如何做一个出色的主管

1如何做一名出色的主管2組織好自己組織好部屬角色認知時間管理自我認知目標管理績效管理人員管理團隊管理計劃管理在職輔導激勵建立有效的工作網絡解決問題授權年終績效評估溝通員工職業生涯規劃3主管扮演的三大角色(一)信息溝通角色•及時將上級指令傳達到下級，變為部屬的行動.•迅速將市場信息及部屬情況反饋到上級，以供上級決策用.•橫向部門之間及時交流信息、進展情況以便更好協作，并與市場發生聯絡.4主管扮演的三大角色(二)人際關係角色•在上級面前是被領導者，完成上級指令，在下級面前是領導者，下達指令并對結果負責.•在同級面前，協作者的角色.•在用戶面前是公司形象的代表，代表公司履行各項職責.5主管扮演的三大角色(三)決策者角色•將上級下達任務轉化為部門目標，并有效解決目標實施中的問題.•幫助解決部屬目標實施中遇到的問題.•要善于發現將來的問題，并將問題轉化為機會，作為制定規劃的依據.6主管的三大能力1.專業能力：解決問題，實現最終結果的保障2.決策能力：企業持續發展的保障3.溝通能力：創造顧客價值的保障7績效管理流程圖公司文化理念戰略目標年度目標部門目標個人目標個人理解承諾完成任務明年目標•工作目標•個人發展目標發展系統獎勵系統溝通激勵職務分析說明書職務評估年度評估評估面談薪酬目標：甚麼何時何地計劃：如何何人•輸出(職責)•輸入•轉換•關聯政程規策序章計劃計劃(一)階段目標(二)目標目標教練教練反饋反饋8法約爾：管理的５項基本職能1.計劃－－確立目標制定計劃和程序2.組織－－建立一個有效的組織去完成企業目標3.協調－－加強團隊內和團隊間的協作去達標4.控制－－通過設定各項標準，在目標和結果之間進行必要的調整与控制9主管工作現狀調查•喜歡抓業務工作1.指導－－通過對部屬的激勵在職輔導去達標•現任心強，習慣依靠個人努力去完成•事無巨細，不善于授權•雖有工作目標，但缺乏目標控制•不善于、不習慣做計劃•救火現象普遍•未經過系統的管理技能培訓•認為對人的管理是人事部門的事•不善于招聘、選拔、培訓、發展激勵等人力資源管理工作10工作風格測定被測對象人數情境總分EASGEASG管理人員52正常98597794483818.918.818.216.1有壓力974810114481618.715.62215.7縣經委主任29正常52551455549418.217.719.117有壓力57241261848619.714.221.316.8企業廠長、經理27正常5144884824601918.117.917有壓力49440262142718.314.92315.8各方面的幹部30正常55259154047718.419.71815.8有壓力52844171747417.614.723.916.4總計138正常257625702521226918.718.618.316.4有壓力256320653100220318.61522.41611管理者的角色轉換1.專才→通才2.依靠努力→依靠團隊建立工作網絡，利用他人的手去實現組織目標3.善做具體業務工作→做管理、領導工作，反之花較少的時間做具體業務工作4.對技術性強的職業→對管理職業有認同感12主管的工作風格•工作風格的測定：認知自己的行為傾向、行為特征，以及改變工作中的不良行為，創造和諧的工作環境，提高工作績效。•盧因的行為模式：B=f(PE)P－－個體變量、個體特征：氣質、性格、興趣、能力E－－環境變量•人的行為是個體變量和環境變量共同作用的結果，在企業內不同的個性特征，在不同的環境下，會產生不同的工作行為，即不同的工作風格，工作風格是一個在工作中的行為表露。正常環境的工作行為與壓力環境下的工作行為是不同的。•主管的四种工作風格13主管的四种工作風格工作風格想象設計者Ｅ人際關係者Ａ辦事系統者Ｓ激勵行為者Ｇ優點新穎的、富有想象力的，有創造性的，善於探索，規劃、能縱觀全局群體協作者，善於表達，溫和、忠誠、信任并支持他人認真，有條理，善於分析，定量能力強進取心強，行動迅速，辦事果斷、務實缺點不現實、理論化易動感情，易被他人影響嚴肅、保守，謹小慎微目光短，粗心，缺乏分析工作出發點觀念革新人際關係事實組織結果行動14工作風格與自我管理1.認知自我、自我控制，發展優勢，克服缺點、調節本人的工作風格，力求最大的工作績效。2.認識本人與他人的工作風格，便於相互理解，相互合作。創造和諧的工作氣氛，同事間揚長避短、團隊協作。3.主管了解部屬的工作風格，便於工作安排，把合適的人放到合適崗位。4.便於班子組合搭配、優化，單一任務→同質結構上層管理→異質結構15時間管理•第一代時間管理－－備忘錄型特點：紙條或備忘錄本，一方面順其自然，一方面追緊時間安排。•第二代時間管理－－事先規劃安排行程特點：制定合適的目標与計劃，講究效率、明確責任。•第三代時間管理－－規劃、制定優先順序、操之在我。特點：明確價值觀，制定中、長、短期目標，將每天的活動排出優先順序，有詳盡的計劃表、組織表。第三代時間管理最大的是將目標与計劃置于價值之上。16第四代時間管理•注重單位時間的價值，而非單位時間的效率（一二象限）•超越時空（今天要管理明天的時間，第二象限）•以人為本的時間觀（人的價值觀統一）•系統的而非個人的時間管理17案例分析第一步將各項工作按其價值的大小一分為二，1、2象限為重要；3、4象限為不重要第二步根據各項工作的完工期限，遠近分為1、4為急迫的；2、3為不急迫的。重要重要，緊急緊急不重要，急重要，不急不重要，不急18四象限工作性質分析急迫不急迫重要不重要•緊急狀況迫切的問題限期完成的會議或工作•準備工作計劃•預防措施•價值觀的澄清•人際關係的建立•增強自己的能力•造成幹擾的事、電話•信件、報告•許多迫在眉睫的急事•符合別人期望的事•忙碌瑣碎的事•言行函件•電話•浪費時間•逃避性活動ⅠⅡⅣⅢ19案例分析第三步對王的工作定位，并分析其工作現狀•共進午餐，討論促銷會策略1.5H•商討索賠處理1H•閱讀內部刊物1H•打電話給12客戶30分鐘•聆聽電話留言10分鐘•完成文件歸檔1H•與華金公司討論定價3H•中實公司的合作意向書2H•天際瓮的貨未到問題?•上級要求上報三個月的業績報表2H•周五業務會提前1H•人事部明天要上報新員工試工期表現結果報告急重要不重要不急20案例分析第四步問題與措施•第一象限：抓緊做；返回第二象限•第二象限：重點做；按計劃有步驟做；為明天準備•第三象限：不花時間；少花時間；授權部下做•第四象限：平衡好被支配的事情；不被迷惑；爭取自由返回一、二象限第五步時間價值＝工作價值將４個象限時間合理的科學配置，將會遇到１５項阻力21１５項浪費時間的主要因素控制1.電話打擾2.不速之客、順便來訪3.信息資料不全4.缺乏自我約束5.不善于拒絕計劃1.試圖完成過多的工作或不切實際的時間預算2.“消防救火”式或“危機型”管理3.沒有目標、優先次序、每日計劃4.擱置未完成的任務信息傳遞1.頻繁的會議2.信息不足、或不清、或過多決策優柔寡斷或拖延組織1.混淆職責與職權2.辦公桌雜亂無章指揮無效的授權人力０22怎樣處理并減少工作中的“救火”現象(一)方法一科學全面做計劃•將易出現的問題在計劃階段做出預見，分析原因、制定對策•嚴格信息管理，盡量採取預防措施，防患于未然方法二嚴格計劃控制過程•明確計劃控制點（尤其是關鍵控制點）設立控制檢查人•檢查計劃進展情況，健全各類檢查信息反饋表•預測可能發生的問題，做好必要的應急計劃23方法三對已出現的“救火”問題•及時處理，不要拖延•及時總結，將例外問題轉入例內管理怎樣處理并減少工作中的“救火”現象(二)24案例分析第六步系統思維面對變化的環境→應變能力要強→突出第二象限管理法牢牢抓住關係企業發展，價值創造的大事，上下左右系統思維→步調一致上中下25時間管理理論適用範圍第一化時間管理：備忘錄，適用於小作坊、小店管理，對突發事件無助第二供時間管理：計劃效率手冊，但與工作價值脫節第三代時間管理：當公司進一步擴大，管理範圍擴大時，價值觀的問題，步調一致的問題突出了，所以，必須抓授權、抓規劃。第四代時間管理：公司規劃進一步擴大，環境變化更為加劇。靠遠景管理：長遠規劃、企業文化、員工發展超越時空：展望將來，可持續發展人本管理：學習力、團隊建設系統思維：５項修煉，學習型組織26案例分析第七步有效運用工作日程管理表•將每天工作內容列入此表•分析每項工作的性質，排出優先次序•擬定處理對策27每日工作時間記錄打算今天完成(1)(2)(3)的工作(4)(5)(6)時間8:00活動次序1=重要+緊急2=重要+不緊急3=緊急+不重要4=日常事務處理方法委托給_______________訓練______________去做下次要他提出建議下次不同意做集中/縮減/縮短時間.其它8:3012:3028時間管理的具體方法(一)1.此事花多少時間→取決于該項工作的重要性項工作何時完工→取決於該項工作急迫性2.管理今天的時間→運用第4代時間管理，4象限管理法管理明天的時間→運用第二象限大石頭管理法總結昨天的時間→總結經驗，吸取教訓，改進措施3.運用時間管理表記錄你的時間計算你的時間平衡你的時間分配你的時間29時間管理的具體的方法(二)4.集中時間，解決第二象限的重要事項5.善於運用零星時間，增加時間利用效率6.系統管理你的時間，善於用好別人的時間7.以人為本使用時間，主管在“人的管理”上要捨得花時間8.充分運用現代管理工具，例如電腦、信息管理系統提高時間利用效率30工作職責關鍵結果具體標準工作目標行動目標目標控制年終評估獎勵系統發展系統職務分析主要目標目標標準SMART要求目標任務書職務說明•績效管理•績效伙伴•在職輔導•時間管理•分主次•抓緩急授權•考評目的•考評項目•考評技術•考評程序HRM考評系統人的管理團隊管理組織好部屬31目標管理目標管理是根據公司的戰略規劃，組織目標運用系統化的管理方式，把各項管理事務展開為：有主次的、可控的、有效和高效的管理活動，激勵員工，共同參予，以實現組織和個人目標，努力工作的過程。32目標管理的作用•借助目標說明公司的期望及要求•通過目標分解使各級人員負起責任•目標及其標準為企業考核提供依據•通過目標管理使上下級建立績效伙伴關係•有效的目標管理是自我管理的基礎•目標管理有助於把握企業的命運，保持長期和短期利益之間的平衡33目標的內容目標的內容共同價值態度承諾各負其責注重績效不斷發展34企業在目標管理中遇到的問題•目標難以確定•標準難以量化•目標難以長期化•目標難以靈活變動•主管的影響度•目標制定參与性較差•不同層次對目標的理解差異•目標監控失去平衡35目標管理的特點一一、MBO注重系統方法1.長目標與短目標；大目標與小目標相互支持2.目標→行動→結果→新的目標二、MBO強調員工參與鼓勵員工參与制定目標是形成責任的基礎1.部下既了解組織的目標，又參与制定目標2.可使主管集中於關鍵領域36目標管理的特點二三、MBO強調團隊合作1.任何目標的實現均需依靠團隊合作2.小目標需服從大目標四、MBO強調結果1.對管理者考核的是其結果(成果)，而不是“活動”本身2.MBO就是要不斷將目標對準結果，通過及時檢查反饋來達到這一點3.結果往往是由“用戶”所決定的37目標管理的特點三五、MBO強調目標的激勵作用1.管理者激勵部下首先應該明白無誤地告訴他:你對他的期望和要求2.MBO強調組織目標与個人目標的結合38工作目標的類型一、達成型工作目標•重點分析在甚麼條件下才能達成目標二、解決問題型工作目標•重點是找出問題的真正原因－－WHYWHYWHY三、例行型工作目標•重點：有效的規程、規範、標準是管理例行性工作的重點39目標的SMART要素•Specific(明確的)•Measurable(可測量的)•Action-oriented(行動導向的)•Realistic(務實的)•Time-related(有時間表的)40目標的SMART練習•2002年在管理人員培訓方面要加大力度•希望你們部門提高團隊協作能力•質量不合格率，必須降