第4章(电子表数据处理Excel2010)

信息化应用基础实践教程Win7版www.njcit.cn第4章电子表数据处理（Excel2010）张永本章内容4.1Excel2010的操作界面4.2Excel工作簿的基本操作4.3Excel工作表的基本操作4.4单元格的基本操作4.5文本输入4.6常见的单元格数据类型4.7快速填充表格数据本章内容4.1Excel2010的操作界面4.2Excel工作簿的基本操作4.3Excel工作表的基本操作4.4单元格的基本操作4.5文本输入4.6常见的单元格数据类型4.7快速填充表格数据4.8查找和替换4.9设置对齐方式4.10设置文本区域边框线4.11快速设置表格样式4.12单元格引用4.13图表应用4.14美化图表4.15使用插图与艺术字4.16公式的应用4.17函数的输入与修改4.18数据的筛选4.19对数据排序4.20打印工作表4.1Excel2010的操作界面和以往的版本相比，Excel2010采用了全新的工作界面。Excel2010的窗口主要由工作区、文件菜单、标题栏、功能区、编辑栏、快速访问工具栏和状态栏等7部分组成。【文件】选项卡功能区编辑栏状态栏工作区⑴工作区工作区占据着Excel2010操作窗口的大部分区域，在工作区中用户可以输入数据。工作区由单元格组成，可以用于输入和编辑不同的数据类型。⑵【文件】选项卡Excel2010中的一项新设计是【文件】选项卡取代了Excel2007中的【Office按钮】或Excel2003中的【文件】菜单。单击【文件】选项卡后，会显示一些基本命令，包括【保存】、【另存为】、【打开】、【关闭】、【打印】、【选项】以及一些其他命令。⑶标题栏默认状态下，标题栏左侧显示【快速访问工具栏】，标题栏中间显示当前编辑表格的文件名称。启动Excel时，默认的文件名为“工作薄1”。⑷功能区Excel2010的功能区和Excel2007中一样，它由各种选项卡和包含在选项卡中的各种命令按钮组成，功能区基本包含了Excel2010中的各种操作所需要用到的命令。利用它可以轻松地查找以前隐藏在复杂菜单和工具栏中的命令和功能，给用户提供了很大的方便。默认选择的选项卡为【开始】。使用时，可以通过单击来选择需要的选项卡。每个选项卡中包括多个选项组，例如，【插入】选项卡中包括【表格】、【插图】和【图表】等选项组，每个选项组中又包含若干个相关的命令按钮。某些选项组的右下角有个图标，单击此图标，可以打开相关的对话框，例如单击【图表】右下角的按钮，可以打开【插入图表】对话框。某些选项卡只在需要使用时才显示出来。例如在表格中插入图片选中图片时，就会出现【图片工具】选项卡，【图片工具】选项卡包括了【调整】、【图片样式】、【排列】和【大小】4个选项卡，这些选项卡为插入图片后的操作提供了更多适合的命令。⑸编辑栏编辑栏位于功能区的下方，工作区的上方，它的作用是用于显示和编辑当前活动单元格的名称、数据或公式。名称框用于显示当前单元格的地址和名称当选择单元格或区域时，名称框中将出现相应的地址名称；在名称框中输入地址名称时，也可以快速转到目标单元格中，例如在名称框中输入“B8”，按【Enter】键即可将活动单元格定位为第B列第8行。名称框功能按钮公式框公式框主要用于向活动单元格中输入、修改数据或公式。当向单元格中输入数据或公式时，在名称框和公式框之间会出现两个按钮和，单击按钮，则可取消对该单元格的编辑；单击按钮，可以确定输入或修改该单元格的内容，同时退出编辑状态。⑹快速访问工具栏快速访问工具栏位于标题栏的左侧，为了使用方便，把一些按钮单独列出。默认的快速访问工具栏中包含【保存】、【撤消】和【恢复】等命令按钮。单击快速访问工具栏右边的下拉箭头，在弹出的菜单中，可自定义快速访问工具栏中的命令按钮。⑺状态栏状态栏用于显示当前数据的编辑状态、选定数据统计区、页面显示方式以及调整页面显示比例等，操作不同状态栏上的显示信息也会不同。在Excel2010的状态栏中显示的3种状态如下。（1）对单元格进行任何操作，状态栏中会显示“就绪”字样。（2）向空白单元格中输入数据时，状态栏中会显示“输入”字样。（3）对单元格中已有数据进行修改编辑时，状态栏中会显示“编辑”字样。通过数据统计区，可以快速地了解选定数据的基本信息，默认显示选定数据的【平均值】、【计数】和【求和】。除了以上基本信息外，用户还可以在状态栏添加其他数据信息。在状态栏右键单击，在弹出的【自定义状态栏】快捷菜单中，单击需要的信息名称即可将其显示在数据统计区。如单击【数值计数】、【最大值】和【最小值】这3个菜单项，结果如图所示。数据统计区的右侧有3个视图切换按钮，以黄色为底色的表示当前正在使用的视图方式。【普通】视图【页面布局】视图【分页浏览】视图在状态栏最右侧显示了工作表的【缩放级别】和【显示比例】。可以通过单击【100%】按钮，在弹出的【显示比例】对话框中设置缩放级别；也可以直接滑动右侧的滑块来改变显示比例。左拖动滑块，可减小文档显示比例；向右拖动滑块，可增大文档显示比例。4.2Excel工作簿的基本操作当用户启动Excel2010时，系统会自动打开一个新的Excel文件，默认名称为“工作薄1”。用户还可以保存、移动以及隐藏工作簿等。4.2.1创建工作簿使用Excel工作，首先要创建一个工作簿。根据创建工作簿的类型不同可以分为3种：创建空白工作簿，基于现有工作簿创建工作簿和使用模板快速创建工作簿。1.创建空白工作薄创建空白工作簿是经常使用使用的一种创建工作簿方法，可以采用下面4种方法来创建空白工作簿。⑴启动Excel2010软件后，系统自动创建一个名称为“工作簿1”的空白工作簿。如果已经启动了Excel2010，还可以通过以下3种方法创建新的工作簿。⑵使用【文件】选项卡单击【文件】选项卡，在弹出的下拉菜单中选择【新建】选项，在【可用模板】中的单击【空白工作簿】后，单击右侧的【创建】按钮即可创建一个新的空白工作簿。⑶使用快速访问工具栏单击【快速访问工具栏】右侧的按钮，在弹出的下拉菜单中选择【新建】菜单命令，即可将【新建】功能添加到快速访问栏中，然后单击【新建】按钮，即可新建一个空白工作簿。⑷使用快捷键使用【Ctrl＋N】组合键也可以新建一个新的空白工作簿。2.基于现有工作簿创建工作簿如果要创建的工作簿格式和现有的某个工作簿相同或类似，则可基于该工作簿创建，然后在其基础上修改即可。基于现有工作簿创建新工作簿的具体操作步骤如下。01选择【文件】选项卡，在左侧的列表中选择【新建】选项，在中间区域选择【根据现有内容新建】选项。02弹出【根据现有工作簿新建】对话框，选择“素材\Excel2010工作表、图表与数据处理\升学成绩单.xlsx”文件。03单击【新建】按钮，即可建立一个与“升学成绩单”结构完全相同的工作表“升学成绩单1.xlsx”，此文件名为默认文件名。3.使用模板快速创建工作簿为了方便用户创建常见的工作簿，如贷款分期付款、账单以及考勤卡等等，Excel2010提供了很多具有不同功能的工作簿模板。使用模板快速创建工作簿的具体操作步骤如下。01选择【文件】选项卡，在弹出的下拉菜单中选择【新建】菜单项，在中间的【可用模板】区域选择【样本模板】选项。02在【样本模板】列表中中选择需要的模板（如“个人月度预算”），在右侧会显示该模板的预览图，单击【创建】按钮。03此时系统自动创建一个名称为“个人预算1”的工作簿，在工作簿内的工作表已经设置了格式和内容，只要在工作簿中输入相应的数据即可。如果是在连接有互联网的情况下，还可以使用Office.com提供的模板，选择模板之后，Excel2010会自动下载并打开此模板。并以此为模板创建新的工作簿。如图所示为日历联机模板。4.2.2保存工作簿在使用工作簿的过程中，要经常对工作簿进行保存操作，以避免因电源故障或系统崩溃等突发事件而造成的用户数据丢失。保存工作簿的步骤如下。1.选择【文件】选项卡列表中的【保存】选项，或单击快速访问工具栏中的【保存】按钮，也可以按【Ctrl+S】组合键。2.弹出【另存为】对话框，如图所示，在【保存位置】下拉列表中选择文件的保存位置，在【文件名】文本框中输入文件的名称，如“保存举例”，然后单击【保存】按钮，即可保存该工作簿。提示：如果不是第一次保存工作簿，只是对工作簿进行了修改和编辑，单击【保存】按钮后，不会弹出【另存为】对话框。3.保存后成返回Excel编辑窗口，在标题栏中将会显示保存后的工作簿名称。还可以将保存后的工作簿以其他的名称保存，即另存为工作簿。具体的操作步骤如下。选择工作簿窗口中【文件】选项卡，在弹出的列表中选择【另存为】选项，弹出【另存为】对话框。选择合适的保存位置后，在【另存为】对话框中【文件名】后输入文件名，然后单击【保存】按钮即可。4.2.3打开和关闭工作薄1.打开工作簿打开工作簿的常用方法有以下4种。方法一：找到文件所在资源管理器中的位置，在Excel2010文件上双击，即可打开此文件。方法二：启动Excel2010软件，然后单击【文件】选项卡，选择【打开】选项，在弹出的【打开】对话框中打开到文件所在的位置，然后双击文件即可打开已有文件。方法三：单击【快速访问工具栏】中的【打开】按钮。方法四：使用打开操作的快捷键【Ctrl＋O】。2.关闭工作簿退出Excel2010通常有以下4种方法。⑴单击Excel2010窗口右上角的【关闭】按钮。在Excel2010界面的右上角有2个按钮，单击下面的按钮，则只关闭当前文档（不退出程序）；单击上面的按钮，则退出整个Excel程序。⑵在Excel2010窗口左上角单击，在弹出的菜单中选择【关闭】命令。⑶在Excel2010窗口左上角单击图标，在弹出的菜单中选择【关闭】命令，或双击图标。⑷使用【Alt+F4】组合键关闭工作簿。在关闭Excel2010文件之前，如果所编辑的表格没有保存，系统会弹出保存提示对话框。提示单击【保存】按钮，将保存对表格所做的修改，并关闭Excel2010文件；单击【不保存】按钮，则不保存表格的修改，并关闭Excel2010文件；单击【取消】按扭不关闭Excel2010文件，返回Excel2010界面中继续编辑表格。如果要关闭所有的Excel工作簿，可以按住【Shift】键的同时，单击窗口右上角上面的按钮，若工作簿未保存，则会弹出如图所示的对话框，根据需要选择单击不同按钮。4.2.4工作簿的移动和复制移动是指工作簿从一个位置到另一个位置，它不会产生新的工作簿；复制会产生一个和原工作簿内容相同的新工作簿。1.工作簿的移动01单击选择要移动的工作簿文件，如果要移动多个工作薄，文件，则可在按住【Ctrl】键的同时单击要移动的工作簿文件。按下【Ctrl+X】组合键对选择的工作簿文件进行剪切，Excel会自动地将选择的工作簿移动到剪贴板中。如图4.2.4-1所示，在【文件夹1】中选中“成绩单.xlsx”文件后，按【Ctrl+X】组合键。02打开要移动到的目标文件夹，按【Ctrl+V】组合键粘贴文件，Excel会自动地将剪贴板中的工作簿移动到当前的文件夹中，完成工作簿的移动操作。如图4.2.4-2所示，按下【Ctrl+V】组合键将“成绩单.xlsx”粘贴在【文件夹2】中，图4.2.4-3所示【文件夹1】中文件“成绩单.xlsx”被移走。2.工作簿的复制1.单击选择要复制的工作簿文件，如果要复制多个，则可在按住【Ctrl】键的同时单击要复制的工作簿文件。如图所示，在【文件夹1】中选中“成绩单.xlsx”文件后，按【Ctrl+C】组合键。1.按【Ctrl+C】组合键，复制选择的工作簿文件，打开要复制到的目标文件夹，按【Ctrl+V】组合键粘贴文档，即可完成工作簿的复制操作。如图4.2.4-5所示，“成绩单.xlsx”文件被复制到【文件夹2】中，图4.2.4-6所示，【文件夹1】中仍然保留“成绩单.xlsx”文件。4.2.5工作簿的隐藏与显示根据个人使用情况的需要，用户可以选择隐藏或者显示某个工作簿窗口