福建省外经贸厅电子公文传输系统

遂昌县电子公文交换平台用户手册遂昌县府办信息中心福建榕基软件开发有限公司二○○九年3月-1-目录1系统概述.............................................................1操作指南.................................................................11.1系统登录...................................................................................................................................11.2程序界面...................................................................................................................................11.3密码设置...................................................................................................................................31.4公文发布...................................................................................................................................31.5公文接收.................................................................................................................................131.6信息查询.................................................................................................................................181.7消息反馈.................................................................................................................................191.8群组设置.................................................................................................................................20-1-1系统概述电子公文网上交换是一种数字化、网络化和现代、高效的公文交换处理方式。遂昌县党政机关电子公文网上交换与处理系统，以提高公文交换处理的效率为目的，参照党政机关公文交换处理的现行工作方式，提供了普通发文、联合发文、收文处理、公文监控、公文查询、内部邮件、短消息提醒等功能。该系统以遂昌县电子政务内网为依托，采用了包括信息加密、数字证书认证与访问控制等多种信息安全技术手段。-1-操作指南1.1系统登录1）确认计算机已正常接入政务网。2）打开IE浏览器，在地址栏输入。如下图所示：3）在登录页面上输入相应单位授予的用户名和密码，验证通过后登录电子公文交换平台。1.2程序界面登录普通电子公文交换平台之后的主页面,如下图：输入用户名与密码-2-〖视图功能〗：1)通知公告:显示各类通知公告，或写反馈消息给指定单位。2)待收公文:显示所有未签收的电子公文。3)已收公文:显示所有已签收的电子公文。4)拟发公文:显示所有已起草还未发布的电子公文。5)已发公文:显示所有已发布的电子公文。6)联系信息：可以查看及更改单位的有关信息。7)修改密码：提供修改登录密码的功能。8)退出：取消或切换用户登录，返回系统登录主页面。〖窗口控制按钮〗：在窗口的右上角显示着三个窗口控制按钮，它们从左到右依次是：1)最小化窗口按钮：将窗口最小化，放于桌面任务栏中；2)最大化窗口按钮：将窗口最大化，全屏显示；3)还原窗口按钮：将最大化的窗口还原；4)关闭窗口按钮：关闭窗体。-3-1.3密码设置1）点击“修改密码”，弹出密码修改对话框。如下图：2）按要求，依次输入旧密码、新密码并点【确定】完成密码的设置和修改。3）密码设置后，服务器将在2-3分钟后予以更新。1.4公文发布〖电子公文登记〗：1)登录系统后，在主页面中点击【新建公文】按钮，系统生成一个新的公文登记表单（下图）；输入旧密码与新密码点击新建公文-4-2)详细填写好公文的要素信息：标题：此项为必填项。文件添加：上传公文的附件，把本地套好红头的WORD文件上传上来。附件说明：注释电子文件。主送机关：可通过键盘输入文件主送机关统称，也可以通过点击“选择”按钮来选取。抄送机关：与主送机关的操作方法相同。主题词：可通过键盘输入主题词，但较为方便的操作方法是点击“提取”按钮，软件自动从公文标题提取相关的主题词，然后再根据实际情况加以修改。印发机关：填写印制文件单位。印发日期：点击“选择”按钮，从弹出的日期对话框选取日期。印发份数：填写文件印发的份数。成文日期：填写文件草拟的日期。分发范围：光标移到该栏，自动复制主送机关、抄送机关栏的内容。用户还可根据分发需要，点击“选择”增删单位，但分发机关必须为软件内存在的单位。3)最后点击【保存】按钮保存此文件，如下图所示：＊号为必填项-5-4)制版：在本地电脑插入制版需要用到加密狗，点击【制版】按钮，弹出如下界面：如果上传的文件是套好红头的ceb文件，请跳过该步骤。选中需要制版的WORD文件，点击“确定”按钮，系统自动生成一份与对应WORD内容一致的CEB文件，如下图：发布公文-6-5)盖章：在本地电脑插入带有电子公章的U盘，点击“盖章”按钮，弹出如下界面：选中需要盖章的CEB文件，点击“确定”按钮，系统自动打开对应的CEB文件，如下图：-7-点击“选择公章”按钮，弹出如下界面：选中文件需要加盖的对应印章，点击“确定”按钮，如下图：选择印章盖章密码确认-8-可以把印章移动到需要盖章的正确位置后，点击“盖章密码确认”按钮，弹出如下界面：输入印章对应密码，点击“确认”按钮。弹出盖章成功提示框，如下图：点击“确定”按钮，系统自动关闭CEB文件，显示如下页面：-9-6)加密，点击【加密】按钮，弹出如下图对话框：选中对应加密的CEB文件，点击“确定”按钮。弹出如下图界面：可以修改不同单位下发的份数后，点击“确定”按钮。弹出如下图确认-10-框：点击“确定”按钮，系统自动生成一份后缀为.dat的文件，如下图：7)发布，点击【发布】按钮，文件将自动发送给“分发范围”的相应单位，并保存在已发文件栏。同步发送“消息”到办公助手提醒用户及时收文，如果公文助手不在线，发送“短信”提醒用户及时收文；反之，没有发布公文，文件将被保存在拟发公文栏。如下图所示：8)查看公文接收情况：在已发公文里，选择文件，并点击【接收情况】可查看相应单位是否已接收。如下两图所示：-11-9)取消公文发布：在已发文件视图中，选择文件并点击【取消发布】按钮（下图）在弹出的对话框中，输入取消发布的原因，系统将把该原因自动通知给所有已接收该公文的单位，如果没有填写取消原因，该文件则不能被取消发布。接收情况取消发布-12-10)重新发布公文件：取消发布公文后，可直接修改相关信息，并保存重新发布。如果不需要发布该文件，直接点击删除按钮。【注意】：关于公文要素：公文要素信息中的“发文字号”、“标题”、“正文”和“发布范围”等带*号的项目为必填项，不得为空，请公文发布单位认真填写。发文机关名称、发文字号等为常用字段，系统提供输入记忆功能，第一次填写后，下次登记可通过相应【选择】按钮选择输入内容。发文机关，即公文的发送机关（如“市发改委”）。发文字号，由机关代字（如“市发改委”）+发文年号（如“2007”）+发文序号（如“35”）组成。删除公文-13-成文日期，可以通过选择方式输入。1.5公文接收〖接收电子公文〗：1)接收电子公文：登陆电子公文交换平台后，在“待收公文”页面，可以看到所有未签收的电子公文，如下图所示：2)点击未签收文件，出现待签收页面，如下图：签收公文待收公文-14-3)在公文查收页面可以执行下列操作：【关闭】：关闭电子公文查看窗体。【上一篇】：移到“待收公文”的上一篇电子公文。【下一篇】：移到“待收公文”的下一篇电子公文。【反馈】：在不能正常签收的情况下，可在点击【反馈】反馈不能接收信息。（通常能签收的文件，不再反馈。）4)签收，点击【签收】按钮，系统会提示签收成功，如下图：点击“确定”按钮，看到如下图界面：5)解密，点击【解密】按钮，系统弹出如下图：选中需要解密的后缀名为.dat的文件，点击“确定”，系统弹出如下图提示框：-15-点击“确定”按钮，显示如下图：6)在线查看和下载正文和附件：在线浏览：若计算机上已安装相应格式的正文和附件的阅读软件（如ApabiReader等），则用鼠标点击正文和附件，可以实现在线查看；文件下载：用鼠标右键点击要下载的电子公文，选择【目标另存为】菜单项——〉选择文件存放目录——〉执行【保存】。7)打印点击【打印】按钮，弹出如下对话框：下载附件-16-选中需要打印的后缀为.ceb的文件，点击“确定”按钮。系统打开ceb文件，如下图：插入本单位的印章U盘，点击“打印”按钮，弹出如下界面：核对连接的打印名称，可以打印正式公章的份数一般为3份，点击“确定”，系统开始打印。8)黑章打印，点击【黑章打印】按钮，弹出如下对话框：打印-17-选中需要打印的后缀为.ceb的文件，点击“确定”按钮。系统打开ceb文件，如下图：点击“打印”按钮，弹出如下界面：打印-18-核对连接的打印名称和份数，点击“确定”，系统开始打印。黑章打印，对份数没有限制。【注意】：1)在签收电子公文之前，只能查看公文要素信息，不能查看、下载电子公文的正文和附件内容。2)如果收到的文件后缀是.dat文件，需要解密生成后缀是.ceb的文件后才能查看，下载。3)点击待收公文进入公文浏览界面后，系统将自动向发文单位反馈浏览单位、浏览时间；执行签收按钮之后，将自动反馈签收单位、签收时间。1.6信息查询〖公文查询〗：公文可以在“待收公文”、“已收公文”、“拟发公文”和“已发公文”等视图中进行相应条件的查询，如下图所示。-19-1)模糊查询：进入要检索的视图，在检索条件文本框内输入查询条件，执行【检索】按钮，系统将在当前视图中列出所有检索满足条件的公文。2)全文检索：在模糊查询的方式下，将文本框左边的“全文”选项上打勾，执行【检索】，系统将在所有视图中检索出满足该条件的所有公文。3)条件查询：进入要检索的视图，点击左上角的【高级检索】，定义多个条件进行组合，执行【开始搜索】，系统将在当前视图中列出所有满足组合条件的公文。1.7消息反馈〖查看、接收消息反馈〗：1）收消息反馈的入口：点击“通知公告”视图，可以看到所有待收和已收的消息反馈信息。2）点击并打开要浏览的一条文档，便可阅读详细内容。〖发送消息反馈〗：1）在首页中，点击【新建公告】按钮，系统生成一个新的通知登记表单；消息反馈-20-2）准确填写通知的要素信息（包括标题、发布范围、类型、发布单位和发布时间，其中发布范围可从系统单位库或自定义群组中选择）和正文内容；2)执行【保存】按钮；3)执行【发布】按钮，该通知便发送给所选择的发布范围。4)在文件签收后视需要手工执行【反馈】，