第六章制作 Excel 电子表格

2第6章制作Excel电子表格教学提示Excel2003软件除了可以制作常用的表格之外，在数据处理、图表分析以及金融管理等方面都有出色的表现，因而受到广大用户的青睐。教学目标通过本章的学习要求用户掌握Excel2003的基本操作，学会使用公式或函数计算、使用图表分析以及对工作表中的数据进行排序和筛选等操作方法。36.1Excel2003窗口介绍Microsoft公司的Excel2003是Windows环境下的优秀电子表格系统。在Excel2003中，电子表格软件功能的方便性、操作的简易性、系统的智能性都达到了一个新的境界。Excel2003具有强有力的处理图表、图形功能，也有丰富的宏命令和函数以及支持Internet网络的开发功能。本节将介绍Excel2003入门的基础知识，包括它的窗口界面介绍以及工作簿和工作表的概念。46.1.1Excel2003界面介绍标题栏：用于显示当前使用的应用程序名称和工作簿名称。菜单栏：Excel2003最为丰富的命令集合，几乎所有的Excel2003命令都可以从菜单栏中选择执行。常用工具栏：Excel2003编辑过程中最常用的工具集。工具栏中的每个小按钮都对应一种操作。例如：单击【新建】按钮，便可创建一个新的工作簿。格式工具栏：Excel2003中常用的编排工具集之一。包括字体格式设置、对齐格式设置、数字格式、缩进量、边框样式和颜色设置等工具。编辑栏：用来定位和选择单元格数据以及显示活动单元格中的数据和公式。行、列标题：用来定位单元格，例如：A1代表第1行，A列。其中行标题用数字显示，列标题用英文字母表示。工作表格区：用来记录数据的区域。状态栏：位于底部，可提供有关选择命令或操作进程的信息。工作表标签：用于显示工作表的名称，单击工作表标签将激活相应的工作表。水平、垂直滚动条：用来在水平、垂直方向改变工作表的可见区域。任务窗格：Excel2003的任务指示。56.1.2工作簿与工作表工作簿是指在Excel2003环境中用来存储并处理工作数据的文件，它是由若干个工作表组成的。在Excel2003中，一个文件可以说就是一个工作簿，工作簿窗口下方有若干个标签，单击其中一个标签就会切换到该工作表。打开Excel2003时，映入眼帘的工作画面就是工作表。由众多的行和列中的单元格排列在一起构成。工作表能存储包含字符串、数字、公式、图表、声音等丰富的信息或数据，并能够对这些信息或数据进行各种处理，同时能将工作表打印出来。66.2新建工作簿在Excel2003中，既可以新建空白工作簿，也可以利用已有工作簿新建工作簿，还可以利用Excel2003提供的模板来新建工作簿。76.2.1新建空白工作簿空白工作簿就是其工作表中没有任何数据资料的工作簿，新建空白工作簿的方法有三种。选择【文件】|【新建】命令。选择【文件】|【新建】命令。按下快捷键Ctrl+N。在任务窗格中单击【空白工作簿】选项，如图6.2所示。这样，一个新的空白的工作簿就产生了。通常，新建的空白工作簿是由3个空白工作表(Sheet1、Sheet2和Sheet3)组成的，如图6.3所示。86.2.2由现有工作簿新建工作簿(1)在任务窗格中单击【根据现有工作簿新建】命令，如图6.4所示。(2)在弹出的【根据现有工作簿新建】对话框内，选择适当的路径并选择现有的工作簿txl，如图6.5所示。(3)单击【创建】按钮即可。96.2.3根据模板新建工作簿比如公司实行考勤制度，需要做一个考勤记录表，那么可以进行以下操作。(1)在任务窗格中单击【本机上的模板】，如图6.7所示。(2)在弹出的【模板】对话框内，先单击【电子方案表格】标签，然后在选项列表中选择所需要模板，此例中选择【考勤记录】选项，如图6.8所示。(3)单击【确定】按钮，所选的工作簿模板就出现了，如图6.9所示。106.3输入工作表数据当工作簿建立之后，就可以在工作簿的每一个工作表中输入数据了。在Excel工作表的单元格中可以输入文本、数字、日期、时间和公式等。116.3.1输入文本单元格中的文本包括任何字母、数字和键盘符号的组合。每个单元格最多可包含32000个字符，如果单元格列宽容不下文本字符串，就要占用相邻的单元格。如果相邻单元格中已有数据，就会截断显示。(1)在工作表中单击单元格D2，选定此单元格。(2)切换到微软拼音输入法，输入“大豆产量”。(3)按Enter键，活动单元格下移到D3，如图6.10所示。126.3.2输入数字在Excel中，数字可用逗号、科学计数法或某种格式表示。输入数字时，只要选中需要输入数字的单元格，按键盘上的数字键即可，如图6.11所示。136.3.3输入日期和时间在输入时间时，如果按12小时制输入时间，需在时间后空一格，再输入字母a或p，分别表示上午或下午。例如输入10:40p，按Enter键后的结果是22:40:00，如图6.13和图6.14所示。如果只输入时间数字，Excel将按AM(上午)处理，如果要输入当前的时间，按组合键Ctrl+Shift+;(分号)即可。146.3.4数据输入技巧1.利用选择列表Excel2003具有数据记忆功能，在同一行或同一列中，如果前面的单元格中已有数据输入，即在某单元格输入一个与前面单元格相同的数据时，Excel会自动显示出该单元格后面的数据。2.在多个单元格中输入相同的数据如果在工作表中有多处重复出现相同的数据，那么在数据输入时，可首先将这些单元格同时选中，同时选中的操作方法为在选中第一个单元格后按下Ctrl键，再依次单击其他单元格。然后通过编辑栏输入数据，同时按下Ctrl+Enter键。此时数据将同时显示在被选中的多个单元格中。156.4进行简单的运算1.自动求和(1)选中要进行计算的数值区域，如图6.17所示。(2)选择常用工具栏中的自动求和按钮，则所选区域下面的一个单元格中会显示出所选数值的和，如图6.18所示。2.求平均值(1)选择要进行计算的数值区域，如图6.19所示。(2)在常用工具栏中单击自动求和按钮右边的下三角按钮，在弹出的菜单中选择【平均值】命令。这样，在所选区域下方的单元格内就会出现所选数值的平均值，如图6.20所示。(3)如果要进行其他计算，比如求最大值、最小值等，请参照以上的操作。图6.21所示为求最大值的结果。166.5保存和关闭工作簿保存工作簿文件的具体操作步骤。(1)选择【文件】|【保存】命令，或单击常用工具栏上的保存按钮。(2)在【另存为】对话框的【保存位置】下拉列表框中选择合适的路径，然后在【文件名】文本框内输入工作簿名称，如图6.22所示。(3)单击【保存】按钮。这样，就完成了保存当前工作簿的操作。176.6打开已有工作簿在Excel2003中，单击常用工具栏上的【打开】按钮，或者选择【文件】|【打开】命令，如图6.24所示，都将出现【打开】对话框，如图6.25所示。从中选择要打开的文件后，单击【打开】按钮就可以了。186.7编辑工作表文档中的数据输入完成后，有时需要对单元格中的数据及单元格做进一步的处理。如果不希望别人对工作表或工作簿的数据进行修改，就需要对相应的工作表或整个工作簿设置安全保护。本节就将详细介绍编辑工作表的具体内容及方法。196.7.1选取单元格数据下面来介绍一下选中单元格的几种操作方法。选中一个单元格：要选中一个单元格，直接单击所要选中的单元格即可。选中多个连续的单元格：要选中多个连续的单元格，首先要选中起始单元格，然后按住鼠标左键至所要选择的最后一个单元格再释放鼠标即可，如图6.26所示。选中多个不连续的单元格：要选中多个不连续的单元格，首先应选中任意一个单元格，然后在按住Ctrl键的同时单击所需的单元格，如图6.27所示。206.7.2增删行和列1.添加行先单击要添加行的位置，然后选择【插入】|【行】命令可直接在选中的添加位置上方添加一行。也可以选中要插入行的行号，然后右击，在弹出的快捷菜单中选择【插入】命令。2.添加列添加列的方法与添加行的方法很相似，选中插入列的位置后，选择【插入】|【列】命令。也可选中所要插入列的列号，然后右击，在弹出的快捷菜单中选择【插入】命令。3.删除行选中要删除的行，选择【编辑】|【删除】命令，或者右击要删除的行号，在弹出快捷菜单中选择【删除】命令。4.删除列选中要删除的列，选择【编辑】|【删除】命令，或者右击要删除的行号，在弹出快捷菜单中选择【删除】命令。216.7.3调整行高和列宽调整列宽首先将鼠标指针移到要调整列宽的相邻两列的分界线上，当鼠标指针变为如图6.30所示的形状时，拖动鼠标，即可调整此列的宽度。调整行高首先将鼠标指针移到要调整行高的相邻两行的分界线上，当鼠标指针变为形状时，拖动鼠标，即可调整此行的高度。若想为行高和列宽设定一个精确值，则可按下列步骤进行：调整行高时，首先选择要调整行高的行，然后选择【格式】|【行】|【行高】命令，弹出【行高】对话框，在【行高】文本框中输入合适的值，行的高度将发生相应的变化。调整列宽时，首先选择要调整列宽的列，然后选择【格式】|【列】|【列宽】命令，弹出【列宽】对话框，在【列宽】文本框中输入合适的值，列的宽度也将发生相应的变化。226.7.4隐藏和显示行或列要隐藏行或列，首先要选中需要隐藏的行或列。然后选择【格式】|【行】(或【列】)|【隐藏】命令。如果要显示被隐藏的行，首先选中要显示行的相邻两行，然后选择【格式】|【行】|【取消隐藏】命令。如果要显示被隐藏的列，操作方法相似，只要选中要显示的列的相邻两列，然后按上面的步骤操作。236.7.5复制和移动单元格数据单元格数据的复制首先选中要复制的单元格或单元格区域，单击【复制】按钮然后选中要粘贴的区域，单击【粘贴】按钮即可完成复制。移动单元格数据先要选中要移动的单元格或单元格区域，当鼠标指针变成十字形状时，拖动单元格或单元格区域至目标位置，然后释放鼠标，即可完成对单元格数据的移动。246.7.6添加和重命名工作表向工作簿中添加新的工作表，操作步骤：(1)右击工作表标签Sheet1，在弹出的快捷菜单中选择【插入】命令，如图6.33所示。(2)此时，Excel2003就会打开一个【插入】对话框，如图6.34所示。(3)选中所需要的图标选项，如【工作表】图标。(4)然后单击【确定】按钮，可在当前的工作簿中添加一个新的工作表。要对工作表重命名，只需右击需要更名的工作表，在弹出的快捷菜单中选择【重命名】命令。256.7.7保护工作表保护工作表的具体操作步骤如下：(1)选择【工具】|【保护】|【保护工作表】命令，打开【保护工作表】对话框，如图6.36所示。(2)在【保护工作表】对话框的【允许此工作表的所有用户进行】列表框中，选中相应的复选框。(3)可以在【取消此工作表保护时使用的密码】文本框中输入密码。(4)单击【确定】按钮，在随后打开如图6.37所示的【确认密码】对话框中重新输入密码，单击【确定】按钮，这样就完成了对工作表的保护。266.8数值运算电子表格系统除了能进行一般的表格处理外，还应该具有数据计算能力。Excel2003作为优秀的电子表格处理软件，允许使用公式对数值进行计算。公式是对数据进行分析与计算的等式，使用公式可以对工作表中的数值进行加法、减法、乘法、除法等计算。276.8.1数值运算符所有的公式必须以符号“=”或“+”开始。一个公式是由运算符和参与计算的元素(操作数)组成的。操作数可以是常量、单元格地址、名称和函数。运算符是为了对公式中的元素进行某种运算而规定的符号。Excel中有四种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。算术运算符的功能是完成基本的数学运算，如：加号(+)、减号(-)、乘号(*)、除号(/)、百分比(%)、幂(^)。比较运算符的功能是比较两个数值并产生布尔代数逻辑值TRUE或FALSE，如：等号(=