SNT 2089-2008 出入境检验检疫疾病监测档案管理规程

书书书中华人民共和国出入境检验检疫行业标准犛犖／犜２０８９—２００８出入境检验检疫疾病监测档案管理规程犕犪狀犪犵犲犿犲狀狋狊狆犲犮犻犳犻犮犪狋犻狅狀犳狅狉犮狅犱犲狊犪犫狅狌狋狊狌狉狏犲犻犾犾犪狀犮犲狅犳犮狅犿犿狌狀犻犮犪犫犾犲犱犻狊犲犪狊犲狊狅犳犲狀狋狉狔犲狓犻狋犻狀狊狆犲犮狋犻狅狀犪狀犱狇狌犪狉犪狀狋犻狀犲狅狆犲狉犪狋犻狅狀２００８０４２９发布２００８１１０１实施中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局发布书书书前　　言本标准附录Ａ、附录Ｂ、附录Ｃ为规范性附录。本标准由国家认证认可监督管理委员会提出并归口。本标准起草单位：中华人民共和国福建出入境检验检疫局。本标准主要起草人：姜荣富、肖琦瞞、赖天然、林玉辉、汪欣、张会孝。本标准为首次发布的出入境检验检疫行业标准。Ⅰ犛犖／犜２０８９—２００８出入境检验检疫疾病监测档案管理规程１　范围本标准规定了出入境检验检疫疾病监测档案的收集、鉴定、整理、保管、利用、统计和移交的要求和程序。本标准适用于对出入境检验检疫工作中形成的疾病监测相关资料的管理。２　规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。ＧＢ／Ｔ１１８２１　照片档案管理规范ＧＢ／Ｔ１８８９４　电子文件归档与管理规范ＤＡ／Ｔ１　档案工作基本术语ＳＮ／Ｔ１５０３　国境卫生检疫标准编写基本规则术语和定义３　术语和定义ＤＡ／Ｔ１和ＳＮ／Ｔ１５０３确立的及下列术语和定义适用于本标准。３．１业务管理部门　犫狌狊犻狀犲狊狊犿犪狀犪犵犲犿犲狀狋犱犲狆犪狉狋犿犲狀狋立档单位内实施检验检疫疾病监测业务管理的部门。３．２疾病监测业务档案管理人员　犫狌狊犻狀犲狊狊犪狉犮犺犻狏犲犿犪狀犪犵犲狉犪犫狅狌狋狊狌狉狏犲犻犾犾犪狀犮犲狅犳犮狅犿犿狌狀犻犮犪犫犾犲犱犻狊犲犪狊犲狊业务管理部门中负责对疾病监测档案进行管理的专职或兼职人员。３．３鉴定小组或鉴定委员会　犪狆狆狉犪犻狊犪犾狑狅狉犽犵狉狅狌狆狅狉犪狆狆狉犪犻狊犪犾犮狅犿犿犻狋狋犲犲鉴定小组或鉴定委员会是判断档案的真伪、价值的临时机构，一般由单位负责人、业务部门负责人、业务人员、疾病监测业务档案管理人员及综合档案室档案管理人员等组成。４　管理要求４．１　综合档案管理部门负责对疾病监测档案管理工作进行监督、指导。４．２　业务管理部门负责对疾病监测相关档案资料的收集、鉴定、整理、保管、利用、统计和移交的全过程管理。４．３　业务人员负责有关疾病监测各类资料的收集、整理。４．４　鉴定小组或鉴定委员会负责疾病监测档案归档资料的鉴定工作。４．５　检验检疫疾病监测档案管理人员负责档案的保管、利用、统计和移交。５　归档５．１　归档范围凡出入境检验检疫工作过程中直接形成的有关疾病监测内容并具有保存价值的资料，包括纸质文１犛犖／犜２０８９—２００８字资料（见附录Ａ第Ａ．１章）、音像资料（见附录Ａ第Ａ．２章）、实物样品（见附录Ａ第Ａ．３章）、电子文件（见附录Ａ第Ａ．４章）。５．２　归档的质量要求５．２．１　检验检疫业务人员应及时收集归档范围内的资料，进行集中管理。任何单位或个人不得据为己有。５．２．２　收集的资料应有效、系统、完整。５．３　归档时间检验检疫业务人员应在每年６月３０日前完成上一年度的疾病监测档案整理工作。５．４　归档手续检验检疫业务人员应及时将归档范围内的各类资料进行编目，并编制案卷目录，将案卷目录备份交档案管理部门保管。６　鉴定、整理６．１　鉴定鉴定工作应包括对各类资料的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、是否归档和划定保管期限，保管期限分为永久、定期。定期保存时限依据相关文件要求及实际情况进行标识。６．２　整理６．２．１　整理原则疾病监测档案的整理应遵循有利于保持各资料间的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。６．２．２　整理程序疾病监测归档范围内的各类资料应按以下要求整理：———应将收集到的各类资料采用年度—问题—保管期限或保管期限—年度—问题等方法进行分类立卷。要求应保持分类方案的相对稳定。分类类目见《疾病监测档案各类资料归档范围和保管期限》（见附录Ａ）；———按问题、时间先后顺序排列，在每份资料的正上方加盖档号章（见附录Ｂ第Ｂ．１章）；———编制疾病监测档案卷内目录（见附录Ｂ第Ｂ．２章）；———填写案卷封面（见附录Ｂ第Ｂ．３章）；———填写案卷脊背（见附录Ｂ第Ｂ．４章）；———编制案卷目录（见附录Ｂ第Ｂ．５章）。６．２．３　内容６．２．３．１　文字资料的整理６．２．３．１．１　立卷采用活页装订或不装订方法，按问题立卷，依时间顺序排列，并根据同一类型业务资料多少，组成一卷或多卷。疾病监测各项原始记录按月、季度或年度单独分类装订，或按证单规定另行存放。６．２．３．１．２　文字材料的分类和保管期限按照《疾病监测档案各类材料归档范围和保管期限》（见附录Ａ）执行。６．２．３．２　音像资料的整理６．２．３．２．１　疾病监测工作中形成的照片，应按照ＧＢ／Ｔ１１８２１照片档案管理的规范要求整理，照片档案应与纸质业务档案分别存放，并加注参见号进行关联，照片档案应有完整的文字说明：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，同时填写卷内目录。６．２．３．２．２　录音、录像按声像档案管理要求存放，应附有事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等内容，并填写卷内目录。录音、音像带以盒或盘为保管单位。由录音、录像人拟写出中心内容和主要人物、对２犛犖／犜２０８９—２００８象、地点、时间、带长、制作者等有关简要文字说明。６．２．３．２．３　音像资料按照材质不同分类管理：分为照片［包括模拟照片（磁盘）、数字照片（光盘）］、医学摄片（如：Ｘ光胸部透视片———胶片）、录音带和录像带４类。６．２．３．２．４　照片按照保管期限—年度—问题进行分类，也可按照保管期限—问题—年度进行分类。照片保管期限按照《疾病监测档案各类资料归档范围和保管期限》（见附录Ａ）执行。６．２．３．２．５　医学摄片按照保管期限—年度—月份—日期—流水号进行分类。６．２．３．２．６　录音带、录像带按照保管期限—年度—问题进行分类６．２．３．２．７　音像资料应制作索引目录与纸质业务档案对应。６．２．３．３　实物样品的整理６．２．３．３．１　疾病监测工作中形成的实物样品按照保管期限—年度—种类进行分类。实物样品应与纸质业务档案分开存放，并加注参见号。实物样品按其性质、类别分别陈列或保存，同时填写目录。实物样品所附标签应注明编号、物品名称、采集人、采集时间、采集地点、接收人、接收时间、保管期限、处理时间及来源等内容。６．２．３．３．２　制作实物样品索引目录应与样品原编号和纸质业务档案对应。６．２．３．４　电子文件的整理电子文件的归档与管理应遵照ＧＢ／Ｔ１８８９４电子文件归档与管理规范要求执行。６．３　编目６．３．１　档号编制６．３．１．１　疾病监测档案是一个立档单位全宗档案的一部分，是一个分类。其档号可由类目号、案卷号、件号三部分组成，其间用“—”（短横）相隔。类目代码由三级类目代码组成，类目代码间以“·”间隔。———类目代码：表示年度，采用四位阿拉伯数字标识；———次级类目代码：以组成档案的材料性质分类，以两位拼音缩写标识；代码表示如下：ＷＺ———文字资料，ＹＸ———音像资料，ＳＷ———实物样品，ＤＺ———电子文件。———三级类目代码：依不同材质资料的分类需要分别进行编制；———案卷号：采用３位流水号标识；———件号：采用３位流水号标识。６．３．１．２　文字资料档号编制６．３．１．２．１　本标准中纸质文字档案类目代码由三级类目代码组成，类目代码间以“·”间隔。见图１。６．３．１．２．２　三级类目代码：采用两位阿拉伯数字表示，代码表示如下：０１———依据类，０２———疾病监测日常工作类，０３———疾病监测管理类，０４———疾病监测技术类。６．３．１．２．３　文字资料的档号编制，见图１。图１　纸质文字资料档号标识６．３．１．３　音像资料档号编制６．３．１．３．１　音像档案档号的三级类别代码：以材料种类不同进行分类，采用材料种类名称１位英文缩写代码表示：音像档案资料种类代码如下：Ａ———录音带，Ｆ———照片，Ｓ———医学摄片，Ｖ———录像带。３犛犖／犜２０８９—２００８６．３．１．３．２　音像资料的档号编制，见图２。图２　音像类档号标识６．３．１．４　实物样品的编号方法６．３．１．４．１　实物样品档号三级类别代码：以工作性质分类，采用２位拼音缩写代码表示：ＪＣ———监测，ＢＤ———本底调查，ＬＣ———留存样品，ＹＸ———阳性样品，ＱＴ———其他实物样品。在阳性样品如果确实需要，可增加项目代码，代码间可用分隔号“—”分开。项目代码用国家卫生部疫情报告传染病四位编码表示，详见附录Ｃ。６．３．１．４．２　实物样品档号编制具体见图３、图４。图３　实物类样品档号标识图４　实物类阳性样品档号标识６．３．２　卷内目录卷内目录应按下列要求编制：———序号栏应填入资料自然排列顺序号；———责任者栏填入对资料负责的机构组织或个人；———题名栏应填入资料标题，原文标题不能说明文件内容的，应重拟标题，重拟标题外加“［］”号附于原标题之后；———机构应填写资料形成或主办部门的简称或代号，不分机构编档号的单位此栏可空；———日期栏应填入资料的成文日期；———页号栏应填入卷内每份资料的起止页码；———备注栏可填入需要说明的问题；———卷内目录一式一份，随档保管。４犛犖／犜２０８９—２００８６．３．３　案卷目录案卷目录应按下列要求编制：———档号栏应填入档号；———案卷题名栏应填入反映案卷内容的概括性标题；———年度栏应填入文字资料年度；———件数栏应填入案卷内资料的总件数；———期限栏应填入保管期限；———备注栏可填入需要说明的问题，设计秘密的文字资料，应在备注栏内进行标识；———案卷目录一式两份，一份留存本部门，一份送交综合档案管理部门；———编制单位应填入文字材料形成单位或主要责任者。６．３．４　案卷封面案卷封面应按下列要求编制：———档号栏应与案卷封面相应栏目对应；———全宗名称栏应填入立档单位名称；———项目名称栏应分别填入疾病监测业务工作名称；———类目名称栏应填入类目名称；———案卷题名栏应填入卷内文字资料的内容；———日期栏应填入卷内资料起止日期；———保管期限栏应填入保管期限；———件数栏应填入案卷内资料的总件数。６．３．５　案卷脊背所填栏目内容应与案卷封面相应栏目对应。６．４　案卷格式案卷格式和卷内目录式样见《案卷格式式样》（见附录Ｂ）。７　保管、利用、统计７．１　保管７．１．１　业务管理部门应根据保存疾病监测档案数量，设置必需的专门档案箱、柜，应有防潮、防高温、防火、防尘、防虫、防鼠、防盗、防光设施。对实物样品的保管应根据实物样品的性质，保存在符合相应要求的实验室或陈列室，并定期做好更换或处理，更换处理时应办理手续，做好记录。７．１．２　业务管理部门应定期对档案的保管情况进行检查，并做好记录，发现问题要及时采取措施。７．１．３　涉密的疾病监测业务文字资料、音像资料、实物样品、电子文件，要按照有关要求特殊保管。７．２　利用７．２．１　借阅业务档案应按借阅规定进行登记，未经允许不应复制、外带或将档案转借他人。７．２．２　涉密的业务档案，应按国家有关规定审批，利用人应遵守国家有关保密规定。７．２．３　利用档案人员应爱护档案，不得拆散、抽取、涂改、损坏。７．３　统计业务档案管理部门应做好档案的收进、移出、鉴定、保管数量和状况及利用情况的登记工作；准确编制档案工作情况统计表，及时上报有关部门。８　移交８．１　业务管理部门应在每年下半年将疾病监测档案实际数量填表报送综合档案管理部门。８．２　业务档案管理人员工作调动时，应指定专人负责接管疾病监测档案，做好交接记录。５犛犖／犜２０８９—２００８８．３　检验检疫业务人员工作调动时，应在调动前将应归档的疾病监测材料