某某市it项目管理及课程设计

IT项目管理课程实践——A市大型投资经贸洽谈会项目案例分析小组名称：梦之队成员：李东辉，朱天伟，杨龙，李显光，高阳，赵旭，A市大型投资经贸洽谈会项目案例分析背景：A市近几年经济和社会各方面发展较快，但与沿海及其它发达地区相比，尚存在差距。其主要原因是：投资不足、观念滞后、缺乏创新的机制和环境。因此扩大开放，加大招商引资力度，改善投资环境，已成为促进本市经济快速发展的重要举措之一。在广泛听取多方意见的基础上，市政府决定2004年6月举行一次大型投资经贸洽谈会，这次会议集招商合作、产品展示、贸易洽谈、投资论坛及人才科技引进于一体。洽谈会将广邀海内外投资商到会洽谈合作，并邀请国家有关部门领导和专家学者光临大会进行投资与发展专题研讨，同时还将会同中国科学院有关机构举行高级人才引进、成果合作交易等活动。（一）项目定义一、项目描述1.项目名称：A市大型投资经贸洽谈会2.项目目标（1）时间目标：从3月初开始启动本项目，7月中旬结束。具体的时间安排为2004.3.1—2004.7.15，共19周。（2）费用目标：项目总投资要求不超过500万元，市财政拨付400万元，缺额部分允许采用市场办法解决。（3）质量目标：本次会议组织与筹备将涉及客商邀请、项目推介、论坛组织、产品与成果展示、对外宣传等方面活动，要求这次会议集招商合作、产品展示、贸易洽谈、投资论坛及人才科技引进于一体。洽谈会将广邀海内外投资商到会洽谈合作，并邀请国家有关部门领导和专家学者光临大会进行投资与发展专题研讨，同时还将会同中国科学院有关机构举行高级人才引进、成果合作交易等活动。二、项目可行性分析1、市场环境分析（1）宏观市场环境：该市属于大中型沿海城市，人口密度大、经济环境发展良好、技术发展较快、政治法律环境健全。（2）微观市场环境：包括办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。（3）市场环境评价：采用SWOT分析法对内部优势、内部劣势、外部机会、外部威胁分析，均具有良好的发展空间。2、展会项目财务分析（1）成本预测举办一个展会的成本费用一般包括：1)展览场地费用。即租用展览场馆以及由此而产生的各种费用。这些费用包括：展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等。2)展会宣传推广费。包括广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用等。3)招展和招商的费用。4)相关括动的费用。包括技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会临时工作人员的费用等。5)办公费用和人员费用。6）税收7）其他不可预测的费用预计总费用：470W（2）收入预测举办一个展会的收入一般包括：1）展位费收入：50W2）广告和企业赞助收入：100W3）其他相关收入：10W现在项目组估计的资金总和=政府财政400W+收入160W=560W根据以上财务分析，项目是可行的。三、项目风险管理风险管理的程序1、风险识别风险识别是进行风险管理的第一步，指的是确认哪些风险因素有可能会影响项目进展，并记录每个风险因素所具有的特点。2、风险分析风险分析的主要对象是单个的风险因素，主要包含以下几个方面的内容：（1）在查明项目活动在哪些方面、哪些地方、什么时候可能存在风险的基础上，对识别出来的风险因素尽可能量化，估算风险事件发生的概率；（2）估计风险后果的大小，确定各风险因素的大小以及轻重缓急顺序；（3）对风险出现的时间和影响范围进行确认。3、风险评估风险评估就是对各风险事件的后果进行评估，并确定不同风险的严重程度顺序。4、风险控制在完成风险分析与风险评估后，需要采取必要的应对措施来避免风险的发生或减少风险造成的损失。5、风险监控具体的风险应对计划如下：图表1-1风险应对计划风险种类风险内容影响结果风险概率影响程度应对措施工期风险资金不到位人员的变更工期延迟高中高高适当用人，启用适合业务的人员通过合同约束费用风险市场价格变动成本控制环境影响工期推迟，费用增加中高低中高低计划中考虑，采取措施减少损失安全风险人身和机械设备安全费用增加中中投保，转移风险技术质量风险施工质量返工，费用增加，工期可能延长中中加强监督进度风险不能按时交工工期延迟高高加强进度管理，实行责任制四、角色分析由于公司的工作性质和公司日常事务处理的需要决定了公司的性质为强矩阵型。强矩阵型：在这种组织中，拥有相当大权限的项目经理和职权的行政管理人员不再属于原来的职能部门，也不需要完成职能部门的工作，同样，项目组成员把主要时间投入项目中，项目经理比职能经理更具有领导权。强矩阵组织形式是矩阵型组织的一种形式，类似职能式组织形式的一个极端。在这种组织形式里，项目可能只有一个全职人员，即项目经理，项目成员不是直接从职能部门调派过来，而是利用他们在职能部门为项目提供服务。强矩阵组织结构（如图）基本保留项目的职能组织结构的大部分主要特征，但在组织系统中为更好地实施项目，建立相应明确的项目管理班子。项目班子由各职能部门属下的职能人员或职能组所组成，这样针对某一项目就有对项目总体负责的项目管理班子。然而，在强矩阵组织结构中并未明确对项目目标负责的项目经理，即使有项目负责人，他的角色只不过是一个项目协调者或项目监督者，而不是一个管理者。图1-1上级组织结构图图1-2项目组组织结构根据上述的组织结构，我们指定了角色分配方案如表所示领导层组织部门财务部门人力资源部门外联部门宣传部门部门经理部门经理部门经理部门经理部门经理职员职员职员职员职员职员职员职员职员职员项目经理项目经理会议组织组外联组财务组宣传组人事组筹备小组组织小组联系外商筹备资金财务核算财务分析广告媒体人力资源小组表1-2角色分配方案表姓名角色职责李东辉项目经理协调全局，主要负责组织外联等工作的统筹朱天伟组织人员场地,选址，组织会场筹集，资金，联系投资商杨龙人力资源人才招聘，培训高阳宣传人员宣传，广告，邀请函李显光外联人员联系国内投资者,联系国外投资者赵旭财务人员财务工作，资金结算（二）项目规划一、时间规划时间描述：选址第1周由组织人员选址，项目经理考察，并决定选择场地，预付定金，进行场地预约。拉赞助2～5周，为会议筹集资金。人员招聘2～5周，对洽谈会所需要的工作人员，进行招聘。贷款第2周，为会议筹集资金。联系厂商2～9周，联系入驻会场的厂商，主要以大型企业为主，持续时间较长，这样可以更多的联系到厂商。为大会提供更多的机会。联系国内投资商2～9周，派相关人员，到各公司洽谈联系国外投资商2～9周，发邀请函，提前做好联系人员培训6～10周，对招聘的人员，按照工作分类，进行会前集中培训，为确保大会有序的进行，和培养出符合大会水平的高素质人才报纸广告9～14在各大知名报纸上刊登广告，为洽谈会宣传。网络广告9～14在网络上刊登广告，为洽谈会宣传。电视广告10～14在电视台上刊登广告，为洽谈会宣传。邀请专家10～12周正式的提前预约相关领域的专家学者，为洽谈会提供科技力量邀请领导10～12周正式的邀请政府部门相关领导，检查会场，提供意见，并邀请出席会场布置13周会场工作如期进行商家进驻会场14周发布项目14周洽谈会开始，发布项目产品展示14～17洽谈会开始，进行产品展示会场秩序14～17维持会场秩序成果统计17周新闻发布会18对这次洽谈会召开新闻发布会洽谈会结束19周会场清理，厂商撤出图2-1单代号网络计划图图2-2双代号网络计划图1512345769812101114131617191820项目编号第1周第2周第3周第4周第5周第6周第7周第8周第9周第10周第11周第12周第13周第14周第15周第16周第17周第18周1234567891011121314151617181920图2-3工作计划甘特图二、人力资源计划根据项目的工作任务分解、时间计划安排，经过与公司各部门的详细协商，项目组编制了人力资源计划，整个项目的人力资源分为组织人员、招聘人员、外联人员、培训人员、宣传人员、布置人员。经贸洽谈会是以人力资源为主要资源需求的项目，所以好的人力资源计划对项目成功有至关重要的作用。1.项目人力资源估计以历史信息为基础，与项目利益相关各方协调，项目组对每项任务的工作需要的资源种类和数量进行了估算，确定了每种资源的费率和数量。资源量的预估是做好费用预算的前提，经过经验丰富的项目经理和管理人员讨论制定的人力资源计划，如下表表2-1人力资源计划表序号工作时间（周）人力资源类型工作量估计（工日）平均每周工作量（工日）每周需安排人数18组织人员20025521组织人员1515334招聘人员12030647外联人员17525557外联人员17525567外联人员17525574培训人员6015386宣传人员6010292外联人员50255102外联人员50255111布置人员100100202.项目人力资源负荷图人力资源负荷图直观地表达了项目各个时间段所需的人力资源。人力资源负荷图可绘制为总的人力资源负荷图，也可以细化为各种人力资源负荷图。本项目的主要人力资源是项目组的成员，下图反映了项目进程中人力资源的变化。三、项目资源费用计划0510152025301357911131517人数所谓资源费用计划是指项目组织根据人力资源使用计划和项目的费用分解结构表及甘特图，绘制出预算费用负荷图和项目累计费用曲线。通过图形，项目经理可以明确项目费用的需求状况，事先了解到什么时候需要什么资源，需要多少资源，以便提前做好安排。同时也使项目经理对费用的支付情况事前有个初步的预算安排，到什么时候需要多少费用，到某个时间点为止，总共计划支付多少费用，通过这些曲线可以一目了然。项目资源费用计划包括项目实施中需要的人力设备材料能源服务和各种设施等。项目资源计划涉及到选定什么样的资源（人力设备材料服务）以及多少资源将用于项目的每一项工作执行过程中，这些项目估计的基础。编制资源计划带的一般程序方法，如图所示。编制资源计划带的一般程序方法1．项目费用估计做费用预算的前提是进行费用估计。根据项目的特点，项目组对投资经贸洽谈会项目进行费用估计时预估完成项目进行费用估计时预估完成项目每项工作所需要的资源（人材料设备服务等）费用的近似值，并考虑工作过程的质量和可交付成果的质量对项目的影响。在费用估算过程中，项目组亦应考虑各种形式的费用交换和工作对预期望工期缩短的影响。项目费用估计的一般程序方法如图所示资源计划的输入1.工作分解结构WBS2.项目工作进度计划3.历史信息4.项目范围陈述5.资源安排的描述资源计划的工具和方法1.专家判定2.利用头脑风暴法选择确认3.数学模型4.资源矩阵，数据表，甘特图5.资源负荷图或资源需求曲线资源计划的输出1.制定资源需求计划2.资源计划需求表3.资源数据表4.项目人力资源负荷图项目费用估计的一般程序方法2.项目费用预算项目费用预算给每一项独立的工作分配了全部费用，以获得度量项目执行的费用基线。项目费用预算具有计划性约束性和控制性。项目组在做费用预算时按照WBS所形成的工作分解结构，对每个工作单元进行费用的分解好预算。项目费用预算的一般程序，方法，如图所示:根据公司长期的积累的数据和采购人员对原材料的价格的估算，本项目预算成本以表格形式列出，如图所示:项目费用预算的一般程序方法表2-2“洽谈会筹备”的费用估计表序号人力费用（千元）固定费用（千元）总费用（千元）平均周费用(千元)110100010101010230205050315506515.1410607015.255040901162020405资源计划的输入1.工作分解结构WBS2.资源需求计划3.资源合理价格4.工作的延续时间5.历史信息6.会计表格费用估计的工具和方法1.类比估计法2.参数模型法3.自上而下估计法4.自下而上估计法费用估计的输出1.项目的费用估计2.详细说明工作估计范围的描述对于估计的基本说明所有各种假设的说明指出估计结果的有效范围费用预算输入1.项目费用估计2.工作分解结构WBS3.项目进度计划费用预算的技术和方法1.类比估计法2.参数模型法3.自上而下估计