2、秘书职能与环境

第二章秘书系统及其组织2011/02/282019/9/92•一、秘书系统的基本要素•1、主体要素•2、手段要素•3、对象要素•二、秘书机构2019/9/93第一节秘书系统的基本要素1、主体要素2、手段要素3、对象要素2019/9/94一、主体要素——秘书人员两个条件：秘书资格：法定程序、行政认命、签订合同，授予秘书职务；秘书行为能力：知识素养、身体素质、能力结构、行为倾向等。1、秘书主体是秘书活动的具体实践者。2、秘书主体本身的素质直接制约着秘书活动的质量和效率。2019/9/95二、手段要素•秘书主体用以影响和改变对象要素的方法、技术、程序以及物化工具的总和，是主体要素与对象要素之间的中介要素。•软件系统：秘书活动的方法、技术、程序•硬件系统：物质形态的工具和装备：记录存贮工具、信息传递工具、日常办公用品2019/9/96三、对象要素•信息和事物•1985年“全国秘书长座谈会”文件，第一次向秘书部门明确提出了要对领导发挥“提供信息作用”，并指出：“信息的收集要充分，传递要迅速，处理要准确，反馈要及时”；“在现代社会中，信息是效率、是质量、是生命”。•全世界传递的信息量以每天近百亿信息单元的速度递增，并以5％-20％的加速度不断发展。近30年来，人类生产的信息己超过过去5000年的信息量总和。英国技术预测专家詹姆斯·马丁也做出了同样的结论：人类的知识在19世纪是每50y翻一番，20世纪70年代是每5年翻一番，而近十年是每3年翻一番。在这种情况下人们不能掌握一种快捷的获取信息的途径将是非常可怕的。2019/9/97现代秘书的信息能力？•秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。•一是信息的获取能力。建立的各种内部信息网络•二是信息选择的能力。信息垃圾、信息干扰、去粗取精、去伪存真、•三是信息预测的能力•四是信息处理能力。深加工、综合分析、整理排序、归类处理•五是信息的运用能力。把自己的思想和见解融入其中，并通过恰当的渠道把这些信息传递给他人，与他人交流与共享2019/9/98秘书系统过程图3、领导活动支持保障系统7、信息存贮系统6、抗干扰系统5、信息传递系统4、信息内反馈系统领导系统2、信息加工系统1、信息收集反馈系统受控系统信息输入信息输出信息反馈信息输出加工后信息指令性信息2019/9/99第二节秘书机构及其设置1、秘书机构的含义、称谓和类型2、秘书机构的设置2019/9/910一、秘书机构的含义：•指根据领导系统的工作需要设计的、具有共同的目的和明确的工作规范、既分工又协调的秘书群体。•简单地说就是指秘书部门。•Eg.国务院秘书部门•性质：•不是权力机构，是辅助机构；•不是职能机构，是综合办事机构；•不是统辖机构，是协调机构；•是要害部门。2019/9/911二、秘书人员的称谓•五种称谓：•1、秘书：以官方文件的形式确定下来的职业称谓，因此具有法定性的特点。•2、文书：目前这种称谓已经不多见了，实际上，在具体工作实践上，这种称谓还是比较多见的，尤其在机关和事业单位。•3、文员：是对职位较低的秘书人员的称谓。•4、助理：现在比较常见的称谓，也可以指地位较高的秘书。Eg.高校毕业生新去向：参与科研项目当科研助理•5、行政：职责上看，更偏重于行政后勤管理。高校毕业生新去向：参与科研项目当科研助理截至2009年底，全国高校已落实科研助理岗位4017个，其中博士占18%，硕士占41%，本科生占37%，专科生占4%；应届生占83%，往届生占17%。科研助理在促进高校毕业生就业方面发挥了积极作用。2019/9/912三、秘书机构的称谓•1、办公厅（室）：机关、事业单位、人民团体中使用较多。•2、秘书局（处、科、股、室）：机关、事业•3、单位人民团体中使用。根据业务分工的性质确定名称。•4、行政部：在企业中使用。2019/9/913四、秘书机构的设置•秘书机构的内部组织•文书部门•信访部门•调研部门•机要部门•档案部门•信息部门•其他部门2019/9/914国务院办公厅的机构构成•国务院办公厅设6个职能司局。(一）秘书一局办理文电收发运转、国徽印鉴管理、国务院全体会议、国务院常务会议和总理办公会议等会议会务及国务院领导同志内事活动、国务院值班、信息、档案和数据管理、办公厅保密、公文核稿、文印、督查、机要通信和办公自动化、《国务院公报》编辑等方面的工作。（二）秘书二局办理发展计划、经贸、工业（含国防工业）。财税、劳动和社会保障、国土资源、建设、交通、铁道、民航、信息产业、水利、农业、林业、对外贸易经济合作、金融证券、审计、海关、环保、统计、工商管理、质量技术监督、药品监督管理、旅游、供销、体改、气象等经济方面的文电、会务和督查工作。（三）秘书三局办理教育、科技、外事、政法、法制、监察、民政、人事、文化、卫生、体育、计划生育、地震、民族宗教、港澳台侨、广播影视、新闻出版、知识产权、机构编制等社会事业方面的文电、会务、督查及联系全国人大、全国政协、军队等方面的工作。（四）中办国办信访局按照中共中央办公厅、国务院办公厅确定的工作范围，处理群众来信，接待群众来访，向党中央、国务院领导同志提供群众来信来访中反映的重要信息，办理党中央、国务院领导同志交办的有关信访事项；指导部门和地方的信访业务工作；处理跨部门、跨地区的信访疑难问题。（五）人事司负责国务院办公厅的人事管理和工作人员的教育培训工作；办理工作人员的出国手续；负责国务院领导同志办公室的人事工作；负责挂靠单位的人事管理工作。（六）行政司负责在中南海北区办公的国务院领导同志的服务事务以及机关后勤管理工作。机关党委。负责国务院办公厅及其挂靠单位和国务院外事办公室的党群工作。2019/9/915第三章秘书系统职能1、辅助管理2、综合服务2019/9/9162019/9/917潜规则肮脏漂亮女秘书相亲8次遭拒•重庆一个名叫晓菲的漂亮女孩，由于担任企业秘书的缘故，连续相亲八次，都遭拒绝。调查显示，10个男人7个不愿娶女秘书，“（她们）大多都遭遇了潜规则”。•知名评论人谢浮名在其博客发表文章指出，漂亮女秘书难嫁，缘于潜规则肮脏。•女秘书成了“暧昧”的代名词。有人调侃单位领导：珍重前途，远离女秘。2003年，四川甚至出台红头文件，规定男性领导不得配备女秘书。人们赋予“女秘书”桃色意蕴，实在是个很严重的社会问题。•某著名女主持人曾以戏谑的口吻总结了女秘书的四种死法：•下雪天穿裙子冻死；•被异性老板骚扰气死；•被老板当保姆使唤累死；•陪客户喝酒过量醉死。•弦外之音，女秘书的工作，就是陪酒、做花瓶、当保姆。这种职业性质，决定了女秘书在领导面前惟命是从的尴尬。而因秘书工作需要长时间和领导近距离，就难免身体接触的零距离。•据统计，95%的贪官有情妇，充任情妇的大多是女秘书。在这个大环境中，一个稍有尊严的男人，无法容忍女友当秘书，可以理解。2009年全国官员包情妇十项冠军得主1．数量奖：江苏省建设厅长徐其耀，共有情妇146位。2．素质奖：重庆市委宣传部长张宗海，常年在五星级酒店包养漂亮未婚本科女大学生17人。3．学术奖：海南省纺织局长李庆善，性日记95本，标本236份。4．青春奖：四川乐山市长李玉书，20个情人年龄都是16到18岁。5．管理奖：安徽省宣城市书记杨枫，用知识有效管理77名情人。6．挥金奖：深圳市沙井银行行长邓宝驹，仅五奶小青，800天花了1840万元，平均每天23万元，每小时10000元。7．团结奖：福建省周宁县委书记林龙飞，为其22名情人共办群芳宴，并设30万元的佳丽奖。8．和谐奖：海南省临高市城管大队长邓善红，有6个情人，6个孩子，对此原配夫人根本不信。9．干劲奖：湖南省通信局局长曾国华，面对5位情人立誓：保证到60岁时，每人每周性生活不少于3次10.明星奖：深圳市市长许宗衡，包养着名女艺人数名。请各位相互转发，感谢我们的党为我国培养出大批优秀人才做情妇可露脸，做秘书可升官，做司机可囤钱，这傍大官的感觉真好!!!2019/9/918史上最牛女秘书•EMC大中华区事件•2006年4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。•谴责信•“我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？”（事实上，英文原信的口气比上述译文要激烈得多）。陆在发送这封邮件的时候，同时传给了公司几位高管。•但是瑞贝卡的做法大相径庭，并最终为她在网络上赢得了“史上最牛女秘书”的称号。两天后，她在邮件中回复说，•“首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑的，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。其•次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身上。•第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就8小时工作时间，请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间。•第四，从到EMC的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加过很多次的班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情，我无法做到。•第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题。•第六，我要在这强调一下，我并没有猜想或者假定什么，因为我没有这个时间也没有这个必要。”2019/9/919商水县秘书门事件•河南省商水县政府办公室设28名秘书，其中6人是司机。此事在网上曝光后，商水县政府办公室的联系方式迅速“变脸”，原来有60多人的联系方式名单只剩下了4名主要负责人。（《河南商报》2010年2月25日）•这个事件到底是不是一个“笑话”？“秘书”到底是一个职务还是所谓的“一个称呼”？这个省级贫困县的县政府办公室有没有吃空饷的现象存在?•“秘书门”折射出官场病?•2019/9/920秘书职能环境纵向三层次第一层次：秘书机构内部环境第二层次：秘书所在组织内环境秘书所在的组织外部环境第三层第一层次：秘书机构内部环境2019/9/921秘书机构内部环境人员构成管理工作制度分工协作人际关系负责人影响力团队精神、凝聚力办公设备办公条件内部环境构成2019/9/922秘书职能环境横向要素科学技术环境社会政治环境社会文化环境社会经济环境要素2019/9/923大蒜和金子•有一位商人，带着两袋大蒜，骑着骆驼，一路跋涉到了遥远的阿拉伯。那里的人们从没有见过大蒜，他们用当地最热情的方式款待了这位聪明的商人，临别赠与他两袋金子作为酬谢。•另有一位商人听说了这件事，不禁为之动心，他想：大葱的味道不也很好吗？于是他带着葱来到那个地方。那里的人们同样没有见过大葱，甚至觉得的味道比大蒜的味道还要好！他们更加热情地款待了商人，并且一致认为，用金子远不能表达他们对这位远道而来的客人的感激之情，经过再三商讨，他们决定赠与这位朋友两袋大蒜。•启示：先抢一步，占尽天机，得到的是金子；而你步人后尘，东施效颦，得到的可能是大蒜！2019/9/924一、辅助决策•“辅助管理是秘书职能的本质特征。秘书辅助管理贯穿于管理活动的全过程，即从获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案提供给上级作出决定，对确定的决定方案贯彻执行，秘书在这整个过程中起辅助管理的作用。包括：辅助获取并利用信息辅助决策辅助督促检查辅助信访辅助随机协调•“综合服务”是秘书的根本职能，领导的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多宽。2019/9/925领导者兼听则明，准确、全面、有效地利用信息是其正确开展领导和管理工作的基础。秘书作为领导的近身参谋助手，不仅要向领导提供信息充当领导的耳目，而且要为领导者有效获取利用信息、进行适时的信息沟通及排除信息沟通障碍等方面，进行参谋智能辅助。（一）辅助获取并利用信息20