第11章电子邮件的收发与管理

主题：第11章电子邮件的收发与管理主要内容：设置邮件账号使用OutlookExplore收发邮件电子邮件的管理使用通讯簿使用新闻组本章导读OutlookExpress是Microsoft公司提供的一个电子邮件的收发与管理软件。通过该软件，用户可以实现电子邮件（E-mail）的编写、发送、接收等，同时用户也可以将其他文件导入到OutlookExpress中，通过电子邮件的形式发送图片、声音等多媒体文件。这一章学习电子邮件的收发与管理。11.1设置邮件账号在WindowsXP中内置了OutlookExpress的升级版本OutlookExpress6.0。用户只需单击“开始”按钮，在弹出的菜单中选择“OutlookExpress”命令，或单击任务栏上的OutlookExpress图标，即可启动OutlookExpress。当用户第一次启动OutlookExpress时，将弹出“Internet连接向导”系列对话框，通过该对话框，可帮助用户进行OutlookExpress电子邮件的设置。对OutlookExpress电子邮件进行设置，可执行以下步骤：（1）单击“开始”按钮，选择“OutlookExpress”命令，将弹出“Internet连接向导”之一对话框。（2）在该对话框中的“显示名”文本框中输入用户想在电子邮件中显示的名称。单击“下一步”按钮，进入“Internet连接向导”之二对话框。（3）在该对话框中的“电子邮件地址”文本框中输入用户的电子邮件地址。输入完毕后，单击“下一步”按钮，打开“Internet连接向导”之三对话框。（4）在该对话框中的“我的邮件接收服务器”下拉列表中选择服务器名称；在“邮件接收（POP3或IMAP）服务器”文本框中输入接收邮件的服务器的名称；在“发送邮件服务器（SMTP）”文本框中输入发送邮件的服务名称。注意：该对话框中所输入的内容，用户可从ISP处获得。（5）输入完毕后，单击“下一步”按钮，进入“Internet连接向导”之四对话框。（6）在该对话框中的“账户名”和“密码”文本框中输入ISP提供的账户名和密码。输入完毕后，单击“下一步”按钮，进入“Internet连接向导”之五对话框。（7）在该对话框中用户可选择连接Internet的方式。用户可选择“使用电话线连接”、“使用局域网（LAN）连接”或“手动建立Internet连接”。这里以大多数用户使用的“使用电话线连接”选项为例进行介绍。（8）设置完毕后，单击“下一步”按钮，打开“Internet连接向导”之六对话框。（9）在该对话框中，用户可选择“新建拨号连接”或“使用现有的拨号连接”选项。这里以“新建拨号连接”为例进行介绍。（10）选择完毕后，单击“下一步”按钮，打开的“Internet连接向导”之七对话框。（11）在该对话框中，用户可输入ISP所提供的电话号码，在“国家（地区）名称和代码”下拉列表中选择国家名称及代码。（12）设置完毕后，单击“下一步”按钮，进入“Internet连接向导”之八对话框。（13）在该对话框中的“用户名”和“密码”文本框中输入ISP提供的用户名和密码。单击“下一步”按钮，进入“Internet连接向导”之九对话框。（14）在该对话框中的“名称”文本框中输入该连接的名称。输入完毕后，单击“下一步”按钮，打开“Internet连接向导”之十对话框。（15）在该对话框中显示了已成功设置了OutlookExpress电子邮件的信息，单击“完成”按钮即可。11.2使用OutlookExpress收发邮件当用户正确设置了OutlookExpress电子邮件后，即可进入OutlookExpress窗口，打开的OutlookExpress窗口。11.2.1编写电子邮件启动OutlookExpress后，用户就可以编写电子邮件发送给自己的亲友了，编写电子邮件，可执行以下步骤：（1）单击工具栏上的“创建邮件”按钮，或选择“文件”∣“新建”∣“邮件”命令，打开“新邮件”对话框。（2）在该对话框中的“收件人”文本框中，输入收件人的名称，若收件人不止一个，可用分号或逗号分开；在“抄送”文本框中可输入要抄送给其他人的名称；在“主题”文本框中可输入该邮件的主题。（3）单击下面的文本框，在其中编写邮件的内容即可。用户可单击格式栏中相应的按钮，对编写的邮件进行设置。（4）若用户想在邮件中发送图片、声音或其他多媒体文件，可单击工具栏上的“附加”按钮。（5）弹出“插入附件”对话框。（6）在该对话框中选择要作为附件发送的文件，单击“附件”按钮即可。这时在“新邮件”对话框的“主题”下将出现“附件”文本框，其中显示了所要发送的附件的名称。（7）编写完毕后，单击“发送”按钮，或选择“文件”∣“发送邮件”命令，或直接按Alt+S键，即可立即发送邮件。（8）若用户当时没有连接网络，可选择“文件”∣“以后发送”命令，将其先保存到“草稿”文件夹中。11.2.2阅读电子邮件启动OutlookExpress后，在OutlookExpress窗口中的“电子邮件”选项组中将显示是否有未读的邮件，及有几封未读的邮件等信息。单击“阅读邮件”超链接，即可阅读所有的邮件，也可以在左边的“文件夹”窗格中单击“收件箱”文件夹，打开“收件箱”窗格，选择要阅读的邮件。有时打开了电子邮件，却发现该电子邮件显示的是乱码，这时用户可执行以下操作，使其恢复正常显示：（1）打开该电子邮件。（2）选择“查看”∣“编码”∣“简体中文”命令即可。若执行上述操作后，显示仍是乱码，则可能是对方发送的邮件有问题。11.2.3回复收件人在收到电子邮件后，用户若需要给寄件人回复信件，可执行下列操作：（1）打开要回复的电子邮件。（2）单击工具栏上的“回复作者”按钮，打开“Re：回复收件人”对话框。（3）在“收件人”文本框中显示了收件人的电子邮件地址，单击下面的文本框，编写邮件即可。（4）编写完毕后，单击工具栏上的“发送”按钮即可将其回复给发件人。11.2.4使用信纸信纸是OutlookExpress提供的带有文本格式及背景图案的HTML格式的文件。使用信纸，可以点缀邮件，使其可以更加美观，更富个性。1．编写新邮件时使用信纸执行下列步骤，可在编写新邮件时使用信纸：（1）启动OutlookExpress。（2）单击工具栏上的“创建邮件”按钮旁的小三角。（3）在其下拉菜单中选择一种信纸样式，即可打开“新邮件”对话框，并使用所选信纸。2．使用相同信纸编写邮件用户也可以设定在每次编写新邮件时都使用相同的信纸，具体操作步骤如下：（1）启动OutlookExpress。（2）选择“工具”∣“选项”命令，打开“选项”对话框。（3）选择“撰写”选项卡。（4）在“信纸”选项组中，选中“邮件”前的复选框，单击“选择”按钮，将弹出“选择信纸”对话框。（5）在该对话框中选择一种信纸样式，在“预览”框中即可看到该信纸的样式。选择好喜欢的信纸样式后，单击“确定”按钮。（6）这时在“信纸”选项组中的“邮件”框中会显示所选的信纸样式。（7）单击“应用”和“确定”按钮即可在编写邮件时，使用相同的信纸。3．创建信纸对于OutlookExpress提供的信纸，用户还可以在其基础上创建新的信纸样式，或将其他图片导入作为信纸使用。创建信纸，可执行下列步骤：（1）启动OutlookExpress。（2）单击“创建邮件”按钮右边的小三角，在其下拉菜单中选择“选择信纸”命令，或选择“邮件”∣“新邮件使用”∣“选择邮件”命令，打开“选择信纸”对话框。（3）在该对话框中单击“创建信纸”按钮，将弹出“信纸设置向导”之一对话框。（4）该对话框描述了“信纸设置向导”的作用，单击“下一步”按钮，进入“信纸设置向导”之二对话框。（5）在该对话框中选中“图片”选项前的复选框，在其下拉列表中选择一种喜欢的信纸样式，单击“浏览”按钮，可将其他图片导入为信纸。（6）在“位置”下拉列表中选择信纸的铺设的位置，在“平铺”下拉列表中选择信纸的铺设方式。设置完毕后，可在“预览”框中看到设置的效果。（7）若用户想使用纯色信纸，可清除“图片”选项，选中“颜色”选项前的复选框，在其下拉列表中选择一种颜色即可。（8）单击“下一步”按钮，打开“信纸设置向导”之三对话框。（9）在该对话框中用户可设置用于该信纸的字体、字号及颜色等。设置完毕后，单击“下一步”按钮，即可打开“信纸设置向导”之四对话框。（10）在该对话框中，用户可设置信纸的页边距。调整“左边距”和“上边距”右边的微调按钮，在“预览”框中即可看到调整的效果。（11）设置完毕后，单击“下一步”按钮，即可进入“信纸设置向导”之五对话框。（12）在该对话框中的“姓名”文本框中可为创建的信纸起一个名称。单击“完成”按钮，即可完成信纸的创建。11.2.5为邮件添加签名有时为了显示个性，用户还可以在邮件中添加签名，将其附在信件的结尾处。在邮件中添加签名，可执行以下操作：（1）启动OutlookExpress。（2）选择“工具”∣“选项”命令，打开“选项”对话框，选择“签名”选项卡。（3）在该选项卡中的“签名”选项组中单击“新建”按钮，新建一个签名；在“编辑签名”选项组中，用户可选择“文本”选项，直接在OutlookExpress中编辑签名，或先在文本编辑器（如记事本）中编辑好签名内容，然后选择“文件”选项，单击“浏览”按钮，将该文件添加到签名中。注意：签名只允许使用纯文本格式，即.TXT格式。（4）若用户要在所有新邮件中添加签名，可选中“签名设置”选项组中的“在所有待发邮件中添加签名”复选框；若清除“不在回复和转发的邮件中添加签名”复选框，则在回复和转发的邮件中也将添加签名。（5）设置完毕后，单击“应用”和“确定”按钮即可，如图11.25所示。11.2.6为邮件添加背景音乐在OutlookExpress6.0中用户可以尽量将电子邮件设计得非常精美，不仅可以在其中设置背景，还可以添加背景音乐，使其更富感染力。为邮件添加背景音乐，可执行以下操作：（1）启动OutlookExpress。（2）创建一个新邮件。（3）选择“格式”∣“背景”∣“声音”命令，打开“背景音乐”对话框。（4）在该对话框中单击“浏览”按钮，用户可选择添加到邮件中的声音文件；在“重复设置”选项组中，用户可选择声音播放的次数。（5）设置完毕后，单击“确定”按钮既可应用设置。11.2.7在邮件中加入图片用户还可以在邮件中加入图片，具体操作如下：（1）启动OutlookExpress。（2）创建或打开一个邮件。（3）选择“插入”∣“图片”命令，打开“图片”对话框。（4）在该对话框中单击“浏览”按钮，可选择图片；在“布局”选项组中可选择插入图片的布局；在“间隔”选项组中可设置间隔距离。（5）设置完毕后，单击“OK”按钮即可将该图片添加到邮件中。11.3电子邮件的管理OutlookExpress6.0提供了强大的电子邮件管理功能，使用户可以轻松的管理好收到的大量邮件。这一节学习如何管理电子邮件。11.3.1删除不需要的邮件当“收件箱”文件夹中所存放的邮件越来越多时，用户就需要将一些不需要的邮件删除，以节省空间。删除不需要的邮件，可执行下列操作：（1）启动OutlookExpress。（2）单击“文件夹”窗格中的“收件箱”文件夹，打开“收件箱”文件夹。（3）选择需要删除的邮件。（4）选择“编辑”∣“删除”命令，或按Ctrl+D组合键，或按Delete键，或右键单击该邮件，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令即可。（5）这时，所删除的邮件将被放在“已删除邮件”文件夹中，若要将“已删除邮件”文件夹中的邮件彻底删除，可右键单击“已删除邮件”文件夹，在弹出的快捷菜单中选择“清空‘已删除邮件’文件夹”命令。（6）这时将弹出“OutlookExpress”对话框。（7）该对话框提醒用户是否要永久删除“已删除邮件”文件夹中的内容，若确实要删除，可单击“是”按钮。11.3.2标记为已读在“收件箱”文件夹中可能会存放许多收到的邮件，用户可以将那些已经读过的邮件标记为已读，将新收到的邮件与已读过的邮件区别开来。