第四章电子文件管理要点

第四章电子文件管理要点一、电子文件管理的现有规范电子文件管理的现有规范《磁性载体档案管理与保护规范》,档案行业标准（DA/T15-1995）1996年2月《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,国家标准（GB/T17678.–1999）《归档文件整理规则》,档案行业标准（DA/T22-2000）2000年12月《电子文件归档与管理规范》国家标准（GB／T18894—2002）2002年《电子公文归档管理暂行办法》国家档案局、中央档案馆规章2003年7月《公务电子邮件归档与管理规则》档案行业标准（DA/T32-2005）2005年4月《纸质档案数字化技术规范》档案行业标准（DA/T31-2005）《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T38-2008《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）《电子文件管理条例》中办、国办2009年39号文二、电子文件管理的基本原则1、全程管理原则2、超前控制原则3、统一管理原则4、真实性、完整性和可读性保障原则三、电子文件如何收集归档三、电子文件如何收集归档？（一）谁来收集归档？电子文件应该由文件形成单位负责收集，从申请立项开始，并指定专人负责。档案部门负责监督和指导。三、电子文件如何收集归档？（二）如何收集归档？1、归档时间？电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。——《电子文件归档与管理规范》第7.5条逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的管理权限向档案部——《电子文件归档与管理规范》第3.5条物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。——《电子文件归档与管理规范》第3.6条三、电子文件如何收集归档？（二）如何收集归档？2、归档载体？收集的电子文件存储于能够脱机保存的存储载体；归档电子文件存储到符合保管期限要求的耐久性脱机载体。本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。——《电子文件归档与管理规范》第7．5．2．3条目前脱机以光盘为主三、电子文件如何收集归档？（二）如何收集归档？3、归档份数？一式3套：一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。——《电子文件归档与管理规范》第7．5．2．2条归档光盘按查阅使用频度，分成普通级和频繁级。普通级归档光盘一式3份，一份供查阅使用，一份封存保管，一份异地保存。频繁级归档光盘一式4份（或更多份），二份供查阅使用，一份封存保管，一份异地保存。——《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》第7条三、电子文件如何收集归档？（二）如何收集归档？4、归档文件密级及保管期限？电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。——《电子文件归档与管理规范》第7.2.4条三、电子文件如何收集归档？（二）如何收集归档？5、其他要求：（1）检测在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。——《电子文件归档与管理规范》第7.4条（2）解密加密电子文件必须在解密后再归档保存——《电子文件归档与管理规范》第7.5.2.2条（3）缓销毁归档后文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年——《电子文件归档与管理规范》第7.5.2.8条三、电子文件如何收集归档？（三）归档范围与格式？1、归档的内容范围？参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。——《电子文件归档与管理规范》第7.2.3条三、电子文件如何收集归档？（三）归档范围与格式？1、归档的内容范围？2、归档的类型范围？（1）文本文件（2）图形、图像文件（3）影像文件、声音文件、多媒体文件（4）计算机程序（5）数据文件等等三、电子文件如何收集归档？（三）归档范围与格式？1、归档的内容范围？2、归档的类型范围？3、归档认可的格式？归档电子文件必须采用适当的文件格式：专用软件产生的电子文件尽量转换成通用、推荐格式的电子文件，如不能转换，应在同一载体中同时保存其专用软件；对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号及相关参数、资料等。——《电子文件归档与管理规范》第6.1.4-6.1.9.条三、电子文件如何收集归档？（三）归档范围与格式？3、归档认可的格式？为什么要归档认可的格式？格式有两种：专有格式——DOC文件、WPS文件开放格式——HTML文件三、电子文件如何收集归档？（三）归档范围与格式？3、归档认可的格式？（1）文本文件国家认可的文本文件格式：RTF、TXT、XML对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。——《电子文件归档与管理规范》6．1．4三、电子文件如何收集归档？（三）归档范围与格式？3、归档认可的格式（2）图像（图形）文件图像（图形）文件的分类：位图文件（光栅图文件）矢量图文件——通过几何描绘来记录图形、图像三、电子文件如何收集归档？（三）归档范围与格式？3、归档认可的格式？（2）图像（图形）文件常见的位图图像文件格式BMP：位图文件格式（.bmp）TIFF：标签图像文件格式（.tif）GIF：图形文件交换格式（.gif）JPEG：联合图像专家组格式（.jpg）PNG：流式网络图形文件格式（.png）位图国家推荐的格式：JPEG、TIFF三、电子文件如何收集归档？（三）归档范围与格式？3、归档认可的格式？（2）图像（图形）文件常见的矢量图图像文件格式SVG：可缩放矢量图形格式SWF：震动波格式DXF：CAD矢量文件格式WMF：Windows图元文件格式EMF：Windows扩展图元文件格式对矢量图图像文件格式，国家尚未出台推荐格式，但规定：“对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。”——《电子文件归档与管理规范》第6.1.6条三、电子文件如何收集归档？（三）归档范围与格式？3、归档认可的格式？（3）音频文件常见的音频文件格式：WAV格式CD格式DVDAudio格式MP3格式WMA格式RA格式MIDI格式音频文件的推荐格式：WAV格式MP3格式三、电子文件如何收集归档？（三）归档范围与格式？3、归档认可的格式？（4）视频文件常见的视频文件格式：AVI格式DV-AVI格式MPEG-1格式（VCD格式）MPEG-2格式（DVD格式）MPEG-4格式（流媒体格式）WMVRM格式视频文件的推荐格式：AVI格式；MPEG格式四、电子文件如何整理？四、电子文件如何整理？（一）谁来整理？归档电子文件由形成部门负责整理、编辑、按要求写入只读光盘，档案部门予以协助和指导。四、电子文件如何整理？（二）整理依据？归档电子文件整理按照《归档文件整理规则》规定要求进行。电子文件按各门类档案整理规定进行四、电子文件如何整理？（三）如何整理？1、分类2、排列与分盘3、编光盘档号4、编目与著录四、电子文件如何整理？（三）如何整理？1、分类非电子文件分类：同一全宗内的电子文件按照年度一保管期限一机构(问题、类目)或保管期限一年度一机构(问题、类目)等分类方案进行分类。——《归档文件整理规则》企业档案分类：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类：——《工业企业档案分类规则》四、电子文件如何整理？1、分类电子文件分类两种办法：（1）在原分类体系中增加一级类目“电子文件”，然后再分类，如：电子公文数码照片数据库视频等（2）在原分类体系中不单独设置类别，而是在其一级类目下分别设置电子文件二级类1、分类2、排列与分盘（1）传统文件的排列方法？“归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。——《归档文件整理规则》工程档案电子文件按工程（项目、装置）、阶段、专业分盘刻录。（2）电子文件排列与分盘：“按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。”——《电子文件归档与管理规范》文本、视频、音频、照片等电子文件按年度（内容）分盘刻录。四、电子文件如何整理？3、编光盘档号（1）档号？档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。——《档号编制规则》传统档号结构分为三种：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页（张）号全宗号——类别号——案卷号——件、页（张）号类别号——项目号——案卷号——件、页（张）号四、电子文件如何整理？3、编盘号（2）新档号？“归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项”件号：室编件号：在分类方案最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注馆编件号：按进馆要求标注——《归档文件整理规则》四、电子文件如何整理？3、编光盘档号（3）光盘档号（相当于卷号）光盘是相当于或大于案卷的组织单位！“盘号”有点类似于以前的“卷号”光盘档号：由档案分类号、项目代号、电子文件类别代码、光盘顺序号组成。四、电子文件如何整理？3、编盘号档案分类号、项目代号、电子文件类别代码、光盘顺序号组成档案分类号：按照中国档案分类法各门类档案编号进行。项目代号：指研究项目或建设项目代号。电子文件类别代码：类别代码如下：T——文本文件；I——图像文件；V——视频文件；A——音频文件；G——图形文件；O——超媒体连接文件；M——多媒体文件；P——程序文件；D——数据库文件。如果遇到一个光盘中存储一种以上类别的文件时，应将所包含的类别分别填写以“，”隔开光盘顺序号：是光盘排列的顺序号，由五位阿拉伯数字组成，从00001开始编大流水号。四、电子文件如何整理？4、编目与著录（1）做光盘标签尺寸：121*121mm四、电子文件如何整理？4、编目与著录（1）做光盘标签尺寸：118*115mm四、电子文件如何整理？4、编目与著录（2）在光盘上标注在标签面书写，必须使用专门的“光盘标签笔”（非溶剂基墨水的软性标签笔）。初次使用应通过光盘耐候性试验。归档光盘禁止使用粘贴标签四、电子文件如何整理？4、编目与著录（3）著录：电子文件的著录应参照《档案著录规则》进行，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识(操作者、背景信息等元数据)。将著录结果制成机读目录和纸质目录。著录原则：采用基本著录格式。例如：题名、全宗号、档案类目（分类号）、电子文件类别代码、年度（项目、装置）、光盘顺序号、责任者、盘内文件来源、保管单位、系统环境、制作日期、光盘类型、其他、附注。四、电子文件如何整理？五、电子文件如何存储保存？（一）存储载体选择光盘光盘从功能上分有：只读（ReadOnly）光盘可记录（Recordable）光盘可重写（Rewritable）光盘三类通常用作归档的光盘：只读光盘CD、DVD可记录光盘CD-R、DVD-R和DVDR——电子文件归档光盘技术要求和应用规范3.1五、电子文件如何存储保存？（一）存储载体选择档案级光盘档案级光盘是可记录光盘中的优选品，其各项技术指标优于工业标准。档案级光盘的归档寿命大于20年。——电子文件归档光盘技术要求和应用规范3.1五、电子文件如何存储保存？（二）光盘存储结构光盘中各类档案电子文件存储采取树形结构，每张光盘只有一个根目录五、电子文件如何存储保存？（三）光盘刻录机的选择使用经检测性能优良的光盘刻录机。CD-R光盘和DVDR光盘的数