☆董监高、独董、董秘及授权代表备案与资格管理

董监高、独董、董秘及证券事务代表备案与资格管理公司管理部陈天骥2011年3月内容提要一、董监高任职资格和备案二、独董资格管理三、董秘及授权代表资格管理一、董监高任职资格和备案•相关规定及指南《股票上市规则》《深圳证券交易所上市公司董事、监事和高级管理人员所持本公司股份及其变动管理业务指引》《信息披露业务备忘录第10号——董事、监事和高级管理人员信息申报与声明及承诺书报备》《上市公司业务办理指南第12号——董监高声明及承诺书报备》《上市公司业务办理指南第11号——董监高及关联人信息申报》《上市公司业务办理指南第13号——董监高买卖本公司股份意向报备》《上市公司规范运作指引》第三章董监高任职资格•董事、监事和高级管理人员候选人存在下列情形之一的，不得被提名担任上市公司董事、监事和高级管理人员：–（一）《公司法》第一百四十七条规定的情形之一；–（二）被中国证监会采取证券市场禁入措施，期限尚未届满；–（三）被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事、监事和高级管理人员。–以上期间，按拟选任董事、监事和高级管理人员的股东大会或者董事会等机构审议董事、监事和高级管理人员受聘议案的时间截止起算。董监高任职资格•上市公司董事会中兼任公司高级管理人员以及由职工代表担任的董事人数总计不得超过公司董事总数的二分之一•董事、监事和高级管理人员候选人被提名后，应当自查是否符合任职资格，及时向上市公司提供其是否符合任职资格的书面说明和相关资格证书（如适用）。•公司董事会、监事会应当对候选人的任职资格进行核查，发现不符合任职资格的，应当要求提名人撤销对该候选人的提名。董监高任职资格•董事、监事和高级管理人员辞职应当提交书面辞职报告。除下列情形外，董事、监事和高级管理人员的辞职自辞职报告送达董事会或监事会时生效：–（一）董事、监事辞职导致董事会、监事会成员低于法定最低人数；–（二）职工代表监事辞职导致职工代表监事人数少于监事会成员的三分之一；–（三）独立董事辞职导致独立董事人数少于董事会成员的三分之一或独立董事中没有会计专业人士。–在上述情形下，辞职报告应当在下任董事或监事填补因其辞职产生的空缺后方能生效。在辞职报告尚未生效之前，拟辞职董事或监事仍应当按照有关法律、行政法规和公司章程的规定继续履行职责。–出现第一款情形的，上市公司应当在二个月内完成补选。董监高备案•备案内容董监高及关联人信息申报《声明及承诺书》报备持有股份申报、申请锁定、报告股份变动买卖本公司股份意向报备董监高及关联人信息申报•申报人员◆董事；◆监事；◆独立董事；◆高管；◆董秘；◆证券事务代表。其中“高管”是指本所《上市规则》中所规定的高级管理人员，董事会秘书则划入“董秘”类进行单独管理。任职类别任职生效时点离职生效时点董事、监事、独立董事有权机构作出聘任决议时，如股东大会、职工代表大会决议公告日1、被免职的，有权机构作出免职决议时，如股东大会、职工代表大会决议公告日；2、主动离职的，申请离职报告提交日。3、任职到期的，新当选人士任职生效时。高管、董秘、证券事务代表董事会作出聘任决议时，即董事会决议公告日1、被免职的，董事会作出免职决议时，即董事会决议公告日；2、主动离职的，申请离职报告提交日。3、任职到期的，新当选人士任职生效时。董监高及关联人信息申报•申报时间注意事项在报送高层人员变动的信息披露文件时，上市公司应当同时进行高层人员信息的网上申报；如上市公司无法在当日完成信息申报，需提供董事会出具的两个交易日内完成信息申报的承诺函。高层人员已申报的信息如果发生变化，如：身份证号码变更、地址变更、家庭成员人员变更或相关信息变更等，应及时告知并委托上市公司修改相关信息。上市公司应确保信息申报的真实、准确、及时、完整。董监高及关联人信息申报申报内容•董事、监事和高级管理人员应当按照《董事（监事、高级管理人员）声明及承诺书》的要求，申报本人及配偶、父母、子女、兄弟姐妹的信息。•证券事务代表应当参照董事、监事、高级管理人员的要求，申报本人及配偶、父母、子女、兄弟姐妹的信息。申报方式•委托上市公司通过本所“上市公司业务专区”向本所和中国结算深圳分公司申报相关信息。•对于以下关键信息：国籍、姓名、身份证号码、护照或其他证件号码以及离任人员的离任日期等，已经“提交”后不能通过网上业务专区自行修改，如需修改，请填写“上市公司董事、监事、高级管理人员个人基本资料变更申请表”向深交所提出书面申请•“书面文件”一栏显示为“是”的表示已完成登记，显示为“否”的表示未完成登记。如系统显示为“否”，上市公司应当与本所公司监管部门联系，核实相关文件的报送与登记情况。•（四）如果连任董事、监事和高级管理人员的信息未发生任何变化，该董事、监事和高级管理人员无需重新签署《声明及承诺书》。《声明及承诺书》报备•（一）董事、监事和高级管理人员应当按照《深圳证券交易所股票上市规则》的要求，在规定时间内签署一式三份《董事（监事、高级管理人员）声明及承诺书》，并委托上市公司报本所备案。•（二）董事、监事和高级管理人员应当分别按照《董事声明及承诺书》、《监事声明及承诺书》或《高级管理人员声明及承诺书》的格式要求签署。•同时担任两项职务的（如董事同时担任高级管理人员），应当按照所任职务分别签署相应当的《声明及承诺书》。•（三）上市公司完成《声明及承诺书》报备后，还应当登录本所“上市公司业务专区”查询《声明及承诺书》的书面文件和电子文件是否已在本所完成登记工作。《声明及承诺书》与信息申报的衔接（一）董事、监事和高级管理人员及证券事务代表的首次信息申报和《董事（监事、高级管理人员）声明及承诺书》的首次报备应当在刊登其任职（或离职）公告的同时完成。（二）所申报的信息发生变化的（持有本公司股票发生变化除外），董事、监事和高级管理人员及证券事务代表应当在该等事项发生变化之日起二个交易日内，委托上市公司通过本所“上市公司业务专区”完成相关电子数据的更新工作。（三）《声明及承诺书》中的声明事项发生变化的，董事、监事和高级管理人员在应当在该等事项发生变化之日起二个交易日内委托上市公司通过本所“上市公司业务专区”完成相关电子数据的更新工作，但无需重新签署、报备《董事（监事、高级管理人员）声明及承诺书》。《声明及承诺书》报备持有股份申报、申请锁定、报告股份变动•《股票上市规则》第3.1.7条•《深圳证券交易所上市公司董事、监事和高级管理人员所持本公司股份及其变动管理业务指引》持有股份申报并申请锁定所持股份发生变动发生变动及时向公司报告并由公司公告包括董监高、授权代表及其亲属买卖本公司股份意向报备1、《深圳证券交易所股票上市规则（2008年9月修订）》规定：3.1.8上市公司董事、监事、高级管理人员和公司股东买卖本公司股份应当遵守《公司法》、《证券法》、中国证监会和本所相关规定及公司章程。上市公司董事、监事、高级管理人员自公司股票上市之日起一年内和离职后半年内，不得转让其所持本公司股份。拟在任职期间买卖本公司股份的，应当提前报本所备案。买卖本公司股份意向报备•上市公司董事、监事、高级管理人员（以下简称董监高）委托董事会秘书报备买卖本公司股份意向时，董事会秘书有责任提示董监高买卖本公司股份时，不得违反法律、行政法规、部门规章、规范性文件、《深圳证券交易所股票上市规则》、《深圳证券交易所上市公司董事、监事和高级管理人员所持本公司股份及其变动管理业务指引》等相关规定以及公司章程、上市公司或个人所做出的相关承诺等，并确认拟报备买卖意向的董监高已知悉上述相关规定。•董事会秘书应确认已完成上述相关程序，方可提交董事、监事、高级管理人员买卖本公司股份的报备资料。买卖本公司股份意向报备•申报要求•1、上市公司董事、监事、高级管理人员拟在任职期间买卖本公司股份的，应当委托上市公司董事会秘书提前报本所备案；•2、为规范业务，董监高只需对拟在自申报日起六个月内通过竞价交易方式买卖本公司股份的意向进行报备；•3、自申报日起超过六个月以上或通过协议转让等其他方式受让或转让股份的行为不须报备；•4、上市公司应确保信息申报的真实、准确、及时、完整。买卖本公司股份意向报备《深圳证券交易所上市公司董事、监事和高级管理人员所持本公司股份及其变动管理业务指引》规定：•••••第三条上市公司董事、监事和高级管理人员在买卖本公司股票及其衍生品种前，应知悉《公司法》、《证券法》等法律、法规关于内幕交易、操纵市场等禁止行为的规定，不得进行违法违规的交易。第四条上市公司董事、监事和高级管理人员在买卖本公司股票及其衍生品种前，应当将其买卖计划以书面方式通知董事会秘书，董事会秘书应当核查上市公司信息披露及重大事项等进展情况，如该买卖行为可能存在不当情形，董事会秘书应当及时书面通知拟进行买卖的董事、监事和高级管理人员，并提示相关风险。第十八条上市公司董事、监事和高级管理人员违反《证券法》第四十七条的规定，将其所持本公司股票在买入后6个月内卖出，或者在卖出后6个月内又买入的，公司董事会应当收回其所得收益，并及时披露以下内容：（一）相关人员违规买卖股票的情况；（二）公司采取的补救措施；（三）收益的计算方法和董事会收回收益的具体情况；（四）深交所要求披露的其他事项。第十九条上市公司董事、监事和高级管理人员在下列期间不得买卖本公司股票：（一）上市公司定期报告公告前30日内，因特殊原因推迟公告日期的，自原公告日前30日起至最终公告日；（二）上市公司业绩预告、业绩快报公告前10日内；（三）自可能对本公司股票交易价格产生重大影响的重大事项发生之日或在决策过程中，至依法披露后2个交易日内；（四）深交所规定的其他期间。上市公司董事、监事、高级管理人员提前报备拟买卖本公司股份的意向，并不同时免除其依据相关法律、行政法规、部门规章、规范性文件、《深圳证券交易所股票上市规则》、《深圳证券交易所上市公司董事、监事和高级管理人员所持本公司股份及其变动管理业务指引》等相关规定以及公司章程、上市公司或个人所做出的相关承诺等应履行的义务，也不因此构成其违反前述规定时可从轻处罚的理由。《上市公司规范运作指引》的特别要求•《上市公司规范运作指引》（2010年9月1日）提出以下要求–董监高和证券事务代表及其配偶买卖公司股票前通知董秘–董监高和证券事务代表及其配偶在敏感期内不得买卖公司股票二、独董资格管理相关法规•••••1、《关于在上市公司建立独立董事制度的指导意见》（证监会）2、《上市公司高级管理人员培训工作指引》（证监会）3、《深交所股票上市规则》4、《独立董事备案办法》（深交所）5、《关于做好独立董事任职资格备案工作的通知》（上市部函[2004]133号）（中国证监会上市公司监管部）•6、《信息披露业务备忘录第6号——独董备案》（深交所公司部）•7、《第14号上市公司独立董事候选人及提名人声明公告格式》•8、《关于转发中央纪委中央组织部关于规范中管干部辞去公职或者退（离）休后担任上市公司、基金管理公司独立董事、独立监事的通知的通知》二、独董资格管理备案材料•••••••1、《独立董事提名人声明》2、《独立董事候选人声明》3、《独立董事履历表》4、资格证书公司董事会对独立董事候选人的有关情况有异议的，应当同时向本所报送董事会的书面意见。独立董事提名人和候选人应完整填报上述材料；在向本所报送上述材料前，上市公司董事会秘书应当对照前款的要求，检查报送材料内容的完备性。独立董事提名人和候选人应当保证向本所报送的材料真实、准确、完整，没有虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。格式要求第14号上市公司独立董事候选人及提名人声明公告格式（本所于2010年10月22日发布）信息披露业务备忘录第6号——独董备案（本所于2008年1月3日发布）二、独董资格管理备案程序•上市公司最迟应在发出选举独立董事的股东大会通知时把独立董事备案材料寄达或送达本所。•本所在收到备案材料后五个交易日内，对独立董事候选人的任职资格和独立性进行审核。•本所认为独立董事候选人存在违反《指导意见》或《独立董事备案办法》所列情形的