费用报销制度及流程

浙江仙乡农业开发有限公司费用报销管理制度目录第一部分总则.......................2第二部分借支管理规定及流程..............2第三部分日常费用报销制度及流程..........3第四部分费用审批及管理................10第五部分工薪福利及相关费用支出制度及流程...11第六部分专项支出财务报销制度及流程........12第七部分报销时间的具体规定.............13第八部分附则........................13费用报销制度及报销流程第一部分总则第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条本制度根据相关的财经制度结合本公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支付、工程相关支出及专项支出等。以下分别说明与报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第三条本制度适用公司所有部门及全体员工。第二部分借支管理规定及流程第四条借款管理规定(一)出差借款：出差人员必须事先填写《出差申请单》，凭经总经理审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，并于在出差返回后的5个工作日内办理报销还款手续。(二)其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应事先填制《借款单》，凭经总经理签批后的《借款单》办理借款，并在业务完成后应及时报帐。除业务周转金的借款外，其他项目的借款，原则上不允许跨月借支。(三)各项借款总额若超过5000元的，应提前一天通知财务部备款。(四)借款销账规定：(1)借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；（2）借款办理业务未使用完的剩余款额应在报销时及时归还，不得私自挪用于其他项目或自用。(五)上次借款未还者，原则上不得再次借款（特殊情况需经总经理特批）；未及时销账而导致的逾期未偿还的因公借款，如无特殊原因，财务将转为个人借款，并从借款人本人当月工资中足额扣回。第五条借款流程：(一)借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。(二)审批流程：主管部门经理审核签字→财务经理复核→总经理审批。（金额过大须由董事长审批）(三)财务付款：借款人凭已完成审批流程后的借款单到财务部出纳处办理领款手续。第三部分日常费用报销制度及流程日常费用项目主要包括：差旅费、通讯费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费、会议费、运输费、水电费、修理费、车辆费用等。第六条费用报销的一般规定(一)报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见本制度第三部分中“原始凭证（发票）有效性的规定”),且发票背面需有经办人签名。(二)填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真填写，注明单据附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由，并按财务要求粘贴应报销的票据（相关规定详见本制度第三部分“费用报销单填写及票据粘贴要求”）。(三)按规定的审批程序报批。（详见本制度第三部分中“费用审批流程图”）。(三)报销金额在5000元及以上者，需提前一天通知财务部以便备款。第七条费用报销的一般流程报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→出纳审核付款→经办人（报账人）签字领款。（注：报销金额过大，超出总经理审批权限的，须由董事长审批）费用审批流程图：，，经经办人填写费用报销单并附有关单据部门负责人审核并签字财务部门复核签字总经理审批签字出纳审核并支付款经办人（报销人）签字领款第八条、差旅费的报销制度及流程（一）费用标准:（有待修订）费用项目及标准交通费报销标准住宿费报销标准伙食补助出差人员职务及级别火车动车汽车飞机市内一类城市二类及省会沿海城市一般地区集团总公司：董事长.总裁.实报实销集团公司副总裁、总经理软卧一等座派车经济舱出租车600/天500/天300/天实报子公司总经理、集团总监硬卧二等座派车经济舱出租车500/天400/天250/天100/天部门经理、厂长、专业技术人员、硬卧二等座客运汽车经济舱出租公交地铁400/天300/天200/天80/天其他一般员工硬卧二等座客运汽车---公交车地铁300/天200/天150/天60/天（二）费用标准的补充说明：1.住宿费报销时必须提供真实、合法、有效的住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额的，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。2.实际出差天数的计算：以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12:00以后出发（或12:00以前到达）以半天计，12:00以前出发（或12:00以后到达）以一天计。3.伙食补贴标准、交通费用报销标准，依据实际发生额和出差天数结算。4.出差在外宴请客户，需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣减出差人当天的伙食补贴。5.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等情况的，将不予报销相关费用。（三）报销流程1.出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差时间、地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。2.借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。3.购票:出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票（原则上机票一律网上电子银行支付，特殊情况不能用的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。4.返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批。第九条、通讯费报销制度及流程(一)费用标准1.移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。2．固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。员工在上班期间不得用公司固话机打私人电话。(二)报销流程1、公司行政部（人力资源部）每月初（10日前）将本月员工手机费执行标准（含特批执行标准）交财务部。2、财务部通知员工于每月中旬（20日前）按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。3、财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。4、员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）。5、固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。第十条、交通费报销制度及流程(一)费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车;(2)市区内因公乘坐的公交车费应保存相应车票报销。(二)报销流程1.员工整理交通车票（含因公乘坐的公交车票），在车票背面签上经办人名字，到什么地方办理何项公务；并由行政部派车人员签字确认，按规定填好《交通费报销单》。每周六是交通费用报销时间。（节假日或者特殊情况顺延下周六）2.审批:按日常费用审批程序审批。3.员工持审批后的报销单到财务部门办理报销手续。第十一条、办公费、低值易耗品等报销制度及流程（一）管理规定:1、办公费用包括印刷各种帐表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。各部门主管对本部门所发生的办公费负责，行政部对整个公司发生的办公费用负有监管和控制责任。2、办公用品采购和印刷各种帐表等由行政部负责采购、印刷。3、各部门工作所需用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报部门领导审批后，由行政部统一安排印制。4、各部门所需办公用品，在每月5号前编写“办公用品计划书”，经部门和公司领导审批后交由行政部统一采购；5、各部门所需购置的办公用品，统一到行政部领用，并办理领用登记，同时记入部门费用；6、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。7、个人领用的办公用品、工刃量具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。8、公司办公费用报销必须严格按公司费用审批程序执行。公司如已制定并执行了费用预算的，对各部门每月超出预算的所有办公费用将不予审批；（二）报销流程1．办公用品购置申请:公司各部门应事先填写《申请购置单》（简称申购单）报行政部。行政部将各部门报来的《申购单》（公司如已执行预算，申购总额应掌控在预算管理额度内）汇总后集中报总经理签批。行政部根据签批后的《申购单》执行采购。每月末根据当月采购、各部门领用及月末实际库存，汇总编制《物品收发存统计表》连同领料单一起报送财务部。2．办公费用报销程序：报销人先填写费用报销单(附入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。3．费用归集：财务部按月根据行政部提供的《物品收发存统计表》，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。第十二条招待费、培训费、资料费、通讯费及其他费用报销制度及流程（一）报销标准A、招待费1.包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等。为了规范招待费的支出，招待费应事前征得总经理的同意。2、各部门因公招待必须事先申请批准，如有特殊原因，必须事先电话请示批准，原则上不允许先斩后奏。参与招待活动的人员中（总经理除外），以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。3、招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由，应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。4、其它非公招待客人一律个人承担。B、培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司行政部（人力资源部）统一管理，各部门培训需求应及时报送行政部（人力资源部）。行政部（人力资源部）根据实际需要编制培训计划报总经理审批。C、资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。D、通讯费用：（有待修订）1、员工因公发生的通信费用实行限额内实报实销制度：总经理及公司办公移动电话的通信费用实行实报实销制；总监通信费用最高限额是300元/月；业务人员通信费最高限额是200元/月；后台主管通信费100元/月，其它后勤人员根据岗位需要报销标准50元/月，超出限额的部分一律自行承担;2、报销人员在进行话费报销时，必须提供正规的、实名通信缴费发票，充值卡发票一律视为无效发票；3、各部门要严格控制办公室电话的使用情况，员工除了因公业务需要之外，不得使用公司电话联系私人业务。E、运输费用及车辆费用1、运输费用包括：送货车辆的过路过桥费、停车费、燃油费等；外叫人力车、机动车费用；雇佣搬运工人工费用以及其他有关仓储支出等。2、由于运输费用受销售情况影响较大，公司对运输费用依据采购销售变化情况实行定率管理，应提高效率，有效降低运输费用。3、长期外叫车辆应签订合同，预收一定数量的押金，并交公司财务部备案。4、自营货车、电瓶车以及外叫车辆的运费报销，附“运输费用明细表”、“送货单”和费用报销单，同时提供相应有效票据。5、托运费报销，附上物流处托运登记表托运回单，填写费用报销单；6、使用公司车辆办理公司业务时，因驾驶人员操作违章造成的各项违章处罚（包括扣分和罚款），原则上应由车辆驾驶人员个人承担，公司不予承担任何责任。如果驾驶人员利用公司车辆办理个人私事造成的违章处罚，除了其本人全额承担交警的处罚（包括扣分处理）外，公司还要给与一定的处罚。F、其他费用：包括除上述各项费用之外的其他所有费用。根据实际需要据实支付。(二)报销流程：1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。2.培训费由行政部人员根据