中海招投标程序-物质采购工作程序

中國建築工程總公司(香港地區)中國建築工程(香港)有限公司中國海外建築有限公司標準工作程序第四號：物資採購工作程序編號：PRO/004版本：第七版：E日期：2005年4月目錄1.目的2.範圍3.參考資料4.定義5.作業程序5.1認可供應商名冊的制定、更新及供應商評估5.1.1供應商名冊制定5.1.2供應商名冊更新5.1.3供應商評估5.2訂購5.2.1大宗和裝飾材料採購辦法5.2.2夾板、木方採購辦法5.2.3零星及小批量材料採購辦法5.2.4化工及特殊材料採購辦法5.2.5電腦及有關軟、硬件訂購辦法5.3進料5.4驗收5.5物料儲存、保養及發放6.附錄附錄I物資採購流程圖附錄II投標之材料詢價辦法附錄III材料報批辦法7.附表P04-01(B)供應商預審表P04-02(B)供應商評估表P04-03物資詢價表P04-04(A)報價邀請書P04-05(A)物資採購比價單P04-06(B)物資採購比價會審表P04-07訂購合約P04-09(A)物資申請表P04-10(A)地盤零星材料申請表P04-11石矢申請單P04-17已訂貨通知單第七版：E日期：2005.4.30物資採購工作程序第2頁1.目的根據工程質量、安全及健康和環保要求，選擇合適的供應商，以保證所有與工程質量、安全及健康和環保有關的物資採購能滿足業主及有關人士的要求。2.範圍適用於公司及公司有關附屬機構所承包工程之各類與工程質量、安全及健康和環保有關的物資採購。公司有關附屬機構之物資採購均通過物資部按本程序進行。3.參考資料公司《質量管理手冊》、《安全及健康手冊》及《環保管理手冊》4.定義參照《質量管理手冊》、《安全及健康手冊》及《環保管理手冊》有關名詞解釋。4.1零星材料：指可從定點供應商(五金店或電器店)中購買的零星材料。4.2材料員：包括負責材料管理之庫管員。5.作業程序5.1認可供應商名冊的制定、更新及供應商評估5.1.1供應商名冊制定a.與工程質量、安全及健康和環保有關物資之供應商在進入供應商名冊前應填寫《供應商預審表》(參考表格P04-01)，並交採購員。b.採購員負責檢查供應商所提供的資料，交物資部副總經理處理。c.物資部總經理應以供應商的實力、商譽及以往服務的表現作為依據，決定是否列入名冊內。d.物資部秘書負責編印並保存經物資部總經理簽名的最新版供應商名冊以供採購員查閱。5.1.2供應商名冊更新a.物資部每年定期負責對所有供應商就過去一年的表現進行全面的評估，覆審並更新供應商名冊。對表現不好的供應商將從名冊中除名。b.對犯有嚴重違反按時、按質、按量、按安全及健康和按環保要求供貨的供應商，地盤負責人及採購員要及時通知物資部副總經理。物資部副總經理在全面考慮實際情況後提出處理意見，並報物資部總經理。必要時，經物資部總經理批准可立即將供應商從名冊中除名。c.被除名的供應商一年內不能使用，特殊情況下經地盤負責人或採購員說明原因，由物資部副總經理審查及物資部總經理批准後方可選用。d.更新後的供應商名冊經物資部秘書重新編印後，由物資部總經理簽名確認。第七版：E日期：2005.4.30物資採購工作程序第3頁5.1.3供應商評估a.對每年與公司及公司附屬機構有來往的供應商，採購員及地盤負責人要按照評估準則填報《供應商評估表》(參考表格P04-02)，交物資部副總經理評估。b.物資部副總經理核對有關的評估資料，交物資部總經理審批。c.所有評估表要作為質量、安全及健康和環保管理記錄，由物資部秘書按《文件及資料管理工作程序》的有關要求保存。d.採購員要及時將收集到的供應商最新資料交物資部秘書輸入電腦，更新舊的資料，以保證對供應商做出正確的評估。5.2訂購a.物資部的採購工作原則上只限於公司自用的材料，若分判商以包工包料的形式供應的材料，則不在物資部的採購工作範圍之內。b.地盤應盡早組織編制施工材料計劃(參考表格PQP-5)，寫明所需材料的品種規格，並附上有關之技術、質量、安全及健康和環保要求，以及所需數量和進料時間，並應於地盤開工初期提交物資部，以便物資部安排採購。如果根據工程的實際情況需調整原施工材料計劃，地盤負責人應及時通知物資部，並提交新的施工材料計劃表。c.地盤有關人員應根據施工材料計劃及工程需求情況編制《物資申請表》(參照表格P04-09)，經地盤負責人審批後，正本送物資部辦理，副本由地盤存檔。工字樁、閘板及裝飾材料要提前3個月提出申請。《物資申請表》必須填寫清楚，並盡可能包括下列各項內容：材料名稱、規格、型號、數量、要求進貨日期、技術要求、適用於該項材料的質量、安全及健康和環保體系標準的名稱、編號和版本，以及業主代表審批文件的拷貝，必要時加上附帶條件。d.若工程合約規定公司需協助業主在貨源地、收貨地或工作現場進行檢驗時，地盤負責人應盡早提出，以便物資部在邀請供應商報價時能作出相應的規定來滿足業主檢驗的要求。e.當工程合約對安全及健康和環保有特別要求需要進行相關物資採購時，物資部可會同地盤及有關方面一道向供應商作出說明，並在合約中列出相關的特別條款及條件。對於合約無特別要求的物資，採購員要兼顧貨物品質及交貨中的安全及健康和環保因素(如噪音、能源消耗、揚塵、廢氣、廢料、化學品等)，在對此作出評價的基礎上選擇合適供應商，採購較為安全及健康和環保的產品。f.凡公司代判頭購買的材料，地盤負責人要填寫《物資申請表》(參考表格P04-09)，并經有關工程公司/部門負責人批准後，物資部方可辦理。第七版：E日期：2005.4.30物資採購工作程序第3頁5.2.1大宗和裝飾材料採購辦法a.應用範圍大宗材料(如鋼筋、型鋼、石矢、石矢制品、沙、石、英泥等)，裝飾材料(如各類瓦仔、紙皮石、潔具、龍頭、門五金等)。b.採購辦法物資部在收到地盤有關施工材料計劃或《物資申請表》後，按以下採購辦法辦理。i.選擇供應商報價(a)一般情況下，採購員應從認可供應商名冊中選擇供應商報價。若採購員要選用尚未進入認可供應商名冊的供應商，應填報《暫准使用供應商申請表》并經物資部總經理批准後方可邀請報價。通常情況下，應邀請3-5家供應商參加報價。(b)採購額在HK$3萬以下，採購員可用電話邀請報價。(c)採購額在HK$3-100萬，採購員要編制並簽發《報價邀請書》(參考表格P04-04)。(d)採購額在HK$100萬以上，《報價邀請書》須由物資部總經理或副總經理審核簽發。ii.定標決定供應商(a)定標決定供應商的準則是在同等條件下，優先選用最低價者；若價格亦相同，則再優先選用商譽、服務表現和供貨經驗居佳者(商譽、服務表現參考年度供應商評估結果，供貨經驗參考其工程記錄)。(b)採購員要詳細分析各供應商的報價，並選擇有競爭力的供應商議價，基本原則是取最低價前3名，然後做比價單(參考表格P04-05，P04-06)，提出選用供應商建議。(c)採購額在HK$100萬以下，由物資部副總經理審核，必要時再徵詢地盤意見，最後經物資部總經理審批。(d)採購額在HK$100萬以上，首先採購員要組織議價會議，由物資部總經理或副總經理主持，召集供應商與地盤人員參加，通過會議了解供應商交貨品質、時間及報價情況，並進行議價;之后公司領導、物資部、有關單位及地盤人員一道舉行“三堂會審定標會＂，綜合比較各種因素後共同決定供應商。iii.送樣板報批需要業主代表審批的材料，採購員要通知供應商，按材料報批辦法(參照附錄III)辦理。第七版：E日期：2005.4.30物資採購工作程序第4頁iv.《訂購合約》簽定(a)採購員根據《物資申請表》編制《訂購合約》(參照表格P04-07)或由供應商編制訂購合約。《訂購合約》要包括《物資申請表》所列的項目、檢驗規格、基本條款及條件，必要時加上特別條款及條件。(b)採購員要把《訂購合約》交物資部副總經理評審，HK$100萬以上的合約必要時還要由地盤或有關單位負責人簽名加以確認。(c)簽約前，供應商須認可所有與其有關的合約要求以及工作程序中與之有關的條款，並保證遵照執行。(d)經審核的《訂購合約》由物資部總經理簽署。v.《訂購合約》存檔物資部秘書要把供應商簽回的合約，連同《物資申請表》及《比價單》按《文件及資料管理工作程序》要求，按地盤分類存檔。《訂購合約》副本，交地盤簽收存查。vi.《訂購合約》修訂和補充(a)《訂購合約》簽定後，如有任何修改，地盤負責人或地盤代表要以書面通知有關採購員，由物資部總經理批准後發函通知供應商辦理合約變更。(b)補充訂貨按本章5.2.1.b節辦理，原則上採用原合約供應商。(c)所有補充合約和修訂函件由物資部秘書按本章5.2.1.b.v節規定存檔。5.2.2夾板、木方採購辦法a.申請方式地盤必須提前2天將《物資申請表》交物資部。在特別情況下，也可以電話通知物資部先落柯打，並在48小時內補送物資申請表。b.供應商的選用和訂購辦法i.採購員定期從供應商的最新報價中，選擇若干信譽好、品質優、價格合理並可按時送貨的供應商，由物資部副總經理審核，再經物資部總經理審批。ii.採購員通知其中一家供應商按接受價格及時送貨。iii.採購員將訂貨價格及交貨期傳真給地盤備查（參考表格P04-17）。第七版：E日期：2005.4.30物資採購工作程序第5頁5.2.3零星及定點供應材料採購辦法a.申請方式申請人填寫《零星材料申請表》(參考表格P04-10)報地盤負責人審批，然後交材料員辦理並存檔。b.供應商的選用和訂購零星材料一般要從定點供應商中挑選供應商。特殊情況下需由非定點供應商供貨時，材料員要選擇一家信譽好、品質優、價格合理並可按時送貨的供應商‚且要經地盤負責人審定後才可通知供應商送貨，但超過HK$2萬元時要通過物資部採購。5.2.4化工及特殊材料採購辦法a.應用範圍油料、隔熱材料、防水及疏水材料、黏接及封口材料、PVC管及閘制等。b.訂購辦法i.參照本章5.2.1.b規定，物資部或地盤選擇供應商詢價、洽談合約條款，之后定標、簽定訂購合約。ii.如果地盤直接同供應商洽談合約，地盤應將擬好之《訂購合約》連同《物資申請表》，《報價單》及《比價單》交物資部審核後由物資部總經理簽署。iii.供應商簽回的《訂購合約》由物資部秘書按本章5.2.1.b.v節規定處理。5.2.5電腦及有關軟、硬件訂購辦法參照公司《管理制度》第九號《電腦管理》的有關之採購辦法。第七版：E日期：2005.4.30物資採購工作程序第6頁5.3進料5.3.1地盤材料員要掌握採購合約中各項材料的供貨時間，督促供應商按時送貨，並及早通知地盤負責人或總管，以便做好存倉準備。5.3.2訂購合約寫明按柯打分批送貨的材料:a.鋼筋由材料員按《訂購合約》的要求填報《物資申請表》提前向供應商落柯打。《物資申請表》(參照表格P04-09)上的負責人簽字要與簽字樣本相符，否則供應商可以拒絕送貨。b.石矢、沙、石、英泥等，由材料員提前一天向供應商落柯打。石矢方面，管工要填寫《石矢申請單》(參照表格P04-11)交材料員存檔。5.3.3如供應商未能按時供貨，材料員要立即通知地盤負責人及物資部經辦採購員，以便向供應商交涉解決。5.3.4對於供應商的送貨通知書，物資部經辦採購員要及時轉發到地盤。5.4驗收採購物料的接收、檢驗、試驗和不合格品的處理要按《施工管理、檢驗和試驗工作程序》執行，以保證滿足工程合約要求。5.5物料儲存、保養及發放採購物料的儲存、保養及發放要按《施工管理、檢驗和試驗工作程序》執行，以保證滿足工程合約要求。6.附錄I:物資採購流程圖第七版：E日期：2005.04.30物資採購工作程序第7頁6.附錄I:物資採購流程圖100萬以下物資部定標100萬以上三堂會審定標比價議價決定供應商簽署訂購合約大宗材料選擇供應商報價裝飾材料物資部或地盤選擇供應商報價化工及特殊材料供應商送板業主批板簽署訂購合約供應商送貨地盤驗收、作單付款申請人填零星材料申請表選擇供應商報價零星材料及定點供應材料夾板、木枋地盤材料員選擇定點供應商或比價議價選擇零星材料供應商比價議價物資部決定供應商及落柯打開辦器材、測量儀器、汽車等固定資產物資部安排內部調撥或對外訂購選擇供應商報