某建筑公司总承包部综合管理部行政助理岗位说明书

一、岗位基本情况1.岗位全称：综合管理部行政助理2.所属部门：综合管理部3.管理层次：初级管理人员二、工作关系1.直接领导：综合管理部行政主管；2.协作关系：与公司各部门、分公司和项目经理部有关人员；3.对外联络：在行政主管授意下与政府对口管理部门、总公司或其他法人、社团等。三、岗位职责概述公司行政、后勤管理的辅助性岗位，协助行政主管开展公司行政、后勤管理工作。1.参与公司行政管理工作；2.参与公司后勤服务工作；3.参与公司行政档案管理工作；4.在行政主管授意下，代表公司与总公司或政府有关部门进行行政性的工作接触、联系和沟通。四、岗位职责1.参与公司行政管理工作；1)参与建立健全公司行政管理制度，在行政主管授意下起草公司行政规章制度；2)协助行政主管组织公司本部日常办公，及时劝阻、制止、纠正违反公司办公制度的行为，维护公司的良好办公秩序；3)按照行政主管授意起草公司行政公文，以及经批准后的文件发放工作；4)参与筹备、组织公司级会议，协助行政主管准备会议文件和资料，配合总经理秘书作好会议记录，会议纪要的整理、下发，以及各项决定事项的检查督办；5)负责总公司及外来文件的领取、分类、登记、领导批阅，传阅等工作。6)负责管理公司“[e-mail]”电子信箱，及时接收总公司邮件，并作好邮件转发及通知等工作，负责将涉及信息的内容传递给信息助理；7)参与公司重大公共关系活动、重大活动策划，以及具体组织实施；8)负责办理领导交办的有关事宜。2.参与公司后勤服务工作；1)参与建立健全公司后勤管理制度，在行政主管授意下起草公司后勤规章制度；2)参与固定资产管理工作，负责公司固定资产的建帐、登记和管理等工作；3)参与办公用品管理工作，负责公司本部办公用品的登记、保管和发放工作；4)参与社会事务管理工作，协助行政主管开展公司安全保卫、计划生育、义务献血、义务植树、环境绿化等社会事务工作；5)负责为公司员工统一办理总公司胸卡；6)协助行政主管作好其他后勤服务事宜。3.参与公司行政档案管理工作；1)参与建立公司档案管理制度，负责公司行政档案的收集、整理、保管和统计等工作；2)协助有关部门人员借阅公司本部行政档案，以及总公司档案；3)参与管理公司部门、分公司和项目经理部行政文件的立卷归档工作。4.经行政主管授意，代表公司与总公司或政府有关部门进行工作接触、联系和沟通；1)经行政主管授意，代表公司与总公司有关部门的联系和沟通，及时上传下达，组织完成上级部门要求的工作；2)参与接待和组织安排总公司或政府相关部门到公司考察、调研和指导工作等活动；3)及时通知、协调公司有关部门或项目积极配合、支持总公司或政府主管部门的上述活动；4)经行政主管授意，代表公司参加有关行政、后勤方面的会议。