物业档案管理制度

物业档案管理制度为了加强物业档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规、规章特指定档案管理制度。1.公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。2.设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等，对物业档案实行集中统一管理。3.按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并做好提供利用。4.凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。5.归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。6.形成物业档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。7.物业档案管理人员，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。8.物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。9.凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人，物业档案管理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，在指定地点销毁。10.物业管理的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时修复，确保物业档案的完整与安全。11.任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。12.借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单，用完后及时归还入档。