项目沟通管理（PPT62页)

第十章项目沟通管理第一节项目沟通管理第二节团队认知第三节项目冲突管理10.1沟通的基本概念一、沟通的概念有关沟通的主要概念有如下几个方面：1．沟通就是相互理解2．沟通就是提出和回应问题与要求3．沟通交换的是信息和思想4．沟通是一种有意识的行为二、沟通的过程发送过程接收过程传递过程信息传递干扰项目沟通过程示意图想法编码接收解码理解反馈10.1沟通的基本概念三、沟通方式的分类•1、正式沟通和非正式沟通•2、上行沟通、下行沟通和平行沟通•3、书面沟通和口头沟通•4、单向沟通和双向沟通•5、言语沟通和体语沟通四、项目沟通管理的概念项目沟通管理是指为了确保项目信息的合理收集和传递，对项目信息的内容、信息传递的方式、信息传递的过程等所进行的管理活动。10.1沟通的基本概念影响组织沟通效果的基本要素1．信息发送者2．接收者或受众3．沟通环境4．信息资源5．沟通方式与渠道6．反馈与回应一、项目沟通计划项目沟通计划是针对项目干系人的沟通需求进行分析，从而确定这些信息以及采取何种方式将信息提供给他们。10.2项目沟通计划沟通计划过程项目沟通规划包括四个方面的具体工作：10.2项目沟通计划项目沟通规划的准备工作项目沟通需求的确定项目沟通方式与方法的确定项目沟通管理计划编制二、项目沟通计划的依据•1、沟通需求•2、沟通方式：对信息的紧迫程度、沟通方式的可行性、项目团队成员成员的能力•3、项目制约因素•4、项目约束条件三、项目沟通计划的结果•项目沟通计划文件•1、信息收集的渠道•2、信息发布的渠道•3、信息发布的形式•4、项目信息发布的日程表•5、更新和细化沟通计划的方法1．编制项目沟通计划前的准备工作（1）收集信息项目沟通内容方面的信息项目沟通所需沟通手段的信息项目沟通的时间和频率方面的信息项目信息来源与最终用户方面的信息（2）加工处理所获信息对收集到的沟通计划方面的信息进行加工和处理也是编制项目沟通计划的重要一环，而且只有经过加工处理过的信息，才能作为编制项目沟通计划的有效信息使用。四、沟通计划过程2.项目沟通需求的确定项目沟通需求的确定是在信息收集的基础上，对项目组织的信息需求做出的全面决策，其内容包括：⑴项目组织管理方面的信息需求⑵项目内部管理方面的信息需求⑶项目技术方面的信息需求⑷项目实施方面的信息需求⑸项目与公众关系的信息需求四、沟通计划过程3.沟通方式与方法的确定在项目沟通中，不同信息的沟通需要采取不同的沟通方式和方法，因此在编制项目沟通计划过程中还必须明确各种信息需求的沟通方式和方法。影响项目选择沟通方式方法的因素主要有以下几个方面：（1）沟通需求的紧迫程度（2）沟通方式方法的有效性（3）项目相关人员的能力和习惯（4）项目本身的规模四、沟通计划过程4.项目沟通管理计划的编制项目沟通管理计划的编制是要根据收集的信息，先确定出项目沟通要实现的目标，然后是根据项目沟通目标和确定项目沟通需求去分解得到项目沟通的任务，进一步根据项目沟通的时间要求去安排这些项目沟通任务，并确定出保障项目沟通计划实施的资源和预算（接下页）。四、沟通计划过程4.项目沟通管理计划的编制项目沟通计划书的内容除了前面给出的目标、任务、时间要求、具体责任、预算与资源保障以外，一般还应该包括下列特殊内容：（1）信息的收集和归档格式要求（2）信息发布格式与权限的要求（3）对所发布信息的描述（4）更新和修订项目沟通管理计划的方法四、沟通计划过程一、项目信息发布是使项目利益相关主体适时得到所需信息的过程。10.3、项目信息发布工作结果沟通管理计划项目计划项目文件项目报告项目演示人员沟通项目管理信息系统项目沟通管理规划过程信息发布10.3、项目信息发布二、项目沟通的信息发布方法1．口头沟通方法口头沟通可以是面对面的，也可以是通过电话进行的，还可以通过会议的方式实现。2．书面沟通方法一般是指运用书面文件和信函的形式进行沟通，包括项目团队内部使用的报告、报表和在项目团队与业主/客户之间使用报告、备忘录，信函等方式的沟通。二、项目沟通的信息发布方法3．非语言沟通方法在项目沟通中有一些极有意义的沟通既非以口头形式，又非以书面形式进行，而是以非语言沟通（NonverbalCommunication）的方式进行。非言语沟通中最为人知的是身体语言和语调两个方面。⑴身体语言⑵语调指的是信息发送者在传递信息过程中，对某些方面、某些词汇或短语的强调和弱化所传递各种信息。10.3、项目信息发布二、项目沟通的信息发布方法4．电子媒介沟通的方法当今时代项目沟通越来越多地依赖于各种各样复杂的电子媒介传递信息。除了极为常见的电子邮件之外，我们还使用许多种通过电子媒介和信息网络进行沟通的方法。这些方法中有自己的语言和沟通规则。10.3、项目信息发布三、项目沟通中信息接收的方法与技巧1．人们在聆听时常会出现的问题⑴被动的聆听（听而不闻或有所不闻）⑵注意力分散（形在心不在）⑶偏见和固执（只听自己愿意听的）⑷急于得出结论（未听明白就发表高见）10.3、项目信息发布三、项目沟通中信息接收的方法与技巧2．如何提高聆听和接收信息的技巧⑴使用目光接触⑵展现赞许性的点头和恰当的面部表情⑶避免表示分心的举动或手势⑷使用提问与复述⑸避免随便打断对方⑹使听者与说者的角色顺利转换10.3、项目信息发布四、沟通障碍1．沟通的主要障碍⑴沟通时机选择不当⑵信息不完备⑶噪音干扰⑷虚饰⑸语言词汇问题⑹非言语信号问题10.3、项目信息发布四、沟通障碍2．克服沟通障碍的方法⑴充分运用反馈⑵驾驭语言与词汇⑶积极使用非言语性的提示⑷减少和消除语言与非语言表示之间的差异⑸选择合适的时间和正确的地点⑹营造恰当的气氛和安排合理的沟通顺序。10.3、项目信息发布一、项目执行情况报告项目执行情况报告包括收集和发布执行情况的信息、从而向项目干系人提供所需的信息。包括：项目状态报告、项目进展报告、项目预测报告等。10.4项目执行情况报告状态报告描述项目当前的状态。进展报告描述项目组已完成的工作。预测对未来项目的状况和进展作出预测。10.4项目执行情况报告二、绩效报告过程所采用的工具和技术：绩效评审。为评估项目状况和进展而举行会议。偏差分析。把项目的实际结果与计划或预期的结果进行比较。趋势分析。检查项目结果以确定项目绩效是改进了还是每况愈下。挣值分析。10.4项目执行情况报告10.4项目执行情况报告•三、项目执行情况报告的结果•1、项目执行情况报告•2、变更申请四、项目管理收尾为项目阶段或项目正式结束而建立、收集和分发信息的过程。10.5项目管理收尾项目沟通管理收尾过程执行情况测量文档成果说明其他项目记录项目档案项目收尾经验教训挣值分析绩效评审偏差分析趋势分析信息发布工具和技术项目报告/演示会管理收尾10.6项目会议沟通的管理一、项目会议的类型项目沟通中最常用的会议有三种：项目状态评审会议、项目问题解决会议和项目技术评审会议。1．项目状态评审会议项目状态评审会议通常由项目经理主持召开的，会议成员一般包括全部或部分项目团队成员以及项目业主/客户或项目的上级管理人员。会议的基本目的是通知情况、找出问题和制定下一步的行动计划。2．项目问题解决会议当项目团队成员发现问题或潜在问题时，应立即和其它有关人员召开一个解决问题会议，而不是等着在以后的项目情况评审会议上解决。尽可能早发现和解决问题对项目的成功非常关键。项目问题解决会议应该紧扣所需解决的问题。3．项目技术评审会议在项目的全过程中，包括在项目的定义和设计阶段，不管是何种项目都需要召开项目技术评审会议，以确保项目业主/客户同意项目提出的各种技术方案。10.6项目会议沟通的管理二、项目会议管理1．项目会议前的管理⑴分析确定会议是否真正必要⑵确定会议的目的⑶确定谁需要参加会议⑷事先分发会议议程⑸准备和分发材料⑹安排会议场所10.6项目会议沟通的管理二、项目会议管理2．项目会议期间的管理⑴按时开始会议⑵指定会议记录⑶先说明会议目的和议程⑷掌握和控制会议⑸结束时要总结会议成果⑹不要超过会议计划召开的时间⑺评价会议议程10.6项目会议沟通的管理在非洲的草原上如果见到羚羊在奔跑，那一定是狮子来了；如果见到狮子在躲避，那就是象群发怒了；如果见到成百上千的狮子和大象集体逃命的壮观景象，那时什么来了？蚂蚁军团！古老的寓言故事团队意识在许多团队中，每个成员的智商都在120以上，而整体智商却只有62！------彼得.圣吉《第五项修炼》第二节团队认知一、项目团队的定义及特征项目团队是指为实现项目的目标由苦干成员组成的正式组织。目的性临时性团队性团队成员双层领导性渐进性和灵活性二、项目团队的障碍什么是一支真正的项目团队？什么是项目团队建设的障碍？[案例]：任选10个身高差不多的志愿者，让他们共同托着一个轻、细、长的木杆，要求所有的人都要用双手的食指呈水平状托着木杆，他们的任务是把木杆从头部的位置下降到腰部的位置。在整个过程中不允许任何一个人的食指离开木杆，一旦有一个人的食指离开了木杆就算团队失败，必须从头开始。团队认知二、项目团队的障碍协作反而导致惩罚目标没有挑战性缺乏协同一致的方法人员太多项目团队就是少数有互补技能、愿意为了共同的有压力的项目目标和方法相互承担责任的人组成的群体团队认知三、选择合适的团队成员具有与任务相关的知识与技能个人对项目任务感兴趣并能兑现承诺有时间参与项目喜欢团队合作团队认知团队认知三、识别团队成员的性格特点分析型严肃认真有条不紊有计划有步骤合乎逻辑真实的寡言的缄默的面部表情少动作慢准确语言,注意细节语调单一使用挂图团队认知三、识别团队成员的性格特点指挥型果断,独立,有能力,热情,审慎的,有作为有目光接触,有目的,说话快且有说服力,语言直接,使用日历,计划.合作友好赞同耐心轻松面部表情和蔼可亲频繁的目光接触说话慢条斯理声音轻柔,抑扬顿挫使用鼓励性的语言办公室里有家人照片团队认知三、识别团队成员的性格特点和蔼型团队认知三、识别团队成员的性格特点表达型外向,直率友好热情的令人信服的幽默的合群的活泼的快速的动作和手势生动活泼的,抑扬顿挫的语调有说服力的语言陈列有说服力的物品团队认知四、团队冲突的根源团队认知四、团队冲突的根源以各自原则为基础的价值观差异原则配偶工作名利享乐对手朋友金钱家庭宗教团队认知四、团队冲突的根源准备不足时机不对难懂的术语世上本无“对”与“错”之分，只是人们自己刻意地加以区分，以此来强调“自我真理”。职责不清情绪化混乱（渠道、信息、资源）组织结构团队冲突处理的五方式武断不武断武断性不合作合作合作性竞争回避合作妥协迁就五、高效沟通的步骤步骤一事前准备步骤二确认需求步骤三阐述观点步骤四处理异议步骤五达成协议步骤六共同实施步骤一：事前准备设定沟通目标做好情绪和体力上的准备步骤二：确认需求第一步：有效提问第二步：积极聆听第三步：及时确认问题的类型开放式问题封闭式问题封闭式问题开放式问题会议结束了吗？你喜欢你的工作吗？你还有问题吗？你有什么问题？你喜欢你的工作的哪些方面？会议是如何结束的？问题举例自然赋予我们人类一张嘴,两只耳朵.也就是让我们多听少说！------苏格拉底聆听的原则适应讲话者的风格眼耳并用首先寻求理解他人，然后再被他人理解鼓励他人表达自己聆听全部信息表现出有兴趣聆听步骤三：阐述观点阐述计划–简单描述符合既定需求的建议描述细节–阐述你的建议的原因和实施方法信息转化–描述特点(Features)–转化作用(Advantages)–强调利益(Benefits)步骤四：处理异议忽视法转化法太极法询问法是的----如果步骤五：达成协议感谢–善于发现别人的支持，并表达感谢–对别人的结果表示感谢–愿和合作伙伴、同事分享工作成果–积极转达内外部的反馈意见–对合作者的杰出工作给以回报赞美庆祝步骤六：共同实施积极合作的态度按既定方针处理发现变化及时沟通第三节项目冲突管理•项目冲突：组织、团队或队员为了限制过组织另一部分组织、团队或队员达到其预期目的而采取的行为和措施•冲突管理：分析冲