第五章项目执行与控制(研)

本章关键知识点：1、项目跟踪2、项目变化与项目变更3、挣值分析法4、关键比值技术第五章项目执行与控制图5-1项目的执行与控制过程执行项目计划跟踪偏差的识别与分析采取纠偏措施这一阶段的开始是以详细计划的完成为标志的。（一）项目执行的定义项目执行（ProjectExecution）是指正式开始为完成项目而进行的活动或努力的工作过程。项目执行过程是项目管理应用领域中最为重要的环节。一、项目执行（二）项目执行的准备工作一般来说，项目执行需准备的工作内容有：1、项目计划核实2、对项目进行资源分配及参与者的确认3、项目团队建设4、项目规章制度的实施5、项目执行动员1、项目计划核实项目团队必须核实项目计划的可行性和合理性，确保资源的有效供应。2、对项目进行资源分配及参与者的确认项目管理中一个反复出现的问题就是：“你是按人员分配工作还是按工作分配人员？”（1）按人员分配工作先组建一个项目团队，然后把工作分配给团队的成员。这样做的风险是：团队中的成员并不适合其工作。（2）按工作分配人员先定义好项目的范围，然后再组建一个具有适当技能的项目团队。这样做的风险是：项目经理不是一位技术专家，但他却要命令其他的技术专家应该如何做工作。对一个项目进行人员分配的过程包括以下步骤：（1）通过里程碑计划，确定要做什么样的工作；（2）根据职责表，确定工作所需要技能类型；（3）通过和人力资源提供者进行交谈，确定可利用的人选；（4）评估可用人员的真实实力；（5）确定是否需要进行任何培训；（6）同人员提供者进行协商；（7）确保有适当的可用的设施和设备。3、项目团队建设团队有两个鲜明的特点：第一是个体成员有共同的工作目标；第二是成员需要协同工作。需要注意的是，这种协同工作产生的整体效力无法通过数量的叠加形成。项目团队（ProjectTeam）项目团队是团队的一种特殊形式，是为了完成某个一次性的特定任务（独特的产品或服务）而临时组建起来的团队。项目团队建设发挥1＋1＞2的作用减少3－1＜2的效应团队人力资本与完成的项目任务相匹配项目团队的特征：项目团队的临时性和开放性项目团队的生命期属性项目团队具有严格的目标约束项目团队从组建到解散，是一个不断成长和变化的过程，一般可分为五个阶段：组建阶段、磨合阶段、正规阶段、成效阶段和解散阶段。在项目团队的各阶段，团队特征也各不相同，如表5-1所示：表5-1项目团队各阶段特征组建阶段磨合阶段正规阶段成效阶段解散阶段团队成员试图确定自己在团队内部的角色和位置成员之间关系紧张出现内部斗争谋取权力控制向领导者挑战项目团队接受了工作环境项目规程得以改进和规范化凝聚力开始形成相互理解高效沟通充分授权密切配合高团队绩效项目目标基本完成团队成员准备离开项目团队的目标是为了完成某个一次性的特定任务，她有着明确的质量要求、工期要求、成本要求等多目标约束，所有这些目标都必须实现，即必须在预定的工期内、在预计的成本范围内、实现预期的质量要求的可交付成果。4、项目规章制度的实施5、项目执行动员（三）项目执行工作的依据1、项目计划3、预防措施2、组织政策4、纠正措施（四）项目执行工作的内容1、按计划执行2、进一步确认任务范围3、质量的保证4、项目团建设5、信息沟通6、招标包括取得报价、标价或建议书等相关方面的内容7、供应商选择8、合同管理（五）实施项目计划实施项目计划的过程包括：1、对将要进行的活动进行安排2、对工作进行授权3、安排活动日程4、估算活动所需要的成本费用5、项目经理组织项目团队按照项目的计划完成预定的工作1、对将要进行的活动进行安排这个过程包含以下五个步骤：（1）定义实现某个里程碑所需要进行的活动（2）批准要参与工作的人员。即检查一下这个项目团队，以确保团队具备所有必需的、且没有多余的技能。（3）定义团队成员的角色和职责（4）估算工作内容和工期（5）在工作包范围内对活动进行日程安排2、对工作进行授权授权的过程通常是通过分发任务单（派工单）方式进行的。3、安排活动日程通常通过网络图、甘特表、项目行动计划表和项目责任矩阵来安排项目活动的日程。下图为带有日历的项目网络图。4、估算活动所需要的成本费用5、项目经理组织项目团队按照项目的计划完成预定的工作项目网络图制定项目计划-网络图00101111015050015151121515000113510151131510155515703012115105907015030122153015030075131457530030570132407535575510014125105805750105142301057507510951432010580107515901441510590151200150152301501200105015015145150105015001651531516515001655170161517517051650175162101751650175018016351801750开始结束ss15对于复杂的项目来说，管理比项目实施本身能产生更大的效益甘特图（条形图）项目行动计划表递送：完成措施：关键约束条件和假设：任务估计资源前期任务估计持续时间责任人责任分配表责任者WBS项目经理技术经理质量经理财务经理计划部财务部商务部采购部原厂商顾问技术委公司客户需求评审●▲●●〇●设计评审●▲●●〇□集成测试□▲〇□□采购审批□□●●●●〇▲□□工程实施▲●●□□□□□●●●项目计划▲●●●●●●●●□□●注：▲负责〇审批●参加□通知简化的责任矩阵项目任务表（六）项目执行工作的成果成果包括两方面：1、工作成果只为完成项目工作而进行的那些具体活动的结果。2、项目变动申请二、项目控制（一）项目跟踪的定义（二）项目跟踪系统的建立（三）项目控制的定义（四）项目控制工作的准则（五）项目控制工作的步骤（六）项目变更控制的定义（七）项目变化的原因与影响（八）项目变更控制程序每个报告期内分析当前状况并与计划比较（进度、预算）制定基准计划（进度、预算）开始项目等待，进入下一个报告期收集实际进程数据（进度、成本）将变化列入项目计划（范围、进度、预算）计算出变更后的项目进度、预算和预测识别纠正措施和协调相关变化需采取纠正措施吗？项目控制的流程计划、跟踪和控制是项目管理不可分割的三个环节。由于项目活动的风险性和艰巨性，在管理过程中实行有效的项目控制，是实现过程目标和最终目标的前提和关键项目控制的基础是信息，而信息的获得则要靠对项目的跟踪计划和控制—一对连体双胞胎控制是将你现在所在的位置与你应该在的位置比较，如果有差异，则采取纠正措施。没有计划，就没有控制!（一）项目跟踪的定义1、项目跟踪项目跟踪是指项目各级管理人员根据项目的规划和目标等，在项目实施的整个过程中对影响项目进展的内外部因素进行及时的、连续的系统地记录和报告的系列活动过程。跟踪系统的核心在于及时反映项目变化、提供有关信息报告。2、项目跟踪的原因提供采取纠偏行动的依据使其他团队成员掌握进度情况使团队成员的进度能够同步3、项目跟踪工作内容对项目计划地执行情况进行监督；对影响项目目标实现的内外部因素的发展情况和趋势进行分析和预测。4、影响项目计划和目标实现的因素（1）外部因素。一般情况下，外部因素是不可控的。（2）内部因素。这类因素是组织可以控制的。其中，最关键、最为重要、对项目目标的实现影响最大的因素是：进度、成本和质量。（二）项目跟踪系统的建立1、项目跟踪对象；2、收集信息的范围；3、跟踪的方法；4、项目跟踪的过程。建立项目跟踪系统时应着重考虑：（三）项目控制的定义控制是计划—跟踪—控制这一项目工作循环中的最后一项要素。就其本质而言，控制是旨在减少计划和现实差距的行动。项目的计划—跟踪—控制的主要对象是时间/进度、成本/预算、质量/技术指标（绩效）这三个要素。注意事项：受控制的是工作，不是工作者。复杂项目的控制应基于激励和自我控制。控制基于完成的工作。（目标进度应通过检验产品进行测量）获得控制数据的方法必须内建于工作过程之中。项目控制包括成本控制、进度控制、质量控制、风险控制等方面。成本、进度、质量控制这三个项目经理最为关心的方面。（四）项目控制工作的准则1、项目的执行自始至终必须以项目计划为依据2、定期和及时测量实际进展情况，并与计划进程的情况相比较3、随时监测和调整项目计划4、充分的、及时的信息沟通5、详细准确地记录项目的进展和变化项目控制手段和工具控制手段：•制定并遵守计划•不断监督•必要时进行调整•沟通•团队工作可视化图表工具：重要的关系里程碑图甘特图费用成本曲线资源负荷图项目成本记录工作绩效图项目报告表（五）项目控制工作的步骤1、建立项目系统（目标）标准（基准）；2、收集有关项目进展情况的信息；3、寻找偏差；4、偏差的原因和趋势分析；5、采取管理行动来纠正偏差；6、通知有关部门。可按照PDCA循环方式来开展，具体为：项目执行信息的收集在整个报告期内需要收集两种数据或信息：i.实际执行的数据，包括活动开始或结束的实际时间；使用或投入的实际资源和成本等；ii.有关项目范围、进度计划和预算变更的信息。信息数据收集的五种方法发生概率统计法原始数据记录法经验法指标法口头测定方式项目进展报告项目进展简介项目近期趋势预算情况困难与危机人、事表扬项目进展报告的形式日常报告例外报告特别分析报告各种项目进度控制报表——关键点检查报告关键点名称：检查组名称：检查组负责人：报告人：报告日期：报告份数：对关键点的目标描述关键点结束时间与计划时间相比提交物是否能满足性能要求估计项目以后发展态势检查组负责人的审核意见：签名：日期项目执行状态报告任务名称任务编码报告日期状态报告份数实际进度与计划进度相比投入工作时间加未完成工作的计划时间和计划总时间相比提交物是否能满足性能要求任务能否按时完成现在人员配备状况现在技术状况任务完成估测潜在的风险分析及建议任务负责人审核意见：签名：日期任务完成报告任务名称及编码：结束日期：交付物的性能特点：实际工作时间和计划时间相比：实际成本和估计费用相比：实施过程中遇到的重大技术问题及解决办法：评审意见：评审人：日期：紧后工作名称及编码：紧后工作计划及措施：项目负责人审核意见：签名：日期：重大突发性事件的报告事件发生的时间：事件发生的部位：突发性事件的描述：对项目正常实施影响的程度：事件发生的初步原因分析：建议采取的补救措施：项目负责人审核意见：签名：日期：项目变更申请报告项目名称：项目负责人：项目变更的原因：项目变更替代方案描述：估计项目变更后对总项目进度的影响：变更时所涉及到的相关单位：项目负责人的审查意见：签名：日期：上级项目主管部门的审查意见：签名：日期：项目进度报告(IBM)项目进度报告姓名：项目名称：本周结束日期：关键问题任务范围有变化吗？超过目标日期了吗？估算有问题吗？有技术问题吗？有评审问题吗？是否对跟踪项目的解释：下一周任务计划：问题和办法：完成人：日期：评审人/日期：项目管理报告(IBM)项目管理报告:项目号:项目名称:报告日期:项目经理:项目报告数:是否状态总结1．实际进度超过10%吗？2．已投入工作时间加未完成工作的计划时间超计划时间的10%吗？3．完成任务的数量超计划的10%吗？4．交付物能满足性能要求吗？5．项目能按时交货吗？6．满足用户的要求吗？7．与用户的关系被接受了吗？8．附上职员工作总结、资源计划总结、累积完成任务总结报告吗？人员配备状况:技术状况:任务完成估测:附上的用户进度报告:编号:审批项目经理:日期:管理人:日期:（六）项目变更控制的定义1、项目变化任何事物都处于发展和变化之中，项目的进行也不例外。项目变化是指项目的实际情况与项目基准计划发生偏差的状况。这些基准包括项目的目标和要求、项目的内外部环境、项目的技术质量指标等。2、项目变更项目发生变化不代表项目就会发生变更；项目变更是正常的、不可避免的；变更实施越迟，完成变更的难度就越大；项目变更时间与所付代价的关系见