第11章项目沟通管理

第11章项目沟通管理12第一节沟通的概念、过程、要素及原则一、沟通的概念有关沟通的主要概念有如下几个方面：1．沟通就是相互理解（项目经理90%时间）2．沟通就是提出和回应问题与要求3．沟通交换的是信息和思想4．沟通是一种有意识的行为3•二、沟通的过程发送过程接收过程传递过程信息传递干扰项目沟通过程示意图想法编码接收解码理解反馈4动动脑试说说沟通应该遵守什么原则？5三、沟通的基本原则1．准确性原则2．完整性原则3．及时性原则4．非正式组织沟通的运用原则6四、项目沟通管理的概念项目沟通管理是指对于项目过程中各种不同方式和不同内容沟通活动的管理。其主要内容包括1.项目沟通计划—确定项目信息需求及其计划安排2.项目信息传递—使项目团队能够得到信息3.项目报告—收集和发布项目实施绩效的信息4.管理收尾78第二节项目沟通的方法一、项目沟通的方法1．口头沟通方法口头沟通可以是面对面的，也可以是通电话的，还可以是会议的方式。包括正式（官方）的和非正式（非官方）的口头沟通2．书面沟通方法指运用书面文件和信函形式进行的沟通。包括团队内部使用的报告、报表和项目相关利益主体间使用的报告、备忘录和信函等。也包括正式的和非正式的两种。93．非语言沟通方法既非口头又非书面形式的沟通，它是以非语言沟通（NonverbalCommunication）方式进行。最为人知的是身体语言和语调两个方面。4．电子媒介沟通的方法当今时代项目沟通越来越多地依赖于各种各样复杂的电子媒介传递信息。除了极为常见的电子邮件之外，我们还使用许多种通过电子媒介和信息网络进行沟通的方法。这些方法中有自己的语言和沟通规则。10二、项目沟通的主要障碍1．沟通时机选择不当2．信息不完备或编码不正确3．噪音干扰和距离4．文化与虚饰5．语言词汇问题6．非言语信号问题11三、克服项目沟通障碍的方法1．充分运用反馈2．科学驾驭语言与词汇3．积极使用非言语性的提示4.减少和消除语言与非语言表示之间的差异5.选择合适的时间和正确的地点6.营造恰当的气氛和安排合理的沟通顺序。12第三节项目沟通计划一、项目沟通计划的定义项目沟通计划是对于项目全过程的沟通内容，沟通方法、沟通渠道等各个方面的计划与安排。它是早期制定的项目计划之一，它与项目组织和项目集成计划紧密关联的。它包括四个方面的具体工作：项目沟通计划的准备工作项目沟通需求的确定项目沟通方式与方法的确定项目沟通计划编制131415二、编制项目沟通计划的准备1．收集信息⑴项目沟通内容方面的信息⑵项目沟通所需沟通手段的信息⑶项目沟通的时间和频率方面的信息⑷项目信息来源与最终用户方面的信息（5）相关的约束条件和假设前提条件2．所获信息的加工处理将收集得到的信息进行必要的加工和处理。16三、项目沟通需求的确定项目沟通需求的确定是在信息收集的基础上，对项目组织的信息需求做出的全面决策，其内容包括：⑴项目组织管理方面的信息需求（上下的沟通）⑵项目内部管理方面的信息需求（同事间的沟通）⑶项目技术方面的信息需求（技术信息沟通）⑷项目实施方面的信息需求（对内的沟通）⑸项目与公众关系的信息需求（对外的沟通）17四、项目沟通方式与方法的确定在项目沟通中，不同信息的沟通需要采取不同的沟通方式和方法。影响项目选择沟通方式方法的因素主要有以下几个方面：1．沟通需求的紧迫程度2．沟通方式方法的有效性3．项目相关人员的能力和习惯4．项目本身的规模18五、项目沟通计划编制的结果1.项目沟通的信息内容、信息格式和详细程度等2.收集、加工、储存、分发项目信息的方法3.按项目组织结构图给出的项目信息分配结构4.各种项目沟通工作的实施计划安排5.项目信息可信性和有效性的评价方法6.修订和改进项目沟通计划的方法19第四节项目信息传递一、项目信息传递的概念1.在项目沟通计划实施中按照一种方法及时将项目信息传递给需要者。2.对项目相关利益主体提出的各种信息要求给出回应和信息二、项目信息传递的输入1.项目实施工作的结果2.项目沟通计划3.项目集成计划202122三、项目信息传递的方法与工具1.项目团队成员的项目沟通技能2.项目信息获得系统，包括手工文件系统和计算机信息系统及其软硬件系统3.项目信息分发系统，包括会议、书信、网络数据库、计算机信息系统和数字电话会议系统等23242526四、项目信息传递中的报告项目传递信息中使用最多的是项目报告。1．项目报告的作用分类⑴汇报性报告⑵说服性报告⑶敲定性报告2．项目报告的格式分类（1）报表（2）报告3.项目报告的内容分类（1）项目绩效报告（2）项目工作终结报告27五、项目报告的主要方法1.绩效度量和评估的方法2.差异和趋势分析的方法3.挣值分析的方法4.信息发布的技术和工具六、项目报告的结果项目绩效的报告、项目工作总结报告282930•本章结束！31