汕湛高速公路云浮至湛江段及支线工程项目档案编制实施

汕（头）湛（江）高速公路云浮至湛江段及支线工程项目档案编制实施细则（试行）编制单位：广东省南粤交通云湛管理中心新阳管理处二〇一六年一月目录第一章总则················································1第二章文件材料形成与收集···························2第三章文件材料的整理、组卷························5第四章竣工文件八大类组卷的内容和方法········9第五章竣工图表的编制································36第六章工程声像档案的整理··························42第七章案卷编目·········································47第八章案卷装订·········································51第九章附则···············································531第一章总则第一条为规范和统一汕（头）湛（江）高速公路云浮至湛江段及支线工程项目（以下简称“云湛高速公路”）竣工文件编制及档案整理，全面、系统、准确及时完成竣工文件编制工作，提高项目管理水平，根据《汕（头）湛（江）高速公路云浮至湛江段及支线工程项目档案管理办法》及相关规范要求，结合项目文件材料收集的实际情况，制订本实施细则。第二条参加云湛高速公路项目竣工文件编制的单位和人员，均有责任和义务按各自承担的工作范围、内容和职责做好竣工文件编制和档案整理工作。按时向云湛高速公路项目所属管理处提交齐全、完整、真实的项目档案。第三条竣工文件编制和档案整理范围包括工程建设项目提出、立项、审批、设计、施工至竣工投入使用全过程形成的文字材料、图表、声像材料等各种形式与载体与项目建设相关的文件材料。竣工文件由可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、科研八大部分组成。项目档案案卷题名中的项目名称简称为：汕湛高速公路云浮至湛江段及支线工程第四条各参建单位通过有效的组织与技术管理，实现竣工文件编制工作的进度及质量目标，并确保优秀及以上等级。（一）进度目标1.实现三个同步：工程项目建设初期同步建立项目档案管理机构；工程计量支付与项目档案形成同步；工程项目建设与档案文件材料的收集、整理和归档同步。22.各参建单位在交工验收时或项目通车前项目档案达到预立卷的要求；3.在交工验收后三个月内提交完整、系统的档案资料；六个月内档案达到项目档案的专项验收标准；一年内完成项目档案的专项验收。（二）质量目标1.设计、施工、监理及业主的文件材料和图表必须齐全、真实和系统。2.所有分项工程有原始的施工记录、试验数据、质量检测检验、中间验收记录等质量保证资料，且签章手续完备齐全。3.项目档案完整、准确、系统。档案专项验收确保优秀及以上等级。第二章文件材料形成与收集第五条云湛高速公路项目文件材料的形成与收集工作，按照“谁形成谁负责”的原则，具体收集范围及文件材料收集归档责任分工参照《云湛高速公路工程项目文件材料归档范围、保管期限及分类表》（附件1）执行，管理处、监理单位和试验检测单位负责对各类别文件材料逐级审核。第六条项目文件材料的形成、收集工作与项目建设同步实施。各参建单位建立健全内部档案管理制度，按照建设项目建设程序的不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。在项目建设过程中，管理处结合项目进度，对文件材料的形成与收集情况进行检查和考核。第七条立项、专项报批、设计阶段产生的过程性文件，如未定稿或未修编设计文件、专项审批前反复修改的依据资料等，除上级部门出具的评审意见、审查意见外，其他过程性文件均不纳入归档范围，仅作为非档案资料保存备查。非档案资料要做好台账管理，注明保存的版本、存放位3臵等具体情况。第八条项目档案电子文件与纸质文件同步归档并上传档案系统；设计单位提供设计文件电子版(PDF及CAD)归档；若无条件形成电子文件的，对利用率高的竣工文件，采取图像扫描或缩微方式，进行档案复制。第九条竣工文件材料形成与积累的过程中严格执行检查、审核制度。每一份文件材料的形成，由专人检查与复核，确保文件材料中所反映的工程质量与工程实际吻合。监理工程师在签发申请交工证书前，必须检查相应工程的竣工图纸是否已逐步编制，变更内容修改是否准确到位，竣工图打印版的图形、字符标准校对是否与设计院提供的版本一致，基础资料是否已全部整理齐全，否则不予签发交工证书。第十条所有文件材料采用不褪色的蓝黑墨水书写或电脑打印，书写工整、字迹清晰，格式基本统一，小于A4及16开纸张规格的出厂证明、材质合格证等粘贴在A4纸上，符合长期保存要求；禁止使用铅笔、圆珠笔、红色笔、复写纸或其它易褪色的书写、签批。工程管理文件材料如决议或决定、通报、请示或报告、会议纪要等一律采用电脑打印。使用热敏纸（传真纸）的文件应复印后再对应原件归档。第十一条收集的文件材料要求原件，确实无法提供原件的，可将复印件归档保存。原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在清晰的复印件上加盖经销单位印章，归档时注明原件存放地。第十二条收集归档的文件材料能准确反应工程建设的实际过程。勘测及测量基础资料、施工记录必须是现场原始记录，不得涂改和重新整理。如需清稿须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存。表单填写内容规范，产生及使用部位标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲4笔签名。破损文件及时修复再组卷。现场形成的原始记录由相关责任人亲笔签名，并在原始记录本封面加盖公章。与原始记录本数据相对应的、经质量监督管理系统形成的电子文件，需打印纸质文件，相关责任人亲笔签名。第十三条列入竣工文件编制范围的文件材料符合项目工程管理规定，各类施工用表、检测检查记录按项目《公路工程施工监理规范》及《公路工程质量检验评定标准》规定规范填写。各参建单位发文遵循公文行文规则要求、统一格式。第十四条施工、试验、检测评率满足《公路工程质量检验评定标准》（交通部JTGF80/1-2004）的有关规定。质量保证资料签认手续须完备，不缺（漏）项目。施工文件不齐全、不完善的，应采用正确的方法补齐。第十五条声像档案项目法人（建设单位）从项目管理方面收集；监理声像档案从项目质量监理角度方面收集；施工声像档案按施工工序收集（主要包括隐蔽工程、关键工序、桥梁等结构物重点部位等）。第十六条录像、录音文件必须是原版、原件。图像清晰、声音清楚、无病毒，附有必要的文字说明。第十七条竣工图的形成。竣工图由施工单位负责编制，竣工图电子版的绘制须与工程施工同步进行，符合相关制图规范及标准，能完整、准确、清晰地反映项目工程的实际情况，相同结构构筑物的通用图按实际施工情况编入竣工图。5第三章文件材料的整理、组卷第十八条管理处及各参建单位在整理组卷时遵循文件材料的自然形成规律和成套性原则，科学分类，合理组卷，保持文件材料的内在有机联系。第十九条项目档案的组卷、卷内文件材料的排列、案卷的编目及装订等，符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）的规定和要求。第二十条建设单位及各参建单位文件材料整理一、建设单位文件材料(一)立项审批阶段文件材料根据审批事项内在联系分别整理组卷；(二)勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷；(三)招投标及合同管理文件材料按招投标工作程序和合同内容分别整理组卷；(四)工程管理文件按问题结合时间等因素整理组卷；(五)工程试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录及报告、缺陷整改情况、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。（详见第四章竣工文件八大类组卷的内容和方法“第一、二、三、四、七、八类文件”）二、施工单位文件材料(一)按照工程划分，单位、分部及分项工程评定表组评定专卷，各类统计表按指定要求组专卷。(二)分项工程质量评定表及分项工程的各种工程质量检验报告单、施6工质检记录、砼强度试验报告按分项工程工序要求组卷，分项工程中间交工证书、质量评定表臵于相应的分项工程施工记录及质量检验报告之上；(三)原材料试验报告、合格证等按批量形成，按类别、试验检测时间先后排列组卷；混凝土或砂浆抗压强度、压实度、动力触探记录纳入相应的分项工程部位归档。(四)围绕具体单位(项)工程的会议纪要、监理文件等来往文件可按单位(项)工程组卷；(五)重大的质量事故处理材料单独组卷。包括事故发生原因、处理方案、实施过程、处理效果、经处理补救后达到设计要求的认可证明文件以及对工程质量影响分析。(六)与施工图有关的设计更改、现场洽商和材料变更文件应以单位工程或单项工程为单位单独组卷，不能直接附在被变更的竣工图次页。组卷文件材料较多时，可按专业分别组卷。若一份变更更改通知单涉及多图多处修改、图纸又不在同一单位工程的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明；若一张图纸由多张修改单修改的，相应的修改通知单应集中组卷。（详见第四章竣工文件八大类组卷的内容和方法“第五类施工文件”）三、监理单位文件材料(一)监理管理文件以监理合同段为单位，按照依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制文件等分别整理组卷。(二)监理依据性文件材料在其形成并批准实施后及时组卷。7(三)抽检的文件材料按照单位工程分别组卷；混凝土或砂浆抗压强度、压实度、动力触探记录纳入相应的分项工程部位归档。(四)旁站监理记录按施工合同段整理组卷。(五)监理月报按年度组卷，以月份先后次序排列，监理日志按照监理机构(个人)结合时间顺序整理组卷。（详见第四章竣工文件八大类组卷的内容和方法“第六类监理文件”）四、试验检测中心单位文件材料（一）原材料抽检试验报告、合格证等按批量形成，按类别、试验检测时间先后排列组卷。（二）代业主抽检文件（5%）和监理抽检（送检）文件（20%）分别组卷。（三）试验检测月报按年度组卷，以月份先后次序排列。（四）工作联系单按时间顺序分别组卷。（五）往来文件按问题分类组卷。（详见第四章竣工文件八大类组卷的内容和方法“第六类试验检测”）第二十一条声像档案的整理一、数码照片记录在不可擦写光盘上保存，冲印出6英寸纸质照片与说明一并归档整理。凡归档的照片以组为单位（时间跨度短、同一主题为一组），每组照片具备事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素和简洁通顺的说明文字。照片档案的整理符合国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）要求。8二、录音、录像（含光盘）、计算机软盘档案以自然盒（盘、片）为一卷，每盒（盘、片）的外套上贴上标签，注明编号、内容、主要人物、形成日期、带长时间、软盘内文件大小和保管期限等，并填写目录。（详见第六章工程声像档案的整理）第二十二条电子文件及纸质文件数字化的形成和保存符合国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678,1-1999）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求。第二十三条卷内文件材料经系统化排列后，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在本卷页面正面右下角用阿拉伯数字从“1”开始逐页编写页号。已装订成册的文件材料，自成一卷的不需重新编写页号；与其他文件材料组成一卷的，该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号。成册图纸从目录后面的竣工说明开始打页码（封面及目录不用打码），卷内目录只题一条题名即可。第二十四条各参建单位统一使用与建设单位一致的档案管理软件，实现在线随机检查和统一管理，以便建设单位及时了解施工文件整理进度及其质量状况。9第四章竣工文件八大类组卷的内容和方法第二十五条竣工档案按立项审批文件、设计基础文件、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、科研项目文件八大类进行收集整编，其中：第一部分立项审批文件、第四部分工程管理文件、第七部分竣工