第三章会展项目管理ppt-第二章会展项目管理

第三章会展项目管理第一节概述一、项目管理（一）、项目1、项目是要在一定时间、在预算规定范围内，达到预定质量水平的一项一次性任务。（中国工业科技管理大连培训中心“项目管理”）2、项目是指在总体上符合如下条件的唯一性任务：具有一定的目标;具有时间、财务、人力和其他限制条件;具有专门的组织。（德国国家标准DLN69901）（二）、项目涉及的因素沟通明确界定的工作范围预定的经费一次性工作临时组织明确具体的目标团队精神开始日期结束日期项目（三）、项目的生命期和阶段性概念（启动）阶段（Conceive）开发（规划）阶段（Develop）实施阶段（Execute）收尾（结束）阶段（Finish）二、项目管理1、项目管理定义2、项目管理的目标3、项目管理目标的特点4、项目管理活动过程PM=PP+PC•成本、进度、质量三者之间的相互关系成本进度质量好高快oXZY项目阶段中过程的重叠和活动强度在一个阶段中过程分组的重叠时间活动进展程度启动过程计划过程执行过程控制过程收尾过程开始结束第二节会展项目经理与项目组织管理一、会展项目经理（一）职位（职责）（二）会展项目经理人角色定位二、会展项目团队1、组成2、特点3、不同阶段三、项目组织结构1、职能式2、项目型组织3、矩阵式组织第三节会议项目管理会前管理会中管理会后管理一、会前管理1、会议策划将成功会议的所有要素组合在一起的过程。会议相关组织者谋求自我生存的最佳环境和市场竞争的必要优势而进行的创新或精密性的决策思维方式。（1）策划委员会（2）会议市场调查（3）策划方案会议时间包括召开时间、时间长短召开时间要避开关键日期、节假日、重要运动会及特殊活动、季节性因素议程：一次会议所要讨论的问题及进展程序日期时间内容议题发言人主持人Χ年Χ月Χ日8:30~9:30开幕式领导致辞ΧΧΧΧ9:30~10:45学术交流ΧΧ论文ΧΧΧΧ10:45~11:00茶歇11:00~12:00学术交流ΧΧ论文ΧΧΧΧ12:00~13:30午餐13:30~15:15学术交流ΧΧ论文ΧΧΧΧ15:15~15:30茶歇15:30~17:30学术交流ΧΧ论文ΧΧΧΧ17:30~18:30晚餐ΧΧ会议举办城市：距离和交通情况、举办会议历史、食宿及配套设施、费用、安全、景点等会议场所：会议目标、形态、需求、与会者的期望、会议地点的设施与环境饭店、会议中心、大学、轮船、疗养地、主题公园、公共建筑、公司内部会议地点等会议策划者要求的会议地点的特征1.适当的会议空间:是否有是够的会议空间以使会议正常举行2.充足的客房:尽可能地把所有与会者安排住在同一家酒店3.足够的展示空间:如果会议同时,举行大型的展览活动就需要有在酒店内或附近有足够的展示空间4.优越地理位置:中心位置对很多业务繁忙的社团组织成员很重要5.服务:员工的专业知識对提供优良的服务十分重要会议地点选择好关键讲演者计划好会议活动类型提供相关城市观光或商业参观合理安排时间需注意的问题2、会议预算（1）预算步骤确认是盈利还是保证收支平衡理清费用：固定、变动费用编制预算（2）预算内容交通费：往返交通、会中交通费会议室/厅费用：会议场地租金、设施租赁、布置等杂费视听设备住宿费餐饮费餐费早餐：自助餐中餐及晚餐：正餐，按人数，自助餐酒水及服务费：会场茶歇：按人数，分西式、中式联谊酒会/舞会：演员及节目：4、預算總結序號項目預算金額實際金額1收入合計2固定支出3可變支出4支出合計剩餘收入減去編制會議預算程序價格手冊估計會議人數歷史數據計算會議支出估計會議收入預算總結會議組委會批准注册费的测算注册费=（会议固定支出+不可预见费）/会议人数+每位代表的可变支出FC+VC+CR=——————DD：会议人数Fc:会议固定收入C:不可预见费Vc：会议可变支出不可预见费vcFc+vcvcC=不可预见费约为总支出的5-20%会议经费预算总结如编制出的预算收入大于支出，这可以通过，如收入小于支出，可需要调整，如何调整需要说明特别说明调整的方法。预算总结中要加上不可预见费（总支出5-10%），如少了则需增加注册费。预算编制完成提交给组织委员会审批，如实国际会议则提交给国际组织批准预算调整（一）调整的原因数据变化，预算则需要调整；根本的原因就是注册人数的变化和赞助费用的变化；国内外参会人员之间的比例变化；预算调整的时机对参会人员预测是在论文征集结束之后和提前注册结束之后。1、论文征集结束之后的调整2、注册截至后的调整3、突发事件的调整。3、会议营销（1）营销对象营销对象营销目的主要营销内容营销重点与会者吸引参会举办地、会议地点的设施和服务、会议主题和议程安排、演讲、人际关系网络、会后旅游学习和体验赞助商获得赞助形象效应和新闻效应回报方案政府、协会及公众求得支持和赞助会议对举办地的经济、社会效应等效应媒体扩大影响会议对举办地的效应、媒体的价值新闻价值演讲人嘉宾吸引参会举办地、会议地点的服务、会议主题、人际关系网络、会后旅游服务、安全和报酬会议产品的吸引力要素（2）宣传资料的设计与制作会议基本情况：主题、时间、地点、议程等会议带给与会者的利益会议创新配套服务项目注册信息：优惠措施、联系方式等（3）销售渠道直接销售会议业和所涉及的行业协会目的地营销组织通过代理和中介机构其他：咨询机构等（4）促销手段广告宣传：刊物、电视、户外广告等直接邮寄网络促销：电子邮件、会展网站电话营销：会前两月左右，注重技巧公共关系会议反馈表4、会场布置（1）会议室上下相对式：主席台和代表席上下面对全围式：不设专门主席台半围式：主席台正面和两侧安排代表席分散式：若干个会议桌组成并列式：纵向或横向并列会议室的布置剧场一层会议室设备完备的大剧场-二层杏坛剧场北青盈之宝剧场中空形圆形中空-正方形中空——长方形.中空-椭圆形董事会长方形会议室U形于马蹄铁形叠层U形E教室形教室型讨论会（宴会）形常见座椅安排U字形课堂型剧院型（礼堂型）会议型（2）主席台和讲台讲台位于主席台的中心或右边（3）会场装饰会标、标语和国旗花卉或绿色植物（4）设施音响：麦克风、音箱等放映设备：投影和屏幕灯光：录像：同声翻译系统其他设备：挂图、黑板等二、会中管理1、接站2、报到：发放资料、礼品、分配房间等3、入场：4、现场接待：会议记录、拍照、录音等5、特殊事件处理：记者会、紧急医疗、卫生问题、火灾、盗窃等6、送站闭幕式：会务组責任：（1）各轮公告的编辑和印刷（2）论文集的印刷（3）各轮公告的邮寄（4）各轮公告反馈表的搜集与制作数据表（5）会场和设备的保障（6）所有社会活动的安排（7）代表注册用品准备（8）现场注册（9）工作人员的管理接待组（1）会前预定宾馆、预测房间数量、协商价格（2）会前将代表住店信息提供给宾馆，协助宾馆安排代表的用房（3）安排国内外的返程机、车票（4）安排会议代表就餐有必要时候，需要设立特殊的贵宾接待组。三、会后总结与评估（一）、会议总结从筹备到开会中的各项工作总结效益分析和成本核算本项目市场调查（二）、会议评估1、内容主办者和承办者、会议主题相关性、目标明确性和整体策划、会议地点、市场宣传、公共关系、会议预算、发言人、会议交通1、会议评估的内容A、会议议程及内容B、会议各项活动C、会议附设展览活动D、会议场所设施、服务与环境E、会议住宿、餐饮•F、会议目的地的质量•G、会议宣传促销与接待工作第三节展览项目管理展前管理展中管理展后管理一、展前管理1、项目策划（1）市场调研产业环境、市场需求、同类展会、相关法律法规（2）题材选择（提出展会的基本框架）确定展览行业：选择展览题材：新立、分列、拓展、合并（3）展会立项名称：基本（性质）、限定（时间、地点、范围）、核心（行业）标识：标准字和LOGO举办地点：城市和场馆举办时间和频率展会规模和定位：办展机构：主办、承办、协办、支持、合作单位等展会名称和标识选择展馆的因素保证大规模人流的畅通、方便和安全展馆形象展馆性质配套设施展馆的规定举办时间和频率举办时间包括开展、筹展和撤展及公众开放日期行业产品生命周期决定办展频率展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定有些展会的展览时间可以很长，如世博会的展期长达几个月甚至半年;但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是3-5天为宜展会规模展会规模：展会规模包括三个方面的含义：一是展会的展览面积是多少，二是参展单位的数量是多少，三是参观展会的观众有多少在策划举办一个展会时，对这三个方面都要作出预测和规划展会定位：通俗地讲，展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会是什么和有什么，具体地说，展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和发展展会的差异化竞争优势，使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程2、招展管理（1）建立目标参展商的数据库（2）展区和展位划分（3）价格制定（4）制定招展函（5）宣传推广人员推广和宣传展会宣传类型（1）显露型宣传推广适合展会初期；迅速提高知名度；简洁的信息（2）认知型宣传推广。重点是增加受众对展会的深入认识、特点和优势（3）促销型宣传推广：短期、重点在于效应和轰动（4）竞争型宣传推广：针锋相对（5）形象型宣传推广：形象认同、沟通、忠诚度、信任人员推广人员推广方式发函电话传真拜访广告（1）广告内容和制作方式广告的特征与目的：自由开放，受众自主；吸引受众；内容的客观与特色。制作方式：前三四个月（2）媒体选择媒体都有自己的受众群体消费类：大众媒体贸易类：经济媒体大众传媒选择专业刊物选择户外广告选择其他广告选择：夹页宣傳的技巧平民法：訴諸恐懼：樂隊花車bandwagon：紅鯡魚：代罪羔羊：。轉移法：證言法：貼標籤：光輝普照：雙言巧語：选择合适的网络广告传播方式网络广告的方式，分坦城布公式、说服感化式、货比三家式、诱客深入式。1、坦诚布公式是在将自己的产品性能及特点，客观公正地讲给顾客。为了达到客观性和科学性，可以借助科学手段方法，比如物理、化学方法进行产品性能检测。为了达到客观性与说服性，可以邀请名人在网上与网民交流，比如聊天室、在线直播等形式。（6）进度管理启动时间要合理，把握黄金时段3、招商管理（1）建立目标观众数据库观众分类：专业和普通、有效和无效目标观众的范围：专业和有效观众信息收集：为了保证信息收集的质量，应坚持以下原则：准确性原则。要求所收集到的信息要真实，可靠。全面性原则。要求所搜集到的信息要广泛，全面完整。时效性原则。信息的利用价值取决于该信息是否能及时地提供，信息只有及时、迅速地提供给它的使用者才能有效地发挥作用。特别是决策对信息的要求是“事前”的消息和情报，而不是“马后炮”。所以，只有信息是“事前”的，对决策才是有效的。（2）观众邀请函展会基本内容、招展情况、相关活动及参观回执表等（3）宣传推广专业媒体、大众媒体、同类展会、参展企业等二、展中管理1、开幕式主题时间和地点：9点左右，展馆前广场主要嘉宾讲话稿和新闻通稿程序三、展后评估1、内容展览工作：展出目标、展览效率等展览质量：参展企业数量、质量等展览效果：成本利润等2、程序确定展会评估目标选择规范的评估标准制定评估方案实施评估方案撰写评估报告3、评估报告评估项目、目的、过程与方法、结果统计分析、结论、可行性建议及附录等展览项目管理中需注意的几个方面时间管理中应注意实施工作日程均衡化提高效率，减少浪费借鉴视觉管理展览工作流程的持续改造慎重对待信息技术的使用积极借鉴其他行业的管理工具第四节会展品牌管理一、内涵1、品牌用来识别企业的产品或服务的某一名称、符号、图形、设计或其组合。2、会展品牌有着较高知名度和美誉度的，能够为企业创造经济利益，为与会者、参展商和观众创造功