秘书办会

秘书“办会”的工作学习目标思考练习主要内容知识框架图本章小结通过讲解秘书在会议、会谈、会见以及公务聚、会中所从事的事务工作。掌握会议及会议要素，掌握工作例会中的主要程序和原则，能妥善组织小型工作例会；掌握会见、会谈的事务工作以及公务仪典、宴请的筹划和组织工作、聚会的设计组织和主持工作，能够独立筹划小型会见会谈事务，独立设计组织聚会工作。第一节会议事务工作第三节公务仪典、宴请活动中的事务工作第二节会见会谈中的事务工作第四节秘书“办会”工作案例第一节会议事务工作本节点睛一、会议及会议要素二、工作例会中的主要程序和原则三、大型会议中的会务工作四、会议改革的探讨秘书“办会”的工作，指的就是秘书办理会议事务的工作。所谓“会务”，它是“会议事务”的简称，包括会议的筹划准备、组织服务和善后落实工作。一、会议及会议要素（一）会议会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。根据《现代汉语词典》的解释，会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，如全体会议、厂务会议、工作会议等；二是指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如中国人民政治协商会议、部长会议等。秘书的会议事务工作指的是第一种含义。美国《韦氏新大学词典》中认为，会议是“一种会晤的行为或过程”，指的也是把众多的人员聚集起来讨论问题的社会活动方式。会议是人类社会历史发展的产物，它经历了如下的演变过程（见图5-1）。图5-1会议的演变过程近代资本主义社会部落联盟现代社会部落奴隶社会封建社会氏族社会发展成为管理国家和组织公务活动的一种主要形式氏族处理公共事务的氏族议事会（二）会议要素我们不能简单随意地将任何一种聚合或会合都看做是真正意义上的会议。只有具备了构成会议的十大要素，集体的活动或聚会才能构成会议。只有明确了构成会议的基本要素，才便于从整体上把握整个会议的全面工作，以利于会议的顺利进行。构成会议的十大要素，如表5-1所示。表5-1会议的十大要素序号会议要素概念1会议名称包括：会议主办单位或会议范围、议的时间或届别、会议的主题以及会议的类型。在实际工作中有的是可以被省略的2会议时间包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间3会议地点指会议的具体地点序号会议要素概念4会议主持者指主办部门、主持会议的领导人5会议参与者指会议的出席者、列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员6会议议题会议的主要议题和其他要讨论的问题7会议的形式会议进行的具体方式方法，如讨论、座谈还是协商8会议的文书包括书面会议通知在内的一切会议书面材料9会议的结果会议形成的结论、具体议题的解决办法、确定的承办部门以及具体落实步骤10会议的费用小型会议是指用于会议的必要支出续表（三）会议的不同分类会议从其产生发展到现在，已经涉及人类生活的各个方面，包含的内容十分广泛，我们只能按类概述，从不同的角度，依据不同的标准，分出不同的类型。按照会议的规模划分按照会议的规模划分可以分为以下五种（见图5-2）。图5-2按照会议的规模划分的五种会议1会议特大型会议大型会议中型会议小型会议微型会议指千人到数千人至万人参加的会议指百人左右到数百人至千人参加的会议指数十人至近百人不等的会议几人至十人不等参加的会议指万人左右到百万人参加的会议按照会议的内容含量划分按照会议的内容含量给会议划分类型，实质上是根据某次会议讨论议题的情况来划分。依据这一标准，可将会议分为两类：综合性会议。综合性会议指一次会议要讨论和研究多方面的问题。这一类会议往往因为内容含量大、涉及面广，故而要求准备工作做的扎实、细致，会议召开的时间也较长。21专题性会议。这类会议一次只集中解决一方面的问题，讨论研究一方面的工作或事情。会议议题具有单一性或专一性。如××经验交流会；×节日庆祝活动会；高校招生工作会议等。当然，这类会议在一个集中的议题下面根据所涉及具体问题、工作、事情的不同，可以分若干方面进行讨论和研究。2按照会议召开的时间划分定期会议。指按照一定的时间间隔或一定的循环周期固定召开的会议，亦称例会。如办公例会、各种定期召开的经验交流会、学术讨论会等。13不定期会议。根据组织开展工作的需要，随时要召开的会议。如防汛紧急会、抗灾紧急会、××工作布置会、研讨会等。2按照会议的级别划分按照会议的级别划分是依据我国党政领导机构从中央到地方的不同等级划分的，比如中央级会议、省、市、自治区级会议等等。4按照会议的秘密程度划分依据会议讨论议题的秘密程度，可将会议分为（见图5-3）。图5-3按照会议的秘密程度划分的三种会议5会议公开会议内部会议机密会议内容无需保密的会议。如联谊会、运动会、公制会、庆祝会内容只能在组织内部公开的会议。如企业营销策略研究会会议内容涉及组织的秘密，或不必扩大知情范围的会议按照会议的性质划分依据会议的性质，可以把会议分为决策性会议与非决策性会议两类，之下又可根据不同的情况进行细分。决策性会议。包括立法性会议、党务性会议、行政性会议等。61非决策性会议。包括业务性会议、动员宣传布置性会议、纪念性会议、娱乐性会议、新闻性会议等。按照会议与会人员集中或分散情况划分由于现代会议形式的出现，有了与传统的与集中一处开会不同的异地开会形式，因而也就有了与集中开会对应的非集中会议形式。非集中的会议主要借助现代通信技术召开会议。包括电话会议、电视会议、网络会议等，统称为电子会议，是在一定的电子设备的支持下举行的本地或异地会议。27会议是一种十分广泛的社会活动方式，给它分类还可以从其他的角度和侧面进行，如表5-2所示。表5-2会议的其他分类分类标准类型按与会者的身份和国籍国内会议国际会议按与会者国别或与会各方的数量双边会议多边会议按会议议题所涉及的领域经济性会议政治性会议军事性会议文化性会议会议目标的实现，会议成果的取得是由诸多因素决定的，其中十分重要的一个因素就是会务工作开展与完成的情况。这既包括领导者与组织者的政务工作完成和处理得如何，也包括秘书人员的事务工作做得如何，而秘书会议事务工作的繁简，与会议的规模、级别、议题的重要程度直接相关。二、工作例会中的主要程序和原则无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。秘书人员在工作例会中的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。（一）秘书在会前要做充分的筹划准备工作秘书在会前要做的充分的筹划准备工作包括以下五个步骤（见图5-4）。图5-4会前准备工作的步骤明确要点准备议题安排会议议程通知开会会场准备以上五项具体的内容如下所述。明确要点秘书做常规会务，首先要明确领导开会的目的、任务、内容、中心议题，参加人员、会议地点、会期。作为例会，常常是在上一次会议结束时有所交代，秘书应当用心留意。准备议题围绕了解到的议题，秘书要准备有关的上级文件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据图表等。有的要先做会前调查，以掌握有关的统计数字、群众反映和有关的能够充分说明问题的资料。12质量高的工作会议，应当不讨论事先无准备的议题，这是秘书会务工作的第一条原则。秘书应该做好两方面准备（见图5-5）。图5-5秘书应做的准备准备参加会议讨论的人，应当事先知道议题，并为自己在会上讨论的发言做好充分准备秘书要为议题的最后议决准备好必要的材料，也就是秘书要为会上讨论的问题准备好充分的材料要求秘书在可能的情况下，例会前将有关材料发到与会人员手中秘书所能做的，是尽量充分地准备好会上要讨论的问题的材料，一方面，为领导个人的讨论发言提供准备，提供依据；另一方面，为会议的讨论提供方向性资料，促使会议“有议必决”。安排会议议程因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要根据事务的轻重缓急，安排好议程。科学地统筹安排会议议程是秘书会务工作的第二个原则（见图5-6）。图5-6如何安排会议议程3事关重大的，需要大家开动脑筋进行讨论的内容放在会前放在后面放在会期两头一些例会上宣布周知的内容有的议题部分人可以不参加，就可以迟到或早退，以避免不必要的“听会”在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场容易集中、会场好掌握，会议进程也容易紧凑地控制。秘书也要科学安排工作会议的时间（见图5-7）。图5-7科学安排工作会议的时间工作会议的时间上班开始半小时后，工作会议时间一般不超过100分钟，中间安排一次短暂休息会议通知方式通知开会会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话通知和书面通知（见图5-8）。图5-8会议通知的三种方式4口头通知电话通知书面通知适用于小型例会，三五个人的碰头会一般是与会者比较分散，尤其是不同单位部门的不定期会，常是以电话通知的形式通告便条式或卡片式的会议通知卡张贴式即黑板启事栏的会议通知秘书在通知开会时是口头和书面并用。即使采用口头通知，秘书也必须一一面告，不宜请人转捎口信。这是秘书会务工作的第三个原则一般通知标题可以省略为“通知”。下面是三个例子：例文1通知五月三十日（周二）下午两点半在三楼小会议室由赵总经理主持召开各部门经理会，讨论本公司上半年销售计划落实问题。请各部门经理准时参加。总经理办公室×月×日例文2教学观摩会通知时间：一九九四年五月三十日（周二）下午两点半地址：三楼阶梯教室主讲：音乐系赵鸣教授内容：严肃音乐的增长和发展参加者：各系负责教学的主任、助理。校教科研所×月×日例文3各部门科长会议通知×年×月×日事由：为讨论本季度生产计划完成情况及主要问题，特召开会议，请准时出席。受文者：各部门各科长时间：五月三十日（星期二）下午1：30－3：30。地点：第一会议室总经理办公室主任××上面三个例子，第一个是最常见的文字叙述式会议通知；第二个和第三个比起文字叙述式来更为直接、简洁。特别是第三个，在一些公司、企业，通知单是事先印制好的卡片，只要秘书按与会者名单事先填好发放即可。会场准备会场是在发会议通知之前就定下的。小型会议只需确认场所不变，备好桌椅、水具、必要的会议设备，检查电源，做好清洁工作，然后准备好记录用纸即可。5会场准备有以下要求（见图5-9）。图5-9会场准备的要求要求秘书会务工作的第四个原则就是会场宁略小而勿失于大会场座位的不同排列是根据会议需要来设计的会场布置要与会议主题、性质一致事先制作一块挂在会议室外的牌子，写清正在开会，在什么时间结束，请勿打扰在会议召开前检查会场的桌椅、话筒、录音等设备，还要留意消防、安全因素（二）秘书在会中的组织和服务工作工作例会中组织和服务工作相对简单易行，且工作量小，所以常设一位秘书。签到和检查会场与会者进入会场，秘书人员要检查核对与会人员到会情况，清点人数，弄清缺席人及缺席原因，然后报告会议主持人。还要提示和保证与会者就座于适当的位置，以便会议按时召开，并将会议出勤情况如实记录。1集中精力，做好会议记录会议记录要求准确、清楚、简洁。所以做记录的秘书，要事先准备好记录用纸，要熟悉与会者发言的口音，做好会议记录。2服务性工作小型会议上，一切会议服务都是由一名秘书来做，不另安排服务员。会议中，秘书要做好以下工作（见图5-10）。图5-10秘书在会中要做的工作3随时接听打进来的电话，根据需要进行处理接待随时找人为各位倒水、递烟缸适时挂图、分送材料、放投影、录音录像适当为领导提供提纲等必要文字材料要求协助会议按议程进行并形成会议结果秘书在会议中的一项重要的组织工作，是辅助领导或主持人按议程进行会议内容并协助对会议所有议题形成结果。按议程进行会议内容是避免无限期地讨论一个问题或者离开原定议题。还要敦促会议形成结果，比如讨论的问题要形成相对一致的意见，明确要做的工作最后由谁主抓或承办，一些事项的具体办理方法以及督办方法等。4归档（三）秘书在会后的善后和落实工作秘书在会后的善后和落实工作有以下四部分组成（见图5-11）。图5-11秘书在会后的善后和落实工作的四个部分秘书在会后的善后和落实工作的四个部分及时清理会议室，使一切复原，以便其他会议正常进行及时下发会议文件，并对会上布置的工作做好催办整理整理：及时整理有关会议材料、如纪要、简报、决议或决定，其中包