电子采购

第三章电子采购电子采购概述电子采购的模式电子采购方案的实施电子采购的未来1、低效率的商品选择过程传统采购问题一、电子采购概述2、费时的手工订货操作3、不规则采购，易产生腐败现象4、昂贵的存货成本和采购成本5、冗长的采购周期6、复杂的采购管理7、难以实现采购的战略性管理一、电子采购概述电子采购：是用计算机系统代替传统的文书系统，通过网络支持未完成采购工作的一种业务处理方式，也称为网上采购。基本特点：在网上寻找供应商、寻找商品、网上洽谈贸易、网上订货甚至在网上支付货款。（一）电子采购的含义电子采购是由采购方发起的一种采购行为，是一种不见面的网上交易，如网上招标，网上竞标，网上谈判等。人们把企业之间在网络上进行的这种招标、竞价、谈判等活动定义为B2B电子商务，事实上，这也只是电子采购的一个组成部分。电子采购比一般的电子商务和一般性的采购在本质上有了更多的概念延伸，它不仅仅完成采购行为，而且利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进行管理，有效地整合了企业的资源，帮助供求双方降低了成本，提高了企业的核心竞争力。可以说，企业采购电子化是企业运营信息化不可或缺的重要组成部分。（二）电子采购的特点1、提高采购效率，缩短了采购周期。2、节约大量的采购成本。3、优化采购流程。采购流程的电子化不是用计算机和网络技术简单替换原有的方式方法，而是要依据更科学的方法重新设计采购流程。4、减少过量的安全库存。5、信息共享。6、电子采购能帮助采购方改善客户服务和客户满意度，促进供应链绩效，以及改善与供应商关系。7、电子采购不仅使采购企业大大获益，而且让供应商获益。对于供应商，电子采购可以更及时的掌握市场需求，降低销售成本，增进与采购商之间的关系，获得更多的贸易机会。1、卖方一对多模式电子采购模式二、电子采购的模式2、买方一对多模式3、第三方系统门户4、企业私用交易平台5、反向拍卖二、电子采购的模式例子：商店或购物中心。卖方一对多模式：是指供应商在互联网上发布其产品的在线目录，采购方则通过浏览来取得所需的商品信息，以做出采购决策，并下订单。二、电子采购的模式例子：大企业的直接采购。买方一对多模式：是指采购方在互联网上发布所需采购产品的信息，供应商在采购方的网站上登录自己的产品信息，供采购方评估，并通过采购方网站进行进一步的信息沟通，完成采购业务的全过程。买方模式适合大型企业的直接物料采购，因为大企业一般已经运行着成熟可靠的企业信息管理系统，因此与此相适应的电子采购系统应该与现有的信息系统有着很好的集成性、保持信息流的通畅；其次，大企业往往处于所在供应链的核心地位，核心供应商较为集中，并且大企业的采购量巨大，因此供需双方需要进行紧密合作；最后，一般来说只有大型企业才有能力承担建立、维护和更新产品目录的工作。二、电子采购的模式例子：垂直门户和水平门户。第三方系统门户：独立门户网站是通过一个单一的整合点，多个买方和卖方能够相遇，并进行各种商业交易的网站站点，它将成为IT业和信息经济发展中最具影响力的事件之一。市场模式是指供应商和采购方通过第三方设立的网站进行采购业务的过程。在这个模式里，无论是供应商还是采购方都需要在第三方网站上发布自己提供或需要的产品信息，第三方网站则负责产品信息的归纳和整理，以便于用户使用。二、电子采购的模式例子：华南钢铁门户网www.huananwl.com、中华粮网ww.cngrain.com、垂直门户：是经营专门产品的市场，如钢材、化工、能源等，它通常由一个或多个本领域内的领导型企业发起或支持。二、电子采购的模式例子：B2B网络采购市场水平门户：是集中了种类繁多的产品，其主要经营领域包括维修和生产用的零配件、办公用品、家具、旅行服务、物业帮助等。二、电子采购的模式特点：积极参与者掌控大权，买方可以选择网上交易对象，甚至于网络外完成商谈。企业私用交易平台：和电子数据交换（EDI）系统类似，能减少沟通的时间与成本，使合作厂商以标准格式，实时分享文件、图表、电子表格与产品设计。二、电子采购的模式优点：提高速度、节约成本。反向拍卖：是购买方到网站登记需求进行拍卖，而供应商进行竞价来争取订单。一般采用减价式竞价决定最终供应商和价格缺点：过分关注价格，忽视与供应商的关系；预测困难。1、数据库技术实施电子采购的技术支持三、电子采购方案的实施2、EDI技术3、金融电子化技术4、网络安全技术5、计算机及网络技术1、提供培训实施电子采购的步骤三、电子采购方案的实施2、建立数据源3、成立正式的项目小组4、广泛调研，收集意见5、建立企业电子采购网站6、应用之前测试所有功能模块7、培训使用者8、网站发布（四）电子采购的一般业务流程4、下订单：在确定了供应商后，订单会通过电子邮件等方式传送给供应商。5、订单跟踪：有些信息系统较为完善的供应商会反馈给采购方一个订单号，采购人员可以通过订单好追踪订单的执行情况直到发货。6、付款：如果连接了银行系统，则可以进行电子支付。但目前电子支付主要还是用于个人交易。对于企业可以在系统完成具体业务的支付规程，同时便于查找支付情况。图:登录界面图:系统主界面图:设置系统的基础资料（2）公司信息设置设置公司相关信息，包括公司名称、电话、传真、地址等。（3）商品资料管理设置商品类别、商品编码、商品名称和规格、速记码、进价、批发价、零售价、条形码、供应商、库存上限和下限等。点击上面【货类】按钮，打开商品类别对话框，根据本企业销售商品的分类情况，编辑商品类别，建立相应的商品分类目录树。建立了商品分类目录后，可以录入商品信息了，点击上面的【新增】按钮，将各项目填写完毕保存。当然也可以使用【导出】按钮将商品信息导出为Excel电子表格，或者使用【导入】功能将利用Excel编辑的商品信息直接导入本系统。还可以利用【修改】、【删除】按钮对商品信息进行修改或者删除。（4）供应商信息设置商品供应商的相关信息。包括编号、商家名称、地址、联系方式等。（5）客户信息收集客户的有关信息。（6）员工（业务员）档案（7）仓库信息设置设置仓库的有关资料。（8）计量单位编辑（9）其他设置点击左侧“功能导航”栏目上的【系统设置】或者利用【系统控制】菜单进行。①用户授权对不同的用户进行权限的设置，便于对用户的权限进行控制，允许/不允许用户进行哪些操作。②备份数据库、还原数据库退出时，系统会提醒备份数据库，避免数据丢失。3、采购管理采购管理模块的主要功能包括货物入库、库存查询、采购退货、应付款查询、采购付款等。可通过左侧系统导航栏目上的【采购管理】栏，或者通过【采购管理】菜单完成相应的操作。（1）进货入库点击【进货入库】图标，登记经过验收入库的商品具体信息，当然如果系统先进的也可以利用条码设备进行扫描或者射频技术进行无线接受入库商品信息。点击【新增】按钮添加入库商品信息，其中“摘要”项选择“入库单”，录入发票号码、订单号、选择供应商，填写商品速记码、计量单位、商品数量、存放地点、进价、商品品名规格等，保存。要修改已保存的入库单信息，选择相应的入库单后，点击上面的【修改】按钮，还可打印入库单据。紧接着的四个按钮进行翻页，使用【查找】按钮可设定条件进行进货单据的查询。点击【审核】按钮对进货单据进行审核，单据审核以后将不能修改数据。一般要求制单和审核应当由不同的操作员进行。审核完成后，系统会提示“应付款已经生成，审核成功”，此时系统自动记录应付款项。图:采购管理模块图:进货管理图:进货单据查询（2）库存查询点击【商品库存】按钮，可进行商品库存的查询，首先会弹出对话框，设定查询条件。选择查询汇总库存还是查询仓库明细，若是查询仓库明细则必须选择具体的仓库。设定查询条件后，点击【确定】按钮即可得到查询结果。如图3-16所示。其中，查询结果页面最下方还有合计库存金额。图:库存查询图:查询结果显示（3）采购退货点击【采购退货】按钮进入采购退货管理页面，界面同入库单一样，点击上面的【新增】按钮，填写具体信息。其中“退货性质”可选择过期退货、质量问题退货、运输破损或其他原因。其他项目含义同入库单中一样，填写完毕后保存。同样的，退货单也需要审核，审核成功，系统记录应付款（冲减应付款项），并冲减库存数量。图:采购退货图:采购单付款图:确定付款总结：电子采购既是电子商务的重要形式，也是采购发展的必然，它不仅是形式上和技术上的改变，更重要的是改变了传统采购业务的处理方式，优化了采购过程，提高了采购效率，降低了采购成本。通过电子采购，可以快速找到更多的供货商；根据供应商的历史采购电子数据，可以选择最佳的货物来源；通过电子招标、电子询比价等采购方式，形成更加有效的竞争，降低采购成本；通过电子采购流程，缩短采购周期，提高采购效率，减少采购的人工操作错误；通过供应商和供应链管理，可以减少采购的流通环节，实现端对端采购，降低采购费用；通过电子信息数据，可以了解市场行情和库存情况，科学制定采购计划和采购决策。1、XML标准的引入四、电子采购的未来2、直接采购与间接采购的发展3、电子市场垂直层面的联合4、解决方案的统一5、供应商的合理化6、采购平台的改变