DB12T 544-2014 南水北调工程项目档案归档整理规范

ICS93.160P55DB12天津市地方标准DB12/T544—2014南水北调工程项目档案归档整理规范ProjectfilesarchivedfinishingspecificationinTianjinSouth-to-NorthWaterDiversion2014-11-18发布2014-12-18实施天津市市场和质量监督管理委员会发布DB12/T544—2014I前言本标准按照GB/T1.1—2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。本标准由天津市南水北调办公室提出。本标准由天津市南水北调工程建设委员会办公室归口。本标准起草单位：天津市南水北调工程质量与安全监督站。本标准编制委员会主任：朱芳清副主任：张文波刘长平委员：马树军赵考生本标准主要起草人：杨钊（主编）曹野明张振军张波杨洁姚博秘兆兰张卿王学博本标准于2014年11月首次发布。DB12/T544—20141南水北调工程项目档案归档整理规范1范围本标准规定了南水北调工程项目档案归档整理的总则、文件材料的收集、文件材料的整理、竣工图编制与整理、文件材料的归档及档案著录。本标准适用于天津市南水北调工程建设项目文件材料的收集、整理、归档及档案著录与移交工作，其他水利工程可参照执行。2总则2.1项目法人/项目建设管理单位（以下称项目法人）应收集和整理工程建设前期、竣工验收阶段形成的文件材料，并进行立卷归档，负责收集和汇总勘察、设计、监理、施工等单位移交的工程档案，并按规定进行检查验收。2.2勘察设计单位应负责勘察设计文件材料的收集、整理、归档，按合同约定期限向项目法人移交相应的设计文件材料。2.3监理单位应负责监理文件材料的收集、整理、归档，按合同约定期限向项目法人移交工程档案，并督促、检查施工文件材料的整理工作，对施工文件材料签署审核意见。2.4施工单位应负责本单位施工文件材料的形成、收集、整理、归档工作。按合同约定期限向项目法人移交文件材料，并会同工程技术人员定期检查文件材料的整理情况，及时送交监理单位审核。2.5工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并及时向项目法人移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件材料整理、立卷后及时移交总承包单位。2.6勘察设计、监理和施工等单位的工程技术人员和管理人员是档案归档工作的直接责任人，如工作变动应先交情原岗位应归档的资料。2.7对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件材料均应归档。2.8项目法人在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订合同、协议时，应对工程文件材料的收集、整理质量、套数、移交时间等提出明确要求和违约责任。2.9建设项目档案的收集范围和保管期限应符合资料性附录C的要求。2.10竣工验收前，项目法人应按照有关文件材料要求完成档案专项验收工作。未经档案验收或档案验收不合格的工程，不得进行或通过竣工验收。2.11工程竣工验收合格之日起三个月内，项目法人应向运行管理等单位移交工程档案。移交工程档案应办理档案移交手续。天津市南水北调工程档案如列入城建档案管档案接收范围，项目法人应当在工程竣工后三个月内，向城市建设档案馆报送一套符合规定的工程档案。3文件材料的收集3.1纸质文件材料收集DB12/T544—201423.1.1归档的工程文件材料应为原件。如果案卷内有复印的文件材料时，要求复印件图文清晰，必须与原件内容及形式保持一致并注明提供复印件的单位及原件保存地点并加盖公章。3.1.2文件材料的内容应真实、准确、系统，与工程实际相符。3.1.3文件材料的内容及其描述应符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测绘等方面的技术规范、标准和规程。3.1.4文件材料应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。3.1.5文件材料的抄写要字迹工整、清楚，图样清晰，图表整洁，签字（章）手续完备。不得使用未经国家颁布实施的简化字。禁止使用涂改工具。3.1.6文件材料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm），图纸应采用国家标准图幅。3.1.7文件材料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。对于破损的文件材料应进行托裱，不得使用胶带粘贴。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图应清晰，不得使用计算机出图的复印件。3.2声像材料收集3.2.1建设项目声像材料是反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工、验收全过程形成的照片、录像等形式现场采集的有保存价值的声像素材，是纸质载体档案的必要补充。声像材料收集内容如下：1)工程施工前原地貌的声像材料。2)工程在立项、科研、土地征用、勘测设计、招投标等过程中形成的主要声像材料。3)工程建设过程中重大活动形成的声像材料（如开工典礼、领导视察、重要工作会议、竣工典礼、验收等）。4)工程施工过程中形成的反映关键部位及重要隐蔽工程、基础处理、重点工作、重大事件、质量事故、质量缺陷、新技术应用的声像材料。5)反映竣工后工程现状的声像材料。6)反映工程获奖评优的有关声像材料。7)有关工程建设的其他有保留、纪念价值的声像材料。8)项目法人自己组织制作的反映工程建设情况的有关电视专题片、汇报片等。3.2.2参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、录音、录像等声像资料的收集工作。拍摄、复制、编辑的照片和录像带内容应真实，并能客观反映工程状况。3.2.3工程照片应是原版、原件。3.2.4照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，无污染，被摄主体不能有明显失真变形现象。3.2.5照片规格为6英寸光面彩色照片。照片的数量视工程项目而定，选出具有代表性的照片，一般不少于30张。3.2.6数码照片应当使用不低于600万像素的数码相机拍摄，图像格式为JEPG格式，未加修饰剪裁。3.2.7录像应当使用DV摄像机或比DV摄像机拍摄效果更好的机器拍摄。3.2.8录像材料应当主题明确，图像稳定、画面清晰、声音清楚、色彩真实。3.2.9录像档案资料片长一般不少于30分钟，并配有相应的文字说明。专题录像片应当结构完整，片长一般为10分钟以上，采用语言解说和文字解释相结合的方式，语言解说应语言简练、语音清晰，使用普通话。3.2.10录音材料应当内容完整，声音清楚，材质完好。每盒录音带应当配有录音文字整理材料，注明内容、时间、地点、录音者。3.3电子文件材料收集DB12/T544—201433.3.1记录了重要文件材料的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件材料及其电子版本的定稿均应保留。3.3.2收集电子文件材料时应同时收集工程建设过程中形成便于留存的纸质文件材料的电子版本。3.3.3对用文字处理技术形成的文本电子文件材料，收集时应注明文件材料存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件材料以XML、RTF、TXT为通用格式。3.3.4对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件材料格式的图像电子文件材料，收集时应将其转换成通用格式，如无转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件材料以JPEG、TIFF为通用格式。3.3.5对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件材料，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。3.3.6对用视频或多媒体设备获得的文件材料以及用超媒体链结技术制作的文件材料，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件材料以MPEG、AVI为通用格式。3.3.7对用音频设备获得的声音文件材料，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件材料以WAV、MP3为通用格式。3.3.8对通用软件产生的电子文件材料，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件材料原则上应转换成通用型电子文件材料，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。3.3.9具有电子版本利用价值的纸质文件材料应扫描成电子文件材料，扫描型电子文件材料应符合下列要求：1)扫描型电子文件材料使用的原文应为文件材料原件。应扫描的工程文件材料包括前期审批文件材料、施工图审查合格证、开工通知书、招标公告、中标通知书、土地使用证、许可证、验收鉴定书等。2)工程文件材料采用灰度模式进行扫描；页面中带有红头、印章或黑白照片、彩色照片、彩色插图的文件材料采用彩色模式进行扫描。3)工程图纸采用黑白二值模式进行扫描。4)扫描分辨率应大于或等于300dpi。4文件材料的整理4.1纸质文件材料整理4.1.1文件材料整理包括组卷、卷内文件材料排列、案卷编目及案卷的装订工作。文件材料的整理应符合下列要求：1)案卷内不应有重份文件材料（转发件除外）。不同载体的文件材料应分别组卷。2)凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件材料，应附一份复印件。3)案卷内的文件材料保管期限应一致。如保管期限不一致，在确定保管期限时，要以案卷中保管期限最长的那份文件材料确定本卷保管期限。4)案卷不宜过厚，文字材料一般不超过20mm（约180页左右），图纸一般不超过40mm。4.1.2组卷要保持卷内文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，做到分类科学，组卷合理，便于保管和利用。一个建设工程由多个设计单元、单位工程组成时，工程文件材料应按设计单元、单位工程组卷。组卷可采用如下方法：DB12/T544—201441)项目前期及建设管理文件材料按照所反映的不同问题组卷，同一问题案卷内容较多可按时间组成数卷，对于成册的报告一般都单独成册，如果较薄，可与请示合并组卷，如果较厚，可另行组卷。2)监理文件材料按问题、文种组卷，同一问题、文种案卷内容较多可按施工标段、时间组成数卷，不同问题案卷内容较少可按结构组成一卷。3)施工文件材料按标段，按文件材料类型、结构组卷，同一文件材料类型内容较多的可按结构、专业、时间组成数卷，不同文件材料类型内容较少的可按结构、专业组成一卷。4)设备文件材料单独组卷，案卷内容较多的按文件材料的不同性质组卷。5)竣工图按专业、图号组卷。6)科研类案卷按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等不同时间阶段组卷。7)某一专项验收的申请报告、通知、工作报告和验收意见成套组为一卷。8)分部、单位、合同完工、设计单元工程验收各阶段形成的文件材料一般单独组卷，如果案卷内容较多，可按各验收阶段的程序组成数卷。9)建设项目后评价、改扩建或重建所形成的文件材料应单独组卷。4.1.3案卷和卷内文件材料的排列应符合下列要求：1)文件材料宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件材料排列。卷内文件材料一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。2)卷内管理性文件材料按问题结合时间或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；复印件在前，原件在后，与原件一并计算页码（指原件内容有不符合归档要求的地方）。3)项目前期及建设管理文件材料一般按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。4)监理文件材料按问题、文种结合施工标段、时间排列。5)施工文件材料按标段，按合同工程、单位工程、分部工程等结合文件材料类型、时间排列；文件材料类型按管理、依据、检测试验记录、评定、验收排列；特殊专业的案卷宜相对集中排列，如土建、金属结构、机电设备、安全监测、水土保持、通讯管道和光缆敷设等。6)设备文件材料按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。7)竣工图按专业、图号排列。8)科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等时间阶段排列。9)专项验收案卷按验收批复、申请，各种报告、验收意见顺序排列。10)阶段验收文件材料按验收批复、申请，施工、设计、监理、建设管理工作报告、验收鉴定书顺序排列。4.1.4编制卷内文件材料页号应符合下列规定：1)卷内文件材料均按有书写内容的页面逐页（张）编号。每卷单独编号，页号采用阿拉伯数字从“1”开始。2)页号编写位置：编在每页（张）文件材料正面的右下角，背面的左下角；图纸（折叠后）的页号编写在右下