企业文秘人员培训教材第09讲会议的筹划与管理

1第九讲会议的筹划与管理2会议的重要性大多数企业在会议中决定其基本走向90%以上的重大决策是通过会议制定的企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高3会议的筹划与管理会前的准备工作会间的组织服务会后的善后处理4会前准备工作1、安排议题、议程、日程2、拟订与会人员名单3、申请会议所需资金4、会场布置5、安排食宿和茶水6、发出会议通知5安排议题、议程议题的收集和筛选议程6委员会会议议程7月6日上午11点格林·德雷戈饭店1、（11：00）任命一位会议主席2、（11：10）为缺席致歉3、（11：15）批准上次会议备忘录4、（11：30）上次会议提出的事项5、（11：45）讨论联络事宜（12：00）会间休息6、（12：15）财务事项7、（12：45）特别事宜8、（13：00）其他动议9、（13：15）其他事宜10、（13：35）下次会议细节议程的开头为会议的日期、时间和地点每项均有一个起始时间下次会议细节写在议程的末尾7拟订与会人员名单选择恰当的人出席会议送交上级审核8申请会议所需资金确定会议规格申请经费•口头•书面9会场布置选择会场a.场地大小b.附属设施齐全c.适当的开会设备d.会场氛围e.场地不受外界干扰布置会场a.附属设施b.准备会议文件10讨论：各种会场的利与弊会场类型优点缺点圆桌型椭圆型口字型U型教室型1112面对面就座当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边主席坐在团队成员之间1314显示等级如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐主席坐在长桌的顶端资历最浅者坐在离主席最远处151617自由讨论如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌主席可坐在任何一个位置上18安排食宿和茶水食宿a.用膳b.住宿茶水19一杯香茶可赢得交易机会20角色练习表演会议期间奉茶的礼仪21给客人斟茶的注意事项当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。22茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。给客人斟茶的注意事项23上茶时的七个程序两手端茶盘，盘子高度位于胸部敲门，并说：“对不起！”进入接待室止步立正，轻轻点头致意将茶盘的一端置于桌子侧面24桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。上茶时的七个程序25会间的组织服务1、签到2、安排就座3、做好会议记录和录音4、会场服务26签到签到形式–薄式–卡片式–代签签到时的接待工作27游戏：会议排座28安排就座要适合会议性质让报告者坐中央会议主持人的座位秘书的座位29做好会议记录会议记录构成会议记录方式会议记录写作30小组讨论设计会议记录表格（5分钟）31会议名称时间主席会议目的出席人数缺席人数缺席理由会议内容和决议事项决议事项的实施实施项目负责人或部门完成期限出席人盖章特别事项32点评根据录像的内容，点评这位秘书的紧急情况处理技巧。33会场服务转接电话突发状况建议休息协助上司掌握、控制会议进程34会议的善后处理1、会场清理2、印发会议记录3、资金4、会议的总结工作35会场清理安排与会人员的离会会议文件的回收、立卷、归档3637印发会议记录完善会议记录起草会议纪要确定印发范围接收者确认签发会议执行文件38