如何做好会议纪要培训PPT

如何做好会议纪要——梁羽2014年3月1日如何做好会议纪要目录1、会议纪要办理流程概述2、如何做好会议记录3、如何整理会议纪要4、会议纪要的确认、审核及签发流程5、会议纪要的执行跟踪一、会议纪要的办理流程现场记录→记录整理（编写纪要）→纪要确认→审核签发→发放→存档→跟踪、反馈共七个步骤二、如何做会议记录所谓“记录”，即真实记录会议上每个人的发言内容。第一件事：记下会议名称、会议日期及时间、参会人员及会议主持人。要义在于“快速”，因此必须学会：1、寥寥几字记录复杂的意思；2、一定不要为记而记，而是去理解发言人的真实意思表达，重点是“意到”而不是将每个字都写出来。3、分清内容的重点主次，重要的详记，不重要或内容重复的的简记；举例：1、寥寥几字记录复杂的意思；如：“当前我们面对的形势很严峻，如果我们的人员对此认识不足，危机就在眼前。”可略记为“面峻不认则危”5个字就可以了，因为原始记录是给自己看的。又如：“你说的问题我是这么看的，你说管不动人，不听指挥。既然公司给了你管理的权利，你说要解决问题，你还需要什么样的支持？”可以略记为：人不行，给管权，该如何？笔记的只是个大意，笔记的功能更多是在做纪要整理的时候帮助回忆回忆的内容，特别是重点内容。2、一定不要为记而记，而是去理解发言人的真实意思表达，重点是“意到”而不是将每个字都写出来。有的人会错误地将会议记录理解为记录下每个人说的每一句话，但是事实上是写不过来的，如果这样往往会因为写不及漏了很多内容。正确的做法是听发言人讲的话，然后从中去提炼他的话的主要意思，并将它精炼表达就可以了。如果一时没记上或不理解，可以打个？继续往下听，后面再去回想或者去跟当事人确认？准确的意思，不要在会上去纠结那个？，否则就会造成后面内容的漏记。3、分清内容的重点主次，重要的详记，不重要或内容重复的的简记；一般的会议都会有形势分析、问题提出、讨论、协调解决和工作布置等内容。要根据会议的主题，选择轻重简略。例如公司最多的专题会议，“形势分析”和“问题讨论”的内容只需要做简略的记录就可以了，即使发言人说得很多，也没有必要记录得很详细；但是讨论、协调的的结果和工作布置就必须要详记，因为那是会后重点要落实的内容。还有重复的内容，只需要简单做个记号有重复过就可以了。三、如何整理会议纪要纪要的目的：1、面向领导汇报工作2、会议决议的执行参考在汇报工作的层面来说，老板不会想看一大堆没有重点杂乱无章的东西；在执行层面来说，清晰的指导才能够有有效的执行；因此，会议纪要的基本要求是：内容准确、条理清晰、重点突出。一个错误的观点：会议记录就是会议纪要，就是按人员的发言顺序罗列会议内容。（大错特错！）纪要是经过整理的记录，依照的是合理的逻辑顺序而不是会议的实际发言顺序，这就是“条理清晰”。首先将会议内容合并同类项：同一个内容不同人发言的，不要放在两个地方；同一个人在会议的不同时间说了相同内容的，要将内容合并在一起，不要重复记述。例如：李总开会，在会议开始的时候说到了招聘的问题，在会议即将结束的时候，又提到了招聘的问题，那么，这些内容都应归纳到“关于招聘”的板块内容上，而不应该是分开记述。其次，会议纪要应按内容分相应模块（即有1、2、3、4的小标题），而不是一整版没有内容划分和归纳性标题的记述。这就要求做纪要整理的人要有起码的业务理解能力和良好的总结归纳能力，因为这些小标题会议上未必能明确，但事实上每个会议都能够分出若干个板块内容。归纳总结的好坏直接决定了会议纪要的质量。再次，纪要整理要简略得当，只有做到简略得当才能实现重点突出。即根据会议的主题，对重点内容做详细的阐述，对不重要的内容略记则可。这跟前面说到的会议记录是要简略的当是一致的。不要因为人员在发言时不重要的说了一堆但重要的只说了几句话而颠倒了重点主次。不重要的说得再多都没必要写太多。重要的只有几句那就每一句都记述出来，甚至引申出去做更清晰详细的阐述。这就要求做纪要的人员要有熟悉的业务能力和理解归纳重点的能力了。四、会议纪要的确认、审核及签发流程公司会议纪要的格式格式内的每一项都需要确认，这是对准确性的要求。总体来说会议纪要“确认”项包括三大内容：自我检查、与会人员确认、主持人确认签发。纪要执行全流程（公司要求）：纪要整理人自我检查→纪要整理人发放至各与会人员确认纪要内容整理无误（有误的根据反馈及时修正）→会议主持人审核无误并在纪要“审核人”栏内确认签发→纪要整理人打印《会议纪要文件签收表》，按发放要求发放会议纪要并要求接收人确认签收（本流程注意将纪要发放到应到但缺席会议的部门或人员手上）→存档（总经理缺席的重要办公会议纪要上报总经理）五、会议纪要的执行跟踪在会议纪要格式表头有一栏：1、如果是延续性的会议或工作例会，特别是上次会议议决事项完成情况与本次会议主题相关的，应于会前先跟踪执行情况；2、对于本次纪要整理出的需解决问题，如果会上没有明确完成时间或责任人的，应在会后与相关人员进行明确后，再递交审核，并且将执行反馈的要求写在最下方的空栏内，以示提醒，并在规定完成时间到来时候，主动跟进完成情况并向公司领导汇报。六课程复习主题：如何做好会议纪要1、会议纪要的七个步骤：2、如何做好会议记录：3、如何编写会议纪要：4、会议纪要的确认、审核及签发流程：5、会议纪要的执行跟踪：谢谢！