文职秘书培训课件

1、秘书书写不规范；2、公文格式不正规；3、行文流程不清楚；4、秘书自身的综合素养不够高。目前公司秘书工作存在的问题：培训目的：通过本次培训，扎实文职秘书写作功底，理解秘书含义、明白文职秘书职责、统一并规范公司日常制文、发文、收文、保密、归档的工作流程，提升各岗位文职秘书提笔能做到心中有思路，下笔能做到写作有规格、行文能做到传阅有流程、文件管理有制度的综合能力，为今后公司培养高级秘书奠定基础。培训地点讲师课节安排培训方法举例互动讲解实践第一讲：秘书的定义及秘书的分类第二讲：文职秘书的职责第三讲：公文的种类及行文格式和专业岗位文职秘书的应知应会第三讲第一节：公文的用纸规格版心Xxxxxxxxxxxxxxxxxx文件80mmx发【】x号签发人：版心xxxxxxxxxxxxxxxxxxx文件25mmX发【】x号第二节：公文的制发格式公文的格式有着一定的规范要求。制发公文，必须严格遵循这一规范，才能确保公文的权威性、严肃性、郑重性。公文的格式包括眉首、主体、版记三大部分，每个部分的组成结构在整体中都有固定的位置，制发者应该清楚它们的构成及所在位置。（一）、公文眉首的制发规范眉首，就是人们常说的“文头”“版头”，是发文机关的标志。眉首位于首页上方，占所在页版面的三分之一的位置。它包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等内容。（见以下图示）NO:机密☆一年特急中华人民共和国武装警察部队文件X发【2008】xx号眉首份数序号份数序号，又称“文件编号”。它是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用六位阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。份数序号是每一份文件的代码，有此代码，便于按号查找该文件。（见以下图示）NO:56份数序号秘密等级简称密级，有绝密、机密、秘密三种级别。凡是涉及国家秘密的公文都应当标明秘密级和保密期限，密级和保密期限之间用★号隔开。（见以下图示）秘密等级和保密期限机密☆一年特急秘密等级保密期限机密☆一年特急紧急程度又称“缓急时限”。指公文送达和办理时限的要求一般分为“特急”和“急件”两种形式如需标识紧急程度用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如果与密级同时标识，紧急程度则顶格标识在版心右上角密级下。紧急程度发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。如“中共中央文件”、“国务院文件”。几个机关联合发文时，主办机关排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，居中排布。发文机关标识是眉首的核心部分，置于眉首正中，占据眉首版面三分之一的位置。发文机关字体一般都套红，俗称“红头”。（见以下图示）发文机关标识NO:56机密☆一年特急中华人民共和国武装警察部队文件发文机关的标识发文字号，简称文号。发文字号是行政公文的特殊标志之一。由发文机关代字、年份、序号三要素组成，位于发文机关标识下空2行处。发文字号三要素顺序不能颠倒，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不加第字。如“国发〔2002〕6号”，就是国务院2002年第6号发文。几个机关联合发文时，只表明主办机关的发文字号。发文字号居左空1字。（见以下图示）发文字号NO:56机密☆一年特急中华人民共和国武装警察部队文件国发【2006】6号发文文号（仿宋3号字）签发人，即代表机关核准并签发公文的领导人。一般公文签发人姓名签在拟文纸上，但上行文应当注明签发人、会签人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。（见以下图示）签发人NO:56机密☆一年特急中华人民共和国武装警察部队文件签发人：刘晓龙签发人红色反线红色反线又称“间隔横线”。位于发文字号下一行，以隔开眉首与主体部分。眉首主体反线（二）、公文的主体格式公文的主体行文格式公文的主体部分包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、生效标识、附注等内容。（见以下图示）元福集团关于xx升职的通知各部门：由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。附件：元福集团总裁办2013年11月29日标题主送机关正文附件成文日期附注：附注标题标题，就是公文名称，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明。（见以下图示）元福集团关于xx升职的通知各部门：由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。附件：元福集团总裁办2013年11月29日标题主送机关正文附件成文日期附注：附注发文机关公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（见以下图示）元福集团关于xx升职的通知各部门：由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。附件：元福集团总裁办2013年11月29日标题主送机关正文附件成文日期附注：附注主送机关主送机关，指公文的主要受理机关，俗称“抬头”、“上款”。顶格写在标题之下、正文之前，字体与正文相同。主送机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称。（见以下图示）元福集团关于xx升职的通知各部门：由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。附件：元福集团总裁办2013年11月29日标题主送机关正文附件成文日期附注：附注正文正文，是公文的主体。位于主送机关下，另起一行，开头空两格。其具体结构形式及写法因文种、内容、发文目的、行文关系的不同而有差异。但总体要求是：观点要鲜明，条理要清楚，文字要简练，内容要准确。（见以下图示）元福集团关于xx升职的通知各部门：由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。附件：元福集团总裁办2013年11月29日标题主送机关正文附件成文日期附注：附注附件附件，是随正文发送的其他文件、报表及有关材料等，与正文共同构成一份完整的文件。公文如有附件，在正文后下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。（见以下图示）元福集团关于xx升职的通知各部门：由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。附件：元福集团总裁办2013年11月29日标题主送机关正文附件成文日期附注：附注成文日期成文日期指公文形成的确切时间。一般公文以负责人签发的日期为准，几个机关联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，经会议正式讨论通过方能生效的公文，以会议通过的日期为准；电报以发出日期为准。生效标识，是证明公文生效和判定公文制发机关责任的项目。它包括发文机关印章或签署人姓名。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。（见以下图示）发文机关印章，指作为机关权力象征的图章。公文除会议纪要和以电报形式发出的公文以外，都应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。（见以下图示）元福集团关于xx升职的通知各部门：由于xxx同志xxxxxxxxxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。附件：元福集团总裁办2013年11月29日标题主送机关正文附件成文日期附注：附注（三）、公文的版记格式公文的版记，又称“文尾”。它主要包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等内容。（见以下图示）主体部分附注：主题词：抄送：总裁办印发2013年11月30日印发共印5份主题词主题词，是指用于揭示公文主要内容并经规范化处理的词或词组。它的作用是与标题相配合，进一步简要二准确地揭示公文的主要内容，为现代化管理公文奠定基础。公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。标注主题词应当依据规范化的《主题词表》。（见以下图示）主体部分附注：主题词：审计报告抄送：人力资源部总裁办印发2013年11月30日印发共印5份主题词抄送机关抄送机关，是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。位于主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。抄送机关应当使用全称或者规范化简称、统称。实际使用上，对上级机关常用“抄报”，对下级机关常用“抄发”，对评级机关常用“抄送”。（见以下图示）主体部分附注：主题词：审计报告抄送：人力资源部总裁办印发2013年11月30日印发共印5份主题词抄送机关印发机关印发机关指承印公文的部门。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置。印发日期印发日期，是指送往印刷厂（文印室）日期。（见以下图示）主体部分附注：主题词：审计报告抄送：人力资源部总裁办印发2013年11月30日印发共印5份主题词抄送机关印发机关和印发日期第三讲第三节：公文的种类及各自的用途各类公文的用途及格式第一种：命令（令）命令（令）的类别根据内容和功用，可将命令（令）分为发布令、行政令、嘉奖令、撤销令、惩戒令、动员令等。下面我们介绍讲解一下命令的结构格式。命令（令）的结构通常包括标题、文号、正文、签发者、日期等五部分（见以下案例）中华人民共和国主席令第七十四号《中华人民共和国水法》已由中华人民共和国第九届全国人民代表大会常务委员会第二十九次会议于2002年8月29日修订通过，现将修订后的《中华人民共和国水法》公布，自2002年10月1日起施行。中华人民共和国主席江泽民2002年8月29日命令（令）的制发要求命令的制发是一项非常严肃郑重的行为，因此，在制发命令时，应该注意以下三点要求：第一，作者必须具有法定的制发、签署命令的职权，不得越权。在我国，根据法律，只有中华人民共和国主席、全国人大常委会和委员长、国务院总理、国务院各部长、县以上各级地方人民政府以及军事领导机关，才可以依据法律规定的权限发布命令，其他任何单位和个人均不得发布命令。第二、发令的事项是重要的问题或重大的事件，不能小题大作。第三、命令的语言必须精确无误，简明扼要，不能含糊其辞；命令的语气必须果断坚定，庄重严肃，不得用商量的口吻，委婉的语气。第二种：决定决定的类别根据内容与作用，可将决定分为法规性决定、部署性决定、知照性决定和奖惩性决定四类。下面我们就讲解一下决定的结构格式。决定一般由标题、正文、日期等部分组成。（以下例案）关于表彰在27届奥运会做出贡献的单位的决定湘体字【2001】4号各市、州体委，各直属单位、机关各处室：在第二十七届奥运会上，我省参赛的8名运动员不畏强手，顽强拼搏，共夺得7枚金牌、1枚银牌、5枚铜牌，五次破三项世间记录，实现了金牌数xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx湖南省体育局决定，对在第二十七届奥运会上为湖南体育做出突出贡献的单位进行表彰：一、xxxxxxx二、xxxxxxx湖南省体育局2001年2月27日决定的制法要求决定比较集中地体现发文机关对重要事项或重大行动的指挥和处置意图，要求下级机关无条件执行，它不仅具有制约性和强制性，还具有指挥性和指导性。因此，制发决定一定要注意以下三点要求：第一，决定的内容要与“决定”文种相符，不能滥发决定。在工作中，只有对重要事项或重大行动做出安排，才用“决定”行文，一般的事项或行动用“通知”行文即可。第二，决定原由要存分、准确、合理。决定的原由是决定事项的依据、理由，必须真实准确，以确保决断的正确性，立论的可靠性，安排部署的可行性。第三、决定事项要具体、明确、清楚。决定事项是决定的主要内容，有机关关据此贯彻执行。因此，决定事项必须具体、明确，以有利于贯彻执行。第三种：公告公告的类别根据公告不同的发布机关，可将公告分为行政公告和专业公告两类性：（一）行政公告行政公告是管国家机关向国内外宣布重要事项的公告。如宣布领导人出访，宣布重大科技成果，颁布法规和行政规章制度等。（二）专业公告专业公告是政府的有关职能部门，依据有关法令、法规，按法定程序发布的公告。公告的结构格式公告的结构通常由标题、正文、签署和日期四部分构成。（见案例）Xx市十三届人大四