沟通计划，定义项目沟通机制、模式和约定•什么信息要沟通、信息的内容要求是什么•和谁沟通•沟通的时机、周期•沟通的方式、规则、格式约定33解决办法2.项目沟通促进，项目团队沟通意识和沟通技能的提高•保证项目例行性沟通的执行•沟通机制的宣传贯彻，沟通重要性的强调•沟通条件、渠道的取得•沟通机制执行的监督、保障•沟通技能的交流、提高34要解决问题：1.这个高风险项目都有什么风险？2.哪些风险最值得关注？3.如何让这些风险对我们的影响最小？4.如何控制住风险？35没能解决问题的后果？……解决办法1.风险计划•风险识别•风险分析•风险应对措施制定，执行责任安排36解决办法2.风险监控持续地、周期性地讨论、分析当前项目风险的状况：•有无已识别的风险马上就要发生•有无以前未想到的新风险•已计划的风险状况有无发生变化•执行风险应对措施•风险应对措施是否有效，是否需要额外的措施37要解决问题：1.我们要买什么？要把什么工作外包出去？2.怎么买才能保证符合需要、价格合适质量又好？3.外购合同签定后我们能得到一个交钥匙工程吗？38没能解决问题的后果？……解决办法1.采购计划•买不买•要买的是什么•怎么买，过程将是怎么样的•谁负责买39解决办法2.询价计划、询价•编写商务和技术文档•制定供应商选择标准•寻找有能力提供服务或物品的供应商，告知或广告•邀请报价、投标、提交建议书•获取报价、投标、建议书40解决办法3.供应商选择•对供应商及其提交材料的评审•合同谈判•合同签定41解决办法4.合同执行监督•对合同执行情况的检查、评审•对交付物的检查、评审•沟通4243过程类管理领域启动计划执行控制收尾项目总体管理编制项目任务书编制初步范围说明编制项目综合计划领导并管理计划执行监控项目工作总体变更控制项目收尾项目工作范围管理工作范围计划工作范围定义编制WBS工作范围验证范围控制项目时间管理活动定义活动排序活动资源估算活动工期估算进度表编制进度控制项目费用管理活动费用估算费用预算制定费用控制项目质量管理质量计划执行质量保证执行质量控制项目人力资源管理人力资源计划团队人员获取团队建设团队管理项目沟通管理沟通计划信息发布项目状况汇报管理项目干系人项目风险管理风险管理计划风险识别风险定性分析风险定量分析风险应对计划风险监控项目采购管理采购计划商务准备请求供应商应答供应商选择合同管理合同收尾44知识领域管理目标管理内容项目总体管理保证项目有良好的进行整体计划、执行、和控制进行整体规划、执行、和控制项目范围管理保证项目完整地做且只做项目该做的事情明确定义项目该干哪些事情，并进行控制项目时间管理保证项目按进度计划完成定义项目详细进度计划，并进行控制项目费用管理保证项目按预算完成估算项目费用预算，并进行控制项目质量管理保证项目工作成果的质量确定项目的质量标准，执行标准，检验工作项目人力资源管理保证项目人员最有效地被利用规划项目的组织结构和人员，组成团队，并进行团队建设项目沟通管理保证项目有良好的信息沟通规划并进行项目信息的收集、发布，评估项目项目风险管理保证项目受到的风险损失最小识别、分析风险，制定应对措施，监控风险项目采购管理保证项目能以合理的价格取得质量合格的产品或服务规范化采购的全过程：采购计划、询价准备、询价、供应商选择、合同管理45启动计划执行控制收尾•理解目标（《项目任务书》）•对总目标的概要分解，定义交付物•对目标的沟通•对难以实现的目标的处理46启动计划执行控制收尾•定义项目的工作范围，编写工作范围说明•分解项目工作，得到WBS•以WBS为基础，为其工作包安排资源、时间•估算项目成本•整理项目人力资源信息，明确各人的责任、工作要求、工作时间等•辅助计划工作：•质量计划•风险计划•沟通计划•其他•针对计划的沟通工作（领导、团队成员、配合部门、客户等）47启动计划执行控制收尾•短期计划制定、计划细化•短期任务下达、工作具体标准和要求的明确、执行推动•质量保证工作的展开•团队建设•风险应对措施的执行•沟通针对：客户、团队成员、领导、其他部门……48启动计划执行控制收尾•短期工作结果的检查、核实•问题的发现、分析、协调、解决•纠偏措施和预防措施的制定和执行•阶段工作检查，交付物的验收、验证•风险监控•变更控制49启动计划执行控制收尾•项目验收•项目经验总结、项目数据总结•项目成员释放，执行结项流程•项目考评50控制计划指导任务执行调整任务的执行调整项目计划大管理模式！对每一个项目或任务都关注：如何做好它的计划、执行和控制执行评估、衡量51项目目标“累死了！什么工作都不能让人放心，还不如自己做。安排给小李的工作没做好，小张去做的事也出了点问题，小杨做得很慢，小何也差不多……我三下五除二干得比他们快多了，最重要的是放心。不过就是累得要命……”52每天忙于应付各种不断问题、忙于东一处西一处地“救火”，疲于奔命，每天都是出现的问题在带着他走，每天好象没干什么时间就过得差不多了，实在没办法对将来的很多事情作出安排。想想好象忙的事情很多，但好象基本上都是些琐碎的事，不过不管还都不行。53在会上他们的做法通常是：这几个问题比较简单，能定的先定，我们先讨论一下吧；这两个问题比较麻烦，影响也比较大，一时也没什么好办法，先放放吧。54事必躬亲，不放心他人工作只抓局部，忽略最终目标，忽略全局重业务，轻管理在诸多工作头绪中不分轻重缓急，不抓重点55计划性差质量无保证超出预算拖延进度眼睁睁看着风险变成了现实而无所作为团队无凝聚力，矛盾无法解决客户／用户关系不好