秘书含义及秘书写作原则

授课教师魏松英授课班级10文秘09汉本、09对外授课时间2012.02—2012.07第一篇秘书写作基本原则(2课时）[内容提要及学习提示]本篇主要讲述秘书的含义及职责；秘书的写作基本原则。重点是写作原则。第一节什么是秘书一、秘书的含义1.协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。2.指秘书职务。3.使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分，在大使馆馆长领导下进行工作。享有外交特权和豁免。2019/9/93秘书实用写作--魏松英二、“秘书概念的发展变化秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。（一）秘书官职化时代1.中国秘书官职化时代在我国，秘书一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主要有两类：2019/9/94秘书实用写作--魏松英宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为秘书。如《晋书·荀勖传》：及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在'秘书'。指谶(chèn)纬图箓。这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。2019/9/95秘书实用写作--魏松英至东汉后期，秘书不仅指物，也指机构和人员。古代的秘书工作者，被称为史官、御史大夫、尚书、长史、主簿等。唯有一次例外，那就是东汉末年魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构--尚书台的势力，曾设秘书令，以典尚书事，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。2019/9/96秘书实用写作--魏松英至清末，我国的秘书工作真正名实相符。辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。其一：秘书一词已完全摆脱了图书的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以秘书相称。2019/9/97秘书实用写作--魏松英2.国外秘书官职化时代西方发达国家的定义。国际职业秘书组织（英文全称：professionalsecretariesinternational）秘书这个词来源于保密者。指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人.2019/9/98秘书实用写作--魏松英资产阶级革命后，秘书职位主要承担的是辅助性管理这一内涵开始得到社会的认可和接受。另外，国外私人秘书的发展历史也相当悠久。贵族成员多喜欢雇佣私人秘书为他们处理信笺、账目和邀请函等。商人也有秘书，他们通常被叫做办事员。如英国著名的政治学家和哲学家约翰·洛克就曾长期担任著名领袖人物的私人秘书。16世纪英国的著名诗人约翰·邓恩也曾是掌玺大臣的私人秘书。2019/9/99秘书实用写作--魏松英总之，在秘书职业社会化以前，秘书主要指在政府部门中担任高级官员的人或为政府部门及高级官员提供辅助服务的公职人员，因此，我们将这一时期成为秘书官职化时代。2019/9/910秘书实用写作--魏松英（二）秘书社会化时期1.国外秘书工作的社会化、职业化发展英文Secretary出现了另一个重要含义,秘书作为一种社会职业，开始确立。第一个字母S小写的时候，就泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员2019/9/911秘书实用写作--魏松英2.我国秘书的社会化职业化发展我国的私人秘书始于清朝，称幕客幕客也称西席、馆师、宾师等，俗称师爷由地方长官私人聘请，不拿官方俸禄,不占政府机构编制，是地方长官的私人秘书改革开放以前，我国的秘书主要是一种行政职位。改革开放后，秘书开始由官职走向社会化、职业化。2019/9/912秘书实用写作--魏松英（三）秘书和秘书实务的涵义秘书：是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。该定义可从3个角度来理解:1.秘书服务的根本对象是领导者2.秘书活动的基本方式是处理信息和事务3.秘书活动的根本性质是辅助性2019/9/913秘书实用写作--魏松英文秘职业主要指从事办公室程序性工作、协助领导处理行政事务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员，包含了从企业基础文书、专职文秘、到高级行政助理等一个完整的行政辅助人员体系，是实行就业准入的职业之一。秘书实务:秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程。2019/9/915秘书实用写作--魏松英任职要求：1.熟悉和遵守国家及部门的法规制度。2.思维敏捷、思路清晰，具有良好的职业意识。3.具有较强的书写、电脑操作能力。4.熟悉公文写作基本要求。5.大专以上学历，两年以上工作经验。2019/9/916秘书实用写作--魏松英第二节秘书的主要职责秘书人员的职业定义是：从事办公室程序性工作，协助领导处理政务以及日常事物，并为决策以及实施提高服务的人员。秘书人员具体有以下8大项工作。2019/9/917秘书实用写作--魏松英一、商务沟通(一)接待工作1.全方面的收集类别资料，为来宾接待工作做好准备。2.熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法，制订最佳的代表接待方案。3.做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。4.了解来宾宴请工作的安排程序，做好宴请准备，热情周到的款待来宾。5.送别来宾的时候，应该为来宾预定返程票，安排好返程交通工具。2019/9/918秘书实用写作--魏松英(二)沟通与协作工作1.运用各种沟通方法和技巧，协调领导之间的关系，与领导、同事和客人有效沟通。2.组织和引导团队有效沟通，提高团队的工作效率。3.及时解决沟通的冲突，排除沟通中的障碍。2019/9/919秘书实用写作--魏松英(三)商务谈判1.掌握各种信息的搜集方法和渠道，充分搜集商务谈判信息，并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。2.布置商务谈判现场，营造融洽的商务谈判气氛。3.做好商务谈判的辅助性工作，协助主谈判人员处理谈判中的问题。2019/9/920秘书实用写作--魏松英二、会务管理(一)会议筹备1.科学准确地拟定会议的议题、名称、规格和标准2.合理地拟定会议议程、日程和预算经费。3.掌握选择会议场所的程序，选择并预定合适的会议场所。2019/9/921秘书实用写作--魏松英4.掌握会场座位的排列方法和会场布置方式，精心布置会议现场。5.及时通知与会人员，准备会议文件和制作会议证件。6.安排电话会议和视频会议，减少会议开支。2019/9/922秘书实用写作--魏松英(二)会议沟通与协调1.掌握多种会议签到的方法，做好会议签到和会议服务工作2.运用高效的会议决策方式和达成会议决议的方法，促成会议决议的尽快形成。3.做好会议保卫、保密工作。4.组织会议新闻报道，使会议达到理想的传播效果。5.及时处理会议突发性事件，确保会议的顺利进行2019/9/923秘书实用写作--魏松英(三)会议善后1.做好与会人员的返程安排2.检查清理会场和整理会议文件。3.传达会议决议，撰写会议总结和结算会议经费。4.评估会议效果2019/9/924秘书实用写作--魏松英三、商务活动管理(一)商务活动1.安排会见、会谈2.组织和协调大型商务活动以及安排与会人员参加文娱活动3.掌握组织信息发布会的程序，成功举办信息发布会。4.安排剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。2019/9/925秘书实用写作--魏松英(二)商务旅行1.协助领导制订周密的出行计划，为其准备旅行时携带的物品2.做好票务预定、旅行住宿的安排和办理出国商务旅行手续等事务。3.为大型团队商务旅行拟定旅行计划。2019/9/926秘书实用写作--魏松英四、办公室的管理(一)办公环境管理1.合理设置办公室的布局2.布置和美化办公室环境以及合理摆放办公室设备。3.维护责任区整洁的工作环境4.应对办公中出现的紧急情况，做好办公室的安全管理2019/9/927秘书实用写作--魏松英(二)办公资源管理1.采购、调配和利用各类办公资源2.做好办公资源库存的监督管理工作3.参与政府采购管理和招标工作2019/9/928秘书实用写作--魏松英(三)办公效率管理1.制订科学的办公室工作计划，并合理的安排办公室工作任务。2.科学的为领导和自己编写工作日志，提高工作效率，进而推进各项目标的顺利完成。2019/9/929秘书实用写作--魏松英五、信息与档案管理(一)信息管理1.运用各种信息搜集的渠道和方法，及时充分的收集领导所需要的各种信息。2.掌握各种信息整理和加工的方法，对所搜集到的原始信息进行处理。2019/9/930秘书实用写作--魏松英3.运用各种方式，把经过整理加工过的信息提供给领导和其他人使用，做好信息的传递和利用工作。4.熟悉信息储存程序，做好已用信息的保存工作5.熟悉执行反馈信息的5个步骤，组成反馈与再反馈链条，实现反馈信息的良性循环。6.掌握信息开发的途径与方法，对信息进行全面挖掘、综合分析和概括提炼。2019/9/931秘书实用写作--魏松英(二)档案管理1.掌握档案收集的途径和方法，接收与征集应立卷归档的文件材料2.熟悉档案整理的程序，对需要进一步条理化的档案精细分类、组合和编目，使之系统化。3.了解影响档案价值的因素，掌握各种档案保持价值的鉴定方法，对档案进行科学的鉴定。2019/9/932秘书实用写作--魏松英4.掌握各种档案的保管措施，维护档案的完整与安全5.掌握常用档案检索工具的编制方法，编制多种类型的档案检索工具6.运用各种档案的利用方式和途径，向档案使用者提供各种服务。2019/9/933秘书实用写作--魏松英六．日常办公事务处理(一)文书处理1.熟悉处理收发文书的程序，做好收发文书的处理工作2.科学做好文书的清退和传递工作3.掌握文书立卷的步骤，提高文书立卷的质量，进而提高档案的质量2019/9/934秘书实用写作--魏松英4.掌握文书归档指导和文书归档步骤，做好文书归档工作5.掌握文书销毁的范围，掌握文书销毁的程序和方法，对已无保存价值的文书进行焚毁。6.掌握各种专用文书的管理步骤和方法，有效的管理各种专用文书2019/9/935秘书实用写作--魏松英(二)其他事务1.掌握印章的使用和保管方法，加强对印章的管理。2.掌握接打电话的步骤和方法，妥善处理好电话事务。3.掌握零用的管理方法和报销手续4.了解值班工作的内容，加强值班工作的标准化管理。2019/9/936秘书实用写作--魏松英七．常用事务文书写作(一)行政事务文书写作掌握公告、通知、通报、请示、批复、命令、指示、计划、决议、总结类文书、记录、简报类文书和规章制度类文书等行政事务文书的书写格式与写作要求。2019/9/937秘书实用写作--魏松英(二)公关礼仪文书写作掌握各类演讲稿、致辞、请柬、聘书、感谢信、贺信和信息传播类文书等公关礼仪文书的书写格式与写作要求。(三)涉外经济类文书写作掌握经济于此报告、市场调查报告、业务合作意向书、产品说明书、广告、可行性研究报告、经济合同和招投标书的书写格式与写作要求2019/9/938秘书实用写作--魏松英八、商务礼仪(一)个人礼仪掌握仪容仪表、交谈礼仪、服饰礼仪等个人礼仪要求(二)日常交际礼仪掌握称呼礼仪、致意礼仪、介绍礼仪、电话礼仪、办公室礼仪和异常情况下的礼仪等日常交际礼仪要求。2019/9/939秘书实用写作--魏松英(三)涉外商务礼仪掌握拜访礼仪、宴请礼仪、馈赠礼仪、公共场所礼仪、中国习俗礼仪和外国习俗礼仪等涉外商务礼仪要求。2019/9/940秘书实用写作--魏松英第三节秘书写作基本要求2019/9/941秘书实用写作--魏松英2019/9/942秘书实用写作--魏松英2019/9/943秘书实用写作--魏松英2019/9/