重建档案工程项目档案整理基本知识介绍

1第一章工程项目档案整理基本知识介绍一、工程项目档案的基本概念工程项目档案的属性1、原始性2、真实性3、价值性二、工程项目档案的基本知识（一）工程项目档案整理工作过程中基本术语，定义及其相互关系。1、建设项目与工程2、单项工程3、单位工程4、建设项目、单项工程、单位工程三者之间的关系建设项目、单项工程、单位工程的关系图建设项目/工程项目单项工程1单项工程2……单位工程a单位工程a……单位工程m单位工程n…………25、工程项目文件①工程项目文件包括前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件。②项目竣工文件主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。6、项目文件及相关联定义的关系图项目开工前及项目试运行及工程准备阶段竣工验收阶段项目施工及竣工阶段工程项目文件项目前期文件项目竣工文件项目竣工验收文件难验项目施工文件项目竣工文件件项目监理文件37、工程项目文件归档、工程项目档案移交包括两方面的内容：一是建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的文件；二是项目单位内部各机构将项目各阶段形成（或外部直接接收）并经过整理的文件定期报送本单位的档案管理机构。工程项目文件归档、工程项目档案移交关联图项目文件归档（二）工程项目档案整理的流程移交工程项目档案整理流程图设计单位建立单位项目文件归档施工单位监理单位机构A机构B机构C档案机构业主单位生产使用单位项目主管部门档案管理部门项目文件收集分类整理归档项目档案建设单位生产使用单位业主单位其他有关单位全部项目档案参与工程项目建设的各单位（含建设单位）汇总整理41、收集2、分类3、整理与归档4、汇总整理与移交第二章工程项目文件的收集工程项目文件收集包含两方面含义：一是各目文件产生或接收部门按相关规定主动将项目文件进行收集并交给建设单位的档案部门；二是建设单位的档案部门要对整个工程项目文件的收集工作进行掌控，对滞交的工程项目文件要及时进行催交。工程项目文件收集是工程项目档案管理的重要环节，也是档案工作的基础，只有做好项目文件的收集工作，才能保证项目建设期间档案的齐全、完整和准确，为项目后续生产运行与维修提供保障，为项目的技术改进提供可追溯性的原始记录。工程项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关建设部门和人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施，因此必须制定相应的工程项目文件收集（归档）制度。5工程项目文件收集（归档）制度的内容，一般包括工程项目文件收集（归档）范围、收集（归档）责任部门、收集（归档）时间、份数、质量要求等。一、工程项目文件收集责任1、项目前期准备阶段收集责任（从提出项目建议书开始到建设准备）2、项目施工阶段收集责任3、项目试运行阶段收集责任二、工程项目文件收集（归档）范围1、编制工作程项目文件收集（归档）范围的标准2、工程项目文件收集（归档）范围编制三、工程项目文件收集的时间要求1、工程技术文件2、其他文件四、工程项目文件收集的质量要求1、完整、准确2、原件3、清晰、整洁4、签章完备5、书写材料要求6、装订要求7、其他要求6五、工程项目文件收集的控制措施要做好工程项目文件的收集控制，应注意工程项目文件的形成、积累、流转等前端控制，把收集工作落实到工程项目文件的产生或接收部门。尤其对于大型工程建设项目，参与工程项目建设的单位众多，而工程项目文件的收集工作与各单位都相关，因此如何做好整个工程项目文件的收集工作，这就要求建设单位要统筹规划，要在项目管理制度（程序）以及管理方式、方法和措施等方面整体考虑和部署，以使工程项目文件的收集工作达到事半功倍的效果。根据国内外大型工程项目建设的管理经验，工程项目文件收集控制措施主要有：管理制度控制、工程合同管理控制、工程进度计划管理控制、工程质量保证体系控制、文档管理控制等五大控制措施。（见下图）。1、管理制度控制管理制度（程序）是实行科学管理的基础，也是管理工作的有效工具，工程项目文件的形成、积累、收集、整理与管理制度控制工程合同管理控制工程进度计划管理控制管理制度控制工程质量保证体系控制文档管理控制工程项目文件收集控制措施7归档工作应制度化、程序化。工程建设项工作均离不开文件与记录，文件控制、记录控制是工程建设管理活动的重要组成部分。IS09001-2000《质量管理体系要求》及GB/T19001-2000《质量管理体系要求》对文件控制、记录控制有明确要求，建设单位应充分运用工程建设项目的质量保证体系，建设单位应充分运用工程建设项目的质量保证体系，使项目勘察、设计、设备供应、施工、监理单位以及建设单位自身建立健全起完善的文件编制、发布、审批、更改、分发控制、收集、整理、归档及保管等管理制度（程序）。这些管理制度应渗透于工程建设项目的各项活动及工作程序之中，将工程项目文件材料的收集、积累、整理、归档工作落实到工作计划以及有关人员的职责范围，进而确保文件收集工作的有效实施。2、工程合同管理控制工程建设项目通常采用业主或建设单位全面负责下的合同管理模式，项目的勘察、设计、设备供应、土建施工、安装、监理、调试等工作均通过合同委托承包单位承担。合同是项目各项工作的法律依据，合同双方按合同的规定履行各自的责任。因此，应利用合同这种有效的手段来做好工程项目文档工作，合同中规定承包单位在文档文面的责任，文档管理纳入合同管理。工程项目文件收集在合同管理控制方式主要包括以下内容：（1）合同条款控制8在合同订立时，把工程项目文件交付的范围和类别、文件的介质和数量、文件提交的要求、应遵循的文档管理程序（文件格式及内容）等内容列入合同文本，使文件提交及有关事项具有合同依据。为此，文档管理部门应直接参加合同谈判或通过审查合同有关章节，来确保文档有关要求列入合同文本。（2）工程建设项目验收控制在有关工程管理制度程序中应制定档案部门参与合同执行监督和合同项目验收的规定。在合同执行期间，文档管理部门要参与合同管理，监督承包工程单位是否按合同规定提交文件；在合同项目完成时，文档管理部门要参与对合同执行情况的审查，确认承包工程单位是否按合同要求提交了完整的合同要求的文件。在项目的临时验收、最终验收前，建设单位合同管理部门（或其他部门）可以以“临时验收/最终验收技术评审单”的形式征求各技术、施工以及档案等部门的书面意见。文档管理部门在收到“临时验收/最终验收技术评审单”时，检查该合同的文档提交情况，并予以回复。如文件提交不完整，合同管理部门将暂不予出具验收证书，要求承包单位履行完合同责任后，才予以出具验收证书。（3）合同项目文件归档跟踪控制文档管理部门要求合同部门及时将已签订的合同文本及时向文档管理部门归档，文档管理部门在接收合同文本后，档案人员应仔细阅读合同文本中有关文件提交章节，了9解合同文本关于文件提交的具体范围和要求，及时建立“合同项目文件归档跟踪信息表”（以信息数据库或OFFICEEXCEL表单形式建立），作为合同项目文件动态归档跟踪控制的依据。“合同项目文件归档跟踪信息表”应包含的信息有：合同号、合同名称、项目完工时间、文件提交内容（合同管理文件、工程技术文件）、预计提交时间、文件提交联系人（合同管理联系人、技术管理联系人）、提交状态（已归档、未归档、不需归档等）等。并提前与文件提交单位（联系人）建立工作接口（联系），落实合同项目文件提交准备工作。在合同执行及文件的收集、提交过程中，应对“合同项目文件归档跟踪信息表”中的相关信息进行及时更新，以便做好整个工程所有合同项目文件的归档跟踪管理、控制，有效保证档案材料的完整及时归档。同时，对逾期未提交项目文件的情况采取措施（直接发文催交等）。3、工程进度计划管理控制工程项目文件能否及时交付将直接影响到工程是否能按照工程进度计划执行。因此，为了保证工程项目文件及时交付，建议将承包单位项目文件交付纳入工程进度计划管理，对工程项目文件交付实施控制。纳入工程进度计划管理的具体方式和要求如下：（1）承包单位根据工程进度计划和合同要求编制详细的“项目文件目录”，“项目文件目录”应包含每份文件的文件编码、版次、题名、计划提交时间及实际提交时间等基本10信息，并定期（每季度）对“项目文件目录”进行更新、升版。（2）要求承包单位应在合同签订后3个月内将“项目文件目录”提交建设单位，“项目文件目录”应根据工程实际情况定期（每季度）更新、升版，更新、升版后需及时提交建设单位。内容建议在合同条款中予以规定、要求。（3）在工程项目执行过程中，建设单位在收到“项目文件目录”后，应对“项目文件目录”进行审查（需利用计算机信息系统将“项目文件目录”与实际接收的文件目录信息进行对比、核查），及时掌握工程项目文件交付情况，对未按计划提交的文件及时正式发文进行催交，确保项目文件及时收集、交付。该控制措施比较适合产生工程技术文件数量较多的合同项目。4工程质量保证体系控制质量保证体系保证工程建设各项工作（包括文档管理工作）符合法规、规范和标准要求的有效手段。文档管理纳入质量保证体系控制主要体现在两方面；（1）文件控制和记录控制是质量保证的重要组成部分，建设项目质量保证大纲必须规定文件控制和记录控制的要求，并明确负责单位及其责任。（2）工程项目建设单位质保部门应对内部各部门及外部承包单位实施监督验证，定期时行质量保证监查和监督，验证文档管理制度及其实施的有效性，确保文件控制和记录11管理有效，实际上也是为了确保工程项目文件的收集。质保部门也可以邀请档案管理人员参与质量保证监查和监督活动。在质量保证监查和监督的基础上，建设单位文档管理部门也可以建立文档管理工作检查制度，定期开展文档专项检查工作，及时协调解决文档管理存在的问题。5、文档管理控制在收集工作方面，通过文档管理部门开展的工程项目文件收集控制措施有如下几方面：（1）工程项目文件接收和分发归口管理实施建议建立工程项目文件接收和分发归口管理机制，尤其对工程建设项目的建设单位。工程项目文件接收和分发归口管理机制建立方式：一方面，在制度和管理程序中明确规定，所有文件，包括从外部接收的和对外发送的工程项目文件必须首先交由文档管理部门统一处理；另一方面，将传真、邮寄、电子邮件等文件收发途径纳入文档管理部门统一控制范围，避免文件通过以上途径流失。通过工程项目文件接收和分发归口管理措施，把工程文件的进出渠道进行归口控制，使项目文件由被动收集变为主动接收。项目文件接收和分发归口管理流程见下图。12图1-6工程项目文件接收和分发归口管理流程图（2）档案归档计划编制及归档跟踪管理文档管理部门通过编制“工程项目档案年度归档计划”，并按年度归档计划开展工程项目文件收集工作。“工程项目档案年度归档计划”的内容应包括：应归档工程项目文件类目（文件名称）、归档部门、归档责任人、计划归档时间等信息。编制“工程项目档案年度归档计划”，可以采取先要求各部门自行填报、“工程项目档案年度归档计划”，文档管理部门对各部门填报、提交的“工程项目档案年度归档计划”进行审核并汇总，与各部门达成共识后，正式发布“工程项目档案年度归档计划”，该工作可在每年年底开展。承包单位政府部门上级行政部门其他外部单位预算公司各部门外来文件内部文件文档管理部门收发处理归档分发内部分发外部分发档案库内部有关部门外部有关部门13第二章工程项目档案分类方案的编制一、工程项目档案分类的原则1、遵循工程项目档案形成规律2、便于保管利用3、维持职能导向4、兼容其他5、可扩展6、标准统一二、工程项目档案分类体系设计与制定（一）工程项目档案分类方案的编制方法工程项目档案分类方案编制一般通过工程项目档案内容分析、类目划分、类目排序、类目编号确定、类目表制定五个步骤完成（见下图）。工程项目档案分类方案编制流程图（二）档案分类方案内容简介项目档案内容分析类目划分类目排序类目编号类目表编制一级类目二级及二级以上类目平行类目之间关系编号规则分类方案14一个完整的档案分类方案应包括分类说明、使用介绍和类目表三部分组成。01要行性研究01前期工作02项目建议书03……01设计技术文件02工程设计02