RF-CZ-LC-01工程招标管理流程（DOC14页）

广州富力地产股份有限公司工程招标管理流程文件编号RF-CZ-LC-01版本/修订A/0日期2013年8月1日第1页共14页工程招标管理流程编制日期审核日期批准日期广州富力地产股份有限公司工程招标管理流程文件编号RF-CZ-LC-01版本/修订A/0日期2013年8月1日第2页共14页一、流程目的规范工程招标行为，提高招标效率及效益，防范风险。二、适用范围适用于公司进行项目工程承建商及重大材料设备的招标工作。三、定义3.1招标计划：指招标项目实施前制订的各个招标环节的时间安排，根据控制角度及力度的不同分为：项目总体招标计划、年度招标计划、季度招标计划、单项招标计划。3.2招标方案：指在招标实施前依据招标计划、评标办法、资审条件及付现标准等资料编制，用以指导招标项目过程中主要工作节点的纲领性文件。四、职责4.1广州/北京招标中心4.1.1分别负责广州和北京地区的工程承建商及各自区域电梯等大型设备的全过程招标组织工作；4.1.2负责广州和北京地区工程合同的起草、报审、签订，组织合同交底；4.1.3监控地区公司单项招标估价≥100万元项目的招标全过程工作；4.1.4监控海南公司单项招标估价≥500万元项目的招标全过程工作。4.2地区公司招标专职机构4.2.1负责其地区的工程承建商的全过程招标组织工作；4.2.2负责其地区的工程合同的起草、报审、签订，组织合同交底。4.3供应部4.3.1负责其地区的重大材料设备供应商的全过程招标组织工作；4.3.2负责其地区的材料设备合同的起草、报审、签订，组织合同交底。4.4核算部4.4.1负责编制工程量清单、标底；4.4.2负责经济标分析及评审。4.5工程部、设计管理部4.5.1负责各自范围内的技术标评审，定板定样。广州富力地产股份有限公司工程招标管理流程文件编号RF-CZ-LC-01版本/修订A/0日期2013年8月1日第3页共14页4.6法律事务部（法务人员）4.6.1负责对合同等进行法务审核。4.7监察中心（组）4.7.1根据集团领导要求对相关招标事项进行独立的审计、监察工作。4.8申请部门4.8.1指申请招标项目的各地区公司工程部、市政部等；4.8.2提交《招标申请表》，并提供形成招标方案所需的资料、样板、范围图纸、推荐投标单位等。广州富力地产股份有限公司工程招标管理流程文件编号RF-CZ-LC-01版本/修订A/0日期2013年8月1日第4页共14页五、流程图工程招标管理流程招标中心（招标专职机构）/供应部审核/审批者相关部门核算部申请部门合同签订阶段招标计划阶段招标准备阶段招标实施阶段编制《项目总体招标计划》审核/审批工程进度计划材料设备进场计划目标成本项目总控计划编制年度/季度招标计划审核/审批编制《招标方案》（含推荐投标单位）提报《招标申请表》审核/审批组织编制招标文件编制技术标要求编制经济标要求（含工程量清单）提供图纸、资料（设计管理部）审核/审批发标组织踏勘、答疑现场接待、解答工程相关问题解答经济标相关问题收取投标保证金/保证函解答设计相关问题开标提供标底组织评标经济标评标技术标评标设计样板标评标汇总、编制综合评标分析报是否进行商务谈判汇总、编制综合评标分析报根据谈判策略，组织商务谈判参与商务谈判提交《定标审批表》、召开定标会，确定拟中标单位审核/审批安排中标单位在规定时间内提交保证书和履约保证金起草并发出《中标通知书》整理、编制合同文件审核/审批组织签订合同文件合同归档总工室/设计管理部参与相关技术标评标监察中心（部）参与商务谈判按《责权手册》权限按《责权手册》权限按《责权手册》权限按《责权手册》权限按《责权手册》权限按《责权手册》权限广州富力地产股份有限公司工程招标管理流程文件编号RF-CZ-LC-01版本/修订A/0日期2013年8月1日第5页共14页六、关键活动描述6.1招标原则6.1.1廉洁奉公原则：所有与招标工作相关的员工都应严格遵守职员职务行为准则并有义务向合作方宣传此原则，任何个人不得采取任何手段改变或试图影响招标决策结果。6.1.2公平公正原则：在选择入围合作方、谈判、决策时必须对所有合作方保持公平，树立并维护公司良好的信誉和形象。6.1.3三权分立原则：招标业务操作应遵循三权分立原则，即工程部、市政部等申请部门负责技术标准的制定、技术标评标，核算部负责经济标要求编制、经济标评标，招标中心（专职结构）/供应部负责招标全过程组织。6.1.4样板先行原则：材料设备类产品在投标时要送样，样板与招标需求、母板不一致则一票否决。6.1.5充分竞争原则：应选择有资质相同或接近的不少于三家合作方参与招投标以保证招标的竞争性。6.1.6一致性原则：招标决策标准必须在招标实施之前，制定招标方案时确定，并在整个招标及决策过程中保持不变。一旦需要改变时，必须重新启动招标流程。6.1.7可追溯原则：招标全过程资料，必须及时收集、整理、上传和归档。6.1.8事前签订原则：应在签订招标合同、协议或完成订单审批后安排合作方生产或进场施工。6.1.9保密原则：各类招标文件包括入围合作方、寻源过程、决策过程、合作方隐私文件、协议合同等，都属公司重要机密，不得泄露或作不当承诺。6.2招标计划阶段6.2.1招标专职机构/供应部根据《项目总控计划》、《工程进度计划》、《材料设备进场计划》及《目标成本》等资料，编制项目总体招标计划，报地区公司总经理审批。6.2.2招标专职机构/供应部于每年12月编制年度招标计划。6.2.3招标专职机构/供应部于每季度最后一个月编制季度招标计划。6.2.4在确定招标计划和范围时，针对装饰分包施工单位的选择须注意：1)住宅项目（含别墅）、普通乙级写字楼项目的装饰装修工程原则上由工程总包单位负责，不得另行选择装饰分包施工单位。如特殊情况确需另行选择装饰施工单位，须报集团副总裁（周耀南）审核，并经集团联席董事兼行政总裁（张生）审批后方可执行。2)酒店及甲级写字楼项目的装饰装修工程可根据实际情况选择分包单位进行施工。广州富力地产股份有限公司工程招标管理流程文件编号RF-CZ-LC-01版本/修订A/0日期2013年8月1日第6页共14页6.3招标准备阶段6.3.1招标申请1)招标需求部门提交《招标申请单》，并由部门负责人签名确认，内容及要求如下：内容包括：项目概况、发包范围、工程技术要求、质量要求、招标方式（通过招标/竞争性谈判/直接委托）、付款方式、开工日期、竣工日期、拟邀请的投标单位名单等并附有关图纸，材料、设备招标应提供母板，必要时经办人应对项目情况进行解释说明。所有招标项目须有工程造价控制指标，提供的图纸要经公司有关部门审批。金额＞100万的项目，由成本监控中心审定；金额≤100万的项目，由地区公司总经理指派有关部门（如核算室和设计管理部）审定。推荐投标单位：拟邀请的投标单位不得少于三家。多标段同时发标时，一个标段不得少于三家投标单位，能力不足的单位不得参加两个以上（含）的标段投标；必须从富力集团承建商/供应商名录中选用；拟邀请的投标单位拥有的工程资质证书的种类、级别、允许承接任务的范围应符合项目招标要求，并且应在同一档次；不得邀请在履标评估中为“不合格”或曾做出损害公司利益行为的单位参与投标。具体操作要求及程序见《承建商入围及评估管理作业指引》、《供应商入围及评估管理作业指引》。2)特殊工程需采用竞争性谈判（议标）方式时，参与谈判的单位应不少于两家，由申请部门写出专题报告，报集团分管区域副总审批。报告得到批准后，方可进行竞争性谈判（议标）工作。3)原则上只有政府垄断、技术垄断可允许采用直接委托方式。由申请部门写出专题报告，报集团分管区域副总审批。报告得到批准后，方可进行直接委托。6.3.2编制招标方案1)招标专职机构/供应部根据《招标申请表》及相关图纸、资料，编制《招标方案》。2)招标方案应包括但不限于：招标范围及标段划分、推荐投标单位、招标文件及报价方式、评标原则、评标办法、评标人员组成、商务谈判、付款方式等内容。6.3.3编制招标文件及工程量清单1)招标专职机构/供应部组织编制招标文件，核算部负责编制经济标要求，申请部门负责编制相关技术标准要求。广州富力地产股份有限公司工程招标管理流程文件编号RF-CZ-LC-01版本/修订A/0日期2013年8月1日第7页共14页2)施工招标文件应包括正文和附件。正文包括：招标人的名称、地址和联系方法；招标项目的名称、数量及招标项目的技术要求、图纸等；投标单位的资格要求，应当提交的资格、资信证明文件；获取招标文件的时间、地点、方式；现场踏勘的时间、地点、方式；招标文件答疑时间、地点、方式；投标单位须知（包括密封、签署、盖章要求等）；投标报价要求、工程量清单、投标文件编制要求；竣工的时间（大型设备交货时间）；开标时间及地点；评标方法、评标标准；其他与招标项目相关的内容（含投标保证金，合同的主要条款等）；商务承诺书；投诉、举报联络函。附件包括：施工图、拟签标准合同（合同中应明确发包单位要求的全部内容）等。3)招标文件应全面、完整、表述准确（尤其是涉及双方利益的经济条款），避免事后发生纠纷。4)招标文件中，应给供应商预留合理的投标时间，回标期限以15天为宜。5)核算部负责编制工程量清单及标底。金额≥100万的工程项目标底，需报成本监控中心审核；金额＜100万的工程项目标底，由核算部对照造价控制指标制定。确定的标底交由招标中心密封保存，其他人应主动回避；不准探询或私自拆开标底，标底知情人员不得向任何人泄露标底的内容。6)确实无法编制工程量清单及标底的工程，核算部需报地区公司总经理说明原由，经审批后，可无需编制工程量清单及标底。6.4招标实施阶段6.4.1发标1)招标专职机构/供应部负责将审批后的招标文件打印装订成册，与投标邀请函一并发出。如根据情况需发给投标单位招标文件电子版，应发送招标文件的PDF加密版。2)需面向社会公开招标的，在报集团分管区域副总书面同意后，可通过报纸、网站、或其他有效媒体渠道公开发布招标信息。3)发布招标文件后，可视需要由招标专职人员组织相关部门与投标单位举办技术说明会，对相关技术要求进行解释说明，并由招标专职人员会同招标申请单位形成答疑纪要，作为投标文件附件。4)招标文件的修改或澄清由相关部门确认后，应以书面形式通知投标单位，并要求投标单位确认已收到变更信息。对未按公司规定以书面形式通知投标单位的责任人，追究其相应责任。广州富力地产股份有限公司工程招标管理流程文件编号RF-CZ-LC-01版本/修订A/0日期2013年8月1日第8页共14页6.4.2踏勘、答疑1)发布招标文件后，如有必要组织现场踏勘的，由招标专职机构/供应部负责统一安排，工程部等采购申请部门负责现场接待，对投标单位应分别安排在不同时间进行现场踏勘。2)招标专职机构/供应部组织招标答疑，各投标单位将投标疑问卷提交给招标专职机构/供应部，招标专职机构/供应部汇总后将疑问卷分发给各相关部门。招标文件的修改或相关部门落实疑问卷回复内容后，提供给招标专职机构/供应部、以书面形式统一发放给各投标单位，并要求投标单位确认已收到变更信息。3)招标专职机构/供应部视需要组织答疑会，并做好书面记录工作，该记录将作为招标文件的附件一并发给投标单位。会议应注意将招标产品/服务概况、技术要求、质量标准、验收标准、报价要求及招标中的非常规做法向所有投标单位进行交底，避免理解差异，使投标文件更具可比性。4)招标答疑还需对公司的职员职务行为准则、质量价值观及标的物的风险等事项进行交底或提示，引导投标单位合理报价，避免投标文件与采购需求有大的偏差。6.4.3回标1)投标单位应在回标截止时间前，向招标专职机构/供应部提交密封完好并加盖公章的投标文件，由招标专职机构/供应部填写回标记录表。2)投标文件未加盖公章或密封不完好，或超出截标时间，或提交给其他部门的，均应予以拒收或作废标处理。3)招标专职机构对收到的投标文件应妥善一并保管，不得分开保管，开标前任何人不得私自开启标书。4)回标期限截止后，若超过1/4的受邀投标单位未回标或弃标，需请示地区公司总经理，是否