现代秘书学与秘书

请问你对学习《秘书学》这门课有什么期待？A、没什么期待，期末考试合格就行。B、学一点相关的新知识。C、学习一点实际的职业技能，今后就业多一条路子D、没有想过。第一章绪论教学要求：掌握秘书概念的定义，了解秘书活动的起源与秘书概念的流变，掌握秘书学的学科特点与研究方法。第一节秘书与秘书部门一、秘书的定义1、《现代汉语词典》：A、掌管文书并协助负责人处理日常工作的人员。B、秘书职务。2、教材：以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。3、国外的定义：泛指一切辅助主管从事行政和业务管理的人员。•涵义说明1、秘书是一个辅助服务性质的社会职业。•说明2、秘书是一个行政职务，一个有多重级别的职务。二、秘书定义的内含1、秘书活动的对象是领导者。决定了秘书活动必须以领导者为核心，为领导活动服务。2、秘书活动的根本职能是辅助管理。其内涵包括：3、秘书活动的性质是辅助性、从属性活动。秘书所作出的任何决定都必须经过领导授权，秘书的言行举止必须有利于领导活动。4、秘书活动的基本方式是处理信息和办理事务。A,为决策提供信息和参谋，B,为计划提供材料和文本。C,为组织行动提供联络与信息传递，D,为指挥行为提供通信传导和信息反馈，E,为部门之间提供协调。主要工作任务有：A、调研工作，信息工作，协调工作,信访工作，督查督办工作（政务性）；B、文书工作，资料工作、会务工作,公关与谈判工作（业务性工作），C、机关事务管理，通信工作，领导日程安排，接待工作（事务性工作），第二节秘书活动的起源和秘书概念的流变一、秘书活动的起源秘书活动起源于人类社会早期、国家和文字未产生之前，社会在领导管理活动的分化过程中出现的辅助管理活动。原始人群→氏族公社→部落→部落联盟→产生领导分工有了领导者集体和被领导者才有秘书活动。•黄帝时代的仓颉与沮涌是中国上古时代的秘书，唐尧时代的“纳言”是中国上古时期的秘书官职。“听下言纳于上，受上言宣于下”（孔子对古代秘书职责的集中概括）二、秘书概念的流变秘书一词产生于汉代，指具有秘密性质或神秘色彩的图书。后来人们把具有掌管图书、著述立言职能的官员称作秘书令、秘书监、秘书丞、秘书郎，把收集、编修、校阅、保管图书档案的部门称作秘书省、秘书寺。对于在领导身边工作，为领导处理信息、掌管文书、协助处理事务的辅助管理人员，先秦称作史，太史、内史、御史，都是秘书职务；秦称作太史令，汉称作尚书令；曹魏称作秘书令，晋称作中书令、中书侍郎；唐称作中书舍人，宋明称作长史、主簿，清称作幕宾、师爷、笔帖式。清光绪33年，安徽巡抚冯煦设秘书职务，负责掌管和起草文书、协助处理衙门事务，这是现代秘书概念的源头。第三节秘书的层级与类别我国秘书有五个层次十个级别正省部级、副省部级、正厅局级、副厅局级、正处县级、副处县级、正科级、副科级、科员级、文员（文书）秘书从专业上分类，有行政、机要、法律、外事、技术、商务、教学、科技、新闻、保健、公关等秘书。考试是获得秘书资格、进入秘书职业和岗位的最好途径。具备秘书行为能力，则需要学习秘书学知识、培养秘书工作能力。国家公务员统考的科目：行政职业能力测试、综合知识、专业知识4月27日为国际秘书节。第二章秘书组织机构教学要求：了解秘书组织机构的定义，理解和掌握秘书组织机构的特征。掌握秘书学的学科特点与研究方法。第一节秘书机构的定义一、定义：专门为领导活动提供信息和事务服务的综合办事机构。秘书机构属于特定的社会组织的辅助机构。我国的秘书分工可以上溯到黄帝时代。在商末已出现中央秘书机构太史寮，汉称作尚书台，两晋隋唐称作中书省。晚清始设秘书厅。秘书处。二、秘书机构的三类名称：1.省部级以上领导机关中设置的秘书机构称“办公厅”、“秘书局”2.厅局级及以下的基层领导机关中设置的秘书机构都称“办公室”。3.“办公厅”下设的秘书机构，一般以“秘书”一词定冠，A、凡是根据秘书机构内部业务分工的名称来冠名的机构如秘书处、秘书科、秘书股等。、如“信访办”、机要处、“调研室”等都是秘书机构B、凡在“办公室”前边冠以业务职能名称的机构都不是秘书机构：如征兵办公室、外事办公室、节能办公室、人才办公室、党史办公室、侨务办公室、地方志办公室等。凡是以领导机关冠名“办公室”的机构都是秘书机构。第二节秘书机构的特征一、中介性—属于领导决策系统与具体执行系统之间的层次；处于信息的输入与输出、传递与反馈之间的位置，处于领导者与被领导者的位置。特征决定性质：1、必须根据领导系统的授权行事。2、没有独立的决定权和指挥权。3、扮演承上启下、协调内外、沟通左右的角色，发挥纽带和桥梁的作用。二、直接性1、在组织关系上，直接隶属领导机关或领导个人。2、在岗位设置上，直接在领导人身边工作。3、在工作关系上，秘书系统直接听命于领导系统，直接对领导负责。三、全面性四、机要性第三章、秘书部门的职能教学要求：理解和掌握秘书系统的职能，熟悉秘书系统的工作任务及其要求。第一节辅助决策一、辅助决策的特征1、经常性2、综合性3、全过程性二、辅助决策的原则1、定位原则秘书只能发挥参谋、助手、智囊的作用，不能代替领导决策。只能谋划不能做主。《曹操杀杨修》案例分析杨修是曹操的秘书。他博学能言、智识过人。刘备夺取了汉中，曹操前去讨伐，久攻不下，进退两难。厨子送上鸡汤，方食鸡肋，有军进帐请示夜间口令，曹操随口而答：鸡肋鸡肋！杨修听传口令，即教军士收拾行装准备回去。主将夏侯敦问之，杨修说：鸡肋者，食之无肉、弃之有味。今主公进不能胜、退恐人笑，我料明日魏王必班师，故早早收拾行装，免得临时混乱。夏侯敦马上回营也收拾行装，营中一时混乱。曹操心烦不寐，提斧巡视，闻军欲归，知始自杨修，大怒说：“汝怎么敢混乱我军心”“敢混乱我军心者，斩之！”罗贯中说：身死因才故，非关欲退兵。对不对？杨修有没有过错？2、超前原则辅助的建议要在决策之前提出来。通过预测估计决策执行后的效果，对问题提出防范措施。应做的工作是：（1）了解决策的细节，做好信息的预测，事先收集材料与信息。（2）提出超前性决策课题和问题防范预案。（3）提前做好决策性活动的各项事务性准备工作。3、协调原则围绕决策活动进行协商、调整，使决策中的各种力量和谐一致，形成整体合力。（1）程序协调（2）事务协调（3）关系协调4、谏诤原则谏：下级规劝上级，让他们改变主张、改正错误。诤：直率地说出尊长的过错，使其改正的行为。秘书应该善于发现领导管理决策过程中的偏差、失误，实事求是的反映给领导，提出调整的意见建议，供领导参考。秘书的谏诤要注意方法。多谏少铮《战国策。触詟说赵太后》例：《史记。滑稽列传。优孟衣冠》三、辅助决策的主要环节1、发现问题和提出问题，帮助领导解决“决策什么”和“为什么决策”的问题。a当问题或机遇可能出现但尚未出现，秘书要通过分析研究，及时提出决策课题。B当问题或机遇已经出现但领导尚未顾及，秘书应主动提出建议，提请领导决策。863计划决策例C在决策之后情况发生了变化，秘书应及时提出调整、修正的建议。2、搜集材料和提供信息，为决策提供科学依据。内容：知识性的信息、法律政策性信息，事实性信息、经验型信息。这个环节要注意掌握三个时机：3、拟写选择方案要求：第一要有明确的目的性，第二要有可挑选性，第三各方案要有差异性区别性。4、进行方案分析评估论证方法：开会论证法、通讯评审法、个别征求意见法。5、协助实施决策，收集反馈信息目的：找出偏差，提高决策的正确性。听取反馈意见，进行分析比较，及时提出修正意见，是秘书的应尽职责。6、决策的督促检查目的：保证决策有力执行。第二节处理信息与协调关系处理信息，为决策提供参考依据；协调关系，保持号令畅通，这是秘书辅助领导实施管理的重要手段，也是秘书的基本职能。一、协调关系的定义与特征1、定义――协调的主体通过运用自己的影响力，调节和消除对象之间的矛盾和隔阂，从而达到彼此步调一致的目的。调整关系，消除矛盾，步调一致，形成合力，实现目标。这是领导的职责，也是秘书的职能。2、特征（1）从属性――以领导的指示、意见作为协调的依据。协调的结果要有利于领导的管理。（2）广泛性――领导管理活动的范围，都是秘书协调的工作范围。（3）间接性――假借领导的名义进行，主要靠发挥沟通、疏导、调节、说服作用，不能直接运用行政权利，也没有相应的物质手段。二、协调关系的原则1、客观公正的原则――工作的基本前提必须认真调查研究，了解双方意见，全面掌握情况，取得双方的信赖和合作。2、化解矛盾的原则――工作的根本任务第一要淡化矛盾；第二要调和立场；第三要消除隔阂，解决矛盾。3、沟通协商的原则――工作的起点畅通双方的信息，使双方对对方有正确认识和理解；了解对方的态度、立场和意见。通过磋商，采纳合理的意见，作出适当的让步。4、思想领先的原则面对复杂的矛盾，要首先讲大道理，讲政策、讲大局、讲纪律，从宏观的角度、从精神的层面去说服教育，充分说理；表扬与批评兼施。5、分级归口的原则二、协调关系的环节和方法•（一）调查研究掌握信息•成功协调离不开沟通，沟通的基础是全面掌握信息。•要通过调查了解以下情况：•1、协调对象之间矛盾所在与冲突焦点所在、性质和原因•2、各方面目前的立场、态度，有无沟通调解互让的愿望•3、相关的法律与政策、规章•(二)分析矛盾、寻找化解方法•1、分析各方面的利益、权利差异与共同利益所在•2、分析各方面在信息、感情、人际关系存在的沟通差异•3、分析各方面在个性特征和行为表现方面的差异二、协调关系的环节和方法•(三)领会领导意图明确协调目标•凡是重要问题或者领导交办的协调，秘书首先要请示领导，听取关于协调的目的、目标、方法、要求等等意图。在协调进行中也要经常性汇报请示，尽可能实现领导的意图。（四）运用有效手段开展协调活动1、当面协调，开协调会、谈心会，直接沟通2、背后协调，分别同双方交换意见，消解矛盾3、先协调局部问题，后解决全盘问题4、先私下沟通，后运用法定手段进行协调二、协调关系的环节和方法•（五）协调的方法•1、科学合理的分工，明确各方面的职责，各司其职•2、制定周密的计划与实施方案，各方面按计划行事•3、谈话、开会，通过媒体作舆论宣传•4、请专家、特定关系人出面协调•5、假借领导机关与领导的权威协调•6、求同寻找双方利益情感的共同点，求同存异•7、折中迂回适当妥协让步，避重就轻，先易后难•8、模糊性语言和模棱两可的态度案例2你该怎么协调？•文秘班住在5楼，体育班住在4楼，5楼的同学不小心泼水淋湿了4楼同学的被子，4楼同学责骂了5楼同学，•上下楼之间关系闹得•很僵。请你来协调•上下楼之间的关系。案例3在秘书工作岗位上，领导让你负责紧急处理一项事务，指定一个同事配合你工作。但应当配合的人员不仅不配合反而从中作梗，你怎么想、怎么办？一、秘书事务的特征1、服务性。为领导系统和领导人服务，是首要任务，也是工作出发点。要求树立强烈的服务意识，主动服务。2、繁复性。要求有耐心、细心，要求有计划性、摸索规律、总结经验，提高工作效率。3、程序性。包括自然进展程序、法定程序、技术程序、指令程序等，要求秘书熟悉各种程序，养成按程序办事的习惯。4、突击性。要求秘书反应敏捷、细致果断，灵活处理各种突发事件，完成突击任务。事务者，政务之外的各种具体事情。办理有关电话、文书、会议、接待、信访之类事务。办理事务的目的是实现辅助管理、处理信息、协调关系三大职能。第三节办理事务第三节办理事务二、办理事务的原则1、政策性原则，要求秘书熟悉各类政策法规，按政策处理事务。2、计划性原则，要求秘书注意制定工作计划，做到目标明确、任务•明确，人员分工明确，完成工作的时间明确。3、协调性原则，要求秘书处理事务要瞻前顾后，合理安排人员、物资、时间，注意与方方面面配合，防止顾此失彼。4、规范性原则，要求秘书处理事务要按照规范和程序办事。•5、公关性原则，要求秘书善于利于公共关系平台来开展工作，•扩大影响。以秘书人员的机敏干练、工作高效，文明礼貌、•诚实守信，为本单位赢得良好声誉。三、办理事务的方法1、时间管理法制定时间计划重要工作和紧急工作优先安排处理2、合理使用空余时间3、使用备忘录随时记录各种事项、