改善我们的项目管理（PPT56页)

改善我们的管理XXX今日议题公司现状存在的问题讨论结论民营企业，小企业品牌认知度较高公司发展速度较快有卓越的设备加工与集成水平发展过程中遇到管理问题明显，已经成为进一步发展的瓶颈最为致命的是：我们没有认识到问题和问题的严重性，或者口头上都知道而实际不知道，或者认识到了但却不愿意改正。幸运的是：我们毕竟在改进。这一点我们走在了多数同类企业的前面。公司现状市场状况我方拥有的现有设备市场已经到达顶峰，市场可能马上会有较大幅度的萎缩解决办法：已有产品的标准化；开拓新的产品领域；降低运营成本；发展贸易；寻求中外技术合作机会。现在，我们以项目为切入点，从管理的各个方面来认识一下我们自己项目综合管理综合性，全局性。确保各项工作有机协调和配合。主要工作包括：1．计划的制定2．计划的实施与控制3．项目变动的综合控制计划的作用1.指导项目的实施2.激励和鼓舞项目团队的士气3.绩效考核和进度、质量控制的基准4.统一和协调项目工作的指导文件对变更的控制要求做到1.保持绩效度量基准的完整性2.确保项目计划更新的一致性3.协调各个方面的变更要求项目综合管理计划编制的结果：1.确定项目组成员2.准确传达顾客需求3.明确限定各项任务的结束日期4.授权5.建议考虑应急预案，提前考虑一些关键过程可能的延误、后果以及应对方法。项目综合管理※我们是否关注了这些：项目干系人（公司内部）都参加了吗？在时间、成本与人员上为假期、任务冲突、不可知因素留出余量了吗？人、部门的职责明确了吗？有无“多个负责人”现象？“授权”的目的是什么？是确定某（些）项任务要不要做。你的职位越高，你的计划改变产生的关联成本越大。项目综合管理范围管理产品范围：最终产品或服务所要求达到的特色和功能。工作范围：项目团队为提交客户指定的服务和作业所需完成的所有工作。范围管理的目的与意义1.认清顾客需求，明确哪些工作该做，哪些工作不该做2.为实施过程提供控制的标准3.为最终交付提供依据范围定义：确定产品范围的关键在于客户与我们以及我们自身的有效沟通和最后形成的合同。确定工作范围的关键在于我们对工作的分解程度。范围管理输入（依据）1.产品说明2.约束条件3.合同4.历史信息工具和技术1.沟通2.工作分解结构(WBS)模板输出（结果）1.工作分解结构2.更新的范围说明※有关顾客需求我们是否真正了解客户的需求?need（必需的）,want（想要的）,wish（超出预期的）?最好的理解用户需求的方式——到用户现场。我们赚钱的部分在want,而非wish。因为wish可能会急剧增加成本。避免“镀金”。靠低价来竞标，靠变更来赚钱。不要问客户的需求（范围）是否发生了变更，而要问我们是否预测到了这种变更。我们还要善于培养客户认清自己的需求。范围管理范围管理※有关合同合同是否明确了双方的责任与权利？自己做标准合同，以免出现碍于情面的模糊合同。合同变更一定要有确认。合同传递中是否存在信息损失？主设计的沟通与亲临现场。需求变更申请书的参考格式范围管理为什么进行工作分解可以按工作任务的逻辑顺序实施项目，有助于制定完美的计划。可以确定项目所需的资源。通过人物界定，明确各人的责、权与沟通渠道，可以减少协调的难度。项目组成员会更清楚地理解任务及努力方向。范围管理WBS举例：Project软件可以有效的减少工作的难度。……研制120电气控制110总体方案111总体框架112单元定义160PM121方案设计122电气采购123电气装配124电控编程130主体研制131设计出图132外协加工134加工检验141选型与布置图143进货检验133标准件采购140分系统142部件的采购150装调检验151机电总装152调试检验范围管理分解到什么程度最底层的工作包可以独立地估算费用及工期任务能够分配下去WBS的最高管理层能够控制注意，WBS也是分层次的，不同的管理层会有不同的WBS。凡是出现在WBS上的都是我们该做的；凡是未出现在WBS上的都是我们不应该做的。既无镀金有无遗漏。进度管理制定进度计划的工具：甘特图：便于明确时间进度流程图：便于明确任务间逻辑关系网络图：便于找出关键路线Project软件可以较为方便的给出这些信息。进度管理甘特图举例：6月8月7月10月9月11月活动A活动B活动C活动D甘特图的示意图进度管理网络图举例：133/41333734381111/20202112/12323131/30333333132/152338SS202338134/138393839151/539443944152/544494449121/5203823280122/42081228320123/520121732370124/10201424344420SS2141/47232730340142/47273134380143/17313238397SS20红色箭头标识为关键路线进度管理网络图举例：A3DaysEndStartD4DaysC3DaysB4DaysE4DaysF5Days进度管理进度变更应注意的问题：通过明确而有效的授权可以降低变更的几率通过定期的进度评审来实时监控进度情况及其合理性团队共同讨论通过一种纪律形成共同约束可以设定Deadline,逾期罚款1元顾客因素造成的变更一定要求确认稀缺资源应首先用在关键路径，不可储备资源应提前使用进度管理进度追回的方法：1.对近期即将发生的活动加强控制2.加班或追加人员3.资源优化，使用更有经验的人员4.外包5.改变工艺流程6.分解任务或重排7.加强沟通与知识共享进度管理员工的时间管理每个周末列出2~5个下周要完成的目标每天结束时，列出第二天要做的事每天早上看事件表，考虑优先权控制干扰：批处理；让别人知道你的沟通时间；尽量使每天工作的有序化不被改变学会说不有效利用等待时间进度管理我们是否利用合适的工具制定了合理的进度计划？项目进度是否为所有干系人所知？进度是否经常更改？进度更改是否得以确认，并且注意到关联项的调整？我们是否有时间管理的观念，并且形成了良好的习惯？沟通管理沟通的作用信息的有效传递（不失真）建立和改善人际关系成功的领导正确计划和决策的基础沟通管理明确的表达，耐心的倾听沟通的主要障碍1．沟通时机选择不当2．信息不完备3．噪音干扰4．语言词汇问题5．非言语信号问题沟通管理你在倾听时是否会出现以下问题：⑴被动的倾听（听而不闻或有所不闻）⑵注意力分散（形在心不在）⑶偏见和固执（只听自己愿意听的）⑷急于得出结论（未听明白就发表高见）沟通管理倾听的技巧：⑴使用目光接触⑵展现认同性的点头和恰当的面部表情⑶避免表示分心的举动或手势⑷提问⑸复述⑹避免随便打断对方⑺多听少说沟通管理怎样有效传递信息：⑴对你要表达的内容做好准备⑵注视你的听众⑶正确使用形体语言⑷正确的使用词汇和语调⑸积极使用非语言提示⑹适当询问以证实是否被正确理解沟通管理有关会议的几点建议：会议是一种占用群体时间的活动，是有成本的，所以要保证会议的必要性、有效性(解决问题)、紧凑性(节约时间)。召集者或主持人会前做好准备，明确会议目的和要参加的人(非必要者不参加)，提前通知会议内容将议题写在白板上(确保每个人都理解议题的含义)成员轮流发言，任何意见都得到肯定将每一条意见写在白板上继续轮流发言，直到每个人都被跳过对意见逐一复查，直至每条意见得以确认和落实如何面对难缠的客户？主动出击真诚地微笑，彬彬有礼地问好，小心翼翼地干活不给对方说“不”的机会是、是、是、是，然后积极地干活使对方多多说话沟通管理我们是否与客户充分沟通以确定实际需求？我们与客户沟通时是否注意代表了公司的形象和利益？我们在信息传递过程中是否保证了信息充分？我们的沟通（正式沟通）是否得到确认？我们的沟通效果如何？我们在沟通时是否注意到了自身有无可能有不好的习惯？沟通管理质量管理全面质量管理的核心理念：质量是由客户定义的质量是干出来的，不是检验出来的质量管理是全体员工的责任质量管理的关键是要不断的改进和提高（PDCA循环）质量管理范围的确定是保证质量的前提文件是质量的一部分★我们的用户需求说明清楚吗？★我们对外协外购的检验有要求吗？合理吗？明确吗？★我们的电气要求清楚吗？★我们的流程图合理吗？★我们的产品说明书怎么样？在保证质量的同时，要考虑成本，考虑时间我们对某个环节质量不确定时，不妨将其转给别人再问自己，ISO9000体系我们切实贯彻了吗？风险管理风险的应对风险化解：评审会议；应急措施；加强沟通等风险转移：外包（注意合同的严谨性）风险分担：任务分解与分担但是，最重要的还是：计划与预防。风险管理我们是否很忙碌？在项目进行过程中是否在不断的处理风险？是否所有的风险都是不可预知的？处理风险的成本与做好计划和评审的成本哪个大一些？风险管理要全员参与。沟通不足本身就是一种风险，因为它是风险的诱因当风险发生时，我们首先想到的是找责任还是解决问题？团队组织与人力资源管理止企-人=“企”乃止于“人”之事，无人则业止•企业唯一真正的资源是人。•但是，并不是每个人都可以被称为资源。团队组织与人力资源管理目的：人尽其才，事得其人，人事相宜让员工在工作中身心愉快，满意度高员工在工作中得到锻炼与提高企业的文化要靠组织内的人随着时间逐渐的沉淀出来最终目的：企业的生存和发展团队组织与人力资源管理项目经理应具备的能力领导能力：包括指导能力、授权能力和激励能力三个方面人员开发能力沟通协调能力决策能力团队组织与人力资源管理项目经理的责任确保项目全部工作在预算范围内按时优质地完成保证项目的目标符合于上级组织目标及时与上级就项目进展进行沟通对项目团队成员负责。需求得到满足，人力资源增值客户满意，客户关系改善。其他利益相关者满意。团队组织与人力资源管理员工绩效评价要考虑的方面：工作完成质量工作方法质量，简易性和条理性完成工作耗费时间完成工作所耗成本与同事的合作关系学习和自我提高能力对工作是否有自己的理解，有没有一些合理化建议心理健康团队组织与人力资源管理有关人类特性的四种假设第一，理性经济人假设第二，社会人假设第三，自我实现人假设第四，复杂人假设更为合理的是，人都是复杂人。这也就增加了管理者的工作难度。团队组织与人力资源管理员工是需要不断激励的！成就感激励：最有效的激励来自于每个人的内心参与激励：通过参与，形成员工对企业的归属感、认同感。员工的参与程度越深，其积极性越高责任激励：核心责任人制就是很好地调动员工责任心的一种方式荣誉激励团队组织与人力资源管理有关激励心理沟通激励：员工的人格一旦受到尊重，往往会产生巨大的激励效果金钱激励：不容忽视！但是不可滥用，所谓由简入奢易，由奢入俭难。注意公正但反对平均。培训激励：帮助员工提升能力，是开发和发挥员工的潜能的最佳手段。团队组织与人力资源管理小结：我们组建的项目团队是否合理？团队成员之间沟通是否顺畅？我们是否有合理和详细的绩效考核机制？我们是否有意在促进一种文化的形成？我们是否注重到了员工激励？如何做好员工你做过的事你的上级是看得到的，起码绝大部分是会知道的。不要急于求成，技能是积累出来的不要偷懒，干得多收获就多，对自己有好处尽量注意非职务贡献，这不是管闲事，反而能够表现出你的责任感优秀的能力加上良好的人际关系是你晋升的本钱不要认为你干得比别人好，因为也许你并不知道别人干了什么要学会协作。一粒棋子也许很关键，但一粒棋子赢不了一盘棋管理者：对他人的工作绩效负有责任的人。管理者应具备：概括能力，人际交往能力，技术能力。如何做好领导如何做好领导要勇于承担责任。女排陈忠和：功劳是队员的，责任是自己的。让你的下属的理想和想法和你一样是不可能的严于律己要你的下属知道他的工作是多么有趣和重要鼓励下级提问题。但是如果你无法给予满意的答复，就不要乱说一通。公正地待人处