《高级秘书、助理和行政人员职能提升》课纲

《高级秘书、助理和行政人员技能提高》课纲本课纲适用于：公开课，企业内训资料来源：高级秘书、助理和行政人员技能提高(敦平)  ●引言您是秘书、助理、行政管理者，是领导“身边”的人；你是企业前台人员，是客户了解企业的窗口，您是否对以下问题感到困惑：1、同样的工作机遇，同样的发展平台，为什么有的人能在很短的时间里平步青云，成为领导的得力助手，成为企业不轻易被取代的人，而有的的人付出不少，却不能被领导认可？2、想成为领导的得力助手，却不知道如何才能做得优秀？3、看着领导每日的繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知从何下手？4、面对领导，不知道自己在领导心目中的价值是多少？5、领导交办的工作，努力去做了，但为什么结果与领导的要求差距甚远，领导不满意呢？6、工作中总是被动，想主动却缺乏清晰的努力方向？对后勤工作缺乏基本的理论支持？7、辅助领导的工作，很多时候不知道如何去行使权利；碰到“难缠”的下属，不知道如何奠定自己的“领导”地位？领导催办的工作，对方总是拖延，自己却无力解决？8、与领导工作中积累的各种社会资源，却不知道如何去利用？如何把握和领导的距离，心中没底？9、对公司的“潜”规则，不知该如何应对？10、对领导交办的文书工作，却不知如何把握其权重？11、礼仪看似微不足道，如何认知其重要性？12、在所从事的工作中总是被动行事，如何才能主动掌握工作节奏？13、想努力提升工作的效益，但却不知从何处下手？14、不明确自己未来职业发展方向是什么？诸如以上的问题，都是每个行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握正确方向从而迅速提升自身职业素养，成了行政管理者亟待解决的问题。●培训方式：案例分享、实务分析、互动讨论、视频演示、培训游戏等●课程背景→明确各级行政管理人员的职业发展方向→学会编写自己的岗位说明，（提供模板）→明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识，→学会奠定非领导的“领导“地位→运用流程化管理技能提升行政管理工作水平→有效利用时间管理的工具，提高自身工作效率→规范文档管理为企业运营发挥重要作用→提升的商务公文写作技巧，提高驾驭文字的能力→学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧→了解商务接待活动中各项礼仪，体现企业良好形象   在现代企业面临的竞争日益激烈的今天，企业对行政管理水平要求也越来越高，同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求，行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练，仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的；很多时候想为领导做得更多，却总是被动地顾此失彼完成一些事务性的工作，很难“想领导所想，急领导所急”，成为领导不可或缺的得力助手；经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位，而从事行政管理工作的人士，整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，不知如何让行政管理工作变得更有效率，更好地体现自己的职业价值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于没有专项的培训课程；为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，通过两天的集中训练，全方位提升行政管理工作的认知水平，快速掌握提升行政管理工的各项能力的方法和技巧；●课程收益→ 明确各级行政管理人员的职业发展方向；→ 岗位认知，职责明确；→ 明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识；→ 学会奠定非领导的“领导“地位；→ 运用流程化管理技能提升行政管理工作水平；→ 有效利用时间管理的工具，提高自身工作效率；→ 规范文档管理为企业运营发挥重要作用；→ 提升的商务公文写作技巧，提高驾驭文字的能力；→ 学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧；→ 了解作为一个专业化的前台行政人员所需具备的职业形象与商务接待的内涵；→ 掌握沟通的基本步骤，学习沟通的基本方法，了解沟通的基本原则，以其提高人际沟通技巧。●课程提纲第一部分 职业素养篇一、行政人员（秘书/助理/前台人员）的职业特性与素质要求1、准确自我定位◇ 初级：事务性文员◇ 中级：事务性文员＋协助管理◇ 高级：独立管理＋事务处理——视频：为什么不提拔我？——现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”2、优秀人员的胜任素质◇ 如何提升秘书/助理/前台人员的素质◇ 优秀与一般的差异——修炼良好心态——案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？第一种人认为：初级秘书、文员不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；第二种认为吃年轻饭，混日子；第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。二、职业生涯规划1、什么是职业生涯规划？2、为何要进行个人职业生涯规划？◇ 分析自我，确立人生的方向◇ 准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势◇ 看到秘书/助理/前台人员职业发展规划的前景，提供前进的动力——小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢3、职业生涯规划的简单步骤◇ 掌握SWOT分析工具进行自我分析◇ 运用“5W提问”法进行自我分析→WhatIam?我是什么样的人？→WhatIwant?我想要什么？→WhatIcando?我能做什么？→WhatfitImost?什么是最适合我？→WhatIcanchoose？我能够选择什么？——走进实战：“我的命运我把握，我的前途我做主。”运用SWOT分析工具认识自我三、秘书/助理/前台人员职场礼仪规范1、塑造良好的个人职场形象◇着装的TOP原则◇“拒绝”着装败笔——着装误区◇恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人——案例：为什么不录用我，我错在哪呢？2、基本职场礼仪◇ 办公室礼仪◇ 前台接待礼仪——形体仪态的训练※站姿—体态美的起点  ※坐姿—高雅仪态的展示※走姿—动态美的展示 ※表情—内心世界的窗口：目光、笑容◇ 接待礼仪◇ 电话礼仪与应对技巧——现场演示：如何着装让我更优雅和自信四、办公场所5S管理◇ 5S的概念◇ 推行5S的重要性◇ 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作◇ 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法——现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧第二部分 工作技能篇一、时间管理及工作统筹技巧◇ 时间管理的误区◇ 时间管理的原则          √目标管理与80/20法则          √缓急轻重的优先管理          √个人时间与领导工作时间计划与安排◇ 时间管理小窍门◇ 办公室接待与电话处理◇上级的时间管理与安排◇ 自我情绪控制与压力管理◇上司出差日程管理与工作计划——小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁，你拥有25500天。每人每天都有24小时，1440分钟，86400秒。人——倒计时，人的出生是偶然，但死亡是必然，如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？二、会务组织与管理◇ 成功组织会议的技巧◇  组织阶段的工作：——会前准备——会中协助——会后整理◇ 会议座次安排的学问——练习：小组讨论：如何协助召开公司例会——案例：如何应对会议中的“漏洞”？三、信息、文档管理与运用1、信息收集◇ 信息工作的六个基本要求和三个诀窍◇ 收集信息工作的三个诀窍◇ 信息的查实及传递◇ 信息的储存与保密2、文档管理◇ 文档分类及储存的工作规范◇ 文档查阅及分装的工作规范◇ 文档销毁及保密的工作规范——案例：李秘书的返工引起的深思四、行政公文写作技巧与处理实务1、行政公文写作的基本要求2、行政公文的格式3、常用行政公文写作及公文格式要素范例◇ 通用公文：→报告→请示→批复→函→决定→公告→通告◇事务公文：→工作计划→工作总结→会议纪要◇礼仪文书：  →请柬→介绍信→推荐信——案例分享：请示/报告混为一体撰写初稿练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写部三分 统筹管理篇一、秘书/助理/前台人际沟通与工作协调技巧——游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。1、成功沟通的秘诀◇ 学会聆听：不轻易打断对方的话◇ 怎样反问：了解对方的需求◇ 如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是◇ 表明立场：拒绝的艺术◇ 提出解决方案：提出2-3个解决方案——案例：如果是你该怎么说？为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价2、有效沟通过程及环节◇ 信息发送、接收、反馈◇ 有效发送的技巧 ——现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事3、认识你的沟通对象◇ 与上级沟通的原则◇ 与各种性格的领导打交道技巧◇ 跨部门的沟通技巧◇ 与客户沟通——游戏：究竟是谁的错？二、行政管理人员办公室事务管理◇ 后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁）◇ 办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）◇ 员工安全和保密工作◇ 公共关系管理全景案例：某公司年度大型庆典活动策划始末——案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？三、事物性项目性工作的组织管理◇ 事务工作有哪些◇ 学会列事务清单◇ 用项目计划管理工作——沙盘演练：如何设计大型接待计划并实施课程分享：我学到了什么？●讲师简介敦平老师秘书协会首席顾问及最受学员喜爱的高级培训师富士康“通用管理课程”“人力资源系列课程”特聘讲师经历与风格   8年专职教师、2年咨询顾问、10年企业行政秘书管理经验，历经多个行业。根据多年的授课经验，通过对企业行政及管理人员的不断培训、实践、思考，尤其是与学员的互动，在探索中不断完善和改进，逐步形成课堂上最吸引受训人员的是其典型案例分析、互动研讨感悟、精辟总结升华、实务操作练习相结合的培训形式，使得有一定管理实践经验的学员产生豁然开朗、耳目一新的感觉。培训风格深入浅出、条理清晰、课堂气氛轻松，实战性强。   敦平老师是一位深圳民企的优秀高层管理者，在企业受大环境影响，许多企业遇到危机，敦平老师临危授命企业高管，在企业资金短缺，市场份额减少的情况下，用切合企业实际的管理方式和科学的管理方法，帮助了多家民企度过难关，由于敦平老师有较强的企业操作实践能力和较好的理论功底，课程案例真实、鲜活且有实用性，更加贴近企业实际，赢得学员们的认可。主打课程：《企业行政管理系列课程》                 《职业化——成就事业秘书的金钥匙》《人力资源管理实务系列课程…》             《商务公文协作》《员工冲突管理与压力舒缓》                 《企业内训师培训及培训体系建立》《九型人格与管理》                         《优秀员工心态与团队建设》部分培训过的企业地产业：勤诚达国际控股集团（房地产）；深圳泰富华地产；长城物业；佛山万科物业；贵阳家喻地产；广东大航地产；汕头宜华地产；成都乐安居地产、物业；福建云顶地产；重庆华都地产……制造业：富士康集团（深圳、北京、天津）；联益达科技有限公司；方正微电子有限公司；台资德爱电子；比克电池；深圳格瑞普电池；中诺电话；中宇元一数码科技有限公司……其它：深圳公安系统；深圳燃气集团；深圳国通集团、南方电网、浙江移动通信；上海通用大兴汽车集团；广州汇丰鹏汽车4S店；中国企业大学（深圳市职业经理）；贵州家喻装饰、成都农业银行；深圳职业训练学院；广西北海旅游从业人员培训（酒店宾馆、旅行社）……