三级秘书课程讲义

1第一章会议管理第一节会前筹备学习目标：了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。学习内容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。一、会议筹备方案的拟订(一)、会议筹备方案的内容1、确定会议的主题与议题；2、确定会议的名称；3、确定会议的议程；4、确定会议的时间和地点；5、确定会议所需设备和工具能满足会议的需要；6、确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作；7、确定会议与会代表的组成；8、确定会议经费预算；9、确定会议住宿和餐饮安排；10、确定会议的筹备机构。(二)、会议筹备方案的作用1、确保会议的周密组织；2、确保会议服务质量和沟通协调到位；3、确保领导的意图得以贯彻执行。(三)、电话会议及视频会议的知识1、电话会议1)电话会议交流信息的特点A.方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的。B.缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息。C.可以搭配使用其它通信方式。D.适用于分公司不远、规模不大的企业。2)电话会议信息工作的要求A.准确发出开会信息。B.认真分发会议书面信息材料。C.合理安排会场信息传输设备。D.按时接通电话。E.通报出席情况。F.做好会议记录。2、视频会议1)视频会议的特点A.实现声音和图像同时传送。B.打破空间的限制。C.节省时间、费用。D.交流效果较好。E.局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛。2)视频会议信息工作的要求A.发出开会信息。B.分发文件信息资料。C.布置会场。D.设置与检查会场信息传输设备。E.做好会议信息准备。F.采用先集中后分散的形式。G.汇总情况信息。(四)、远程会议筹备方案的特点1、节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短；2、筹备会议方案时应先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等；3、会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论；4、专人负责远程会议设备。(五)、会务机构分工的要求1、根据会议的规模和类型组织人员队伍；2、会务机构要分工明确、责任到人；3、加强协调、定期沟通。(六)、工作程序1、组建会议筹备委员会；2、分成筹备小组；3、形成筹备方案；4、领导审核方案。二、检查会务的筹备情况(一)、会务筹备情况检查的主要内容21、会议准备是否充分；2、会议期间能否排除各种干扰；3、环境条件与用品准备；4、文件材料的准备情况；5、会场布置情况的检查；6、会议保卫工作的检查：1)确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠；2)确保会场内消防设施齐全有效；3)确保会场的防窃听装置灵敏高效；4)确保会场的防盗设施处于运行状态；5)检查进出会场人员的身份，尽量不须与会议无关人士进入会场。7、检查的其他内容：1)颁奖大会——奖品、颁奖顺序；2)选举会议——票箱、投票、计票；3)现场会——参观现场、参观顺序、线路；4)摄影座次。(二)、会务筹备情况检查结果的形式1、书面形式；2、口头形式；3、协调会形式。(三)、会务筹备情况检查的方法1、听取会议筹备人员的汇报。2、会前现场检查；1)确保所有事项都条理清晰；2)注意气味；3)设立入场登记台；4)佩戴徽章、名牌。5)准备接待休息室；6)安排接待、服务人员。(四)、工作程序1、开会检查的程序1)自我检查，将检查结果上报领导小组；2)领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知；3)召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决各种需要协调的问题；4)汇报会后以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实。2、现场检查的程序1)制定现场检查路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门；2)将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总；3)按既定的检查路线和项目逐一现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录；4)对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正。(五)、注意事项1、会务筹备情况检查的汇报材料1)汇报材料实现要认真核实，根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查。2)突出问题，提出对策，注重实效。3)有量化检查的数据，不能过于笼统。2、对检查所发现问题的纠正1)先对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度。2)找出问题产生的原因，寻找解决问题的方法。3)在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备。4)责任到人，抓紧落实，并及时将纠偏的结果进行通报。三、审核会议文件(一)、会议文件的类型1、有关会议立项方面的文件；2、有关会议筹备工作的文件；3、有关会议内容的文件；34、有关会议宣传报道的文件；5、有关会议管理与服务方面的文件；6、不同载体的信息材料；7、各种形式的文件材料1)指导文书；2)主题文书；3)程序文书；4)参考文书；5)管理文书；6)成果文书；7)宣传、传达文书。(二)、会议文件审核的内容1、准确性和完整性2、具体内容1)审核会议文件与会议主题的关系；2)审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容；3)审核会议文件内容事先是否经过调查研究，是否与实际相符；4)提交会议讨论的文件设计有关单位和部门事先是否进行了会商，广泛征求了意见，并取得了一致的意见。5)审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确3、会议文件审核的方法1)对校法——定稿改动较多的文件；2)折校法——整洁、改动不多的文件；3)读校法——定稿内容浅显，生僻字较少的定稿。(三)、工作程序1、秘书自审2、主管秘书进行初审3、多部门会审4、主管领导或主要领导终审四、与领导沟通会议的有关事宜(一)、与领导沟通会议有关事宜的意义1、使会议筹备工作更加提高效率2、与领导及时沟通，为会议准时、成功举办打下基础3、可以使领导做好会议的相关准备，有利于会议目标的实现，提高会议效率4、使小组成员更好了解自己的工作意义，发挥更大作用，达到理想的整体表现(二)、与领导沟通会议有关事宜的原则1、时间性原则2、及时性原则3、全面性原则(三)、与领导沟通会议有关事宜的方法1、定期向领导提交书面报告2、会议负责人定期向领导口头汇报会议情况3、领导亲自参加有关会议4、其他途径(四)、与领导沟通会议有关事宜的时机1、会议筹备阶段2、会中阶段3、会后阶段(五)、工作程序1、明确会议目标2、明确沟通会议有关事宜的方法或途径43、确定沟通的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员4、检查沟通过程中所需要的各类文件、音响等资料5、向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题6、听取领导指示，或与领导进行双向讨论，并完成会议记录7、将记录通过某种方式送给领导(六)、注意事项1、对领导的指示和双方讨论的结果要尽快进行部署和落实2、持与会议的主管领导保持定期的沟通，并将落实的情况及时向领导反馈3、会前、会中、会后不同时期的沟通中要突出各自的重点五、拟定会议的应急方案(一)、会议应急方案的内容1、会议举行过程中可能出现的问题1)人员问题2)场地问题3)设备问题4)资料问题5)健康与安全问题6)行为问题2、出现问题时负责解决的会议工作人员(二)、会议应急方案的作用1、使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪2、有效缓解危机，提高会议管理的效率3、使会议工作人员统一步调，问题出现时能够有回旋余地(三)、处理会议突发事件的方法1、处理人员问题——不同的备用人选2、处理场地问题——替换场所3、处理设备问题——备用文具和设备供应商，备有维修工程师的联系方式4、处理资料问题——备份，随时打印5、处理健康与安全问题——组成专门的安全小组6、处理行为问题——加强审核与沟通，提前做好准备(四)、工作程序1、预测不可预知的情况2、提前准备应对各种问题的备选方案，考虑好备选的人员，准备好备选的场地、备用的设备和资料等，并在会议筹备阶段不断对各种突发情况进行复查和调整3、会议正式召开前组织专题性的筹备检查会4、应急方案的制定过程中可以举行有关人员的头脑风暴会(五)、注意事项1、住宿安排要妥善2、餐饮服务要周到3、医疗卫生工作要有备无患4、交通保障应落实到位5、会议通讯服务力求标准、稳定、可靠、迅速6、娱乐生活上需丰富多彩57、会议值班要制度健全，人员要坚守岗位第二节会中服务学习目标：了解推进会议进程的原则和方法，会议经费构成及合理监督、会中突发事件的类型和处理方式等，具备合理安排会中服务工作的基本能力。学习内容：提示会议按计划进行；监督会议经费的使用；处理会中突发事件一、提示会议按计划进行(一)、推进会议进程应遵循的原则1、认真倾听，最少限度地打断谈话。2、树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极的影响3、消除交流障碍4、强调问题5、使用精湛的人际交流技巧，接受他人积极的批评和建议(二)、工作程序1、了解议题和议程2、准时宣布开会3、有效引导议题二、监督会议经费的使用(一)、会议经费的类型1、与会人员交费1)会员及非会员交费2)陪同人员交费与会人员交费=预期的与会人员人数*交费额+预期陪同人数*交费额-交费折扣额2、参展商交费3、联合主办者交费4、广告、赞助和捐助5、公司分配6、其他收入项目1)录音、录像带和出版物2)旅行、餐饮(二)、会议经费使用的主要方面1、文件资料费2、邮电通讯费3、会议设备和用品费4、会议场所租用费5、会议办公费6、会议宣传交际费7、会议住宿补贴费8、会议伙食补贴9、会议交通费10、其他开支(三)、会议经费使用的监督方法1、报告和会议2、授权与自我控制63、质量4、损益平衡表5、比率分析6、审核时要逐项细审(四)、工作程序1、申请经费2、主管领导审批3、财务部审批4、财务人员提取现金或填写支票5、经费支出6、审核会议经费支出三、处理会中突发事件(一)、会中突发事件的类型1、人员问题2、健康与安全问题3、行为问题(二)、处理会中突发事件的方法1、处理人员问题——替代者，修改议程2、处理健康与安全问题——专门的安全小组3、处理行为问题——加强审核与沟通，提前做好准备(三)、工作程序1、向领导报告2、启动会议应急方案3、实施应急方案4、必要事项公共应急机构请求支援5、善后工作(四)、注意事项1、处理会议突发事件的责任分工1)有综合管理、统筹安排的意识2)增强责任意识，做到有备无患，事先做好应对突发事件的备用方案3)加强岗位责任制建立严格值班制度2、突发事件与规章制度1)应急方案的定期检查制度2)突发事件的第一时间报告制度3)各种应急设施的检查维护制度4)值班工作责任到人制度第三节会后落实学习目标：了解及时总结会议筹备、组织及服务工作；评估会议工作效率和质量等项工作；掌握会议总结的方式、内容，建立会议评估体系的意义和方法等项基本要求，实现有效的会务管理。学习内容：会后会议总结及评估。一、会议总结工作的内容和要求(一)会议总结的目的1、检查会议目标的实现情况；72、检查各个小组的分工执行情况；3、将员工自我总结和集体总结相结合，找出不足，明确未来工作的借鉴之处，改进会议的组织服务工作；4、奖惩相关人员，妥善解决会议的遗留问题。会议总结的内容：教材P43。(二)会议总结的方法与要求1、会议总结的方法1)座谈会，2)表彰会，3)书面总结。2、会议总结的要求1)根据岗位责任制和工作任务书的内容逐条对照检查；2)切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题，认真总结经验教训；3)有理有据，实事求是，突出重点，有所侧重；4)总结一分为二，以激励为主；5)总结出简单易行的办会程序和制度，使会议工作科学化、程序化和制度化。(三)、工作程序1、对会议征询意见，拟就工作总结稿；2、向领导报告会议结论；3、总结定稿；4、印发；5、归档；6、组织全体工作人员进行总结。二、会议评估工作的内容和要求(一)、会议评估工作的内容1、有效会议的要素；1）、清晰的目标；2）、适当的时间；3）、合适的地点；4）、恰当的形式；5）、紧凑的议程；