人力资源之人事档案管理

人力资源之人事档案管理一.人事档案管理的基本要求1公司人力资源部负责人事档案工作的归口管理，指导监督各分公司、直属部门的人事档案管理工作。2人事档案管理实行公司领导下的分级管理负责制。3人事档案管理必须严格确保材料保密。公司人力资源部负责公司各级干部和各分支机构经理室成员、人力资源部负责人、稽核审计部负责人的人事档案管理工作。4各分支机构人力资源部负责本机构经理以下人员的人事档案管理。5同级组织部门有权查阅本级人事档案。6各单位专职档案管理人员的本人档案由同级组织部门与人力资源部交叉管理，其它人员不得代管。二.确立两级档案管理制度1一级档案为本办法所指人事档案，是员工入司随转的人事档案材料；2二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料三.人事档案分类：第一类：履历材料；第二类：自传材料；第三类：鉴定、考核、考察材料；第四类：学历和评聘材料；第五类：政治历史情况的审查材料；第六类：政治面貌材料；第七类：奖励材料；第八类：处分材料；第九类：录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；第十类：其他可供组织上参考的材料。四.一般文档管理1人力资源部文件：A人力资源本部正式形成发出的文件、传真、通知等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、依成文时间编号装订成册。B人力资源工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的业务资料等，由各处归口管理，各经办人保存。年终根据内容价值酌情归档。C薪资福利类保密文件由薪酬福利处自行建档保存。2公司文件：A包括集团公司发文、所属企业的请示和报告（除保密的薪资内容），平时收文即入活页册保存，年终编排目录，装订成册归档3外部文件：包括国家和市政府有关部门（劳动人事部门）的发文，社会公开资讯等，应作为公开业务资料共享。五.员工人事档案管理1人力资源部负责管理（建立、接转、保存、整理）本机构内员工的人事档案。2人力资源部一般情况在员工试用期满，向其人事档案关系所在单位开出调函，交员工或其委托人，在规定时间内将档案转入公司。档案管理人员应在接到调入档案时当场拆封核查，如有缺漏或疑点，应将档案密封交员工本人退回原单位补齐或作出书面解释。3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在终止/解除劳动关系手续清单上签字，确认无遗留问题；员工出具调入单位的调函后，人力资源部核对档案材料，密封人事档案，连同开具的档案材料转移单、干部介绍信、调出人员工资转移单及其它有关材料，转至调入单位。4人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或经理）批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。六.员工管理档案的管理1“员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管理。2员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门归类。员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存。3员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，人力资源部指派专人负责管理。4员工管理档案中不应包含秘密内容，人力资源部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案。任何人员不得私自更改管理档案内容。5员工管理档案仅供公司内部使用。附录1：RecruitingRequest招聘申请Department用人部门Position/title招聘职位Amount人数Interviewer面试负责人WorkingLocation工作地点Closedate预定聘用日期JobDescription职位描述Roleintheorganizationchart在部门组织结构图中位置Careerpath此职位发展计划Educationbackground教育背景(专业年限)Experience&Qualification所需经验技能Otherrequirement其它要求(英语计算机等)Requestedby(Dept.Head)用人部门签字Date:日期批准（可选择）：○总经理/日期○业务分管副总/助理/日期○HR分管副总/助理/日期○HR总监/日期○分支机构总经理/日期○分支机构HR经理附录2：InterviewEvaluationForm面试评估表NameofApplicant:(应聘者)Interviewer:(面试人员)Position:(应聘职位)Date:（时间）第一轮面试（Hiringmanager/Director使用）GeneralImpression综合评价(如:沟通能力、学习能力、创造性、持久性等等)Education受教育情况（学历、专业）Experience工作经验（专业背景及专长）Servicecentric服务至上理念差12345优Teamworking团队协作精神差12345优Communicationskills沟通及语言表达能力差12345优Honesty,open,passion诚实、开放、激情差12345优Aggressivebutthoughtful敏于思而慎于行（分析和解决问题的能力）差12345优Goaloriental结果导向差12345优Interesttoinsurance对行业的兴趣Interesttothejob对工作的兴趣Foreignlanguage外语水平Computer计算机水平Workingstability过去雇佣的稳定性（）非常稳定（）比较稳定（）经常变动Personality个性气质类型（）外向（）偏外向（）中性（）偏内向（）内向Motive应聘的动机（）应届毕业（）寻求发展（）提高收入（）人际关系（）其他，需说明：Strength优势Weakness不足CurrentPackage目前待遇（工资、职位）Expectation期望待遇（工资、职位）Availability可到岗时间Decision决定FurtherinterviewRejectKeepinfile（进一步面试）（不录用）（存档）面试人签字并日期：SecondInterview（第二轮面试Director/Vicepresent/Present使用）Date:日期InterviewedBy:面试人GeneralComment&Decision综合印象及决定签字：（Director/Vicepresent/Present）HireRejectKeepinfile（录用）（不录用）（存档）BackupWaitingforfurthercontact(Pending)（候补）（暂缓录用）PleasemakesurealwaysreturnthisformandresumetoHR.此表填写后请交人事部附录3：编号：××××股份有限公司应聘人员登记表应聘部门:岗位：填表日期：年月日姓名性别出生年月民族籍贯出生地政治面貌入党团时间婚否毕业学校所学专业学历学位健康状况工作单位职业所有制性质参加工作时间职称职务家庭地址身份证号码外语语种及熟练程度户口所在地应聘□报纸□网上□招聘会渠道□内部推荐（推荐人：）□外部推荐（推荐人：）时间工作单位和部门职务证明人本人主要工作简历时间院校和专业毕/结业证明人学习培训情况专长及成就特长和爱好奖惩情况爱人姓名出生年月文化程度家工作单位职务庭其姓名关系出生年月工作单位职务情他况成员住房情况联系电话备注附录4：HiringDecision录用决定CandidateChineseName应聘人姓名WorkingName机构名称Department部门Position拟聘级别Position/title拟聘职位Interviewedby面试人Salaryset:薪资\福利情况（人事填）Startingdate入司日期CandidateEvaluation(strength&weakness)综合评估用人部门负责人签名并日期：批准（可选择）：○总经理/日期○业务分管副总/助理/日期○HR分管副总/助理/日期○HR总监/日期○分支机构总经理/日期○分支机构HR经理附录5：××××股份有限公司工作通知书（样本）日期：年月日先生/女士：我代表××公司很高兴地通知您，欢迎您加入我们公司部，任职位，级别为。经与您协商，入职日期定于年月日，试用期为三个月，根据工作表现可以提前，但不能短于一个月。您的职责与待遇如下：1.工作时间：公司的工作时间为早晨8：30至下午17：00。中午11：30至13：00为午餐及休息时间。2.待遇说明：月薪为元,其中：。公司将在您的月工资中按劳动法规定代扣出您的个人所得税的个人缴纳部分及其他国家规定的有关保险等费用；年终根据公司业绩及制度发放奖金；公司提供工作午餐或午餐补助；手机费报销额度为元；档案调入公司后，可享受社会养老保险与住房公积金，公司将从工资中代扣个人应缴部分；此外，公司还额外为您提供补充养老保险和商业医疗保险；3.您有义务对您的薪资内容保密，不将其告知第三方。4.聘用解除：试用期间，无论您还是公司（经总经理签字）都可以在任何时间、以任何理由解除聘用关系，但需提前30日通知对方。5.办公地点：。但公司可根据业务要求安排您在公司的其它办公地点或公司下属机构工作。6.如您接受本聘书，请签字后送交人力资源部。我们非常高兴您能加盟××公司，若有任何疑问，请随时向人力资源部提出。员工签字：××××股份有限公司日期：人力资源总监×××附录6：内部空缺职位职位名称：所属机构、部门、岗位：直接主管：主要工作职责：1．2．3．4．5．任职资格要求：学历：年龄/性别：外语/电脑能力：相关工作经验：性格/能力/态度：公布日期：要求上岗日期：联系人及电话：人力资源部日期附录7：人才推荐奖励领取记录序号日期推荐人姓名推荐人部门是否推荐成功被推荐人级别获得的奖励方式金额奖励方式123456789101112131415附录8实习人员审批表实习部门：年月日姓名性别出身年月文化程度就读院校专业就读时间生源政治面貌实习期限联系方式实习期间待遇和发放形式（由人事部门填）：实习部门意见：部门负责人签字：年月日人力资源部意见：部门负责人签字：年月日公司领导意见：签字：年月日备注：1、实习学生写出实习小结交人力资源部。（300字）2、实习生所在部门为实习生提供实习鉴定，交人力资源部存档。