清华项目管理及实例分析

项目管理及实例分析—清华数字迎新清华大学计算机与信息管理中心佟秋利[e-mail]二○○五年七月提纲项目管理基本概念–项目定义–项目特征–项目成果的制约因素–项目管理在高校信息化过程中的应用项目生命周期项目计划与控制项目人力资源管理项目定义以一套独特而相互联系的任务为前提有效地利用资源为实现一个特定的目标所做的努力项目特征明确的目标相关的任务必要的资源独一无二&一次性客户不确定性项目成果的制约因素工作范围项目成本进度计划客户满意度项目管理在高校信息化过程中的应用信息软件的开发–现场迎新的软件业务的信息化改造–办公自动化实施–数字迎新全校的数字校园建设–按建设期设立项目数字迎新项目明确的目标：–实现新生入学的数字化和一站式服务–加强参加迎新的各个部处间的信息流通和工作配合，使迎接新生的工作流程更为有序，提高了学校各相关部门工作效率。–新生数据的纵向连通，实现新生入学数据与新生在校学籍数据的无缝连接–规范新生报到程序，为新生提供了方便、高效、一体的入学报到环境和服务数字迎新项目（续）相关的任务：–录取通知书打印、下发，分班分学号–迎新现场环境准备–相关软件开发及现场实施–迎新数据处理、下发给各部门和各院系–打印密码封–报到接站、接待–新生照相–新生检疫–现场收费–助学贷款–安排住宿–户口迁入–餐卡发放–发放澡票–组织关系转入–回收录取通知书–新生电子邮件帐号数字迎新项目（续）必要的资源：–现场迎新环境–各岗位工作人员–现场发卡系统–新生照相系统–收费设备–……数字迎新项目（续）客户：–新生–校方（校办）*–各部处、各院系–计算中心、网络中心数字迎新项目（续）不确定性：–数据是否及时–多部门协调沟通是否顺畅–迎新环境的稳定性–新生报到的时间提纲项目管理基本概念项目生命周期–识别需求–提出解决方案–执行项目–结束项目项目计划与控制项目人力资源管理识别需求投入力量时间识别需求提出解决方案执行项目结束项目识别需求从客户角度–识别需求–项目的选择–准备招标文件–征集投标文件识别需求（续）关键的成功因素–清楚地定义需求–选出最大收益的项目–考虑周详的评估和选择程序–好的需求建议书能充分理解客户的期望–公平竞争优势识别需求（续）招标文件–工作陈述–客户要求–交付物–客户提供物品–客户审批内容–合同类型–付款方式–进度计划–投标文件的格式和内容–最后期限–评价标准–预算资金识别需求实例分析数字迎新对需求的识别–新生入校前后数据无缝连接，省市招办数据至学校学籍数据的流动–各部门新生数据的集中管理，在最大范围内实现数据的共享–报到现场，能够方便、快捷的完成报到手续，缩短报到时间–各部门明确了各自的责任，提高工作效率各部门迎新过程分为三个阶段：–迎新前数据准备–现场迎新–迎新后部分数据处理识别需求实例分析（续）迎新前数据准备阶段–迎新前数据准备阶段主要是招办对招生数据处理，导入新生库，由学籍管理部门处理相应的学籍信息，进行分班分学号等。现场迎新–现场迎新准备，开准备会议，确定参加部门，场地位置确认，会场布置等问题；–现场迎新的现场迎新预演，让各个部门了解相应操作；–现场迎新组织。迎新后数据处理–校医院–户口办公室–现场照相提出解决方案投入力量时间识别需求提出解决方案执行项目结束项目提出解决方案（续）从投标方或客户内部的项目团队角度–招标/投标前的营销策略–是否投标决策–提交能获胜的投标文件–准备投标文件–投标文件的内容*–定价理由–提交投标文件以及后续行动*–客户评估投标方案–合同类型及合同条款提出解决方案（续）投标文件内容–技术部分•理解问题*•提出方法或解决方案*•客户的收益–管理部分•工作任务描述*•交付物•项目进度计划*•项目组织*•相关经验•设备和工具*–成本部分•劳动力*•原材料*•分包商和顾问•设备和设施租金•差旅费•文档*•一般管理费•物价上涨•意外开支准备金•奖金或利润提出解决方案（续）关键成功因素–招标/投标前的努力很重要；–在客户准备提出招标文件之前就与潜在客户联系；–尽可能多的了解客户的需求、问题以及决策过程*；–根据客户的需求、要求和期望准备重点突出的投标文件；–实事求是的评价自己准备投标文件的能力；–简明扼要地书写投标文件；–投标文件必须实事求是；–建立精确的、完善的成本预算。提出解决方案实例分析数字迎新解决方案的技术部分–理解问题：通过对数字迎新项目的分析，了解迎新过程涉及到的各个部门，明确各部门的工作内容，协调各部门有序的进行迎新活动，保证整个迎新的过程顺利的进行。–解决方案：从项目管理的观点出发，将整个迎新过程，进行部门的划分，工作流程的划分，有效的配置各种资源，根据多年来的迎新相关经验，制定相应的项目进度计划，使得数字迎新项目应用最少的人力物力资源，再最短的时间内顺利完成迎新任务的准备工作、现场迎新以及迎新后的数据处理等工作。提出解决方案实例分析（续）数字迎新解决方案的管理部分–工作任务描述•迎新前数据准备•现场迎新•迎新后部分数据处理–项目进度计划•迎新前数据准备（7月上旬开始－现场迎新）•现场迎新（新生报到时间）•迎新后部分数据处理（新生报到后到正式开学）–项目组织：根据不同部门划分工作任务，建立矩阵型的项目组织结构–设备和工具：计算机，迎新系统，相关的人员提出解决方案实例分析（续）数字迎新解决方案的成本问题–劳动力•按照工作内容分配的各个部门的人员–设备•计算机准备•迎新系统开发和维护–文档•新生入学通知书•交费收据•学生证制作•等等执行项目投入力量时间识别需求提出解决方案执行项目结束项目执行项目（续）项目计划–定义项目目标–工作分解结构–界定具体活动–绘制网络图–时间估计–成本估算–项目进度计划及预算执行项目控制项目–定期搜集有关项目绩效的资料，把实际绩效与计划绩效相对比，对绩效差的部分采取适当的纠正措施。执行项目（续）关键成功因素–制定周详的计划；–项目执行人参与项目计划的制定工作；–经常与客户交流；–经常询问客户对项目进度的满意度；–及时向客户和项目团队通告项目进展情况和潜在问题；–及时对比实际进度并同计划；–项目结束时进行评估项目绩效，总结经验。结束项目投入力量时间识别需求提出解决方案执行项目结束项目结束项目（续）结束项目–目的：从项目学得经验，改善未来项目的工作绩效•组织和存档项目文件•处理应收应付帐款•项目团队成员的绩效评估•承约商及客户组织内部举行项目后评估会议–内部的项目后评估–客户反馈–提前结束项目结束项目（续）内部的项目后评估会议–团队成员之间的个人会议•个人对项目工作绩效的认识•未来项目的改进工作•成员合作工作情况–项目团队的小组会议•技术绩效（工作范围，质量，管理变更）•成本绩效•进度绩效•项目计划与控制•客户关系•团队关系•交流•识别问题和解决问题•对未来项目的建议项目绩效和建议方面的书面总结结束项目（续）客户反馈–目的•确定项目是否为客户带来了预期的收益•评估客户满意度•获得将来对客户开展业务联系有帮助的反馈信息–参与者•项目经理•关键的项目团队成员•与项目有关的客户组织的主要代表–反馈方法：项目后客户评估调查表结束项目（续）提前结束项目–出现特殊情况，未完成而被迫结束–由于客户不满意而终止*•项目期间要持续不断地监控客户的满意度•及时采取纠正措施提纲项目管理基本概念项目生命周期项目计划与控制–项目计划–进度安排–进度控制–资源配置–成本计划和绩效项目人力资源管理项目计划项目目标–明确、可行、具体和可以度量，通常用工作范围、进度计划和成本来表示——在一定期限和预算内完成这项工作。工作分解结构–将项目分解成易于管理的几个部分或几个细目，有助于识别完成项目工作范围所需的所有工作要素。责任矩阵–用表格形式表示完成工作分解结构中工作细目的个人责任的方法，表明个人在整个项目中的角色和地位。界定活动–由每个工作包的责任人或责任小组来界定。制定网络计划–应用于计划、进度安排和控制工作中很有用的一项技术。项目计划实例分析项目计划实例分析（续）项目目标–顺利进行迎新活动，实现迎新过程的数字化，即留存数字化信息并为今后信息化管理提供基础数据。项目计划实例分析（续）迎新项目校办提前入校新生事宜学生处&社区服务中心体检校医院新生户口转入和身份证办理户口办公室迎新前数据准备相关部门迎新后数据处理相关部门现场迎新相关部门录取通知书打印招生办分班分学号招生办报到信息查询注册中心&计算中心公共信息查询网络中心IC卡照片处理注册中心招生数据接收招生办研究生数据导入研究生招生办本科生数据导入本科生招生办办理新生借记卡结算中心数据下发注册中心学生宿舍信息处理社区服务中心密码封打印注册中心管理新生基本数据学籍办本科新生基本数据教务科研究生新生基本数据研究生管理办公室生成新生帐号信息网络中心确认新生检疫信息校医院户口信息处理户口办公室新生餐卡信息饮食服务中心准备澡票修缮中心信息查询相关部门新生检疫校医院办理新生助学贷款学生处现场交费结算中心生活物品及行李发放结算中心收取新生户口迁移证户口办公室餐卡发放饮食服务中心录取新生相关事宜招生办新生IC卡照像注册中心现场控制及信息咨询注册中心发放澡票修缮中心技术支持计算中心现场协调校办安排场地校办安排新生接站校办系统培训及维护计算中心网络管理网络中心确定提前入校新生名单学生处确认需要迁入户口新生名单户口管理中心组织关系转入组织部1232.12.22.32.42.52.62.72.82.92.102.112.122.132.142.11.12.11.23.13.23.31.11.21.1.11.1.21.31.41.51.5.11.5.21.61.71.81.91.101.111.121.131.141.9.11.9.21.9.31.9.41.9.51.9.6工作分解结构项目计划实例分析（续）迎新前数据准备责任矩阵（P＝主要责任；S＝次要责任）WBS工作细目校办注册中心研究生院教务处财务处计算中心学生处校医院社区服务中心户口管理中心饮食服务中心研究生招生办本科生招生办研究生管理办公室教务科结算中心户口管理办公室1迎新前数据准备PSSSSSSSSSSSS1.1招生数据接收SPPSS1.1.1研究生数据导入SPSS1.1.2本科生数据导入SPSS1.2录取通知书打印SSP1.3办理新生借记卡SSP1.4分班分学号PPSSS1.5管理新生基本数据SSSPP1.5.1本科新生基本数据SSSP1.5.2研究生新生基本数据SSSP1.6确认需要迁入户口新生名单SSSSP1.7系统培训及维护SSSSSSSPSSSSS1.8网络管理SS1.9数据下发PSSSSS1.9.1生成新生帐号信息S1.9.2确认新生检疫信息SP1.9.3学生宿舍信息处理SP1.9.4新生餐卡信息SP1.9.5户口信息处理SP1.9.6准备澡票S1.10密码封打印P1.11确定提前入校新生名单SSPS1.12提前入校新生事宜SSSP1.13安排场地PSSSSS1.14安排新生接站PSSSSS招生办项目计划实例分析（续）现场迎新责任矩阵WBS工作细目校办注册中心研究生院教务处财务处计算中心学生处校医院社区服务中心户口管理中心饮食服务中心研究生招生办本科生招生办研究生管理办公室教务科结算中心户口管理办公室2现场迎新PSSSSSSSSSSSS2.1新生检疫SSSSP2.2办理新生助学贷款SSSPS2.3现场交费SPSS2.4生活物品及行李发放SSSSSP2.5收取新生户口迁移证SSSSSP2.6餐卡发放SSSP2.7录取新生相关事宜PPSSSSS2.8发放澡票SS2.9现场控制及信息咨询P2.10新生IC卡照像SSP2.11信息查询SPS2.11.1报到信息查询SSPSS2.11.2公共信息查询SSSSS2.12技术支持P2.13现场协调PSS2.14组织关系转入SSSS招生办项目计划实例分析（续）迎新后数据处理责任矩阵WBS工作细目校办注册中心研究生院教务处财务处计算中心学生处校医院社区服务中心户口管理中心饮食服务中心研究生招