[管理学原理]管理信息(ppt 49页)

来自中国最大的资料库下载管理学原理成都理工大学信息管理学院李余生教授，等[e-mail][e-mail](本科工商管理类专业版)来自中国最大的资料库下载第一节信息概述一、信息的定义信息：数据经过加工后得到的结果数据：记录客观事物的性质、形态和数量特征的抽象符号，如文字、数字、图形和曲线等。来自中国最大的资料库下载二、对信息的评估收益与成本比较有形成本无形成本来自中国最大的资料库下载三、有用信息的特征高质量及时完全精确时间敏感性范围清楚例外报告简洁有序当前详细媒介频繁相关来自中国最大的资料库下载第二节信息系统一、定义为管理者提供了一种在组织内收集、处理、维持和分配信息的系统方法来自中国最大的资料库下载二、信息系统的要素输入处理输出反馈控制处理控制输入输出反馈来自中国最大的资料库下载三、信息系统的开发步骤系统调查系统分析系统设计系统实施系统维护信息系统的生命和演变图2系统开发生命周期来自中国最大的资料库下载四、以计算机为基础的信息系统在组织中的应用电子数据处理和业务控制管理信息系统和功能控制决策支持系统和战略计划来自中国最大的资料库下载第三节其他信息技术一、电信和网络二、人工智能三、办公自动化来自中国最大的资料库下载第七章管理信息管理信息，连同前面介绍的管理伦理、组织文化和构成管理的前提。管理的本质工作——决策，以及管理的各项职能——计划、组织、领导、控制和创新，都需要一定数量和质量的管理信息作为依据和前提。管理信息的获取、处理、维持及分配是管理的一项基础性工作。来自中国最大的资料库下载第一节信息概述一、信息的定义信息在不同的学科中有不同的定义。在管理学科中，通常把信息定义为数据经过加工处理后得到的结果。为了准确理解信息的这一定义，需要比较信息和数据。信息和数据是两个既有密切联系又有重要区别的概念。数据是记录客观事物的性质、形态和数量特征的抽象符号，如文字、数字、图形和曲线等。数据不能直接为管理者所用，因为其确切含义往往不明显。信息由数据生成，是数据经过加工处理后得到的，如报表、账册和图纸等。信息被用来反映客观事物的规律，从而为管理工作提供依据。来自中国最大的资料库下载为了更好地理解信息和数据之间的联系和区别，我们举一个例子。会计做账时，要有各种发票和单据，这些发票和单据对会计来说就是原始数据，会计要对这些数据进行分类登录、汇总和其他的加工处理，制成满足不同需要的账册、报表和分析资料，这些就是对管理者有用的信息。来自中国最大的资料库下载信息和数据的区别不是绝对的。有时，同样的东西对一个人来说是信息，而对另一个人来说则是数据。譬如，某零售企业在某地区开设了若干家连锁店。当顾客在连锁店购货时，连锁店的存货就要发生变化。由顾客购货产生的交易数据对连锁店负责人至关重要。从这些原始数据，负责人可以得到有关连锁店的销售额、需要补充的存货量等信息。而负责这些连锁店的地区负责人则对每笔交易的细枝末节不感兴趣。相反，地区负责人关心的是较宽泛的问题。例如，所有这些连锁店作为一个整体，其经营情况如何?其中一家连锁店的业绩是否比另一家好?不同的货物陈列是否对销售量产生影响?等等。由于地区负责人感兴趣的是这些连锁店作为一个整体的情况，而不是单个的连锁店或单个的顾客，所以对信息的需要是不同的。因此，对连锁店负责人来说是信息的东西在地区负责人那里只是数据。来自中国最大的资料库下载二、对信息的评估当今很多组织对信息的重要性认识不够，它们没有充分利用可以得到的机会去收集数据并利用由数据产生的信息。但收集和处理数据需要支付成本，这种成本要与信息所带来的收益进行权衡。所以管理者在决定获取信息前，要对所要获取的信息进行评估，以判断获取这样的信息是否值得。有两类信息不值得管理者去获取：(1)信息的收益较高，但其获取成本更高；(2)信息的获取成本较低，但其收益更低。我们可以看出，信息评估的关键在于对信息的收益和获取成本进行预先估计，即进行成本—收益分析。来自中国最大的资料库下载考察与数据收集和信息产生有关的成本，可把这种成本划分为两部分：1．有形成本，有形成本是指可被精确量化的成本。例如，一个数据收集系统的硬件和软件的成本(包括系统维护和升级成本、折旧成本以及系统运行和监督成本等)就是有形成本。2．无形成本，无形成本是指很难或不能被量化的成本，这是因为很难或不能准确预期结果。无形成本的例子包括因组织业绩下降而使信誉受损、员工士气不振以及因工作程序变动而造成的工作瘫痪等。我们再来看一下因利用信息而产生的收益。收益也包括有形收益和无形收益两部分。有形收益包括销售额的上升、存货成本的下降以及可量度的劳动生产率的提高等。无形收益可能包括信息获取能力的提高、士气大振以及更好的顾客服务等。决定是否收集更多的数据以产生更多和更好的信息是比较困难的。在很多情况下，由于信息对组织来说是新的，确定可能发生的成本要比预测潜在的收益容易。实际上，新信息的最重要收益通常是无法预期的，只是在员工对新信息比较熟悉时才出现。很多组织在引入信息技术时会遇到此类问题，不仅所预期的收益是不切实际的，而且真实收益通常是不可预见的，从而无法量化。来自中国最大的资料库下载三、有用信息的特征对管理者有用的信息具备一些特征。首先，必须是质量较高的；其次，必须是及时的，当管理者需要时就能获得；最后，必须是完全的和相关的。如图7．2所示。来自中国最大的资料库下载(一)高质量质量是信息的最重要特征。我们很难设想质量不高的信息会有多大用处。质量方面的要求又可细分为几方面的要求。1．高质量的信息必须是精确的。如果信息未能精确反映现状，则利用这种信息进行决策或控制，肯定收不到良好的效果。清楚是高质量的信息的另一要求，信息的含义和内容对管理者来说必须是清楚的。2．高质量的信息是排列有序的，而不是杂乱无章的。3．信息传递的媒介对质量有重要影响。例如，交给管理者一大摞书面材料而不是几页总结性报告，是一种不恰当的传递方式。来自中国最大的资料库下载(二)及时多数管理工作需要及时的信息。许多日常工作是时间敏感性的，如有关组织如何应对环境的决策必须迅速作出。1．什么时候需要信息能即时提供，使管理者获得所需要的信息从而有助于工作的顺利完成。例如，管理者可以要求下属呈交例外报告，这种报告是在事情超出常规时产生的。这样，如果生产线上的生产因某种原因(如发生故障)而低于一定水平，例外报告就会产生出来并通知那些需要了解情况的人，以便让他们能采取恰当的行动，如进行维修和调整，从而排除故障。来自．信息要反映当前情况。提供给管理者的信息应该是当前的，而不是过去某个时候的。及时的信息要求是信息要频繁地提供给管理者。例如，应该建立一个定期报告制度，每日、每周、每月或每季产生并提交报告。(三)完全如果信息有助于管理工作的有效完成，那么它必须是完全的。1．信息的范围必须足够广泛，从而可以使管理者较全面地了解现状，并采取切实有效的措施。在条件许可的情况下·，管理者不仅要获取当前的信息，还要了解组织过去的历史和未来的计划。简洁和详细是完全性的另外两个要求。这似乎有点矛盾，因为简洁和详细是相互对立的。但仔细分析起来，却不是这样，可以在简洁和详细之间找到一种平衡。来自．信息应该以尽可能简洁的方式呈送给管理者，同时也应该尽可能详细，使管理者对现状有一定深度和广度的了解。但过于详细又会分散管理者的注意力，对重要信息重视不够。最后，只有那些与手头上的管理工作有关的信息才需要提供，信息提供过多反而不好。来自中国最大的资料库下载第二节信息系统一、概述信息系统为管理者提供了一种在组织内收集、处理、维持和分配信息的系统方法。需要指出的是，信息系统未必需要计算机，其实，早在计算机出现之前，信息系统就已存在了。而且，时至今日，尽管计算机已十分普及，很多组织仍保持着未被计算机化的信息系统。但计算机系统和信息技术的其他方面进展为组织及其管理者提供了收集、加工和管理信息的无穷的机会，而这些机会在几年前还是不存在的。来自中国最大的资料库下载二、信息系统的要素一般信息系统包括五个基本要素：输入、处理、输出、反馈和控制。其中输入是系统所要处理的原始数据(或提供原始数据的设备)；处理是把原始数据加工或转换成有意义和有用的信息的过程；输出是系统处理后的结果，即有意义和有用的信息；反馈是指当管理者对输出的结果不太满意或希望得到更好的结果时，对输入进行调整；控制是对输入、处理、输出和反馈等过程进行监视，使这些过程保持正常。这五个要素之间的关系如图7．3所示。来自中国最大的资料库下载以上考察的是一般信息系统的情况。对以计算机为基础的信息系统来说，情况略有不同，除了以上五个要素外，它还包括硬件、软件和数据库。其中硬件是信息系统的有形部分，如主机、终端、显示器和打印机等，另外，存储设备(如硬盘、软盘驱动器和光盘驱动器等)也属于硬件部分。软件是各种程序，这些程序用来指示硬件怎样运行。数据怎样处理就是由软件控制的。数据库是组织保存下来的各种数据和信息，数据库通常包括大量的关于公司经营情况、财务记录、员工基本情况和顾客基本情况等信息。三、信息系统的开发步骤多数信息系统是经过一个系统的过程开发出来的，在这一过程中，系统设计专家和程序编制人员与最终用户进行合作。最终用户是所有那些使用信息系统并与之发生交互作用的人，特别是组织中的管理者。这一过程如图7．4所示，它通常被称作系统分析和设计。来自中国最大的资料库下载(一)系统调查信息系统开发的第一步是系统调查。在这一步骤，组织确定是否存在一个能被信息系统处理的问题或机会。另外，也要进行可行性研究，以确定是否能在组织内建立一个新信息系统。一旦确定了一个信息系统既是必要的又是可行的，组织就可制订一个开发计划，争取获得管理当局的批准。(二)系统分析一旦计划制订出来并得到了管理当局的批准，就可以开始第二步——系统分析。这一步骤的目的是确定信息系统的功能要求。换言之，这一步骤主要考察为了提供所要的信息，需要做些什么。来自．要考察和分析目前使用的系统、评估组织的外部环境(如行业前景和竞争程度等)和组织的内部条件(如组织的结构、人员和活动等)以及仔细评估最终用户的信息需求。·2．系统设计人员确定一系列功能要求(或对信息系统必备的功能进行详细描述)。这些要求集中体现在用户需要什么样的信息类型以及应该以什么样的格式、频率和容量来生产和分配信息等上面。需要注意的是，在这一步骤，无须确定最终需要的硬件、软件和人员。来自中国最大的资料库下载(三)系统设计第三步是系统设计。这一步是考察系统的技术能力的第一步。设计人员确定所需要的硬件、软件、人员和数据来源，并对将要生产出来的、用来满足前一步中所确定的功能要求的信息产品进行描述。具体来说：(1)设计用户界面或人员和信息的交互点；(2)产生数据及其属性和结构以及不同数据