永嘉文秘培训讲课

公文写作2012年7月1日新版《党政机关公文格式》第一节公文格式第一节公文格式一、公文格式的范畴1.公文的组成要素，以及这些要素在页面上的标注位置；2.承载公文的介质，包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求；3.公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。第一节公文格式二、公文格式的种类根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等。第一节公文格式第一节公文格式第一节公文格式第一节公文格式（一）公文用纸规格。国际标准A4型，成品尺寸为297mm×210mm，采用60g/㎡—80g/㎡胶版纸或复印纸，纸张白度在80-90%。（二）版心尺寸为225mm×156mm（不含页码），每页22行，每行28个字，行间距用固定值28磅，版面上空约37mm，下空约35mm。左空28mm，右空26mm，为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。（三）装订。公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。三、公文格式的基本要求第一节公文格式版面示意图第一节公文格式四、公文通用格式要素划分公文的各要素划分为版头、主体、版记三部分（一）版头部分：公文首页红色分隔线以上的部分。包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。第一节公文格式版头示意图第一节公文格式份号、密级和保密期限、紧急程度如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。第一节公文格式发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，字号应不大于上级机关的发文机关标志，以醒目、美观、庄重为原则。字的大小上限为：高22mm，宽15mm第一节公文格式发文机关标志.联合行文联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准，上下居中排布。第一节公文格式发文字号发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”字组成，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空1字，与最后一个签发人姓名处在同一行。版头中的分割线，在发文字号4mm处，高度为0.35-0.5mm。红色。第一节公文格式签发人由“签发人”3字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空1字，编排在发文机关标志下空2行位置。签发人3字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。签发人第一节公文格式公文的主体，是公文最主要的部分。包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印章和成文日期等要素。（二）主体部分第一节公文格式标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。第一节公文格式主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。当主送机关过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中，置于抄送机关的上一行，与抄送机关之间不加分割线。第一节公文格式正文公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。第一节公文格式正文层次序数层次序数：第一层“一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层“（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层“1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（仿宋）（必须有标点）。不得逆向使用不得前后不统一不得重复第一节公文格式×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.××××××××××××××××××2.××××××××××××2012年×月×日附件如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。第一节公文格式发文机关署名、成文日期和印章加盖印章单一机关行文成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。第一节公文格式联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，可以采取调整行距、字距的措施解决。加盖印章联合行文第一节公文格式附注公文如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。第一节公文格式附件附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。第一节公文格式如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。第一节公文格式（三）版记部分包括分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期第一节公文格式抄送机关如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。第一节公文格式如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。第一节公文格式印发机关、日期印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。第一节公文格式翻印公文时，翻印机关和翻印日期用4号仿宋体字编排在印发机关和印发日期之下一行位置。翻印机关左空一字，翻印日期右空一字，年、月、日用阿拉伯数字标全，后加“翻印”二字。第一节公文格式一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。页码第一节公文格式信函格式发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。第一节公文格式信函格式发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度5.54mm的7/8。即距离4.8mm。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。第一节公文格式纪要格式纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。纪要标志下空2行居中编排纪要编号，如“第×期”“〔2012〕×号”的形式，不编虚位。第一节公文格式纪要格式纪要编号下空一行编排发文机关和成文日期，发文机关左空1字，成文日期右空1字。在发文机关和成文日期之下印1条与版心等宽的红色分割线。第一节公文格式标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。姓名段末加句号。公文格式变化口诀公文格式新国标主题词儿不再标公文用纸Ａ４型涉密公文标份号密级紧急左上角加急特急马上办上行公文不留空印章署名要齐全成文日期用数字公文页码不可少版记４号仿宋体信函格式应简化第一节公文格式什么是行文规则：是指机关行文中必须遵循的行为规范，包括坚持公文处理原则、正确处理行文关系、准确把握行文方向、以恰当的行文方式行文等。行文总规则1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。第二节行文规则主要行文规则1.按隶属关系和职权范围行文。2.授权行文。3.联合行文。同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。•(1)各联署机关行政层级应相当。层级指同一管理层级。•(2)有共同管理的事项或者有关联的事项。•(3)联合行文应当确有必要，联署单位不宜过多。•(4)联合行文应当明确主办机关。•(5)联合行文，主办机关一般排列在前。第二节行文规则4.一般情况下不越级行文。行文应遵循“一级抓一级、一级对一级负责”的原则，通常情况下不越级行文。5.不越权行文。按机关职责范围行文，如果有涉及其他部门职责范围的事项又未与其他部门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不可以单独向下行文。6.部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。7.公文由文秘机构统一处理。第二节行文规则公文的行文关系必须以这种隶属和相互关系为基本原则进行行文，不可超越这个原则。按照上述原则，各级机关或单位之间的行文可分为：下行、上行、平行三种1.上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告；2.下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如通知、通告；3.平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。行文关系请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应用写作实践中的一种常用文体。撰写请示时需注意事项（一）坚持一事一请示。（二）请示应只主送一个机关，切忌多头主送。（三）不可越级请示，也不直接报送领导者个人。（四）不可将请示和报告混合使用，报告中不得夹带请示事项。如，《关于要求落实经费补助的请示报告》永政办发〔2014〕100号.doc公文、材料格式易错的问题一、请示注意事项请示与报告区别•报告，是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关询问所用的一个文种。•请示，用于向上级机关请求指示、批准。•从行文方向上看，这两个文种都是上行公文，撰写中都要注意陈词恳切，语气谦恭，有近似的一面。但它们又有明显的区别：•1．内容要求不同。请示的内容要求一文一事；报告的内容可一文一事也可一文数事。•2．侧重点不同。请示属于请示性公文，侧重于提出司题和请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或者建议。•3．行文目的不同。请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。4．行文时间不同。请示要事前行文，一般情况下不得“先斩后奏”；报告通常是在事后或事情进行中行文。5．报送要求不同。请示一般只写一个主送机关；报告可以报送一个或多个上级机关。6．篇幅不同。请示一般都比较简短；报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长