打电话、接电话的基本礼仪

精编WORD文档下载可编缉打印下载文档，远离加班熬夜打电话、接电话的基本礼仪篇一：打电话的基本礼仪一、接打电话基本礼仪1.电话一般控制在铃响三声之内接听。否则，被认为失礼，应向对方致歉。商务电话应对时，第一句话当自报单位名称或所属部门，不论内线或外线，应一律用统一的客套话应答。2.接听电话时，在不明白对方是谁的情况下应主动询问对方所属单位或部门，以便利被指名来接听电话的人。3.接听电话时，左手拿听筒，右手准备备忘录。因此，在电话旁，要事先准备好随时会用到的纸和笔，并依照3W原则记录，即WHEN(什幺时间)、WHO(对象是谁)、WHAT(什幺事)。电话记录既要简洁又要完备。4.如果对方要找的人不在，要试着询问对方有无重要事情，或者试着了解对方来电的目的，再看情况决定处理的方式。5.打电话时，应礼貌地问请问你现在有空吗？我可不可以请教你几个问题？或者对不起，现在和您谈话方便吗？6.听不清楚对方说话内容时应确切地将情况告诉对方，并请对方改善，如听筒好象有问题，听不太清楚，可不可以大声点？7.挂电话前的礼貌应对也不可忽视，确定对方已挂电话后才能放下听筒，并且一定要亲切、礼貌地对待来电的对方。精编WORD文档下载可编缉打印下载文档，远离加班熬夜二、接打电话惯例1.在和客户谈话时，即使电话铃声响了两声，也仍以眼前的顾客为优先，不管哪一方在发言，都应等事情说了一个段落后，才可以向对方致歉，再去接电话。这种情况下的对谈，应尽可能简短，避免让客户久等。此外，当自己身为客户与他人恰商而电话铃响时，也应机警地适时中断话题，让对方能尽快接听。2.当你正在打电话又碰上客人来访时，原则上应先招待等候的客人。此时，应尽快和对方打个招呼，得到对方的许可后，再挂断电话。但是，如果电话讨论的事情很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。3.如果是为了对方的事情才打电话找他，他不在时，就可以请对方回电话。4.通话时若对方不小心切断电话，应由自己重拨。知道对方打的是长途电话，要体贴地先询问一下对方要不要我给你打过去？5.在外面与他人联络，打电话时尽可能选择安静的地点，若环境不允许，也应在电话中向对方说明。三、接打电话禁忌1.接打电话中，不要轻易使用等一会再打这种容易引起误会的语句，而最好约定确定的通话时间。2.若有人打电话找某同事，而其不在，对方因而询问同事家中电话时，不要轻易回答。一旦电话非本人亲自处理不可时，精编WORD文档下载可编缉打印下载文档，远离加班熬夜可先和本人取得联系，再让其和对方联系，才不会造成无谓的困扰。不要随便传话或说出不在者的行踪。3.要转告正在接待客人的同事有电话时，最好不要口头转述，可利用纸条传递的方式。如此不仅可防止某些机密泄漏，也可避免打岔引起的尴尬和不悦。4.打电话和外出的上司联络时，需尽量以上司能回答是或不是等简单的形式发问。因为，和上司在电话中所谈之事，可能会涉及公司机密；或所谈内容与正在引起的客户有关，很可能会引起客户的不悦。所以，不要问一些让上司很难回答，甚至无法在别人面前回答的问题以免让上司为难。5.和同事聊天时，不要立刻拿起听筒。以和朋友谈话时的轻松语调来应对非常失礼。电话没有挂断前，不要和他人谈笑，更不要批评对方。篇二：接听电话的基本礼仪接听电话的基本礼仪坐直，深呼吸，微笑。美国数据（AT＆T）公司曾经用“微笑的声音”来做广告，但现在这种声音已经很少听到了。不要觉得在电话里微笑是件愚蠢的事——当你微笑时，声音听起来完全不一样。只要你自己刻意反复练习几次以后，便会习惯成自然了。世上再也没有比和一个带着真精编WORD文档下载可编缉打印下载文档，远离加班熬夜诚、自发性微笑的人谈话更愉快的事。准备好一小张纸和笔。除非你是在开车或走路，否则最好在你打电话之前先准备好一小张纸和笔。以便你在接听电话时记下谈话要点或传达给其他单位。当对方开始说话时就随手记录。电话响第三声前接听。很快接听电话会让打电话的人觉得你很重视他的时间，而且不希望让他久等。当你手边正在忙其他事情时，请你记住一点，打电话的人没有办法知道你正在做什么，他们只知道电话没人接听。迅速接听电话可以为你公司及你自己建立起良好的声誉。立刻告知自己的身份。甚至在自己车上或使用无线电话时也不例外。在公司里，你则必须马上报上自己的部门及姓名，如“业务部，我是杜小姐！”“业务部，我是杜美丽！”前者较正式，后者则比较不正式。直接告诉对方自己的身份就不必费疑猜，并可节省时间。最好通话者也自己表明身份，省精编WORD文档下载可编缉打印下载文档，远离加班熬夜得接听者还要问对方是谁。如果对方没有告诉你他的姓名，而你却告知你是谁时，可以减少敌对的气氛。语调应谦恭有礼、友善、专业、热心而柔和。电话礼节的守则其实和商场礼节是一样的：使用好礼貌、发出好的音质、尊敬善待每个人，并且推敲你所说的话。在电话中与人交谈就如同在办公室谈话一般。实际上，外国许多企业招聘秘书，其中最重要一个条件是声音悦耳。当然，对于许多嗓音不足的人，不能强求所难，但力争做到口齿清晰，这并不难。打电话时，你应自然发声，不必故意做出嗲声嗲气的“假嗓子”。嘴要离开话筒约一小手指的距离。专心通话者不应该需要和别的事竞争来引起你的注意，不要边吃东西或喝饮料边听电话，甚至批评经过身边的人。如果有事先预约的访客上门时，请马上结束电话交谈或请对方保留电话，直到招呼好来访的客人后再接听。精编WORD文档下载可编缉打印下载文档，远离加班熬夜如果你真的必须分神来照顾其他事，请向通话者解释并请他们稍候，并按电话保留。千万不要用手握住听筒，因为这种举动不但粗鲁而且对方一样会听到。必要时才转电话转电话前必须先问清楚对方的需求并解释原因。转电话是处理电话应对最微妙的环节。如果有人打电话来，电话一转再转，马上就会转掉他对贵公司的好感。如果你能当场处理就立即解决，千万不要告诉打电话的人说这不是你的工作。下面提供一个例子供您参考。“对不起！李先生，这方面的事我并不很清楚，我会转给财务部李小姐，请你直接和她沟通。”不要只说“对不起！”就不再管它了。另外，如果打电话来的人工作也很忙，并不愿意久等时，你就告诉来电者说：“好的！我会转告李小姐回您电话。”如果必须空出电话线，则须向对方解释并尽速回电。“李先生，我现在精编WORD文档下载可编缉打印下载文档，远离加班熬夜找不到您需要的资料，是否请你留下可以联络到你的电话号码，只要一找到，我将会马上回电。”当有电话进来而你必须保留线上电话去接听时，请向第一个通话者道歉并让他知道你会马上回来：“是否请你稍候一会儿？我必须接听另一个电话。”立刻向第二个通话者说明你尚有另一通电话，请他或她稍等，你会马上接听。更好的办法是告诉第二个通话者，你会稍候再回电。通常应该优先处理先进来的电话，除非第二个非常紧急需要亲自处理。当你回电时，不要忘了感谢别人不厌其烦的等候。对别人讲话必须有反应。就算你只是说“是的”“我了解”“我同意”，最少会让对方觉得电话这头的人还活着。尽量减少其他声音虽然这端收音机的声音不会困扰你，但对另一端的人可能是相当大的干扰。愉快地结束对谈“我很高兴和你讲话，李先生。”“李先生，谢谢你花时间和我谈话，希望能很快和你见面。”让打电话进来精编WORD文档下载可编缉打印下载文档，远离加班熬夜的人先挂上电话，以便确定他确实已经讲完了。遇到这类电话怎么办有时你会处理一些并不是和你一样训练有素、懂得谦恭的人打来的电话，打这些麻烦电话的人，通常可分为以下几种类型，在此提供几个应对方法。1.一心二用型：和你通电话的人同时又在和别人讲话。应付这样的人，可以建议他在不忙时和你见面再谈，或要求他们重复刚刚说的话：“杜太太，我这里听得并不很清楚，听起来你好像也正在和其他人说话！”2.顾左右而言他型：当他们避重就轻时，你可以直接切入主题：“李先生，你心里到底想什么？我要如何才能帮你忙？”3.喋喋不休型：立刻打断他的话：“对不起，张太太，我不认为这件事我能帮什么忙，但听起来应该和我们的业务部有关，请你稍等，我帮你转业务部李小姐。”（这将打破先前说过的规则，可是有时候某些状况不得不这精编WORD文档下载可编缉打印下载文档，远离加班熬夜样做。）4.反复陈述型：马上说：“鲁先生，容我对你刚才所讲的做个总结，如果有遗漏或错误的地方，请随时更正或补充。”篇三：打电话的基本礼仪打电话的基本礼仪一、电话铃响两遍就接，不要拖时间。拿起呼筒第一句话先说“您好”。如果电话铃响过四遍后，拿起听筒应向对方说：“对不起，让您久等了”，这是礼貌的表示，可消除久等心情的不快。如果电话内容比较重要，应做好电话记录，包括单位一、电话铃响两遍就接，不要拖时间。拿起呼筒第一句话先说“您好”。如果电话铃响过四遍后，拿起听筒应向对方说：“对不起，让您久等了”，这是礼貌的表示，可消除久等心情的不快。如果电话内容比较重要，应做好电话记录，包括单位名称、来电话人姓名、谈话内容，通话日期、时期和对方电话号码等。二、电话的开头语会直接影响别人对你的态度、看法。通电话时要注意尽量使用礼貌用词，如“您好”、“请”、“谢谢”、“麻烦您”等等。打电话时，姿势要端正，说话态度要和蔼，语言要清晰，即不装腔作势，也不娇声娇气。这样说出的话哪怕只是简单的问候，也会给对方留下好印象。只要脸上带着微笑，自然会把这种美好的、明朗的表情传给对方。特别是早上精编WORD文档下载可编缉打印下载文档，远离加班熬夜第一次打电话，双方彼此亲切悦耳的招呼声，会使人心情开朗，也会给人留下有礼貌的印象。电话接通后，主动问好，并问明对方单位或姓名，得到肯定答复后报上自己的单位、姓名。不要让接话人猜自己是谁（尤其是长时间没见的朋友、同事），以使对方感到为难。三、打电话时，应礼貌地询问：“现在说话方便吗”？要考虑对方的时间。一般往家中打电话，以晚餐以后或休息日下午为好，往办公室打电话，以上午十点左右或下午上班以后为好，因为这些时间比较空闲，适宜谈生意。四、打电话、接电话时，如果对方没有离开，不要和他人谈笑，也不要用手后住听筒与他人谈话，如果不得已，要向对方道歉，请其稍候，或者过一会儿再与对方通电话。五、对方要找的人不在时，不要随便传话以免不必要的麻烦，如必要，可记下其电话、姓名、以回电话。六、要学会配合别人谈话。我们接电话时为了表示认真听对方说话，应不断地说：“是，是”、“好，好吧”等，一定要用得恰到好处，否则会适得其反。要根据对方的身份、年龄、场合等具体情况，应付方式各异。七、挂电话前的礼貌也不应忽视。挂电话前，向对方说声：“请您多多指教”、“抱歉，在百忙中打扰您”等等，会给对方留下好印象。