应收账款管理制度(含流程)

文件编号：版本信息：0.0实施日期：2011年8月17日一体化体系文件第1页，共11页应收账款管理制度一、前言1目的规范公司应收账款管理，降低应收账款产生的风险。2范围适用于TU事业群客户。3内容3.1期内应收账款管理3.2质保金管理3.3逾期应收账款管理3.4诉讼收款管理3.5坏账管理4定义4.1期内应收账款：在约定的收回日期内的应收账款。4.2质保金：在建筑工程竣工验收交付使用后，从应付的建设工程款中预留的用以维修建筑工程在保修期限和保修范围内出现的质量缺陷的资金。4.3质保金金额：一般情况下，质保金金额按实际出货量的5%进行计算；有特殊情况的，按照销售合同实际操作。4.4质保金期限：一般情况下，质保金在工程竣工后一年到期；有特殊情况的，按照销售合同实际操作。4.5逾期应收账款：在约定的收回日期到期之后，仍然没有到账的应收帐款。4.6催款函：一种催交款项的文书，是交款单位或个人在超过规定期限，未按时交付款项时使用的通知书。4.7客户通话记录簿：为了有效催收逾期应收账款，法务部门拟定的记录电话催收过程中相关信息（电话催收日期，通话内容等）的记录簿。二、期内应收账管理1过程职责文件编号：版本信息：0.0实施日期：2011年8月17日一体化体系文件第2页，共11页本过程由销售部门与法务部门负责，包括过程策划、文件编制/修订及发布控制1.1销售部门职责本过程由销售部门与法务部门负责，包括过程策划、文件编制/修订及发布控制1.1.1销售部门应及时将客户付款所需的所有材料送达客户。1.1.2销售部门应对客户即将到期的应收账款进行付款提示。1.1.3客户如表示无法按时还款的，销售部门应及时反馈给法务部门，并做进一步处理。1.2法务部门职责1.2.1法务部门应提醒销售部门对客户进行付款提示。1.2.2法务部门应对还款习惯较差的重点客户进行应收账款到期前提示。1.2.3法务部门应对销售部门反馈的无法按时还款的客户进行跟踪，并协助处理。2工作流程和内容期内应收账款管理流程销售部门法务部门序号步骤说明岗位2.1及时将客户付款所需的所有材料送达客户销售代表2.2提醒销售部门对客户进行付款提示区域公司信用控制专员2.3对客户即将到期的应收账款进行付款提示销售行政专员2.4对还款习惯较差的重点客户进行应收账款到期前提示区域公司信用控制专员2.5对不能及时还款的客户进行跟踪处理销售部门主管2.6对不能及时还款的客户，协助销售部门跟踪处理区域公司信用控制专员三、质保金管理1过程管理职责提供付款材料2.1提示付款2.3异议处理2.5提醒销售2.2重点客户提示2.4跟踪异议处理2.6文件编号：版本信息：0.0实施日期：2011年8月17日一体化体系文件第3页，共11页本过程由销售部门、财务部门与法务部门负责，包括过程策划、文件编制/修订及发布控制。1.1销售部门职责1.3.1销售部门应当根据合同内容，向法务部门提交质保金申请。1.3.2销售部门每3个月对质保金明细，包括：质保金金额、质保金期限及对应销售人员进行核实。1.3.3销售部门应向客户索取质保金收据，注明金额及归还时间。1.3.4销售部门应主动对到期的质保金进行追讨。1.2法务部门职责1.2.1法务部门应对销售部门提交的质保金申请内容进行审批。1.2.2法务部门将审批通过的质保金申请提交财务部门。1.2.3法务部门每3个月协助销售部门对质保金明细，包括：质保金金额、质保金期限及对应销售人员进行核实。1.2.4法务部门应当提醒销售部门对到期质保金进行追讨。1.3财务部门职责1.3.1财务部门根据法务部门提交的质保金申请内容，调整客户应收账款中质保金部分的金额与账期。1.3.2财务部门每月提供客户质保金报表，作为销售部门及法务部门跟踪质保金还款情况的依据。2工作流程和内容质保金管理流程销售部门法务部门财务部门文件编号：版本信息：0.0实施日期：2011年8月17日一体化体系文件第4页，共11页序号步骤说明岗位2.1填写质保金申请表，提供质保金收据。销售行政专员2.2一级审批“通过”流向二级审批；“不通过”流向申请人重新填写申请表。销售部门主管2.3二级审批“同意”质保金申请成功；区域公司法务部主管2.4财务部门根据法务部门提交的质保金申请内容，调整客户应收账款中质保金部分的金额与账期财务部门四逾期应收账款管理1过程管理职责本过程由销售部门与法务部门负责，包括过程策划、文件编制/修订及发布控制。1.1销售部门职责1.1.1销售部门应根据客户逾期程度，对客户采取催款措施。包括：带款提货、电话催款、邮件催款、催款函催款等。1.1.2销售部门应将督促客户制定还款计划，并反馈给上级领导及法务部门。1.1.3销售部门应督促并确保客户按还款计划还款。1.1.4客户逾期情况恶劣的，由销售提出诉讼申请，准备诉讼。1.1.5诉讼催收前，销售部门应提供必要的诉讼证据。包括：信函送达凭证和电话催收通质保金申请2.1一级审批2.2.二级审批2.3.财务调账2.4通过通过不通过不通过文件编号：版本信息：0.0实施日期：2011年8月17日一体化体系文件第5页，共11页话记录（电话录音）等。1.1.6诉讼过程中，销售部门应积极配合法务部门进行诉讼催款。1.1.7催款函必须以挂号信、EMS或当面签收的方式寄送，销售员应保留相关凭证。1.1.8电话催收必须填写客户通话记录簿。1.2法务部门职责1.2.1法务部门应关注客户逾期欠款情况，并对销售部门逾期应收账款催收工作提供专业意见与建议。1.2.2法务部门应根据销售部门提供的诉讼申请及材料，对客户进行诉讼催款。1.2.3诉讼结束后，法务部门应当对诉讼案件进行分析与通报。2工作流程和内容逾期应收账款管理流程销售部门法务部门序号步骤说明岗位催款2.1制定还款计划2.3诉讼申请2.5按计划还款2.4诉讼2.6诉讼分析2.7提供专业意见2.2文件编号：版本信息：0.0实施日期：2011年8月17日一体化体系文件第6页，共11页2.1根据客户逾期程度，对客户采取催款措施。销售代表2.2对销售部门逾期应收账款催收工作提供专业意见与建议区域公司信用控制专员2.3督促客户制定合理的还款计划销售代表2.4督促客户按还款计划还款销售代表2.5对逾期情况恶劣的客户提出诉讼申请销售部门2.6根据销售部门提供的材料和申请对客户提出诉讼区域公司法律事务专员2.7诉讼结束后，对案情分析并通报区域公司法务部主管五诉讼收款管理1过程管理职责本过程由销售部门与法务部门负责，包括过程策划、文件编制/修订及发布控制。1.1销售部门职责1.1.1销售部门应主动提出对逾期恶劣或有可见极大风险存在的客户进行诉讼收款。1.1.2销售部门应积极配合法务部门准备诉讼材料。1.1.3销售部门应主动参与诉讼有关的各项工作。1.1.4销售部门在得知客户有意向对我公司诉讼时，及时向上级领导和法务部门报备。1.1.5销售部门应积极配合法务部门准备应诉材料。1.2法务部门职责1.2.1法务部门应根据在诉讼申请审批同意后，进行诉讼准备。1.2.2法务部门应联合销售部门，共同准备诉讼材料。1.2.3法务部门应聘请合格的律师，为公司进行诉讼活动。1.2.4法务部门在应诉前，应及时反馈给上级领导和销售部门。1.2.5法务部门应联合销售部门，共同准备应诉材料。1.2.6法务部门应在诉讼和应诉时，及时向销售部门反馈诉讼进展。1.2.7法务部门应在诉讼和应诉后，对案情进行分析并通报各相关部门。2工作流程和内容诉讼收款管理流程销售部门法务部门文件编号：版本信息：0.0实施日期：2011年8月17日一体化体系文件第7页，共11页序号步骤说明岗位2.1提出诉讼申请，填写诉讼申请表。销售行政专员2.2审核决定是否同意对客户进行诉讼收款销售部门各级主管法务部门各级主管2.3进行诉讼各项准备工作区域公司法律事务专员2.4将诉讼进展汇报到相关部门区域公司法务主管2.5对案情进行分析汇报区域公司法务主管应收账款应诉管理流程销售部门法务部门诉讼申请2.1诉讼准备2.3案情分析2.5诉讼进展汇报2.4审批申请2.2不通过通过审批申请2.2文件编号：版本信息：0.0实施日期：2011年8月17日一体化体系文件第8页，共11页六坏账管理本过程由销售部门、财务部门与法务部门负责，包括过程策划、文件编制/修订及发布控制。1过程管理职责1.1销售部门职责1.1.1销售部门对确准无法收回的应收账款，且账龄超过360天的，提出坏账核销申请。1.1.2出现以下情况，可申请坏账核销：A.债权发生后，两年内无法定事由终止实效的，公司未行使债权人权力。因丧失胜诉权，可记录坏账。B.债权人发生死亡、终止，无可继承财产，可记录坏账。C.通过诉讼追偿，诉讼申请被驳回的，可记录坏账。D.案件判决后2年，未申请执行或无法执行的，可记录坏账。1.1.3申请坏账核销，须提交董事会决议，并提供资料说明已采取必要措施催收帐款，包括：营业执照，工商注销登记证明，催款函，诉讼案件的判决书、终止执行书等。1.1.4销售部门主管对坏账核销申请审批同意后，计入事业部费用。1.1.5应收账款做坏帐核销后,销售部门应继续并追收.事后又收回时，须冲回以往的核销。1.2财务部门职责1.2.1财务部门应根据法务部门每月计算坏账预提做账。诉讼申请2.1诉讼准备2.3案情分析2.5诉讼进展汇报2.4审批申请2.2不通过通过文件编号：版本信息：0.0实施日期：2011年8月17日一体化体系文件第9页，共11页1.2.2坏账核销审批同意后交财务部核销。1.2.3事后又收回已核销坏账时，须冲回以往的核销。1.3法务部门职责1.3.1法务部门应每月计算坏账预提，预提方法：逾期＞＝90天，预提比率50%；逾期＞＝180天，预提比率70%；逾期＞＝360天，预提比率90%。1.3.2法务部门对于已知的坏帐风险，该笔应收账款应该立刻进行全额预提，而不论账龄长短。已知坏帐风险的情况可以包括但不限于：A.客户已经倒闭、消失或有其他重大负面消息。B.立邦已经起诉该客户。C.其他对于收款不利的情况发生时。1.3.3法务部门应对销售部门提出的坏账核销申请进行谨慎审批。2工作流程和内容坏账核销申请流程销售部门法务部门文件编号：版本信息：0.0实施日期：2011年8月17日一体化体系文件第10页，共11页序号步骤说明岗位2.1提出坏账申请销售行政专员坏账申请表2.1一级审批2.2返回结束一级审批2.2二级审批2.3三级审批2.4拒绝坏账申请成功拒绝四级审批2.5拒绝返回同意同意拒绝同意返回拒绝五级审批2.6拒绝返回同意返回同意同意文件编号：版本信息：0.0实施日期：2011年8月17日一体化体系文件第11页，共11页2.2坏账≤100：一级审批“同意”坏账申请成功，并邮件通知申请人，邮件中有页面链接；超过权限：一级审批“同意”流向二级审批，并邮件通知下一审批人，邮件中有审批页面链接；“拒绝”流程结束；“返回申请人修改”流向申请人。并邮件通知申请人，邮件中有审批页面链接。区域公司信用控制专员销售部门主管2.3坏账≤5000：二级审批“同意”坏账申请成功，并邮件通知申请人，邮件中有页面链接；超过权限：二级审批“同意”流向三级审批，并邮件通知下一审批人，邮件中有审批页面链接；“拒绝”流程结束；“返回申请人修改”流向申请人。并邮件通知申请人，邮件中有审批页面链接。区域公司法务部主管2.4坏账≤10000：三级审批“同意”坏账申请成功，并邮件通知申请人，邮件中有页面链接；超过权限：三级审批“同意”流向四级审批，并邮件通知下一审批人，邮件中有审批页面链接；“拒绝”流程结束；“返回申请人修改”流向申请人。并邮件通知申请人，邮件中有审批页面链接。事业部总经理2.5坏账≤20000：四级审批“同意”坏账申请成功，并邮件通知申请人，邮件中有页面链接；超过权限：四级审批“同意”流向五级审批，并邮件通知下一审批人，邮件中有审批页面链接；“拒绝”流程结束；“返回申请人修改”流向申请人。并邮件通知申请人，邮件中有审批页面链接。财务总监2.6坏账＞20000：五级审批“同意”流向六级审批，