稻田金城创意园区行政人事部运作手册

第1页共37页稻田金城创意产业园物业服务中心行政人事部运作手册编制部门：行政人事部版本：A编制日期：2014年12月第2页共37页目录1.0序言.........................................................32.0行政人事部架构及部门职责........................................32.1行政人事部架构.......................................................42.2行政人事部职责.......................................................43.0行政人事部各岗位职责.......................................53.1行政人事部经理岗位职责...............................................53.2行政人事主管岗位职责.................................................53.3仓库管理员岗位职责...................................................64.0行政管理制度.................................................74.1办公室环境管理.......................................................74.2采购管理.............................................................84.3公务外勤管理规定......................................................124.4印章管理规定........................................................134.5仓库管理制度........................................................134.6员工着装要求管理.................................................154.7文档管理制度........................................................174.8工作汇报制度........................................................204.9员工宿舍管理制度......................................................225.0人事管理制度................................................235.1员工招聘、入职流程..................................................245.2员工入职管理........................................................285.3员工规定制度管理....................................................295.4考勤制度..............................................................295.5员工调职升职管理....................................................275.6员工的档案管理........................................................285.7员工的辞职程序......................................................295.8辞退员工程序........................................................295．9奖罚制度............................................................325.10培训工作的内容和任务................................................336.0员工手册…………………………………………………………………………………34第3页共37页一、序言行政人事部是通过以下五个职能要素实施管理工作的。1.1招聘及考核这是为了通过实现物业组织目标而募集与配置能力的过程，是行政人事管理中的先行职能。其主要内容为：职务分析：行政人事计划：招募、考核、选拔与录用。1.2培训这是指开发所募集的人员的品德智能，以提高组织绩效的工程，是人事管理中重要职能。其主要内容为：培训、开发规划；职前培训、在职培训及脱产培训；职业生涯开发。1.3薪酬与福利这是为员工对组织所作出的贡献而给予报酬的过程。而行政人事管理中的激励凝聚智能，其主要内容为：激励工作积极性；工作绩效评估；工作薪酬；福利措施。1.4员工关系这是使员工之间和睦相处、协调共事、取得群众认同的过程，是行政人事管理中的人际协调职能。其主要内容为：新来人员的职前教育与社会化；群体中人际关系之和谐；矛盾冲突的化解与调解。1.5绩效评估这是对员工实施合理、公平的动态管理过程，是行政人事的控制、调整职能。其主要内容为：科学合理的员工绩效素质。第4页共37页二、行政人事部架构及部门职责行政人事部架构行政人事部职能1.组织安排公司的重大会议、专题会议。2.管理公司的行政人事业务，统筹管理服务及保密监督等工作。3.负责公司固定资产管理，公司后勤事务,并使其运作规范化。4.协调公司各系统之间的关系,促进合作,提高工作效率。5.参与制订公司发展规划和完善管理模式。6.监督检查公司规章制度的执行情况,建立良好的工作秩序。7.督促做好本系统文件资料的保管和归档工作。8.各部门日常物品采购、行政费用控制及固定资产管理的稽核。9.各种会议及员工活动的组织、筹备及后勤支持工作。10.组织人员招聘、安排面试、考核、上岗。11.奖励和奖惩:提出奖罚协议,执行奖罚规定。12.检查:检查员工手册和规章制度是否得到执行。13.劳资管理:考勤、工资、福利。14.培训:岗前培训、企业培训、素质培训、制度培训等。行政人事部编制：4人经理：1人行政主管1人人事主管1人仓管员1人第5页共37页15.考核:各部门月度考核、年度考核。16.挖掘人才,选拔人才,储备人才。三、行政人事部各岗位职责3.1行政人事部经理岗位职责1．在公司总经理、物业副总的领导下工作，接受集团行政人事总监的业务指导，负责制订、推行、检查各项行政管理措施及人事制度，监督落实情况；2．根据项目情况，完善各项规章制度，并督促执行；3．负责员工的招聘、面试甄选、评估等有关人事管理工作；4．负责员工工资的核算；5.定期对员工进行绩效考核、对新入职员工进行培训等工作；6．行政人事部对内、外发文的拟稿工作；7．负责物业服务中心报公司及集团的月报的编制，并对各项计划落实情况进行跟踪。8．处理员工投诉，协调员工之间、部门之间及员工与公司之间的关系，了解员工思想动态，解决员工提出的合理的需求；9．负责各部门物资采购把关工作及物品出入仓、领用等手续的审核；10．不定期的抽查各部门日常工作和程序质量问题、隐患，进行督导，发现问题提出纠正、预防与处罚建议并监督落实，及时把相关检查记录报送副总经理；11．与政府有关部门保持良好的外联关系,掌握最新的各项劳动政策，按劳动法履行员工薪金待遇；12．与公司和集团相关部门保持沟通，根据实际管理方针开展工作；13．负责编制部门月度、年度费用的预算及执行情况；14.负责服务中心月度、年度工作总结及组织召开年终工作总结大会；15．负责部门与外界单位合作洽谈工作；16．检查部门工作落实情况，保持部门工作正常有效的进行；17．公司安排的其他临时性工作。3.2行政主管岗位职责1．协助公司行政人事经理工作，公司文件上传下达，对外发文各部门定稿后报总经理审核签署送达集团；2.相关部门/领导审批，待相关领导领导审批意见再报物业相关部门跟进；3．跟进各部门费用报销单（每月工程材料费用、办公文具费用、物业部、安管部第6页共37页费用、工衣清洗衣费用、办公费用等）报销手续；各类文件的整理归档等；4．后勤采购：负责管理处所需物品的采购，编制采购报告/计划报相关领导审批，待审批通过后及时落实到货，要求仓管员做好各类物资的入库登记及领用手续并负责办公文具的入库及领用登记，严格控制文具等低值易耗品的成本；5．办公室管理：负责办公室办公设备的维修保养，及时跟进设备报修工作；同时与集团行政部做好工作对接，协助集团行政部完成集团下达其它工作；6．编写管理处每周工作例会会议纪要；每月行政部的月报及管理处的月报汇总编制；7．公司宿舍内务定期进行卫生、安全检查；8.负责组织公司各类会议的召开，并负责会议的筹备和安排，做好会议记录，并对会议决定执行的情况进行督办和检查；9.负责管理公司各种固定资产，并做到合理使用，提高财产的使用效率；10．负责物业服务中心档案管理工作，及期检查、收集各部门档案进行归档；11.协助公司重要对外接待和公关的协调处理，公司团体活动组织；12．完成领导交办的临时任务。3.3人事主管岗位职责1．在行政人事部经理的领导下，负责公司日常人事事务管理工作。2．熟悉国家和本地政府有关劳动用工方面的政策及劳动用工手续的所有程序，并及时向上级领导汇报。3．协助行政人事部经理日常的人员招聘、解聘工作，并对完善公司的劳动用管理方面提出改善的建议和意见。4．负责公司有关休假制度的执行及假条的审核、送批、分送、存档、记录等工作。5．负责办理公司员工劳动保险、招用工手续等事宜。6．负责落实公司各部门员工福利政策并与有关部门进行沟通、协调。7．对劳动工资、劳动保险、员工福利等政策的更改情况和集团公司有关政策需改进之处向行政人事经理提出建设性建议及意见。8．公司人事档案的管理，员工考勤表、考勤记录的核对。9．公司员工绩效考核、请假、加班、扣罚等的统计，员工工资的计算。10.负责公司员工人事异动（晋职/级、降职、调动）的核对、送批、分送、存档工作。第7页共37页11.负责公司的人事各类表格的填报。12.协助公司组织落实员工活动的各项筹备工作。13.及时为各部门在人事管理方面提供所需的各项服务。14.完成上级领导交办的其他工作任务。3.4仓库管理员岗位职责1.清楚了解仓库各类物资情况。2.负责入库物资的验收工作（质量、数量、规格），发现问题及时向上级反映。3.做好入库物资的清点、入库上架、分类有序标识和堆放工作。4.掌握物品的库存动态，及时提供给使用部门作申购参考。5.建立健全的物资管理台账，按月登记物资的收、发、存情况，做到账实相符，确保帐、物、卡相符，按要求编制每月报表。6.做好员工各类制服的管理（包括送洗、收发、结算等有关工作）。7.负责各部门每月文具的汇总、申请、发放等工作。8.做好仓库清洁工作，保持货架堆放物的整齐、清洁。9.保持仓库通风良好，并做好防火、防潮、防晒、防水、防虫、防盗等防护措施。4.0行政管理制度1.办公室环境管理1.所有办公人员有责任和义务维护公司办公区域的整洁和环境卫生,并有权指责批评任何违反公德的行为(包括:办公区域内环境卫生、个人桌面的整洁、个人办公座位的周围环境整洁,地面清洁等)。2.应保持桌面清洁和桌面摆放物品的整齐美观,桌面只能摆放文件夹、笔筒、台历、电话,不得摆放与工作无关的物品,不得摆放食品等杂物。3.离开办公桌前应整理办公桌面,椅子归位,关上抽屉,关闭电脑,方可离开。4.不得将重要