文件编写编码管理办法

XXX精锻有限公司文件编号：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号：A修订号：0页次：1/101.目的：为统一公司内部管理文件编写格式及编码规则，使其格式化、标准化，特制订本管理办法，作为文件编写及编码的依据。2.范围：2.1本管理办法涵盖所有一、二、三级文件和质量记录表单的格式标准。包括：首页、内页、文件结构、段落章节等。2.2与产品相关的技术文件(图纸、作业指导书……)，其编码依据“技术文件管理制度”中编写编码要求执行。3.职责3.1编写：各部门负责人依据工作需要，应指派专人负责编写某项作业流程的相关文件。3.2编号管理：编写文件人员必须向文件管理员取得文件的特定编号。4.定义：文件等级文件种类文件名称文件格式架构一级制度文件质量手册ISO9001:2000标准条款的格式二级程序文件程序文件七/八段结构三级程序文件所延伸的作业说明管理办法七/八段结构操作规程检验规程作业指导书技术文件依专业特征，个别制订记录表单记录表报告记录单备注：属于需呈报外部政府机关的文件不受上述规定限制。5.程序5.1文件格式：5.1.1质量手册及程序文件首页格式参见附页21）修订号：0，1，2，3，4，5，每一份文件的任何一页修订5次以上则文件改版。如果文件一次性更改内容较多，可以看情况考虑换版。版次以A、B、C……依序编制，使用至Z版后，应重新发放，原有编号应作废不再使用。2）文件版次变更后，将变更页次详细填写在首页制订/修订记录的页次栏内。5.1.2质量手册及程序文件首页，必须使用附页4，内页必须使用附页3特定的格式，并在每一页右上角标识文件编号、生效日期、版本号、修订号。5.1.3不设首页的三级文件格式见附页5。5.1.4质量记录表单的格式见附页6。5.1.5文件封面见附页2。5.2文件结构：XXX精锻有限公司文件编号：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号：A修订号：0页次：2/105.2.1四段结构1）总则2）职责3）控制要求4）相关文件5.2.2七/八段结构1）目的2）适用范围3）职责4）定义(适用时)5）程序6）相关文件7）质量记录表单8）附页（适用时）5.3文件编写结构说明5.3.1目的简述编写本程序的用途与宗旨。5.3.2适用范围概略说明文件的适用范围：区域、部门、人员、产品，以确定文件适用广度。5.3.3职责简述文件中主要责任部门与相关责任部门5.3.4定义说明一些不常用专有名词、专业术语、缩写字、符号、计算公式或活动解释，或在此文件中的特定意义。5.3.5程序1）文件的核心部分，如有必要编写时搭配流程图，依据逻辑的先后次序，以段落方式详细叙述相关文件要求。2）清楚叙述每项工作完成步骤并划清界限，说明前后步骤的关联性或影响，每个段落应有标题，以便详细了解程序的作业要求。3）编写内容应注意：简洁、完整、明确。文字力求清晰易懂、句子简短、语意肯定。5.3.6流程图将程序所要求的职责、程序步骤以流程图方式表达，各图表内的文字表示应力求简洁。主要图型/符号说明如下：起点/终点表示流程之起点或最终点均用此符号处理流程图到此阶段所进行的操作、处理等工作决策或判定指检验、判定、审核、承认、签章、核准所使用的符号。XXX精锻有限公司文件编号：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号：A修订号：0页次：3/10流向线流程和方向的标示关联线作业与作业之间为非直接相关，为间接协助或辅助性的标示。转接点表示本页结束(连接下页)，续页开始(承接上页)5.3.7相关文件详细记录与本程序有关的一切其他文件。5.3.8附件：文件中所用的表单及其它文件。5.4段落章节构成：依据下列数字、文字顺序排列。1.……1.1……1.1.1……1)……2)……a)……b)……（1）1.2……2.……5.5文字格式标准化5.5.1统一使用MicrosoftWord建文件，文件封面及各表单必须有公司徽标，正文统一采用宋体，小四号，文件编号及数字统一采用小四号TimesNewRoman字体；文件、表单封面及正文具体要求详见附页（2、3、4、6）。如文件不设封面，封面上的编制/审核/批准等相应信息，可放至文件末，见附页5。文件放大张贴时，字体可相应放大。5.5.2依据文件结构段落要求编写文件时，若没有资料可写，则在该段落之后注“N.A”。5.6文件表单、编号说明1）编码格式：程序文件LC-XX-YYYY-ZZ2）编号意义LC-—龙城缩写XX—文件代号QM质量手册QP程序文件QD三层管理类文件QT三层技术类文件QC三层检验类文件QR质量记录YYYY-对应标准要素代码4200-8500ZZ-顺序码01-993）编码范例：质量手册LC-QM-2004文件LC-QP4200-01LC-QD4200-01LC-QC4200-01LC-QR4200-01XXX精锻有限公司文件编号：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号：A修订号：0页次：4/105.7文件编写、编码完成后，需按“文件控制程序LC-QP4200-01”要求呈送相关部门负责人审核，经批准后实施。如果文件较为简单可将审核、批准简化为审批，不需要审核批准的表单可只留编制。5.7.1文件经批准后发布，自生效日期生效。5.8文件制定/修订流程图见附件16.相关文件LC-QP4200-01文件控制程序LC-QD4200-02技术文件管理制度7.质量记录表单N.A8.附页附页1：文件制订/修订流程图附页2：封面格式附页3：文件内页格式附页4：文件首页格式附页5：不设首页的三级文件格式附页6：质量记录表格式附页1：文件制订/修订流程图NNN职责部门相关说明表单各部门职责人员文件封面格式文件内页格式各部门职责人员1.文件的审核2.审核责任人会签审核会签栏各部门职责人员文件批准批准栏文件管理员文件、表单编号说明文件管理员文件发布范围接收人签收分发部门、文件发放签收表文件持有人各文件制订人各部门责权人依实际需要实施培训文件发放部门各部门责任人注明文件更改内容文件更改申请XXX精锻有限公司文件编号：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号：A修订号：0页次：5/10开始制订/修订文件编号文件发布文件使用、保管、维护文件实施前的培训文件登记文件审核/会签文件批准文件变更文件管理员文件回收及销毁文件回收记录文件销毁记录XXX精锻有限公司文件编号：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号：A修订号：0页次：7/10附页3：文件内页格式XXX精锻有限公司文件编号：生效日期：文件名称版本号：修订号：页次：1…..1.1….正文，采用小四号宋体旧文件作废三号黑体，字间不空格小三号隶书，字间不空格均为小四号宋体XXX精锻有限公司文件编号：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号：A修订号：0页次：8/10附页4：文件首页XXX精锻有限公司文件编号：LC-QD文件名称编制：审核：批准：分发部门■总经理■常务副总■管理者代表■财务部■供销部■技术部■质检部■生产部二号隶书，前后字之间空1格小一号黑体字，前后字之间不空格三号黑体字四号黑体四号TimesNewRoman字体■质保部■公司办公室版本号：修订号：受控特性：发放编号：发布日期：生效日期：XXX精锻有限公司文件编号：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写管理办法版本号：A修订号：0页次：9/10附页5：不设首页的三级文件格式XXX精锻有限公司文件名称发布日期：生效日期：文件编号：LC-QD****-**页码：X/Y以上表头以下正文1……1.1…….1.1.1…….正文，小四号宋体字以上正文以下末尾仅在文件最后一页显示以下内容分发部门■总经理■常务副总■管理者代表■财务部小四号TimesNewRoman字体小二号黑体字体表头其它字为小四号宋体字■供销部■技术部■质检部■生产部■质保部■公司办公室编制/日期：审核/日期：批准/日期：版本号：修订号：受控特性：发放编号：XXX精锻有限公司文件编号：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写编码管理办法版本号：A修订号：0页次：10/10附页6：质量记录表单格式XXX精锻有限公司表单名称版本号：修订号：表单序号：文件编号：LC-QR4200-表格内格式依实际需要而定，文字采用小四号宋体字二号隶书，前后字之间不空格小二号黑体，前后不空格此行及表尾采用小四号宋体字采用小四号宋体字采用小四号TimesnewRoman此二行采用小四号宋体字，上下两根线条为2.25磅。编制/日期：审核/日期：批准/日期：XXX精锻有限公司文件编号：LC-QD4200-01生效日期：2004年07月01日文件编写编码管理办法版本号：A修订号：0页次：6/10附页2：文件封面ISO9001:2000程序文件（LC-QP-2004）55TimesnewRoman隶书小一号采用隶书55XXX精锻有限公司2004年07月01日一号TimesnewRoman