中山保利广场招商流程

2019/9/7招商部ISO流程2019/9/7目录•BL2-G01招商控制程序..........................................................................P2-9•BL2-G02租赁管理控制程序...................................................................P10-12•BL3-G01品牌进场指引...........................................................................P13-15•BL3-G02客户档案管理细则...................................................................P16-18•BL3-G03经营信息分析规范细则...........................................................P19-21•BL2-G03经营数据分析程序...................................................................P22-26•BL3-G04新增和合并/拆分铺位流程指引.............................................P27-30•BL3-G05退铺流程指引............................................................................P31-38•BL3-G06商户经营信息汇总基础数据采集、录入指引......................P39-422019/9/7BL2-G01招商控制程序BL2-G01招商控制程序1、目的为了完善保利中山购物中心的招商制度，建立程序体制，使招商工作规范化和程序化。2、范围适用于对保利中山开展的各项招商活动。3、职责3.1租赁部职责3.1.1负责制定、调整部门年度和阶段性招商计划，并按权限报批后组织实施。3.1.2负责制定符合保利中山购物中心的经营状况的租金标准，按权限报批后组织实施。3.1.3负责保利中山购物中心的招商工作，及时提出适合购物中心定位的经营调整方案和品牌引进计划，做好租户资源储备。3.1.4了解行业、竞争对手等相关经营信息和经营动态，收集购物中心的经营信息和基本情况，进行分析、评估，为公司经营或决策提供支持。3.2财务中心职责：负责认租书定金、各项保证金、合同规定的各种款项的收缴，并为商户开具相应的票据；根据合同（协议）的扫描版对科传系统电子合同进行核对、确认。客服部职责：负责协助商户完成收铺、进场、装修及相关后续管理工作。行政人事中心职责：负责科传系统的管理及监控；商户pos机的安装及管理；合同（协议）等重要文件的存档工作。分管领导职责：监控招商各环节并指导其有序开展；按权限对文件、合同（协议）等进行审批。总经理职责：按公司发展需要制定招商任务，对招商文件进行审批并作出相关指示。2019/9/7BL2-G01招商控制程序4、工作内容4.1招商计划：租赁部根据购物中心的经营状况以及行业、商圈的现状，对未来一指定周期或项目内容制定招商计划，为实施招商提供指引。4.2租赁推广：总体推广定位及推广策略：结合推广项目的定位、主题、规划、前景等提炼符合市场推广的宣传语；制定整体推广策略和处于不同招商阶段、开业阶段的推广手段等。4.2.1具体商铺的推广方法：电话、短信、电子邮件、投递资料等，把具体商铺招商的信息发布出去给目标品牌商户。4.3调查：定期或不定期对项目所在地的主要商业项目（或竞争对手）进行调查，了解它们的发展变化和租金发展趋势。（相关文件：《竞争对手调查表》）。4.4租金标准制定及调整：根据对项目所在商圈的主要商业项目（或竞争对手）进行调查所得的租金数据、场内的销售数据、信息和公司的发展需要，制定符合自身发展需要的租金标准，并适时对其进行调整。2019/9/7BL2-G01招商控制程序4.5租赁流程租赁流程如下图所示：（如下图）2019/9/72019/9/7•P5-P7为对以上流程的详细介绍BL2-G01招商控制程序4.5.1洽谈4.5.1.1洽谈方式：有意向的商户上门洽谈或租赁员对目标品牌进行拜访、洽谈。4.5.1.2洽谈内容：相关租赁人员对商户及其品牌进行了解，并对其介绍中山商业项目的情况4.5.1.3洽谈附件。a)商户向租赁人员递交品牌资料。b)租赁人员向商户提交相关《招商手册》。c)租赁人员在洽谈期间做好笔录，用《客户谈判登记表》详细登记。4.5.2评估：租赁人员对商户品牌的调查、了解，以及根据购物中心的现状及规划，进行初步评估。如认为有引入品牌的需要，应与上级及部门内部进行讨论研究，共同评估。如没有引进需要，应予以商户明确答复。品牌评估可参考《品牌进场指引》。4.5.3确认：对于评估通过的商户，应与其进行深入洽谈，与商户确认租赁意向、意向位置、租值、递增比例、管理费、品牌授权证明、具体工程需求（《商铺工程条件审批表》）等。协商一致后，示意商户通过报批后便可签订《商铺租赁合同》，并把《租赁合同签订须知》给予商户，让其按照须知上的内容提前做好合同签订的准备工作。4.5.4报批：在完成确认后，便根据确认内容填写《租户租赁条件审批表》和《合同预呈批》，并上传至明源系统给予公司上级领导审批。如超出审批权限，应使用《呈批件》递交公司上级领导及商用公司领导审批。4.5.4.1不通过审批：如不符合需求，放弃跟进；如不符合租赁条件，双方重新洽谈确认并报批。4.5.4.2通过审批：如审批通过，则进行合同签订流程。2019/9/7BL2-G01招商控制程序4.5.5签订认租书4.5.5.1签订目的：在我司未能及时为客户提供商铺（现铺），但需要提前落实有意向进驻的品牌商户时，我部先与该意向商户签订认租书。4.5.5.2操作流程：在通过4.5.4报批后，租赁人员与上述意向商户签订商铺的认租书，并收取商户合同最后一个月的月租金作为定金。租赁文员开具《认租书定金收取通知单》，并由租赁人员协助商户到财务中心缴纳定金。4.5.6签订合同4.5.6.1审批通过后，租赁文员按审批内容出具《商铺租赁合同》（超出三年合同期的合同，租金明细应详见附表）、《物业管理合同》、《会员卡协议》、《收银系统协议》（如商户为餐饮商户，须同时签订《食品安全责任书》），并交给租赁人员。4.5.6.2租赁人员约对方前来签订合同，并对商户说明主要的合同条款；4.5.6.3商户阅读无误后，签订租赁合同。（需盖食指指模或公司印章；若商户对合同内容提出异议，则双方通过协商修改，修改内容以补充协议的形式向行政人事中心进行报批，通过后再另行签订。）4.5.6.4商户在签合同的同时须向我方递交相关文件（具体可参照《租赁合同签订须知》），及缴交各项合同保证金，包括有租赁保证金（两个月标准租金与合同最后两个月租金，两者取高）、物业管理保证金（两个月标准物业管理费）、能源保证金（按建筑面积计算，服饰零售10元/㎡，餐饮/娱乐/休闲服务20元/㎡）、pos机保证金（3000元）等。（具体操作：①在商户签订合同后，由租赁文员系统录入《保证金收取通知单》，租赁人员引导商户凭保证金收取通知单到财务出纳处缴交各项保证金。②完成缴纳后，财务出具保证金收据，租赁人员复印并附在合同一起存档。③收据原件交还由商户妥善保管，以便退还保证金使用。）4.5.6.5租赁文员整理后，将合同、所需文件及审批通过的《合同预呈批》一同递交部门经理审核。4.5.6.6审核后交由行政人事中心走我司盖章流程。4.5.6.7公司盖章后，合同完成签订。2019/9/7BL2-G01招商控制程序4.5.7商户签收合同及收铺进场4.5.7.1租赁合同完成签订后，由租赁人员通知商户前来签收合同，附《合同签收登记簿》。4.5.7.2租赁专员出具《商户进(退)场通知书》，并分派给相关部门，如：财务中心、行政人事中心、客服部,让各部门配合商户完成收铺进场工作及其它后续管理工作。4.5.7.3租赁员凭《商户进(退)场通知书》，引导商户前往客服中心，并协助商户与客服中心办理收铺、递交店铺施工图纸及审批、办理进场装修手续等工作。4.5.8后续工作跟进4.5.8.1合同扫描、存档，录入科传系统、审核及生效a)租赁文员要对合同进行扫描及存档，并把扫描文件发送给财务中心和科传系统管理员。（具体操作可参考《客户档案管理细则》）b)租赁文员将合同的主要数据(包括合同期、租金、管理费等)录入科传系统，生成系统电子合同，完成后通知财务中心和科传系统管理员进行审核，并确认生效。4.5.8.2通知财务中心该合同的相关情况，以便财务按其规定对商户进行计费。4.5.8.3完成内部存档后，将合同、相关商户资料、保证金收据等复印件交由行政人事中心门按其规定存档。2019/9/72019/9/7BL2-G02租赁管理控制程序2019/9/7BL2-G02租赁管理控制程序•1、目的•为了完善保利中山购物中心的租赁管理制度，建立程序体制，使租赁管理工作规范化、章程•化、明晰化，为日后工作提供指引。•2、范围•本程序适用于保利中山购物中心的场内租赁管理。•3、职责•3.1租赁部职责•3.1.1监控租户对合同的履行情况，若出现异常，及时解决或提出解决的方案，报批后•实施，确保合同条款的执行；•3.1.2按公司相关制度对租户进行管理，同时负责协调租户需要公司协办的各项工作，•负责办理租户进退场手续；•3.1.3监控租户的合同期限，对到期合同提前提出处理意见，为领导决策提供支持；•3.1.4租赁信息数据分析。•3.2客服部职责：按期内部职责范围协助商户处理进场后的各项后续管理工作；•3.3推广部职责：协助商户进场后的各项企划活动及后续宣传活动；•3.4分管领导职责：监管租赁管理环节并使之有序进行；指导责任部门解决租赁管理过程中•的困难及问题；对场内管理报批事项进行审批。•3.5总经理职责：根据业内状态及场内状况，制定管理任务及指标，对场内管理报批事项进•行审批。2019/9/7BL2-G02租赁管理控制程序•4、工作内容•4.1商铺装修：由租赁员引导商户到物业中心，协助客服部门与商户办理收铺、装修申请、装修图纸审批等。•4.2商户开业：相关租赁专员对所辖商铺的开业进行督促跟进，让其能在约定之日内成功开业。如商户需要举办开业活动，则由租赁员引导其到推广部，协助商户与推广部沟通开业的企划活动。•4.3租户档案管理：租赁部在租赁管理中，对客户档案的管理不可或缺，因此制定出《客户档案管理细则》，相关人员须严格按照该细则对档案进行管理。•4.4特殊业态安全管理：对于饮食业态的商户，需在签合同的同时，签订《饮食业安全责任书》，以规范该类商户的管理。•4.5商场经营信息分析：对于公司上级领导对公司作出决策或监控，须建立在租赁信息数据之上，因此租赁部需对场内的经营数据或部分信息进行记录及分析，为此相关人员须按《经营信息分析规范细则》进行操作，确保分析的有效性。•4.6商户退场处理：根据商户退场性质可划分为违约退铺、期满退铺、法定退铺、约定退铺等。按照不同退铺性质实行不同的处理方法。（具体流程请参见BL3-G05《退铺流程指引》）2019/9/7BL3-G01品牌进场指引2019/9/7BL3-G01品牌进场指引•1、目的•统一品牌进场规范，以此优化场内业态配比、品牌组合，确保招商活动的有效开展。•2、范围•适用于在招商及场内调整过程中，对进场品牌进行了解、筛选、决定的一系列招商活动。•3、职责•3.1租赁专员职责•3.1.1了解意向进场品牌或目标品牌的业态、定位、配对情况。•3.1.2根据场内经营现状，结合意向进场品牌的情况，分析其进入的可行性。•3.2租赁部经理职责•3.2.1根据公司/场内需要，对所需业态、品牌进行拓展招商，引进合适品牌。•3