职位分析面临的问题及应对策略(3)

职位分析面临的问题及应对策略(3)2、现代的职位分析方法需要扩大职位信息的来源从上司权力转向顾客权力，从上级协调转向同级协调，使传统的以对任职者本人及其上级进行调查来收集职位信息的方法，已不能全面把握职位的工作内容与任职要求。职位分析发展的一大趋势，是要将该职位的内在顾客与外在顾客，业务流程的上下游环节都纳入到职位分析的信息来源之中，形成对职位全面的信息收集与判断。四、如何认识知识经济时代对职位分析的挑战如前所述的职位分析在实践过程中出现的问题及其在新经济条件下面临的挑战，使职位分析本身存在价值与作用遭到了质疑，理论界和企业界出现了“抛弃职位分析”、“我们不需要职位说明书”的呼声：在知识经济时代，我们不再需要职位分析；为了与知识经济接轨，今天的中国企业或者说今天的高科技企业需要抛弃职位说明书吗……对这些观点，笔者不敢苟同，我们认为中国企业非但不能抛弃职位说明书，而是恰恰要扎扎实实的做好职位分析这一基础性的管理工作，为管理的规范化提供支持。（一）职位说明书仍然具有适用性任何职位的内在结构都可以归结为三个层次，即目标、职责与任务。这三个不同的层次形成了一个自上而下逐步分解的体系。因此，所谓工作内容的稳定性与不确定性，可以从这三个层次的稳定性与不确定来进行度量。对传统工作与知识性工作内容的分析对比也应该从这方面来展开。其中，传统职位在这三个层次上都是稳定的、标准化的，因此一旦工作目标确定之后，完成这一目标的手段、步骤与方法都被固化下来。另一个极端，知识性工作在这三个层次上都将变得模糊，均具有典型的不确定性与不稳定性，从而给任职者本人的创新留下了巨大的空间。但现实中的工作介于这两者之间，表现在职位目标稳定不变，工作任务则随着工作情景、人员风格的差异而存在着很大的灵活性，而工作职责的灵活性与稳定性则受到职位类别和管理层级的影响。可见，今天的企业中的大部分工作都是稳定与不稳定、确定性与不确定的统一体，虽然有的职位稳定性更高，有的职位更富于变化，但对于大多数职位，还是可以通过职位分析来抓住其中最为核心、最为稳定的部分，来界定其工作内容，从而形成标准化/规范化的职位说明书。（二）中国企业的管理困境呼唤职位分析职责重叠、权限不明，缺乏职业化管理队伍，人力资源管理缺乏理性基础与技术平台，是中国企业经营管理中存在的典型问题。“人人负责、人人无责”、“机构臃肿，人浮于事”管理者与普通员工普遍缺乏职业素养，人力资源管理停留在传统人事管理的阶段，被大量的缺乏价值的行政事务性工作缠身等现象得出现，从一定程度堵上都源于以上的管理困境。正确的应用职位分析的过程及结果，对这些管理困境的突破有事半功倍的效果：第一，通过职位分析，明确职位职责与权限，确立职位之间的互动关系，优化职位设置与组织流程，提高组织效率。其次，通过对职位目标、工作内容的明确，规范对任职者的任职能力及行为方式的要求，引导员工职业规范与职业意识的建立，做到“以此为生，精于此道”；最后，职位分析以事实分析为依据，凭借系统化、专业化的工具、手段、流程，构建人力资源管理平台，从而提高人力资源管理的理性程度，提升人力资源管理的战略价值。五、如何应对知识经济时代对职位分析的挑战根据中国企业的管理现状，面对知识经济时代对职位分析本身及其方法提出的挑战，职位分析在理念与操作上必须进行变革与创新，才能响应时代要求，以不变应万变。（一）建立分层分类的职位说明书不同层级、不同类别的职位在职位本身的稳定性与不确定性方面存在着很大的差异，稳定性较差，而创造性要求较高的职位对传统的标准化的职位说明书提出挑战。因此，需要根据职位类型的差异来建立分层分类的职位说明书。(二)建立交叉互动式的职位分析方法为适应个人工作向团队工作、职能工作向项目工作，工作成果由完全对上级负责转向同时需要对顾客负责的转变，在职位分析中，不仅要收集来自任职者本人及其上级的信息，同时，还要收集来自同事与内外部客户信息。在这样的前提下，就需要建立以流程为基础的、交叉互动式的职位分析方法，即在对某一职位进行分析时，不仅要考虑该职位本身的现状与职位上级的要求，同时，还要考虑该职位与同事之间的互动以及该职位与其他部门的相关职位在流程上的衔接关系，通过在职位分析中树立流程观念，将流程上下游环节的期望转化该职位的目标与职责，从而帮助组织客户本位主义，提高流程的效率与效果，同时，也有利于组织在产品、服务与管理模式上的创新与改进。（三）建立适应团队工作的职位分析方法由于知识工作更加趋向于采用团队而非个人的工作方式，因此职位分析方法必须适应提高团队运做的内在要求，并为团队绩效的提升提供支持。因此，基于团队的职位分析必须实现以下几种转变：用角色分析来代替职位分析：团队基于明确的目标而产生，它是一种面向结果的组织。因此，组织关注的是团队的整体输出而非其内部各个因素的个别输出，这使得团队的成员的任务与职责范围不再固定于一个单点上，其工作流程、工作手段也不再固定，而常常处于变动之中，并由一个点延伸发散至一个区间范围。在团队中往往不强调对成员之间的职责的明确界定与区分，因此宽泛的角色定位比严格界定的职位更能满足个体及团队整体的要求。用角色间分析来代替角色内分析：“整体大于部分之和”使团对存在的价值和目的，而这一结果的产生依靠团队成员的协调与互动、沟通与信息共享，在交流中突破个人力量的限制完成整体的目标。团队绩效依赖于协同，而协同的基础是要识别不同的角色之间在工作职责与任务层面上的相互依赖性。而对于这种相互依赖性的分析则必须通过分析角色之间的流程关系来实现。用团队素质结构分析来代替职位任职资格分析：对于团队而言，单个成员的任职资格将逐步被团队整体的素质要求所取代，即需要按照团队整体目标实现与团队绩效提高的要求去确定不同成员之间如何形成具有差异性、互补性与协调性的素质结构。（四）强调职位说明书的动态管理战略转型与文化再造是企业适应不确定性的市场环境中和宏观环境的必然选择，这势必对企业组织中的所有要素造成影响。职位的动态性决定了职位分析的动态管理原则。这一原则在知识经济初露端倪的时代，在知识工作本身缺乏稳定性的前提下，则显得尤为重要了。对职位说明书的动态管理，其核心在于根据内外部条件的变化，及时地对职位说明书进行更新。然而，职位说明书的大规模调整是费时费力的事情，也难以协调职位变动的时机的不同步与变动程度不一致之间的矛盾，因此，笔者认为职位说明书的管理应该成为任职者本人及其上级主管的责任，而非仅仅是企业人力资源管理部门的责任。由人力资源专业人员向员工及直线管理者提供职位分析的培训及示范，培养他们对职位说明书的自我管理、自我更新能力，是更好的适应职位动态要求的一条捷径。（五）提倡“组织公民行为”（OCB）来弥补职位说明书的不足。职位说明书对职位要求的规范化，并非解决所有组织与管理问题的灵丹妙药。现代管理学已经证明，员工对组织的贡献不仅来自于其正式职责范围内的绩效与成果，同时还要包括员工超越其职位对组织所创造的价值，比如向同事提供无偿的帮助、向组织提出合理化的建议、主动维护组织的形象与声誉等。这些行为就构成了员工的组织公民行为，它是对职位说明书内在不足的良好补充与润滑。