DB13T 2295-2015 行政许可电子档案管理规范

ICS03.080.01A12DB13河北省地方标准DB13/T2295—2015行政许可电子档案管理规范Administrativelicensingofelectronicarchivesmanagement2015-12-25发布2016-02-01实施河北省质量技术监督局发布DB13/T2295—2015I前言本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。本标准由河北省质量技术监督局审查事务中心提出。本标准由河北省服务标准化技术委员会归口(SAHB/TC264)。本标准主要起草单位：河北省质量技术监督局审查事务中心。本标准主要起草人：张再永、李贻才、刘凤英、陈新杰、于爱华、范建斌、郑倩、王军杰、张立军。DB13/T2295—20151行政许可电子档案管理规范1范围本标准规定了行政许可电子档案的术语和定义、总则、元数据管理、归档、整理、保管和利用。本标准适用于河北省内各行政许可主管部门在行政许可过程中形成的电子档案的管理与技术要求。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范GB/T20988-2007信息系统灾难恢复规范DA/T18档案著录规则3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1行政许可电子档案Administrativelicensingofelectronicarchives在行政许可管理工作过程中形成的归档电子文件及相关的元数据。3.2归档电子文件Archivalelectronicrecords经鉴定的具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。3.3元数据Metadata描述组成行政许可电子档案的归档电子文件的背景、结构信息及整个管理过程的数据。3.4归档filing把行政许可电子档案集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。3.5迁移Migration将源系统中的行政许可电子档案向目的系统进行转移存储的方法与过程。DB13/T2295—201524总则4.1行政许可电子档案自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。4.2应对行政许可电子档案的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。4.3应明确规定行政许可电子档案归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子档案的质量。4.4归档电子档案同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。4.5应保证行政许可电子档案的凭证作用，对只有电子签章的电子档案，归档时应附加有法律效力的非电子签章。4.6应配备各种设施，加强管理，确保行政许可电子档案数据的安全。5元数据管理5.1元数据内容5.1.1元数据内容包括背景结构信息和管理过程信息。5.1.2归档电子文件归档的生成日期、软、硬件技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式。5.1.3归档电子文件处理过程中相互衔接的各类责任者(如收件人、经办人、审核人、签发人等)以及办理结果。5.1.4归档电子文件处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。5.1.5归档电子文件传递、交接过程中的其他标识。5.2元数据结构5.2.1背景结构信息表行政许可电子档案的背景结构信息见表1。表1背景结构信息表序号字段名称说明1形成部门行政许可电子档案形成的部门信息2完成日期行政许可电子档案的完成日期信息3通讯地址行政许可电子档案主管部门的通讯地址信息4联系电话行政许可电子档案主管部门的联系电话信息5联系人行政许可电子档案主管部门联系人信息6硬件环境形成行政许可电子档案的计算机、网络服务器型号、制造厂商等信息7操作系统形成行政许可电子档案的计算机操作系统信息DB13/T2295—201538操作系统版本形成行政许可电子档案的计算机操作系统的版本信息9数据库系统形成行政许可电子档案存储的数据库系统信息10数据库系统版本形成行政许可电子档案存储的数据库系统的版本信息11相关软件形成行政许可电子档案的相关软件信息12相关软件版本形成行政许可电子档案的相关软件的版本信息13字节数行政许可电子档案的字节数量5.2.2管理过程信息表行政许可电子档案的管理过程信息见表2。表2管理过程信息表序号字段名称说明1岗位序号形成行政许可电子档案的岗位信息2岗位名称形成行政许可电子档案的岗位信息3责任人形成行政许可电子档案的人员信息4接收日期行政许可电子档案的接收时间信息5办理结果行政许可电子档案的办理状态信息6结束日期行政许可电子档案的办理完结的时间信息7凭证信息8其他标志行政许可电子档案的其他标志信息6归档及相关要求6.1归档6.1.1归档电子档案应由各级电子文件形成的主办部门根据本规范整理内容进行预整理，及时填写行政许可电子档案管理登记表（参见表A.1、表A.2、表A.3），由负责人签署审核意见后，移交给相应档案部门实行集中统一管理。6.1.2按GB/T18894-2002的7.5.2.2的规定，把数字档案集中拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子档案，则应在解密后再制作拷贝；确需以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档。6.1.3按GB/T18894-2002的7.5.2.3的规定，本管理规范推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不应用软磁盘作为数字档案长期保存的载体。6.1.4按GB/T18894-2002的7.5.2.4的规定，存储数字档案的载体上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的数字档案载体应设置成禁止写操作的状态。6.2保管期限6.2.1电子档案的保管期限应与相应的纸质档案保管期限一致。6.2.2行政许可电子档案中的元数据保管期限应与其内容信息的保管期限一致。DB13/T2295—201546.3归档格式6.3.1对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。收集时应将其转换成通用格式，同时将源文件与相关软件一并收集。文字型电子文件以pdf、wps、doc为通用格式。6.3.2对用计算机绘图、扫描仪等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据，除了pdf、tif、jpg为通用格式以外图形与扫描电子文件应同时与相关软件一并收集。6.3.3矢量图形电子文件收集时，同时将源文件与相关软件一并收集。以MapGIS、SuperMap、ArcGIS系统的数据文件格式为通用格式。6.3.4对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。6.3.5对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。6.4归档登记6.4.1纸介行政许可电子档案登记表应与电子档案同时保存，保管期限一致。6.4.2行政许可电子档案登记表应制成电子表格，与电子档案文件一同保存，保管期限一致。6.5归档检测6.5.1归档时，档案部门应组织对归档电子文件的技术检测工作，不应接收含有问题的电子文件。6.5.2归档技术检测工作内容包括：a)检查电子文件在软硬件环境下的可读性；b)检查电子文件内容与元数据是否完整；c)检查电子文件归档保存格式是否规范；d)检查电子文件及其存储介质有无受到计算机病毒感染等。6.5.3归档检测合格的归档电子文件内容以及相应的元数据采用相应的技术手段固化保存。7整理7.1分类编号7.1.1电子档案分类应遵循行政许可业务管理文件的形成规律，结合电子档案管理的特点和要求，制定电子档案分类编号办法。7.1.2电子档案宜按照年度-问题-保管期限的分类方法进行分类。7.1.3电子档案宜按照保管期限-问题-年度的分类方法进行分类。7.2编目7.2.1电子档案的整理、编目、排列应反映行政许可管理文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于电子档案的保管和利用。DB13/T2295—201557.2.2电子档案应按照DA/T18的要求建立规范的档案目录数据。所形成的档案目录数据应与建立的电子档案相链接。7.2.3数字档案卷内文件材料按分类要求按问题、时间或重要程度顺序排列。一般遵循以下排列原则：a）结论性文件在前，其他材料在后；b）上级文件在前，下级文件在后；c）文字在前,图形在后。8保管8.1载体管理8.1.1存储载体应存放在专用档案装具中，单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压。8.1.2存储载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。8.1.3重要的档案应根据GB/T20988-2007的要求进行备份。8.1.4档案部门应每年组织一次检查，对保存满三年的数字档案的读取格式及其相应处理设备的更新情况进行检查登记，填写行政许可电子档案库存情况检查登记表（参见表A.4），如发现问题应及时迁移。8.2迁移8.2.1档案部门应具备电子文件存储、迁移、备份等设施和保管条件，采取科学、有效的管理措施和技术手段，维护数字档案的真实性、完整性和有效性。8.2.2数字档案迁移操作应在完整、准确和有保障的前提下，制定严密的迁移操作计划，填写行政许可电子档案迁移登记表（参见表A.5）。8.2.3由于技术与设备原因，应更新复制的数字档案，在更新复制和补救新版后，原旧版或有问题的载体仍需保存3年。更新复制时，所有系统、载体介质上的相对应数据应同步更新，并做好更新记录。8.3鉴定销毁8.3.1按GB/T18894-2002的9.8.1的规定，数字档案的鉴定销毁应按照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理许可手续后实施。8.3.2属于保密范围的数字档案，如信息储存在不可擦除载体上，应采用物理或化学的方法连同储存载体一起销毁，并在网络中彻底清除。8.3.3销毁前应编制销毁清册，指定销毁人，并确认信息彻底销毁。9利用9.1档案服务9.1.1档案部门应建立快捷、高效、准确服务的数字档案利用网络。档案人员应会同计算机系统管理人员设定查询归档数字档案的权限。DB13/T2295—201569.1.2数字档案的提供利用范围一般仅限于其内容信息的开放利用，未经批准不得查阅其元数据等相关信息。9.1.3数字档案的利用应注意以下事项：数字档案的封存保管载体不得外借使用；利用时应使用复制件；应严格遵守保密制度；对利用具有保密要求的数字档案时，应符合国家或有关部门的保密规定；查阅或复制应在权限规定的范围之内，未经批准任何单位或个人不得擅自复制。9.2档案开放9.2.1档案部门应按照档案开放要求和政府信息公开原则，定期开展电子档案开放鉴定与解密划控工作。9.2.2档案部门应整合数据资源，建立开放电子档案数据库，定期开展信息开放服务。DB13/T2295—20157AA附录A（资料性附录）电子档案归档表格表A.1行政许可电子档案登记表文件特征形成部门完成日期载体类型口光盘口磁盘口磁带载体编号通讯地址电话联系人设备环境特征硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）软件环境（型号、版本等）操作系统口windows口98口2000口XP口Vista；口linux；口MAC；口其他：数据库系统口Assess口Sbase口SQLServer口Oracle口其他：相关软件（文字处理工具、文字浏览器、压缩或解密软件等）文件记录特征记录结构物理逻辑记录类型□定长□可变长□其他记录总数总字节数记录字符及图形音频、视频文件格式口PDF口MPEG口AVI口其他：文件载体型号：数量：备份数：□一件一盘□多件一盘□一件多盘□多件多盘文件接收送交部门通讯地址电话联系人送交人（签名）接收部门年月日通讯地址电话联系人接收人（签名）年月日DB13/T2295—20158表A.2行政许可电子档案检验