办公用品管理

办公用品管理学习目标能够购买或租用办公设备以及消耗品。能够知晓办公用品及设备的采购程序和步骤。能够实施办公资源的保管、发放和利用。能够实施办公设备和办公用品的库存监管。•某公司的秘书小张，负责办公室办公用品和办公设备的管理。公司近日要采购一批办公用品，采购单上列有如下用品：货架2个，储藏文件夹2个，打印纸5箱，打印墨盒15个，信封300个，记事本200本，稿纸300本，铅笔、油笔、签字笔各10盒，大头针、曲别针各40盒，订书器10个，碎纸机2台，备忘录100个，纸篓20个。•训练（1）写出采购以上商品的程序。•训练（2）如何办理进货入库手续？技能训练任务情景•小张到行政部就职已有一段时间了，部门经理想好好培养他。于是试着让他负责办公设备和办公用品的采购、保管和分发，同时又交给他一份采购清单，让他本周之内务必备齐清单上的物品。还特意嘱咐他查看一下库存的办公用品是否缺乏，是否需要补充一些。第一次接到这样的工作，小张不知道去哪采购、采购多少、怎么采购。•思考：办公室资源采购程序如何？要遵守哪些基本原则？一、办公用品的种类（1）纸簿类：复印纸，复写纸，标签纸，笔记本，普通白纸，带单位抬头的用纸（2）笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮、白板笔、各种尺子、修正液（3）装订类：大头针、打空机、剪刀、订书机（4）归档用品：文件夹，档案袋办公设备专用易耗品：复印机用墨盒，计算机磁盘办公设备桌椅、橱柜类、器械、设备类：办公桌椅、计算机桌椅、会议桌椅、沙发茶几、电话、传真、复印、照相机、空调、电扇等二、办公用品的购买或租用获得的方法会计程序优点缺点购买购买的钱属于“投资费”。设备的价值经过多年逐渐折旧。税费可能不计算在最初的购买中，但只计算到折旧中设备归购入组织。通常在一段时间内较便宜，例如2—3年。维护和修理是附加的费用。设备可能很快过时。最初费用昂贵租用租用费用计算为运营成本，为纳税目的可计算为支出较低的最初费用。费用能被不断获得的利润补偿。租用协议通常包括维护和修理。新的设备出现在市场上时，能更换和升级。租期几年将显得更加昂贵。租用协议把公司锁定在昂贵的租期合同上。一、办公用品的购买程序（1）由需要购买货物的人填写公司内部的《购买申请表》并签字，说明需要货物的理由和细节，经过部门领导批准后批准后交给采购人员。（2）由采购人员向供应商发出购买需求，各供应商返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比较、筛选。（3）填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要被授权人即公司高级主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。（4）当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，讲签收后的交货单送会计部门（5）采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库（6）会计部门收到发票后，对照交货单、入库单、订购单，三单数字应当相符，经财会主管签字批准，支付款额。采购过程中的各类函件与表格(见教材P20)采购过程中的各类函件与表格采购过程中的各类函件与表格办公设备和易耗品的订购方式(1)电话订购。大多数的日常办公用品都通过电话从供应商处订购。(2)传真订购。有些设备和办公易耗品的订购，需给供应商发传真，详细列出订购货物名称、数量、类型、送货时间等细节，供应商在接到传真后，会按要求送货上门。(3)填写订购单。有些单位有正规的货物订购单，在订购时需将订购单值写好，邮寄或传真给供应商，供应商根据要求送货上门。(4)因特网服务。访问因特网可得到电子商务服务，如网上广告、网上商店、电子贸易、电子银行、电子货币等，通过网上购物也可实现办公用品和耗材的采购。采购人员对供应商进行比较筛选提供的价格和费用质量和交货售后服务安全可靠性任务实施(1)上网或致电了解办公用品供应公司是否拥有需要的采购产品，并查看相关价格；撰写询价函并向对方公司发出。(2)得到对方公司的报价函后，与市场价格和以前购买的相同产品的价格进行比较，确保价格的合理性；撰写采购申请，连同对方公司的报价函一起上交给购物部门负责人，审核批准采购申请。(3)得到购物部门负责人的批准后，到财务部门进行财务审批，得到同意的签署意见后，拿给总经理审批；得到总经理的签署意见后，按照购置物品程序向对方公司发出订购单。(4)做好验收工作，根据逐级批准的购置单验收已购物品，二者相符后，填写收货单，确认无误后签字，最后索要票据和审核票据。(5)收藏好票据，并将物品逐一登记入库，以便保管和领用。任务情景小张是公司的办公室秘书，管理着办公用品的采购、保管和分发。长期以来，公司办公用品的管理一直处于无序状态，办公用品管理比较模糊，漏洞比较大，完全不正规，差什么就去采购什么，没有一个大的计划。发放就更不用说了，哪个部门缺少什么派个人就来领，也不用办理什么领取手续。一年下来，统计办公用品的消耗或费用根本无法准确清晰地反映出来，领导要求严格整顿办公室物品的管理，建立健全规范的办公用品、办公设备的管理制度。思考：小张接下来应该如何做？三、办公用品的接收(1)先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物。(2)发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商。(3)接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款。(4)接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的接收项中。(5)接收后，要及时更新库存余额。(6)将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。(7)订立物品发放制度，确定物品发放人。四、办公用品的保管（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失。（2）各类物品要清楚地贴标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到物品（3）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，这可保证物品不会因过期而不得不销毁（4）体积大、分量重的物品应放置在最下面，以减少从架子上取物时发生事故危险的可能（5）小的物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，以防止被较大的物品挡住，不易见到和领取（6）储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。（7）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到五、办公用品的发放（1）指定专人发放（2）按照公司规定的发放时间发放（3）紧急需要物品时，要经过有关领导批准给予发放（4）必须填写物品申请表，并由领导签字批准（5）物品申请表重的申请表编号、申请部门、物品名称、数量、发放人签字、领取人签字、领导签字、日期等要填写清楚（6）清点核实所发放的办公用品（7）提醒使用人注意节约，杜绝浪费库存物品分类记录表物品申领表任务情景小张负责公司A4文件纸张的购买，企业已经确定该种纸张的最大库存量为100令，最小库存量为15令，再定货量为25令。思考：小张应该在这种纸张剩下多少的时候就组织订购新货？这种文件纸张库存还剩多少时就会出现供不应求的现象，会影响企业的正常运转？六、办公用品的库存控制最大库存量。这是一项物品应存储的最大数量，这个数字的确定是由存储费用、存储空间及物品的保存期限所决定的。最小库存量。当库存余额达到最小库存量时，就必须采取紧急行动检查是否已经定货，并与供应商联系，确定可以接受的交货时间。再定货量。这个数字是由物品的平均使用量、物品交货的时间长短来确定的，当库存余额与再定货量接近时，就意味着必须订购新的货物来使货物的余额达到最大库存量，以保证业务的正常运行。库存控制的优点(1)大量的资金不被不必要的库存占用。(2)空间不被用来存储不必要的货物。(3)能监督个人和部门对物品的使用。(4)避免物品被破坏或因过期而作废。(5)保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。(6)可利用准确的库存进行估价。七、办公用品的库存监督检查库存物品申请表和库存卡，从而了解各部门和某个人使用物品的情况，其目的是防止物品的过度使用，这种库存监督可能每2个月1次。定期检查库存记录卡，了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再定货量，其目的是了解公司发展变化后，在使用方式改变的情况下是否需要重新调整这些量；也通过监督处理那些过期的和多余的物品。这种监督通常1年检查2次检查实际库存，将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额相比较，看是否有出入，其目的是防止浪费和被盗；准确计算库存价值；剔除那些从未使用的物品；发现和纠正库存记录的不正确填写。这种监督通常有规定的时间间隔，例如1年4次。八、建立库存目录(1)库存目录系列序号。(2)财产描述。(3)财产消耗。(4)供应商名称。(5)接收日期。(6)存放位置。要学会填写库存记录卡库存记录卡库存参考号B4纸最大库存量100令项目A4白文件纸最小库存量15令单位数量令（1令=500页）再定货量25令日期接收发放数量发票号供应商数量申请号个人部门余额原材料库存月报表年月日库存物品分类记录表编号：类别；办公文具第23页九、办公设备建档1.对日常用品、办公用品、办公家具、各类设备的数量、现状和使用情况调查的清清楚楚，然后进行分类建档。包括名称、制造商、购买时间、放置地点等2.设备的操作、保修和维护信息3.设备的故障排除和零部件更换信息，发生故障的日期，情况，报告人等4.设备的使用情况登记。任务实施通过库存知识的学习，我们可以知道小张采购A4文件纸张的一次进货量最多不能超过库存数量100令，超过了会造成浪费。而当库存中A4文件纸数量达到25令时候，小张就要组织再次订购新货了。如果A4文件纸数量少于15令时小张还没有去购买这种纸，那就是小张的失职了。班级要举行元旦联欢晚会，你作为采购组成员负责晚会使用物品的采购。你打算从哪几个方面做好这件事？技能训练秘书小张负责公司办公设备和办公用品的库存管理。由于他的记忆力特别好，每次进货时，他都能够很快记住所进货物的规格和质量，因此他从不做用品登记。一天下午，他的好友小刘拿着公司营销部的取货单前来取货，小张因为当时有事，就叫小刘自己去取货物。等小张办完事回来时，小刘已经取走了货物。小张既没有看取货单，也没有清点货物，下班时关上门就走了。到了月底清点库存时，发现少了很多用品，小张也说不明白这些用品的去处。分析讨论：说说秘书小张在对办公设备和办公用品的库存管理中的不当之处，并讨论如果你是小张，应在哪些方面进行改进？案例分析你马上要休年假了，时间是15天，领导已经批准了你的休假请求，从这个周末你就可以不用来公司上班了。作为办公室的秘书，要负责办公用品和办公设备的采购和分发，为了保证在你休假期间工作人员的办公用品不会缺乏，你休假前应该做些什么？案例分析•2008年9月8日星期一上午8：30，宁波市慈铭健康集体有限公司销售部销售员张海要领取复印纸两包、圆珠笔7支，文件夹4个，他该如何领用呢？技能训练