公司印章管理规定

公司印章管理规定1/13公司印章管理规定第一章总则第一条为了保证深圳某某物流有限公司（以下简称“公司”）印章刻制、保管和使用的合法性、严肃性和安全性，防范运营风险，有效地行使公司权力，维护公司的利益，特制定本管理规定。第二条本管理规定所指公司印章包括“公司章”（行政公章）、“法定代表人（或负责人）章”、“合同专用章”、“财务专用章”等印章。第三条公司印章适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表、票据、对外签署的合同和协议以及其它类似的须用印章的文本等。第二章公司印章的刻制和销毁第四条公司印章刻制、停用及销毁由公司总经理办公会审批。第五条公司印章刻制由总经办负责，依法经公安机关核准，到指定的机构刻制；印章的规格、样式按有关规定办理。同时，总经办负责公司印章登记、留样备案和发放工作。第三章公司印章的保管和使用第六条公司印章由总经理授权以下部门分别保管和使用。一、公司章由公司总经办负责保管和使用；二、财务专用章、法定代表人（或负责人）章由财务部负责保管和使用；三、合同专用章由商务部负责保管和使用；四、上述相关部门必须指定专人（印章专管员）负责公司印章保管和使用。第七条公司印章的启用公司印章管理规定2/13一、公司印章必须经公司行文启用方可生效。公司印章停止使用须经公司行文终止效力。二、总经办向印章专管员移交印章时，应填写《印章领用备案表》（详见附件一），并交由印章专管员签字确认。三、印章丢失时，印章专管员应当及时向总经办书面报告，总经办应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废等。第八条公司印章的用印流程及要求一、公司印章1、申请使用公司印章盖印文件，申请人必须填写《用印审批单》（详见附件二），《用印审批单》必须经申请部门负责人、分管领导和公司总经理审批。然后《用印审批单》连同需用印的文件等一并交印章专管员审核，审核审批手续齐备后用印。同时，印章专管员对所用印的文件必须保留副本（含复印件）备案。如果申请盖印公司印章的文件上已有对应管理权限的公司领导签字，则《用印审批单》上相应公司领导审批栏目可省略签署审批。2、禁止在手写文件上加盖公司印章。3、禁止在内容填写不全的文件或空白纸上盖印公司印章。4、公司印章实行用印登记制度，印章专管员应在每年度6月30前、12月31日前将该期间填写的《印章使用登记表》（详见附件三）及用印资料档案全部移交公司档案保管部门归档保存。二、合同专用章1、对外签署的合同或协议，应按《公司章程》及公司合同管理规定办理审批手续。公司印章管理规定3/132、使用合同专用章必须填写《合同审批会签及用印审批单》（详见附件四），由商务部门及合同对应业务部门负责人标注审核意见后，交公司领导（经授权）审批。3、用印的合同上应当先由合同授权签约代表人签字并注明年月日后，方可用印。4、对外签署的合同或协议等，须在合缝处加盖合同专用章。三、财务专用章财务人员依日常的权限及常规工作内容需要使用财务专用章的无需办理审批手续。范围包括：1、公司银行帐户的开立、注销的用印；2、支票、汇票等银行票据签发、托收的用印；3、公司资金支付及调拨的用印；4、经济业务往来单位的对帐确认用印，公司内部单位帐款转帐单的用印；5、公司收款收据用印；6、财务报表、帐册和统计数据的用印；7、办理税务事项的用印；8、其他及财务会计业务相关的用印。除上述列明之外的其他用途使用财务专用章的，则必须按照本条第一项第一款的规定办理审批手续。四、法定代表人（或负责人）章财务人员依日常的权限及常规工作内容需要使用法定代表人（或负责人）章的无需办理审批手续。主要用于支票、汇票等银行票证的签发以及公司资金支付及调拨。其他用途使用法定代表人（或负责人）章的，必须按照本条第一项第一款的规定办理审批手续。未经批准，不得用作其他用途。公司印章管理规定4/13第九条印章专管员的职责一、印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查存放印章的保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。二、印章专管员因故不在岗上班时，所在部门应另行指定他人代管印章。印章专管员要向代管人员移交印章，并交代用印时的注意事项，同时，会签《印章临时交接单》（详见附件五）。印章专管人员正常上班后，代管人员应及时向专管人员交接公司印章，同时再会签《印章临时交接单》。三、印章专管员要坚持原则，严格照章用印。对申请用印审批手续不全的，印章专管员不予用印；经办人拒绝印章专管员审核文件内容的，印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。四、印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称及用印文件的落款要一致，不漏盖、不多盖。带存根的介绍信、授权委托书等文件，要在落款和骑缝处一并加盖印章。五、印章专管员不得擅自用印，不得擅自将公司印章转借他人。六、印章专管员必须遵守公司保密规定，对所盖印文件内容予以保密。第十条部门因故需要更换印章专管员时，部门必须及时另行指定专人接替，及时办理所管印章的移交手续，并填写《印章专管员更换交接单》（详见附件六），原印章专管员必须将全部用印文件资料一并移交给接收人。属于印章专管员离职的，则该专管员必须办理完印章移交手续之后，方可办理离职手续。第十一条禁止任何人未经批准携带公章外出。如确需带出使用时，需使用部门、人员提出申请，经总经理批准并填写《公章外出使用审批单》（详见附件七）方可带出；非印章专管人员携带外出时，用印人还应填写本办法附件五的《印章临时交接单》办理交接手续后公司印章管理规定5/13方可带出。第四章责任第十二条任何人员必须严格依照本规定使用印章。第十三条违反本规定使用印章，丢失印章等行为，给公司造成损失，使公司受到伤害，公司将依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚，直至追究刑事法律责任。第五章附则第十四条公司层面的组织（如安委会、预算管理委员会、投资评估审查委员会等）不刻制印章，可以“公司章”代印。第十五条为减少或避免对外用印风险，暂不刻制部门及分支机构印章。第十六条关于各类工作、业务印章（业务章），公司依据本管理规定另行分别制定相应的业务印章管理规定。第十七条本办法附件具有同等的法律效力。第十八条本办法同时适用于广州某某物流深圳分公司、广州某某物流东莞分公司、广州某某物流惠州分公司、的印章管理。第十九条本规定的解释权归深圳某某物流有限公司总经办。第二十条本办法自2012年11月1日起生效实施。公司原《印章管理规定》同时废止。公司印章管理规定6/13附件一：印章领用备案表NO:____________印章名称：___________________________审批人：_______________________________刻制人：_______________________________启用时间：_____________________________保管部门：_______________________印章用途：_____________________________印章专管员：_________________印章式样：印章式样印章领用凭据及承诺：本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于____年___月___日自公司总经办领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司《公司印章管理规定》使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的文件资料并保密；若因本人违规使用本印章导致公司遭受伤害或经济损失时，本人接受公司的相应处罚。印章专管员：_____________________年___月___日附件二：公司印章管理规定7/13用印审批单NO:____________申请人：_________；申请日期：_________。申请人所在部门：_______________________部门负责人审核意见：同意□(勾选、签字)______________。文件名称正/复印件份数用途说明□正本□复印件□正本□复印件□正本□复印件□正本□复印件申请部门分管领导审批意见同意□签名：总经理审批意见同意□签名：申请使用的印章：(深圳公司、深圳供应链、惠州分司、东莞分司)□公司章□法定代表人章□合同专用章□财务专用章用印情况(由当事人勾选)已用印□(申请人签名)(日期)已用印□(用印人签名)(日期)备注说明注意事项用印文件的复印件作为本审批单必须附备的文件。公司印章管理规定8/13附件三：印章使用登记表【_____年___月___日至_____年___月___日】填表部门：_________填表人：_________序号盖章日期文件名称份数经办部门/人员批准人印章专管员或代管人公司印章管理规定9/13附件四：合同审批会签及用印审批单合同信息合同名称签约方名称合同份数式份签署日期合同有效期间从年月日起，至年月日止合同类型新签合同续约合同合同编号公章（深圳公司、深圳供应链、广惠分公司、广莞分公司）合同章（深圳公司、深圳供应链）合同送审栏①主办部门意见：所需提供资料：报批人签名/日期：②操作部门意见或建议：审批人签名/日期：③安全委意见或建议：审批人签名/日期：公司印章管理规定10/13④财务部意见或建议：审批人签名/日期：合同送审栏⑤商务部意见或建议审批人签名/日期：⑥主办部门情况说明：审批人签名/日期：领导审批⑦业务主管领导批示：审批人签名/日期：⑧商务主管领导批示：审批人签名/日期：⑨公司领导批示：审批人签名/日期：注：1、各经办部门业务人员在合同需要审核、签字盖章之前，认真填写“合同审核会签单”。2、各经办部门业务人员应按照上述表格中‘合同会签栏’中标明的顺序，办理各有关部门及公司领导的会签意见。公司印章管理规定11/13附件五：印章临时交接单NO:___________部门名称：___________________________________交接印章名称：_______________________________交接日期：_____月____日用印注意事项说明：1、交接人双方的行为均应遵守《公司印章管理规定》。2、其他说明事项：_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________3、印章式样：印章式样4、本印章自____年___月___日____时起，经部门负责人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人________负责。移交人：______________接收人：_________________________年___月___日__________年___月___日部门负责人签字：___________________年___月___日公司印章管理规定12/13附件六：印章专管员更换交接单NO:__________部门名称：___________________________________交接印章名称：_______________________________交接日期：_____月____日1、移交人声明：本人将所管印章以及在任期间的全部用印备案文件资料一并移交给了接收人，没有保留其他用印资料，对在任期间保管和使用该印章负责。2、接收人承诺：严格执行《公司印章管理规定》，妥善保管和使用该印章，正确登录印章用印情况，留存文件资料备案，保守机密；若因本人违规使用印章导致公司遭受伤害或经济损失时，本人接受公司的相应处罚。3、印章式样：印章式样4、本印章自____年___月___日____时起，经部门负责人签字确认后，其保管和使用责任均由印章接收人________负责。移交人：______________接收人：_________________________年___月___日__________年___月___日部门负责人签字：________