中介店务秘书岗位培训(PPT64页)

每家加盟店独立拥有和运营中介店务秘书岗位培训21世纪不动产•店长的得力助手•经纪人的朋友和后盾•承上启下的作用•不可替代•店长的“爪牙”或“跑腿”•经纪人的“监工”，“打小报告者”•拉大店长与经纪人之间的距离，增加矛盾“眼疾、手快、嘴紧、脚勤、心细”“机器人、大喇叭、粗枝大叶、杂乱无章”承上启下做不好就会变成“上压下挤”苦不堪言猪八戒照镜子，里外不是人工作琐碎，难见“业绩”1.文件档案管理2.会议管理3.文书工作4.人事管理5.广告管理6.协助店长完善店内的规章制度等，并监督执行。7.协助店长与经纪人的沟通8.SIS系统内容的更新与管理9.收集相关房地产二手房交易的相关知识、新闻、政策法规等文件，建立经纪人学习资料库；10.收集整理本店内的活动照片、大事记录等11.维护与监督店内特许视觉识别系统VI的使用12.协助店长的日常管理工作13.协助店长与区域分部及其他加盟店的联系14.协助店长向区域分部订购制式物品店务秘书岗位职责一、文件档案管理包括：行政、业务的相关表格、文件、业务合同协议、培训资料等的整理和归档营业规范手册买方顾客服务保证书(中、英文)在使用看房单时同时使用卖方顾客服务保证书(中、英文)在使用卖方委托书时使用销售报表系统销售报表上传区域其他收入报表上传区域销售报表调整申请单原报表填写并上传后有变更特许权使用费汇总表特许权使用费的汇总销售报表选项对照表指导填写销售报表业绩评估表每个经纪人的主要业务数量与业务相关的主要文件和表格：经营业务表格出租\出售房源信息登记表客户委托是物业情况表买方推荐表与其它加盟店合作时使用卖方推荐表与其它加盟店合作时使用物业评估意见书给客户书面的评估书出租/出售房源委托汇总表对所有房源的汇总登记求租/求购房源委托汇总表客户的需求汇总看房洽谈情况表对带看情况的一个汇报说明经纪人商圈调查表对经纪人的市调情况的汇总物业交接表买卖双方及委托方的交接凭证物业价格评估初步勘察表价格评估前的物业情况说明物业交验收据承租方或购买方对接受物业的确认求租/求购客源信息登记由客户填写的买卖需求表钥匙收条与业务相关的主要文件和表格：服务表格物品申购表向区域申购物品之用广告审核单在广告发布前向区域申请审核房产类型各种房产类别的分类加盟店投诉记录表处理投诉的一张跟踪表加盟店意见反馈表加盟店对区域提出建议制式合同与协议书出租/出售委托协议接受委托时签定的协议求购/求租委托协议购买意向书确认购买及成交价格等重要的成交事项客户服务确认单确认中介服务委托代理合同买卖合同的附件与业务相关的主要文件和表格：行政管理表格采购申请单加盟店内部的物品申购车辆使用登记表车辆使用档案查阅表档案查阅档案登记表档案存放登记公章、证件使用登记表对有关证、章的使用管理加盟店雇员信息表上传区域员工信息例会登记表会议记要文件发放单确认文件的收取资产登记表各项资产库内管理资产领用申请单资产的申领资产清查表所有资产的清点应聘申请表应聘者填写的个人信息应聘评核招聘者的评审员工出勤表统计出勤员工外出登记表外出管理与管理相关的主要文件和表格：文件和表格的管理制度：内部表格管理：1.行政管理表格，在加盟店日常管理中使用2.服务表格，使用在与区域的联系中3.以上两项由店务秘书负责填写与保管；4.销售报表：经纪人每成交一单业务都须填写销售报表,在财务处汇总并定期上报给区域；1、客户上门查询房源，经纪人协助客户填写〈〈求租/求购客源信息登记〉〉、〈〈求购求租委托协议〉〉及〈〈买方顾客服务保证书〉〉2、经纪人陪同客户看房并填写〈〈客户服务确认单〉〉。如客户所需房源是体系内其它加盟店的房源，则经纪人与店长填写〈〈联合销售合作表〉〉取得房源3、客户认可房源，提出报价，经纪人在买卖双方中协商直至达成一致，买卖双方签定〈〈购房意向书〉〉，双方确定购买意向并缴纳违约金4、买卖双方签定〈〈房屋转让合同〉〉，同时与加盟店签订〈〈委托代理合同〉〉5、物业交割完毕，买卖双方签署〈〈物业交接表〉〉与〈〈物业交验收据〉〉，经纪人签名鉴证。买方服务流程与填写表格文件规定1、客户上门登记房源，经纪人协助客户填写〈〈出租／出售房源信息登记表〉〉、〈〈出租／出售委托协议〉〉及〈〈卖方顾客服务保证书〉〉2、如果客户将房源钥匙放在加盟店中，则经纪人需填写〈〈钥匙收条〉〉3、经纪人实地勘察房源，填写《物业价格评估初步勘察表》，向客户推荐物业的参考价格4、店长审核〈〈物业价格评估初步勘察表〉〉并填写〈〈物业评估意见书〉5、经纪人在现有资料中为房源配对，如买方资料为体系中其它加盟店所有，则经纪人与店长填写〈〈联合销售合作表〉〉6、经纪人陪同意向客户看房并填写〈〈看房洽谈情况表〉〉7、客户认可房源，提出报价，经纪人在买卖双方中协商直至达成一致，买卖双方签定〈〈购房意向书〉〉，双方确定购买意向并缴纳违约金8、买卖双方签定〈〈房屋转让合同〉〉，同时与加盟店签订〈〈委托代理合同〉〉9、物业交割完毕，买卖双方签署〈〈物业交接表〉〉与〈〈物业交验收据〉〉，经纪人签名鉴证。卖方服务流程与填写表格文件规定1、经纪人定期填写〈〈出租／出售房源委托汇总表〉〉、〈〈求购／求租客源委托汇总表〉〉2、经纪人出外进行商圈调查后填写〈〈经纪人商圈调查表〉〉3、店长定期填写〈〈买方／承租方推荐表〉〉、〈〈卖方／出租方推荐表〉〉其他相关表格文件填写规定二、协助店长会议管理店务秘书岗位职责类别开会时间及频率目的及内容组织方式会议管理要点晨会每天早晨，开始一天的工作前总结前一天的工作情况，各经纪人分享自己的案例，共同解决存在问题及疑难分享讨论指导会议要点记录夕会每天傍晚，下班前总结当天的工作情况，各经纪人分享自己的案例，共同解决存在问题及疑难分享讨论指导会议要点记录周会每周一次，时间各店自定总结一周的工作情况，各经纪人分享自己的案例，进行案例学习和分析。根据一周中问题较多的工作环节，展开专项讲解和讨论分享讨论指导讲课会议通知、会议记录、会议纪要监督会议决议的执行月会每月一次，时间各店自定总结一月的工作情况，表彰优秀，警示不足。根据一月中问题较多的工作环节，展开专项讲解和讨论分享讨论指导讲课会议通知、会议记录、会议纪要监督会议决议的执行注：晨会和夕会中选择一个即可，不一定每天进行两个会议三、文书工作根据店长要求起草、打印、装订文件店务秘书岗位职责四、人事管理1、协助店长进行招聘；（准备简历表，制订招聘条件及招聘方式，进行招聘预算，应聘者来源统计）2、建立员工档案—简历、照片、证书复印件、奖惩记录等3、将新雇员信息表上交区域分部（以便分配经纪人编号/输入SIS系统）4、离职雇员的信息表上交区域分部（以便将其编号在SIS系统中注明作废）店务秘书岗位职责五、协助店长进行广告管理店务秘书岗位职责区域组织的联合广告相关规定：媒体选择：1.固定版面（区域统一）：《钱江晚报》（一次/月整版，时间：月日）见报房源量：条状每家店为9条房源（注：版面按加盟顺序排列）2.非固定版面A.《都市快报》每周二、三、五每条费用50元（店名按房源条收费，折扣以每月实际刊登情况而定）B.《钱江晚报》每周二、三、四、五费用：450元*8.8折/基本块（周二、三、四）45元/条（周五，每10条送两条另送报头）各加盟店如需刊登广告，《钱江晚报》必须提前两天和李冲预约，由区域统一和报社联系。广告发布流程：A.《钱江晚报》（如：8月12日刊登）8月10日12：00前务必将房源以电子邮件形式传送至李冲处B.《都市晚报》、《钱江晚报》（周二刊登）周日12：00前以电子邮件形式传送房源至李冲处C.《都市晚报》、《钱江晚报》（周三刊登）周一12：00前以电子邮件形式传送房源至李冲处D.《都市晚报》、《钱江晚报》（周五刊登）周三12：00前以电子邮件形式传送房源至李冲处e-mail：[e-mail]，并把房源签字确认件务必传真至区域分部。附：格式为区域编号物业名称楼层年份面积售价：如，西湖K04627、翠苑三区(简装)、2F/7、1988、41.26m2、19万净；下城K04628，流水苑(精装)、18F/20、约1998、107.38m2、75万净（1）区域分为：西湖区、下城区、拱墅、上城、滨江、萧山、余杭、江干区（2）编号为各加盟店联合广告代号加SIS系统后5位数各加盟店联合广告代号为：万众A丰业B中正C信宜朝晖D信宜采荷E信宜城西F三缘G中信大关H中信湖墅I中信文二J德家K华明L名流M腾龙N万城O华宇P中信新华Q住商R和泰S佳苑T欣居U福地V华欣W永安居X畅想Y易安居Z万城白荡海A’万城三塘B’中信名仕D’城东E’德家庆春F’江岸名家G’（3）务必以EXCEL格式上传房源请各加盟店务必准时预约、及时上传房源！并按标准格式上传房源！六、协助店长完善店内的规章制度等，并监督执行。店内的主要规章制度：1、《单店运营手册》（区域提供）2、员工考勤制度（各店自定）3、员工奖惩制度（如奖项设立、违规惩罚条理等）（各店自定）4、经纪人底薪及佣金提成制度（各店自定）5、作息时间制度（各店自定）6、店内会议制度（各店自定）7、店内培训制度（各店自定）8、协助店长制定商业计划店务秘书岗位职责七、协助店长与经纪人的沟通-建立良好的沟通渠道1、做好上令下达与下情上达的工作，保持信息通畅2、有利于建设沟通型/协作型团队店务秘书岗位职责八、SIS系统内容的更新与管理1、相关数据资料上传给区域（销售报表与输入的SIS资料吻合一致）2、每周将上周的成交数据上传给区域（李冲），提供给报社市场分析专栏3、及时整理加盟店的房源和客源信息4、加盟店房源及客源信息及时准确地输入SIS系统店务秘书岗位职责九、收集相关房地产二手房交易的资料建立经纪人学习资料库资料如：1、房地产知识2、相关新闻、报道、广告、数据3、相关政策法规4、其他相关信息等文件店务秘书岗位职责十、收集整理本店内的活动照片、大事记录等有利于各店的企业文化的建设，培养员工的企业认同和自豪感店务秘书岗位职责十一、维护与监督店内特许视觉识别系统（VI）的使用根据VI使用的相关规定共同维护和推广我们共有的品牌具体内容详见“VI培训课程”店务秘书岗位职责十二、协助店长的日常管理工作。店务秘书岗位职责十三、协助店长与区域分部及其他加盟店的联系工作与区域的联系：1、每天至少检查一次电子邮箱，接收相关通知、资料等，并及时告知店主/店长，尽快回复。2、每天至少浏览一次区域的网站，将相关通知信息传达给店主/店长及经纪人，注意浏览的内容：1）最新体系新闻/地产新闻2）公告栏中最新的培训信息及其他通知3、注意接收传真文件并及时告知店主/店长，尽快回复。4、与区域分部及其他店的联系记录/传真/电子文本等应复印存档以备查阅店务秘书岗位职责店务秘书岗位职责十四、协助店长向区域分部订购制式物品1、了解并熟知制式物品种类/订购流程/付款方式及相关规定等2、及时订购所需物品，及时按要求付款（严禁拖欠费用！！）3、负责订购物品的领回、签收、存库、记录、分发及分发记录物品供应政策物品供应政策是区域分部对加盟店的服务支持体系中的一部分。制式物品集中采购的意义1、统一21世纪不动产体系的视觉识别系统VI有利于提高品牌形象及知名度2、降低加盟店费用物品制作比较一个单店多个单店优点1、制作量大，易找供应商2、制作量大，价格便宜3、信息资源共享，不断会有价廉物美的物品缺点1、数量少，难找供应2、制作价格高3、势单力薄，难以选择供应商制式物品集中采购的意义3、加盟店省心！省力！省时！寻找好的供应商，了解信息，比价与供应商议价检查样品，签订协议，如不符要求，继续寻找区域分部负责操作制式物品集中采购的意义制式物品供应要求1、符合《营业规范手册》中视觉识别系统部分的要求（见VI手册）3、通过21世纪中国不动产总部的审核2、参考《物品供应手册》中的样品4、区域VI专员或总监须审核区域单店的相关事宜制式物品供应分类制式物品供应可分为三类：1、21世纪不动产总部统一授权供应商制作2、经21世纪不动产总部审核批准，区域分部自行选择供应商提供物品供应3、向物品供应基地温州区域订购。单店