建设项目档案培训

建设项目档案管理目录建设项目档案概述01建设项目档案管理的控制措施02建设项目文件的形成03建设项目文件的收集04建设项目文件的整理05建设项目文件的归档与汇总移交06CONTENTS第一章建设项目档案概述建设项目文件——指建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括前期文件、竣工文件、竣工验收文件等。建设项目——指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，建成后具有完整的系统，独立形成生产能力或者使用价值的建设工程，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。一、概念建设项目（工程）档案是指整个建设项目按照基本建设程序从酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成投产（使用）的全过程中形成的，应当归档保存的文字、图纸、图表、计算、声像等各种形式与载体的文件材料。建设项目（工程）档案是指从建设项目（工程）的提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全过程中形成的应归档保存的文件材料。一、概念二、建设项目档案特点三、建设项目档案的功能12345信息传递功能历史记录功能指导与监控功能依据与凭证功能知识传承功能1、建设项目（工程）档案工作管理的性质2、四、建设项目（工程）档案工作管理的性质和原则建设项目（工程）档案工作管理的原则建设项目（工程）档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作。建设项目（工程）档案工作是实现工程建设科学管理的技术基础工作，是实现工程建设科学组织和管理不可缺少的技术基础或技术保障性工作1、建设项目（工程）档案工作管理的性质建设项目（工程）档案工作要按照集中统一管理的原则，管理好建设项目（工程）的全部档案，确保建设项目（工程）档案的完整、准确、安全和有效利用。2、建设项目（工程）档案工作管理的原则五、建设项目档案工作基本要求01完整02准确03系统04安全05有效利用第二章建设项目档案工作控制措施一、存在问题1文件材料形成不规范、不完整、不及时、不准确。2档案收集制度不严，收集不及时，造成文件散失。4建设期档案保管条件差，保护意识弱，造成档案损毁、散失。3档案整理不规范，各参建单位标准不一。原因分析1、重点建设项目自身特点为档案工作带来了困难；2、档案意识薄弱，重视程度不高；3、档案工作的专业性。二、档案行政管理部门和上级主管部门的控制措施第三条一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。第十条对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。《中华人民共和国档案法》第六十一条交付竣工验收的建筑工程，必须符合规定的建筑工程质量标准，有完整的工程技术经济资料和经签署的工程保修书，并具备国家规定的其他竣工条件。建筑工程竣工经验收合格后，方可交付使用；未经验收或者验收不合格的，不得交付使用。《中华人民共和国建筑法》第二百七十四条勘察、设计合同的内容包括提交有关基础资料和文件（包括概预算）的期限、质量要求、费用以及其他协作条件等条款。第二百七十五条施工合同的内容包括工程范围、建设工期、中间交工工程的开工和竣工时间、工程质量、工程造价、技术资料交付时间、材料和设备供应责任、拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款。《中华人民共和国合同法》《建设工程质量管理条例》第十六条建设单位收到建设工程竣工报告后，应当组织设计、施工、工程监理等有关单位进行竣工验收。建设工程竣工验收应当具备下列条件：（一）完成建设工程设计和合同约定的各项内容；（二）有完整的技术档案和施工管理资料；（三）有工程使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备的进场试验报告；（四）有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件；（五）有施工单位签署的工程保修书。建设工程经验收合格的，方可交付使用。2、行政手段通过行政手段对科技档案事业实施的指导、监督和控制。具有强制性、权威性、垂直性、具体性和无偿性。方式主要有政策指导、经济调节、典型示范、舆论引导、协调与监督。3、技术手段标准管理。业务建设标准、开发利用标准、现代化标准。节、典型示范、舆论引导、协调与监督。1.建立健全组织体系2.制定完善管理制度•项目档案管理办法•分类方案•归档范围与保管期限表•档案整理操作规程3.纳入合同管理4.实施全过程控制5.管理信息化三、建设单位的控制措施四、施工、监理单位的控制措施控制措施落实管理职责监理单位实时监控推行预立卷制度建立工地档案室以项目法人为管理核心，以纳入合同为管理依据，以监理实时控制为重要手段，在档案行政管理部门、专业主管部门及项目建设、设计、施工、监理单位全方位参与下，实施事前介入、事中控制、事后核查、验收把关的全过程控制模式。综述—全过程管理模式第三章建设项目文件的形成1、内容要求2、数量要求3、时间要求4、质量要求一、形成的要求–字迹清楚，图样清晰，图表整洁–数据准确，签署完备–纸张规格、质量和图表样式符合有关要求–不使用易褪色的书写材料形成质量要求1．纸张定量应达到国家标准所规定克数的要求，不能有热敏纸。2．文字材料、图纸的幅面、页面应符合规范的幅面尺寸、页面设置的要求。图纸的页面设置应符合国家标准或行业标准的规定。3．字迹、图样线条应清晰、耐久。黑色、蓝黑为耐久性书写材料，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝水、复写纸等书写的字迹，尽可能避免复印件归档。签名、修改字迹（如修改通知单）要特别注意这个问题。4．复印、打印文件的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。形成质量要求（一）竣工图编制单位一般由施工单位负责编制。项目总平面图、综合管线图由建设单位或由其委托有关单位编制。一些行业系统统一规定由设计单位编制。二、竣工图的编制二、竣工图编制形式12345按施工图施工没有变动施工图被取消施工图只有一般局部变更施工图重大的变更原设计没有，施工增加内容–真实反映实际情况，规格统一，图面整洁，字迹清楚–编制竣工说明–重复的标准图、通用图不编入竣工图中–一张施工图由若干单位施工的，各施工单位完成自己负责的部分后，交建设单位指定的汇总单位汇总–编制项目总平面图和综合管线竣工图三、竣工图编制要求–杠改法–叉改法–圈改法四、竣工图更改方法–必须注明更改依据。–无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。–各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条–更改要符合各专业的要求–更改要使用耐久的字迹材料五、竣工图更改要求–不必保留修改前的痕迹，只需直接绘制更改后的内容，并将变更依据在标题栏内或在说明中标注–将竣工图章的要素分解在标题栏–签字后，不必再加盖竣工图章六、关于重新绘制竣工图的要求–竣工图都应由编制单位加盖并签署竣工图章–竣工图章内容填写齐全、清楚，不得代签–竣工图章盖在标题栏附近空白处。–竣工图章应使用不褪色红印泥。七、竣工图章的使用–施工单位技术负责人审核–监理单位审核–建设单位审核八、竣工图的审核第四章建设项目文件的收集–收集范围–收集时间–随时收集–定期收集---抓住几个重点阶段•领到施工执照之后，破土动工之前•单项工程完工•交工验收阶段•竣工验收阶段–收集责任建设项目文件的收集第五章建设项目文件的整理分类组卷案卷内文件材料的排列案卷编目案卷装订装盒编制案卷目录建设项目文件的整理依据分类方案进行归类：分类是整理、编目、进行系统化管理的需要。1、分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况设置类目。2、分类要清楚，不能相互交叉、包容。3、分类包括分大类和分小类一、分类依据建设项目特点：一般按照工程项目的建设程序、单位工程进行分类建设单位应根据本工程项目档案数量的多少，来确定档案设置的类目层次。对于大型项目，要以整个项目为分类对象，在分类时，首先以工程项目的建设程序和性质来区分，然后在每个大类里，再按单位工程或专业、阶段等进行分类（如施工档案可以再按各单位工程进行分类）☆对于小型项目，形成的档案数量较少，可以不设二、三级类目，直接按建设程序对档案进行组卷整理后依次排列即可。一、分类某项目档案前期依据性档案勘察设计档案施工档案监理档案竣工验收档案单位工程01单位工程02单位工程03项目管理档案1、档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的科技活动性质和特点；2、在一个单位内部和一个专业系统内部，同一科技档案的分类标准应该一致；3、分类的层次类目要简明，不宜过多过繁；4、分类应力求按专业系统实现标准化；基本要求第一步，根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系。小型项目直接按项目、结构或专业分类；大中型项目按单位工程或专业分类，下设属类；实际应用如：1、水库建设项目：可分为10个单位工程：大坝、溢洪道、输水洞、水轮机等每个单位工程分为4个阶段：可研部分、初步设计、施工阶段、竣工阶段2、大型建设项目，应分别按照单项工程、单位工程等立卷，注：一般以立项文件为准，可将其作为一个基建项目来管理实际应用第二步，对下设属类按：工程项目分类法、型号分类法、课题分类法、专业分类法、时间分类法、地域分类法分别排列。依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号；生产使用单位需要按企业档案统一进行分类和编号的，建设单位(并责成设计、施工及监理单位)可用铅笔临时填写档案号实际应用白杨河引水工程综合导流冲砂洞输水洞溢洪洞环境保护水土保持公共建筑安全检测水轮机发电厂房机电安装厂区道路办公楼开关站拦河大坝实际应用1、组卷的原则遵循项目文件的形成规律，保持案卷文件的有机联系，便于档案的保管和利用2、组卷的要求–针对不同阶段、不同性质的文件材料，选择不同的组卷方法–灵活掌握文件材料数量，控制案卷的厚度–组卷的同时检查卷内文件二、组卷3、组卷的方法（1）综合管理文件的组卷（2）勘测设计文件的组卷（3）施工文件的组卷（4）监理文件的组卷（5）竣工图文件的组卷二、组卷综合管理文件一般包括项目前期文件（不包括勘测设计文件）、工程管理文件、工程交（竣）工验收文件、工程决算文件。综合管理文件由建设单位汇总，并根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理，按问题、时间等要素组卷。（1）综合管理文件的组卷勘测设计文件一般包括工程地质勘测文件、工程设计文件（含工程总体设计、初步设计、施工图设计）和设计变更文件。工程地质勘测文件、工程设计文件一般按原有装订形式组卷。设计变更文件一般按编号组卷。（2）勘测设计文件的组卷一般在区分工程类别、标段的基础上，按单位工程、分部工程、分项工程、桩号、施工工序的先后及文件的文种特征等组卷。施工文件的组卷方法较为复杂，不同专业技术领域的项目组卷方法会有一定的区别。（3）施工文件的组卷监理大纲、计划等以监理组的划分为单位组卷，一卷或数卷。监理日记以监理组(或合同段)的划分为单位组卷，一卷或数卷。单本日记较厚，可单独组卷；单本日记较薄，可若干本监理日记组成一卷，且每本日记作为一份文件，填写卷内目录时，以时间及日记撰写人将每本日记加于区分。监理月、年度报告以监理组(或合同段)划分为单位组卷，一卷或数卷，卷内文件按时间先后顺序排列。（4）监理文件的组卷监理工程师通知等来往文书以监理组的划分为单位分类组卷，一卷或数卷。卷内文件根据问题类型、发文单位分类后按文件编号(如无编号按时间顺序)排列。监理平行抽检试验文件材料，以单位、分部工程的划分和抽检项目分类为单位组卷，一卷或数卷，卷内文件按时间先后顺序排列。会议纪要以监理组为单位组卷，一卷或数卷，卷内文件按时间先后顺序排列；文件较多的，可以施工合同段为单位组卷，卷内文件按时间先后顺序排列。计量与支付文件以合同段和时间的月份为单位组卷，一卷或数卷。（4）监理文件的组卷竣工图可按工程类别、单位工程等组卷，同时尽量保持原有的图纸目录顺序不变。（5）竣工图文件1、综合管理文件的排列2、勘测设计文